Wenn Aufgaben über Excel, E-Mails und verschiedene Apps verteilt sind, verliert die Projektleitung schnell den Überblick über Deadlines und Fortschritt. Noch kritischer wird es, wenn erledigte Aufgaben im Projektterminplan unsichtbar bleiben. Microsoft Aufgabenmanagement-Tools wie Planner und Planner Premium schaffen hier mehr Struktur.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Microsoft-Tools sich für unterschiedliche Anforderungen eignen. Sie lernen zudem, wo deren Grenzen bei komplexeren Projekten liegen. Entscheidend ist dabei die Verbindung zwischen Aufgabenmanagement und Projektplanung.
Sie erfahren auch, wie TPG ProjectPowerPack Aufgaben mit Vorgängen im Terminplan verknüpft, Fortschritte sichtbar macht und eine zentrale Datenbasis für aussagekräftiges Reporting schafft.
Diese Kapitel warten auf Sie:
Legen wir los!
In vielen Unternehmen hat sich über Jahre ein Flickenteppich an Aufgaben-Tools entwickelt. Das Ergebnis ist, dass Projektleitende mehr Zeit mit dem Zusammensuchen von Informationen verbringen als mit der eigentlichen Steuerung.
Ein typisches Bild: Das Marketing-Team arbeitet mit Planner, die Entwicklung nutzt Azure DevOps, und die Projektleitung pflegt parallel eine Excel-Liste für das Management-Reporting. Jedes System hat seine Berechtigung, doch die Daten bleiben getrennt.
Wer den Gesamtstatus eines Projekts kennen will, muss drei Tools öffnen, Informationen abgleichen und manuell zusammenführen. Bei zehn oder mehr parallelen Projekten wird das zum Vollzeitjob.
Wenn Sie Aufgaben nicht zentral erfassen, dann tauchen kritische Fragen erst in Statusmeetings auf:
Oft fehlt schlicht die Sicht darauf, dass drei Personen auf dieselbe Zuarbeit warten oder dass eine Aufgabe seit zwei Wochen unbearbeitet liegt, weil die zuständige Person im Urlaub war.
Fehlen standardisierte Prozesse, entscheidet oft das Bauchgefühl oder die lautesten Stimmen über die Prioritäten.
Für das monatliche Steering Committee müssen PMOs Daten aus verschiedenen Quellen zusammentragen, in PowerPoint aufbereiten und hoffen, dass sich seit der Erstellung nichts Wesentliches geändert hat.
Dieses manuelle Reporting bindet Kapazitäten, die für die eigentliche Projektsteuerung fehlen.
Ein durchdachtes Aufgabenmanagement-Tool löst nicht nur das Chaos, sondern verändert auch die Zusammenarbeit im Team und die Entscheidungsfindung der Führungskräfte.
Wenn alle Aufgaben in einem System erfasst sind, entfällt das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Tools. Projektleitende sehen auf einen Blick, welche Arbeitspakete im Plan liegen und wo es Probleme gibt.
Noch wichtiger ist die Verbindung zum Terminplan, denn so fließt der Fortschritt einzelner Aufgaben direkt in die Gesamtplanung ein. Ein abgeschlossenes Arbeitspaket aktualisiert automatisch den Projektstatus, ohne dass ein manueller Zwischenschritt nötig ist.
Klare Zuweisungen beenden die E-Mail-Ketten mit der Frage „Wer kümmert sich darum?“. Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person, ein Fälligkeitsdatum und einen dokumentierten Verlauf.
Rückfragen, Entscheidungen und Änderungen sind direkt an der Aufgabe nachvollziehbar – auch Monate später, wenn jemand wissen möchte, warum eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde.
Statt wöchentlicher Status-E-Mails zeigt ein Dashboard jederzeit den aktuellen Stand: Welche Aufgaben sind überfällig? Wo häufen sich offene Aufgaben bei einer Person? Welche Meilensteine sind gefährdet?
PMOs können bei kritischen Abweichungen sofort reagieren, anstatt erst im nächsten Jour-fixe davon zu erfahren. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch, dass kleine Verzögerungen zu großen Problemen werden.
Diese Vorteile lassen sich nur dann realisieren, wenn im Projektumfeld die passenden Werkzeuge zum Einsatz kommen. Für Unternehmen, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten, liegt die Antwort nahe: Planner, Planner Premium und die Power Platform bieten Bausteine für Aufgabenmanagement.
Die entscheidende Frage ist nicht, ob diese Tools geeignet sind, sondern welche Kombination am besten zur jeweiligen Projektsituation passt. Dabei ist weniger das einzelne Tool ausschlaggebend, sondern wie gut die Verbindung zwischen Teamarbeit und Projektsteuerung funktioniert.
