Ressourcenengpässe werden schnell zum Terminrisiko, wenn Sie nicht erkennen, wer wann mit welchen Aufgaben ausgelastet ist. Der MS Project Teamplaner bietet Ihnen einen grafischen Überblick darüber, wo Ihr Team im Projektzeitplan steht. Sie erkennen Ressourcenprobleme und können direkt auf diese reagieren.
Seit der verbesserten Version (ab MS Project 2013 Professional) bietet der Teamplaner zusätzliche Möglichkeiten für die Ressourcensteuerung. Doch die praktische Arbeit mit der Ansicht hat auch Grenzen, die Sie kennen sollten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Ressourcenplanung mit dem MS Project Teamplaner durchführen. Zudem lernen Sie seine Funktionen sowie die entscheidenden Vor- und Nachteile kennen.
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Steigen wir ein!
In Microsoft Project Professional (ab Version 2010) klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ressource und wählen Sie Teamplaner in der Gruppe Ansicht. Oder klicken Sie auf das Symbol Teamplaner in der Statusleiste.
Hinweis: Der Teamplaner ist ab Microsoft Project 2010 nur in der Version Microsoft Project Professional bzw. Pro für Office 365 enthalten, nicht in der Standardversion.
In der linken Spalte listet der MS Project Teamplaner alle Ressourcen auf, die in der Ressourcentabelle im Projekt vorhanden sind – auch Ressourcen ohne Vorgangszuordnung. In der Zeitleiste rechts sehen Sie alle Vorgänge, die der jeweiligen Ressource bereits zugeordnet sind.
Nicht zugeordnete Vorgänge finden Sie im unteren Bereich aufgelistet. Dadurch können Sie schnell erkennen, ob Sie eventuell Vorgänge bei der Ressourcenzuordnung übersehen haben, und ggf. eine Zuordnung vornehmen.
Manuell geplante Vorgänge mit nur einer Terminplanungseinstellung, sprich mit nur Dauer, Anfangs- oder Endtermin, werden in der Spalte Nicht geplante Vorgänge aufgelistet. Entweder sind die Ressourcen bereits zugeordnet oder befinden sich im unteren Bereich noch ohne Zuordnung.
Ressourcen mit einer Überlastung werden in Rot angezeigt. Im Zeitplan sind die betroffenen Vorgänge rot umklammert. Sie erkennen am folgenden Beispiel, dass dem Project Manager zwei Vorgänge gleichzeitig zugeordnet wurden, die zur Überlastung führen.
Wenn Sie mit der Maus auf einen Vorgang zeigen, bekommen Sie weitere Details angezeigt, wie zum Beispiel Vorgangsmodus, Anfang, Ende, % abgeschlossen, Pfad usw.
Mit dem Teamplaner können Sie einen Vorgang neu planen oder zuordnen. Ziehen Sie dazu einfach den Vorgang an eine andere Position bzw. auf eine andere Ressource.
Eine Ressource ist überlastet oder ein Vorgang ist noch keinem Teammitglied zugeordnet und Sie möchten die Arbeit einer anderen Person zuordnen, ohne die Terminplanung zu ändern.
Wenn Sie den Vorgang erstmals oder neu zuordnen möchten, ohne den Termin zu verschieben, ziehen Sie den Vorgang mit gehaltener Maustaste vertikal an die gewünschte Person.
Tipp: Um sicherzugehen, dass Sie die bisherigen Zeitvorgaben einhalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Vorgang. Dann wählen Sie Neu zuordnen und selektieren die entsprechende Ressource.
Achtung: In MS Project 2010 erzeugt jede Verschiebung auch ohne Terminänderung eine Vorgangseinschränkung „Anfang nicht früher als“! Dies ist in den Folgeversionen nicht mehr der Fall, solange Sie die bisherigen Zeitvorgaben nicht ändern.
Eine Ressource ist beispielsweise an einem bestimmten Tag überlastet, könnte aber die Arbeit eine Woche später erledigen. Dabei müssen Sie das Startdatum des Vorgangs verschieben.
Wenn Sie einen Vorgang terminlich verschieben möchten, klicken Sie einmal auf den Vorgang und ziehen Sie ihn mit gehaltener Maustaste horizontal an den gewünschten Starttermin.
Selbstverständlich können Sie den Vorgang terminlich verschieben und dabei einer anderen Person zuordnen, indem Sie ihn sowohl vertikal als auch horizontal an die neue Ressource und den neuen Termin verschieben.
Achtung: Wenn Sie einen Termin verschieben, wird immer eine Vorgangseinschränkung „Anfang nicht früher als“ erzeugt und alle verlinkten Nachfolger im Projektzeitplan werden entsprechend verschoben.
In der Ansicht Teamplaner klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Format. Hier finden Sie eine Reihe von Formatierungsmöglichkeiten nur für den Teamplaner, wie beispielsweise:
Lesetipp: MS Project Ressourcenplanung – richtig arbeiten mit den Ressourcenarten
Sie können die Ressourcen auch filtern und gruppieren, indem Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift klicken.
Wenn Sie nun Ihre Anpassungen als eigene Ansicht speichern möchten, finden Sie das richtige Vorgehen im Artikel MS Project Ansichten anpassen.
Mit dem MS Project Teamplaner können Sie auf einfache Weise mehrere Projektaufgaben und Arbeitsressourcen gleichzeitig zuweisen und verwalten. Der Teamplaner zeigt auch, wie sich die von Ihnen vorgenommenen Ressourcenzuweisungen auf andere Arbeitsressourcen im Projekt auswirken. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf zusätzliche Änderungen vornehmen, wenn Sie Projektaufgaben Arbeitsressourcen zuweisen. Dies geschieht alles auf einer einfach handzuhabenden und ansprechenden Benutzeroberfläche.
Dennoch sollten Sie sich als Projektleiterin oder Projektleiter genau überlegen, ob Sie den MS Project Teamplaner nutzen wollen. Die fehlende Darstellung der Vorgangsabhängigkeiten und die automatische Erzeugung von Vorgangseinschränkungen können zu schwer nachvollziehbaren Änderungen im Terminplan führen.
Tool-Tipp: Erfolgreiche Ressourcenplanung durch die Teamleitenden setzt eine vollständige Erfassung der Team-Auslastung voraus. So sollten unbedingt alle Abwesenheiten, Linien- und Projekttätigkeiten pro Teammitglied geplant sein. Ein genau hierfür optimiertes Tool macht diese Arbeit sehr übersichtlich und einfach möglich. Zudem wird damit das schnelle und sichere Bearbeiten von Ressourcenanfragen aus den Projekten möglich.
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