Typisch für Projektmanagement im Maschinenbau und Anlagenbau ist, dass sich diese Projekte häufig über Monate oder sogar Jahre erstrecken. Dabei arbeiten Mechanik, Elektrik, Software und Montage parallel, sodass Änderungen in einem Bereich Auswirkungen auf alle anderen haben.
Excel-Listen und isolierte Systeme stoßen in diesem Umfeld schnell an ihre Grenzen.
Microsoft Project, die Power Platform und Power BI bieten eine integrierte Plattform, die Planung, Steuerung und Analyse miteinander verbindet. TPG ergänzt diese Werkzeuge durch Governance-Modelle und ERP-Anbindungen, die im Maschinenbau entscheidende Vorteile schaffen.
Diese Kapitel warten auf Sie:
Legen wir los!
Lange Entwicklungszyklen, strenge Qualitätsanforderungen und zahlreiche beteiligte Abteilungen machen Projekte im Maschinenbau besonders anspruchsvoll. Im Folgenden lesen Sie über die typischen Stolpersteine.
Von der Konzeptphase bis zur Inbetriebnahme beim Kunden vergehen oft viele Monate. In jeder Phase arbeiten unterschiedliche Teams zusammen, darunter Konstruktion, Elektrotechnik, Softwareentwicklung, Einkauf, Fertigung und Montage.
Daraus ergeben sich Hunderte von Abhängigkeiten. Eine Änderung in der Konstruktion führt zu Anpassungen in der Elektrik, diese beeinflusst wiederum die Software, und die Software wirkt sich auf die Inbetriebnahme aus.
Ohne ein vernetztes Planungssystem bleiben diese Zusammenhänge häufig unsichtbar, bis Termine nicht eingehalten werden können.
Quality Gates sind beim Projektmanagement im Maschinenbau ein bewährtes Mittel, um Projekte kontrolliert durch klar definierte Phasen zu führen. An jedem Gate wird geprüft, ob die Konstruktionsdaten freigegeben sind, die Stückliste vorliegt und die Lieferanten beauftragt wurden.
Ohne digitale Unterstützung erfolgen diese Freigaben oft per E-Mail oder in Besprechungen, was das Risiko birgt, dass Informationen verloren gehen oder Entscheidungen nicht nachvollziehbar dokumentiert sind.
Unser Tipp: Prozentuale Fertigstellungsgrade sind wenig aussagekräftig. Vermitteln Sie über den Status von Meilensteinen, Liefergegenständen und Quality Gates ein klareres Bild.
Maschinenbauunternehmen unterliegen häufig ISO-Normen, Kundenspezifikationen oder branchenspezifischen Vorschriften. Risiken, Änderungen, Prüfprotokolle und Freigaben sind sorgfältig zu dokumentieren.
Liegen diese Unterlagen in verschiedenen Systemen oder Ordnern verstreut, geht der Überblick verloren. Audits entwickeln sich so zu einer aufwendigen Sucharbeit und die Nachverfolgbarkeit leidet.
Die Konstruktion arbeitet mit CAD-Systemen, das Controlling nutzt SAP und die Projektleitung arbeitet mit Excel. Diese Systeme sind oft nicht miteinander vernetzt.
Die Folge sind doppelte Dateneingaben, unterschiedliche Versionsstände und zeitintensive Abstimmungsrunden. Projektleiterinnen und Projektleiter verbringen viele Stunden damit, Informationen zusammenzutragen – Zeit, die für die eigentliche Steuerung fehlt.
Unser Tipp: Mit isolierten Systemen können Sie weder Abhängigkeiten zwischen Abteilungen abbilden noch Ressourcenkonflikte sichtbar machen. Schaffen Sie mit einer vernetzten Plattform Transparenz über Konstruktion, Fertigung, Einkauf und Montage.
Maschinenbau-Projekte binden viel Kapital. Materialkosten, Fertigungsaufwände, externe Dienstleistungen und Personalstunden sind sorgfältig zu planen und zu überwachen. Ohne eine Verbindung zum ERP-System sind Ihre Kostendaten oft veraltet oder unvollständig.
Spezialisierte Fachleute aus Konstruktion oder Inbetriebnahme sind häufig in mehreren Projekten gleichzeitig eingeplant.
Ohne eine Gesamtübersicht lassen sich Überlastungen erst erkennen, wenn es bereits zu spät ist.
Lesetipp: Informationen zur Kostenplanung in Microsoft Project Desktop Client finden Sie im Artikel MS Project Kosten berechnen.
Und wussten Sie, dass Sie alle Ihre Projekte aus dem Microsoft Project Desktop Client auf eine zentrale Datenbank (Dataverse) speichern und über TPG ProjectPowerPack projektübergreifende Portfolioauswertungen erstellen können?