Genau an diesem Punkt setzt TPG mit Beratung und Lösungen an.
Microsoft Planner funktioniert gut für Teams, die ihre Aufgaben visuell organisieren wollen – etwa ein Marketing-Team, das eine Kampagne plant, oder eine Abteilung, die wiederkehrende Prozesse abbildet. Die Kanban-Boards sind schnell eingerichtet und direkt in Teams verfügbar.
Die Grenzen zeigen sich, sobald Aufgaben projektübergreifend werden: Planner kennt keine Abhängigkeiten zwischen Tasks, keine Verbindung zum Projektterminplan und kein zentrales Reporting über mehrere Boards hinweg.
Für eigenständige Teamaufgaben reicht das – für Projekte mit Meilensteinen und Ressourcenplanung nicht.
Microsoft Planner Premium bietet, die den Sprung zur Projektplanung ermöglichen:
Das hilft Teams, die mehr Struktur brauchen, aber keine separate Projektmanagement-Software einführen wollen.
In der Praxis zeigt sich jedoch: Planner Premium allein ersetzt kein vollständiges PPM. Wer Ressourcen über mehrere Projekte planen, Portfolios steuern oder standardisierte Governance-Prozesse abbilden will, braucht mehr.
Hier schließt die PPM-Software TPG ProjectPowerPack die Lücke. Mit dem TPG Scheduler bietet das Tool eine sehr leistungsfähige Planungsoberfläche, die mehr bietet als Planner Premium. Bei Bedarf lassen sich auch mit dem Microsoft Project Client Daten bidirektional austauschen.
TPG ProjectPowerPack ergänzt zudem die fehlenden Enterprise-Funktionen zu Multiprojektmanagement, Governance und Methodik.
Um eine To-Do-Liste zu pflegen ist MS Planner ein passendes Tool. Wenn Sie aber die Daten genau haben wollen, im Sinne einer Meldung zur Fertigstellung, aus der die Punkte oder Ist-Stunden hervorgehen, dann ist das mit MS Planner nicht möglich. Grund: die benutzerdefinierten Felder gibt es nicht.
Auch Planner Premium bietet “out of the box” nur eingeschränkte Möglichkeiten der Verknüpfung.
TPG ProjectPowerPack hingegen verfügt über separate Kanban-Boards für die Aufgabenplanung in den Teams. Dort können Sie eine oder mehrere dieser Aufgaben direkt im Tool einem oder mehreren Vorgängen im Gantt-Diagramm des Projektleiters zuordnen. Das unterstützt die Zusammenarbeit bei der Projektplanung und -überwachung sowie der Aufgabenplanung.
Viele Aufgabenmanagement-Probleme entstehen nicht durch fehlende Tools, sondern durch manuelle Zwischenschritte: eine Genehmigung per E-Mail, eine Statusänderung, die jemand vergisst einzutragen, eine Aufgabe, die nach Projektabschluss niemand anlegt.
Mit Power Automate lassen sich solche Routinen automatisieren. Ein paar Beispiele aus realen Projekten:
TPG ProjectPowerPack hilft dabei, diese Automatisierungen sauber in bestehende Prozesse einzubetten – ohne dass IT-Abteilungen monatelang Custom-Lösungen entwickeln müssen.
Aufgabendaten werden erst wertvoll, wenn sie in Zusammenhang gesetzt werden:
Power BI macht diese Muster sichtbar.
TPG ProjectPowerPack bringt über 40 vorkonfigurierte Berichte mit, die speziell auf Projekt- und Portfoliofragen zugeschnitten sind – von der Aufgabenverteilung pro Mitarbeitendem bis zur Meilenstein-Trendanalyse. D
as spart die aufwendige Entwicklung eigener Reports und liefert vom ersten Tag an aussagekräftige Dashboards.
Das TPG ProjectPowerPack löst das Kernproblem, das sich durch alle vorherigen Abschnitte zieht: die Trennung zwischen Aufgabenmanagement und Projektplanung.
Konkret bedeutet das: Aufgaben werden direkt an Vorgänge im Terminplan gekoppelt. Wenn ein Team seine Tasks im Kanban-Board des TPG ProjectPowerPack abarbeitet, aktualisiert sich der Fortschritt im Projektplan automatisch.
Projektleitende und PMO sehen in Echtzeit, wie weit ein Arbeitspaket tatsächlich ist – nicht basierend auf Schätzungen aus dem letzten Statusmeeting, sondern auf Basis der erledigten Aufgaben.
