Trouver des arguments pour mettre en place un project management office (PMO) est facile au début. En effet, votre objectif est de faire des économies en rendant le traitement des projets plus efficace et plus réussi. Les choses se compliquent lorsque vous devez prouver que le PMO est réellement rentable pour l’entreprise. Mais comment créer des KPIs (ou indicateurs clés de performance) pour le PMO ? Comment mesurer sa valeur ? Et son acceptation ?
Dans cet article, vous verrez comment créer des KPIs pour le PMO et à quoi faire attention.
Tout d’abord, nous allons nous pencher sur les différents types de PMO et leurs différentes tâches possibles.
Selon les besoins, un PMO peut avoir :
Tous les PMOs ne sont pas identiques. Raison de plus pour créer des processus individuels d’évaluation concernant sa valeur ajoutée.
Par conséquent, la valeur ne peut pas être déterminée à l’aide d’une seule méthode. Il s’agit plutôt de réfléchir aux différentes manières de mesurer la valeur ajoutée du PMO dans votre entreprise. Cela vous permettra d’élaborer un processus d’évaluation adapté à votre environnement.
Nous distinguons trois types de PMO:
En savoir plus sur le concept du PMO Agile dans cet article (en anglais).
Selon le type d’organisation et votre niveau de maturité en termes de gestion de projet, le PMO peut se voir confier différentes tâches.
Le schéma ci-dessous illustre les 5 domaines de responsabilité :
Cet autre article pourrait vous intéresser : Strategic PMO of the Future (en anglais).
Nous avons interrogé les 215 participants à notre séminaire de mars 2019 en leur demandant « quelles sont les responsabilités de votre PMO ? ». Les résultats montrent les résultats suivants (plusieurs choix étaient possibles) :
Bien souvent, la part du PMO dans la réussite de l’entreprise n’est ni mesurée ni suffisamment communiquée. Et ceci peut donner la perception erronée que le PMO ne contribue pas de façon positive à l’entreprise, voire ne contribue à rien.
Pour en savoir plus sur l’état des PMO, nous avons mené une étude approfondie en Allemagne, Autriche et Suisse en 2021. Nous avons interrogé 588 personnes de 450 différentes organisations, dont 73% avaient déjà un PMO.
Nous leur avons demandé d’évaluer leur satisfaction vis-à-vis du PMO. Seuls 5% étaient très satisfaits. Une large majorité (63%) était satisfaite et ne voyait qu’un besoin minimal d’amélioration. Les 32% restants n’étaient pas satisfaits et souhaitaient des améliorations significatives.
Dans notre étude, nous avons également séparé les participants en 3 groupes selon leur niveau de performance : peu performants, très performants, top performants. Puis nous avons réparti les entreprises dans les groupes en fonction de leurs réponses aux questions concernant le respect des délais, des budgets et des exigences de qualité.
Parmi les top performants, la proportion de participants « très satisfaits » était beaucoup plus élevée (20%). Ils étaient trois fois plus satisfaits que les « très performantes » et sept fois plus que les « peu performants ».
L’enquête a abouti à une autre conclusion intéressante. Il semble que plus le PMO existe depuis longtemps, plus son influence positive sur la gestion de projet des entreprises est grande. Les entreprises les plus performantes étaient les plus susceptibles d’avoir leur PMO depuis plus de cinq ans.
La satisfaction à l’égard du PMO est directement liée à la capacité du PMO à gérer avec succès les projets, à l’ancienneté du PMO et à la taille de l’équipe PMO.
Étude PMO 2020 : Partie 1, p. 21
Ce sentiment d’avoir un PMO très bénéfique pourrait-il être mesuré à l’aide de KPIs ? Et la valeur peut-elle être attestée ? Cet article montre comment vous pouvez évaluer les avantages de votre PMO à l’aide de KPIs. Les résultats devraient vous permettre d’apporter des améliorations pertinentes et d’augmenter ainsi la durée de vie et les performances de votre PMO.