Um die genannten Herausforderungen zu meistern, benötigen Maschinenbauunternehmen einen strukturierten Ansatz. Die folgenden Faktoren haben sich in der Praxis als besonders wirkungsvoll erwiesen.
Mit einer einheitlichen Vorgehensweise für Projektanträge, Statusberichte, Änderungsanträge und Quality Gates schaffen Sie Vergleichbarkeit – unabhängig davon, ob es sich um Neuentwicklungen, Varianten oder Kundenanpassungen handelt.
In einer Governance-Struktur legen Sie detailliert fest, wer Konstruktionsfreigaben erteilt, wer Änderungen genehmigt und welche Meilensteine vom Kunden abgenommen werden müssen.
Die PPM-Software TPG ProjectPowerPack stellt diese Strukturen als fertige Bausteine bereit. Diese lassen sich dann einfach an die eigenen Abläufe der Organisationen anpassen.
Im Maschinenbau laufen Materialbestellungen, Fertigungsaufträge und Projektkostenstellen häufig über SAP oder andere ERP-Systeme. Wenn Budgets, Ist-Kosten und Prognosen automatisch zwischen dem Projektsystem und dem ERP-System ausgetauscht werden, entfällt das manuelle Übertragen.
So arbeiten Projektleitung und Controlling stets mit denselben Zahlen. TPG PSLink verbindet als bewährte Middleware seit über 25 Jahren Microsoft PPM-Lösungen bidirektional mit SAP, Oracle, Dynamics etc.
Microsoft Dataverse speichert Termine, Ressourcen, Kosten, Risiken und Änderungen an einem zentralen Ort. Von der Konstruktion über den Einkauf bis zur Montage greifen alle Beteiligten auf dieselben Informationen zu.
Damit gehören unterschiedliche Excel-Versionen und Rückfragen zum aktuellen Stand der Vergangenheit an!
Das Konzept des modularen „The PPRM Paradise“ führt zu einer „Single Source of Truth“ und damit zu mehr Effizienz im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM), unabhängig von der gewählten Technologie.
Echtzeit-Reporting für Management und Controlling
Manuelle Statusberichte sind zeitaufwendig und veralten schnell. Power BI wandelt die Projektdaten aus Dataverse in Dashboards um, die sich automatisch aktualisieren.
So kann das Management jederzeit den aktuellen Stand von Terminen, Kosten und Ressourcen im Projektportfolio einsehen, ohne auf den nächsten Monatsbericht warten zu müssen.
Microsoft liefert mit Planner Premium, Power BI und Power Platform die Werkzeuge für Terminplanung, Aufgabensteuerung, Automatisierung und Reporting.
TPG ergänzt diese Plattform mit Governance-Strukturen, Projektvorlagen und ERP-Anbindungen, die speziell auf die Anforderungen im Maschinen- und Anlagenbau abgestimmt sind.
Die folgenden Komponenten bilden zusammen eine durchgängige Umgebung für die Projektplanung und -steuerung.
Maschinenbau-Projekte umfassen häufig mehrere parallele Arbeitsstränge: Konstruktion, Beschaffung, Fertigung und Montage laufen zeitversetzt ab, sind jedoch voneinander abhängig.
Microsoft Planner Premium bietet hierfür verschiedene Ansichten, die diesen Anforderungen gerecht werden. So ermöglichen Kanban-Boards die effiziente Steuerung von Aufgaben im Team, während Gantt-Diagramme die Terminplanung über die einzelnen Projektphasen hinweg unterstützen.
Als noch leistungsfähigeres Scheduling-Tool im TPG ProjectPowerPack auf der Power Platform steht der TPG Scheduler zur Verfügung: mit kritischem Pfad, Basisplänen oder Abhängigkeiten zwischen Teilprojekten.
Zudem können Sie auch den bewährten und extrem leistungsfähigen Microsoft Project Desktop Client als Planungstool in TPG ProjectPowerPack einbinden, das dann als zentrale Datenbank und „Single Source of Truth“ für alle Projekte dient.
Im Maschinenbau müssen Projektleitung und Controlling häufig Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen, etwa zum Fertigungsfortschritt, zu Materialkosten, zur Ressourcenauslastung oder zu offenen Änderungsanträgen. Power BI bündelt diese Informationen in übersichtlichen Dashboards.
Über 40 vorgefertigte Berichte im TPG ProjectPowerPack beantworten typische Fragestellungen:
Die Dashboards machen Abweichungen frühzeitig sichtbar, bevor sie zu Problemen werden. Damit hat Ihr Management die notwendigen Zahlen für Steuerungsmeetings und Investitionsentscheidungen.
Im Maschinenbau gibt es zahlreiche unternehmensspezifische Abläufe, die sich mit Power Apps und Power Automate ohne Programmieraufwand abbilden lassen:
So entstehen digitale Prozesse, die genau auf die eigenen Abläufe zugeschnitten sind.