Dazu kommt eine gemeinsame Datenbasis in Microsoft Dataverse, die Aufgaben, Risiken, Ressourcen und Kosten zusammenführt. Projektleitende müssen nicht mehr zwischen Systemen wechseln, um ein vollständiges Bild zu bekommen.
Lesetipp: Wenn Sie noch mit älterer Technologie unterwegs sind: SharePoint-Aufgabenlisten bieten eine weitere Möglichkeit, Aufgaben zentral zu verwalten und mit Microsoft Project zu verbinden.
Die Einführung eines Aufgabenmanagement-Tools ist der einfache Teil. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, dass Teams es konsequent nutzen und die erfassten Daten tatsächlich zu besseren Entscheidungen führen.
Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Projektplan und Aufgaben in getrennten Systemen geführt werden.
Die Projektleitenden und das PMO pflegen Meilensteine und Vorgänge im Projektplan, das Team arbeitet im Tool für Aufgabenmanagement (Planner, Jira, DevOps etc.) und niemand weiß, ob der Projektplan noch der Realität entspricht.
Die Verbindung gelingt, wenn Arbeitspakete aus dem Terminplan konsequent in Aufgaben übersetzt werden.
Das kann etwa so aussehen:
Auch ohne ein spezielles Tool hilft ein klares Mapping zwischen Plan und Aufgaben erheblich.
Wenn jedes Projekt eigene Aufgabentypen, Prioritätsstufen und Workflows verwendet, leidet die Vergleichbarkeit. PMOs können dann nicht erkennen, ob „Priorität Hoch“ in Projekt A dasselbe bedeutet wie in Projekt B.
Einheitliche Standards sind hilfreich, ohne zu bürokratisch zu sein:
Diese Standards lassen sich im TPG ProjectPowerPack als Vorlagen hinterlegen, sodass neue Projekte nicht bei null beginnen müssen.
Dashboards sind nur dann nützlich, wenn sie die richtigen Fragen beantworten. Ein Dashboard mit 50 Kennzahlen hilft niemandem. Besser sind wenige, aber aussagekräftige Ansichten für unterschiedliche Zielgruppen.
Für Projektleitende hat sich ein Fokus auf folgende Punkte bewährt:
PMOs benötigen eher einen Überblick über alle Projekte:
Wöchentliche Reviews anhand dieser Dashboards machen Probleme frühzeitig sichtbar, bevor sie im Steering Committee eskaliert werden müssen.
In vielen Unternehmen mit Softwareentwicklung entstehen oft zwei getrennte Welten: Das Entwicklungsteam arbeitet mit Jira oder Azure DevOps, während das Projektmanagement Office Microsoft PPM-Tools für die Planung nutzt.
Beide Seiten haben gute Gründe für die Verwendung der jeweiligen Tools.
Ohne eine Verbindung zwischen ihnen fehlt dem Management jedoch der Überblick über den tatsächlichen Projektfortschritt.
Die Jira-Integration via TPG PSLink synchronisiert Epics und Issues direkt mit dem Projektterminplan in Microsoft Project Server oder TPG ProjectPowerPack. Sobald ein Epic in Jira abgeschlossen wird, aktualisiert sich der entsprechende Vorgang automatisch im PPM-Tool. Gleiches gilt für die DevOps-Integration mit Azure Boards.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Entwicklungsteams behalten ihre gewohnten Arbeitsabläufe, während das PMO verlässliche Daten für das Projekt-Reporting erhält – ganz ohne manuelle Übertragungen oder wöchentliche Status-Meetings, die nur dem Abgleich von Zahlen dienen.
Professionelles Aufgabenmanagement-Tools sind heute unverzichtbar für eine effiziente Teamarbeit und eine erfolgreiche Projektsteuerung. Microsoft bietet mit Planner, Planner Premium und der Power Platform ein Ökosystem, das Bestandteile einer unternehmensweiten Lösung bieten kann.
Wichtig zu wissen ist aber: Der entscheidende Mehrwert entsteht durch die Verbindung von Aufgaben und Projektterminplan. Das geht mit den reinen Microsoft-Lösungen nur begrenzt!
Genau hier setzt TPG ProjectPowerPack an: Eine oder mehrere Aufgaben lassen sich einem Vorgang im Zeitplan zuordnen. So sind die Fortschritte im Zeitplan sichtbar und das Reporting erfolgt automatisiert.
Damit gewinnen Unternehmen – insbesondere PMOs, Projektleitende und IT-Verantwortliche – die Übersicht und Kontrolle zurück, von der einzelnen Aufgabe bis hin zum gesamten Projektportfolio.
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Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!
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