En savoir plus sur L’étude PMO de TPG ici (en anglais)
Un indicateur clé de performance ou KPI (Key Performance Indicator) est un index reflétant le succès, ou plutôt la performance d’une unité organisationnelle telle que le PMO.
Vous cherchez à mettre en place un PMO ? Vous trouverez dans cet article toutes les informations utiles pour le faire avec brio !
Pour démontrer la valeur de votre PMO, il vous faut :
Ceci augmentera d’autant vos chances d’un PMO durable dans le temps.
Vous trouverez ci-dessous des sujets qualitatifs et quantitatifs pour mesurer la valeur ajoutée. Vous pouvez les utiliser comme base pour votre processus d’évaluation. En substance, vous pouvez distinguer trois domaines :
Le tableau ci-dessous montre comment prendre des mesures quantitatives concernant le travail et le niveau de maturité de votre PMO. Tous les exemples permettent de mesurer, et donc de justifier le développement et le succès du PMO.
Les zones pour les quantités mesurables permettant la cartographie des KPIs sont par conséquent :
Prenons l’exemple de la liste des projets actifs. Votre entreprise compte actuellement 100 projets actifs, mais seuls 80 sont enregistrés dans la liste des projets. Pour certains d’entre eux, il peut manquer des valeurs pour les indicateurs de feux tricolores, les coûts, etc. En outre, plus de la moitié d’entre eux peuvent avoir un rapport d’état datant de plus de 4 semaines.
En savoir plus sur L’importance de rapports d’avancement Projet à jour et pertinents
Ainsi vous avez un besoin mesurable d’amélioration.
Vous devez être en mesure de juger de la plupart des sujets en évaluant le stock de données.
L’acceptation du PMO est une toute autre affaire. La seule manière de savoir comment le travail du PMO est réellement perçu est de mener des sondages répétés des différentes parties prenantes.
Vous n’êtes pas satisfait du niveau actuel d’acceptation de votre PMO ? En savoir plus sur comment améliorer l’acceptation du PMO (article en anglais).
Vous pouvez poser les questions suivantes :
Si le travail du PMO est réussi, il contribuera également au succès de l’entreprise. Cependant, cette circonstance est plus difficile à mesurer que les sujets présentés ci-dessus. Il s’agit de mesurer les effets. Souvent, ces derniers ne peuvent être remarqués qu’indirectement.
Par exemple, l’augmentation de la production de projets pourrait être un objectif souhaitable. Il vous sera facile de déterminer le nombre de projets achevés avec succès dans un portefeuille (par exemple par an).
Pourtant, un tel nombre ne peut avoir qu’une valeur limitée du fait des différences entre les projets (complexité, durée, effort, coût…). Gardez toujours cela à l’esprit !
Dans notre Etude PMO 2020, nous faisons une différence entre l’évaluation quantitative et qualitative des bénéfices du PMO.
Pour l’évaluation quantitative, nous avons posé la question suivante : « Parmi les données projet suivantes, quelles sont celles que vous utilisez pour déterminer l’avantage quantitatif fourni par votre PMO ? »
Les points que vous pouvez évaluer dans ce contexte incluent :
Les mesures des avantages quantitatifs sont plus répandues dans les entreprises, car elles sont plus faciles à mesurer que les avantages qualitatifs. Notre étude PMO a également révélé que les entreprises les plus performantes étaient loin devant les moins performantes en matière de mesures quantitatives.
Néanmoins, la mesure des avantages qualitatifs est également précieuse. Dans notre sondage PMO, nous avons demandé aux participants s’ils sondaient régulièrement les parties prenantes dans ce but. Une fois encore, les entreprises les plus performantes ont devancé les moins performantes lorsqu’il s’agissait de prendre ces mesures.