Maschinenbauer arbeiten häufig mit SAP, Oracle oder Dynamics 365 für Einkauf, Fertigung und Finanzbuchhaltung. Die Middleware TPG PSLink verbindet diese Systeme bidirektional mit der Projektumgebung. Budgets, Ist-Kosten, Zeiterfassung und Stammdaten fließen automatisch zusammen.
Das erspart doppelte Eingaben und sorgt dafür, dass Projektcontrolling und Finanzbuchhaltung mit denselben Zahlen arbeiten.
Statt einzelne Dashboards und Workflows selbst zu entwickeln, erhalten Maschinenbauunternehmen mit dem TPG ProjectPowerPack eine fertige Umgebung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM).
Governance-Prozesse für Projektanträge, Änderungen und Quality Gates lassen sich einfach integrieren – ebenso wie Vorlagen für typische Projektstrukturen.
Schon gewusst? Mit dem TPG QuickStart-Paket für TPG ProjectPowerPack haben Sie eine funktionsfähige PPRM-Lösung innerhalb weniger Wochen zum Festpreis einsatzbereit. Spätere Erweiterungen sind jederzeit möglich, durch Low-Code / No-Code in der Power Platform ggf. auch ohne die Unterstützung von TPG.
Fachleute aus Konstruktion, Elektrotechnik und Inbetriebnahme sind oft gleichzeitig in mehreren Projekten eingeplant. Das Modul für Kapazitätsplanung in TPG ProjectPowerPack zeigt Ihnen die Auslastung auf Portfolio-, Projekt- und Vorgangsebene.
So erkennen Sie Engpässe, bevor diese Termine gefährden, zum Beispiel wenn Spezialisten in zwei parallelen Inbetriebnahmen eingeplant sind.
Microsoft Copilot kann der Projektleitung Routineaufgaben abnehmen:
Im Maschinenbau mit seinen langen Projektlaufzeiten hilft die KI-Unterstützung, dass Sie immer den Überblick behalten.
TPG ProjectPowerPack arbeitet direkt in Microsoft Teams. Für Maschinenbau-Projekte mit vielen Beteiligten bündelt das alle wichtigen Elemente an einem Ort:
Unser Tipp: Microsoft Teams als zentraler Einstiegspunkt vereinfacht die Zusammenarbeit – besonders wenn Sie interne Abteilungen und externe Partner koordinierent werden müssen.
Gute Werkzeuge allein genügen nicht. Entscheidend ist, wie Sie diese in den Arbeitsalltag integrieren.
Im Maschinenbau, der durch lange Projektlaufzeiten und viele Beteiligte geprägt ist, zahlt sich eine sorgfältige Einführung besonders aus. Wenn Sie zu Beginn klare Strukturen schaffen, dann sparen Sie später viel Abstimmungsaufwand.
Fertige Vorlagen für Projektpläne, Risikolisten, Statusberichte und Quality-Gate-Checklisten sorgen für einheitliche Abläufe. Neue Projektleitende finden sich schneller zurecht und die Ergebnisse sind vergleichbar.
Im Maschinenbau lohnt es sich besonders, wenn Sie Vorlagen für wiederkehrende Projekttypen anlegen, zum Beispiel für Neuentwicklungen, Varianten oder Kundenanpassungen.
Das Management benötigt andere Informationen als die Projektleitung und das Controlling andere als der Einkauf. Legen Sie fest, welche Kennzahlen auf welcher Ebene relevant sind.
Mit Power BI lassen sich rollenspezifische Dashboards einrichten – vom Portfolioüberblick für die Geschäftsführung bis zur Detailansicht für die Projektleitenden.
Nutzen Sie die gesammelten Projektdaten für die Weiterentwicklung. Regelmäßige Auswertungen mit KI-Unterstützung zeigen Muster:
Solche Erkenntnisse helfen, Prozesse gezielt zu verbessern und ähnliche Fehler im nächsten Projekt zu vermeiden.
Projektmanagement im Maschinenbau erfordert klare Prozesse, vernetzte Systeme und stets aktuelle Informationen.
Microsoft Project, die Power Platform und Power BI bilden die technische Grundlage. Das TPG ProjectPowerPack ergänzt diese um ein eigenes leistungsfähiges Planungstool, Governance, Reports und ERP-Integration.
Wenn Sie diese Bausteine kombinieren, dann schaffen Sie eine Umgebung, die eine termingerechte, budgetkonforme und qualitätsorientierte Projektabwicklung ermöglicht.
Haben Sie noch Fragen zum Thema Projektmanagement-Lösungen im Maschinenbau? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.
Unser Tipp zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad Ihres Projektmanagements!