Pour ce qui est du sondage des parties prenantes pour capturer des preuves qualitatives nous proposons les questions suivantes :
Une étude menée en 2013/2014 par l’Association Allemande pour la Gestion de Projet (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, GPM) traite de façon très explicite de l’évaluation de la réussite du PMO. L’étude liste 5 domaines à mesurer si vous voulez déterminer le succès de votre PMO :
Notez qu’il existe une condition préalable essentielle pour mesurer les améliorations. Enregistrez l’état initial. Documentez-le par tous les moyens possibles afin de pouvoir comparer les états par la suite.
Des mesures régulières vous permettront de documenter les changements L’état initial enregistré vous permettra également de démontrer les évolutions. En outre, il constitue une base importante pour déterminer le niveau de maturité.
Les membres du PMO peuvent réaliser eux-mêmes les enquêtes et les mesures. Sinon, des consultants externes peuvent se charger de cette tâche. Avec un soutien externe, vous augmenterez l’acceptation des résultats de l’enquête au sein de l’entreprise. En effet, il n’y aura pas d’auto-évaluation par le PMO.
Choisissez dans la liste ci-dessus les indicateurs clés de performance qui vous semblent pertinents pour vos besoins.
Ensuite, vous devez aligner cette sélection avec toutes vos parties prenantes. En même temps, vous devez déterminer à quelle fréquence vous allez communiquer les valeurs actuelles de ces indicateurs.
Au fil du temps, le domaine de responsabilité du PMO va également évoluer. Cela sera dû aux changements correspondants du niveau de maturité et des objectifs. Une chose à laquelle vous devez être préparé : la définition du processus d’évaluation ne sera pas une opération ponctuelle.
En déterminant les sujets d’évaluation, il devient souvent plus facile de définir le champ des tâches.
Mettez les résultats des évaluations ou des enquêtes à la disposition de tous les employés – de préférence sur le portail du PMO. N’en faites pas un mystère.
Prenez des contre-mesures si vous constatez une évolution dans le mauvais sens.
Documentez les mesures que vous prévoyez et prenez afin que le PMO soit perçu comme actif et transparent.
L’environnement de votre projet sera certainement dynamique. Le PMO ne peut pas être considéré comme à la traîne. Faites connaître la valeur du PMO par des rapports réguliers et actifs.
Célébrez les succès du projet. Et obtenez des déclarations positives de la part des chefs de projet et des autres parties prenantes sur les avantages qu’ils ont tirés du PMO.
Cet article a montré que la valeur d’un PMO ne peut pas être déterminée avec une seule méthode. Il est plutôt nécessaire de tenir compte des responsabilités individuelles du PMO dans votre entreprise.
Nous avons énuméré des suggestions pour mesurer la valeur ajoutée individuelle de votre PMO. Vous avez également pu lire sur ce qu’il faut garder à l’esprit lors de la mesure. Dans ce cas précis, les quantités mesurables sont les suivantes :
A partir de ces éléments, vous devez mettre en place un processus d’évaluation adapté à votre environnement.
Vous avez aimé cet article ? Quelle est votre approche pour démontrer la valeur et l’acceptation de votre PMO ? Nous aimerions aussi savoir si vous avez d’autres exemples d’indicateurs clés de performance du PMO. Laissez-nous vos commentaires ci-dessous !
Au sujet de l’auteur : Johann Strasser, ingénieur certifié, est directeur général de TPG The Project Group depuis 2001. Après plusieurs années passées comme ingénieur développement dans les secteurs de l’automobile et de l’énergie, Johan Strasser a passé 10 ans comme formateur et consultant indépendant dans le domaine de la gestion de projet. Pendant cette période, il a aussi été chef de projet pour des projets de logiciels dans l’industrie du BTP et a œuvré dans la gestion de la planification et des coûts pour de gros projets de construction. A TPG, il met son expertise au service du développement de produits et des services de consulting auprès de clients internationaux. Il se spécialise surtout sur les PMOs, les portefeuilles de projets, la gestion de projet hybride et la gestion des ressources. Cela fait plusieurs années qu’il partage ses connaissances et son expertise au travers de présentations, séminaires, articles et webinars. Plus d’informations sur Johan Strasser sur LinkedIn et XING.
