Wenn Ihr Team in jeder Retrospektive dieselben Probleme anspricht und trotzdem nichts besser wird, verschenken Sie wertvolle Zeit und Verbesserungspotenzial. Genau deshalb gehören Retrospektive Methoden zu den wirkungsvollsten Werkzeugen im agilen Projektmanagement.
Als Expertin bzw. Experte im Projektmanagement wissen Sie: Lessons-Learned-Meetings sind unverzichtbar. Agile Teams gehen jedoch einen entscheidenden Schritt weiter. Sie reflektieren bereits während des Projekts regelmäßig, was sie gelernt haben und wie sie ihre Zusammenarbeit verbessern können. So entstehen kontinuierliche Verbesserungen statt guter Vorsätze für das nächste Projekt.
In diesem Artikel lernen Sie bewährte Retrospektive Methoden kennen und erfahren, wie Sie Ihre Meetings abwechslungsreich, produktiv und nachhaltig wirksam gestalten.
Retrospektive Methoden helfen Ihrem Team, Erfahrungen systematisch auszuwerten, Hindernisse zu erkennen und die Zusammenarbeit von Sprint zu Sprint gezielt zu verbessern.
Bewährte Formate wie Start-Stop-Continue, Mad Sad Glad, 4L, Sailboat oder Starfish eignen sich für unterschiedliche Teamgrößen, Herausforderungen und Projektphasen.
Die Wahl der passenden Methode fördert offene Diskussionen, erhöht die Beteiligung aller Teammitglieder und führt zu konkreten Maßnahmen statt endloser Problemdiskussionen.
Sie erfahren, welche Retrospektive Methoden sich für wiederkehrende Probleme, Konflikte, Erfolge oder die kontinuierliche Prozessverbesserung besonders eignen und wie Sie diese sicher moderieren.
Mit abwechslungsreichen Retrospektiven schaffen Sie eine offene Feedbackkultur, steigern die Motivation im Team und sorgen dafür, dass Verbesserungen nachhaltig im Projektalltag umgesetzt werden.
Lesen Sie in diesem Artikel folgende Kapitel:
Los geht’s mit der Definition von Retrospektive.
Agile Retrospektive Definition
Retrospektiven im Projektmanagement sind regelmäßige Teammeetings mit dem Ziel der permanenten Verbesserung aus Erfahrungen der Vergangenheit. Bei diesen „Rückblicken“ bewerten die Teammitglieder gemeinsam, was gut und was schlecht gelaufen ist. Zudem analysieren sie, warum Dinge gut liefen oder von Erwartungen abwichen. So werden Maßnahmen zur Verbesserung von Prozessen, Methoden und Teamarbeit formuliert und in die Tat umgesetzt.
Die Grundidee der Retrospektive ist wiedergegeben im 12. Prinzip des agilen Manifests:
„In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.“
Agile Teams arbeiten in möglichst kurzen Intervallen – Iterationen (in Scrum: Sprints) genannt. Diese könnte man als Entwicklungszyklen bezeichnen, sie stellen aber auch Lernzyklen dar.
Gemäß der Überzeugung, dass man in komplexen Unterfangen Schritt für Schritt vorgehen und sich und seine (Zwischen-)Ergebnisse dabei häufig überprüfen muss, sind „Inspect & Adapt“-Rituale zentraler Bestandteil jeder Iteration.
Dadurch können sie den weiteren Verlauf Ihres Projekts entscheidend beeinflussen.
Drei Faktoren werden untersucht und gegebenenfalls angepasst:
Die Iterationsreview- oder Produktreview-Meetings zusammen mit den Stakeholdern am Ende einer Iteration dienen der gemeinsamen Überprüfung und Anpassung des Produkts. Auch kommen sie der Weiterentwicklung dessen Funktionen aufgrund von Stakeholder-Feedback zugute.
Bleiben noch die Aspekte Prozesse und Teamarbeit – und genau dafür sind agile Retrospektive-Meetings gedacht. Wie das Review finden auch die Retrospektiven immer am Ende der Iterationen statt.
Damit unterscheidet sich die Retrospektive von Lessons-Learned-Meetings des klassischen Projektmanagements besonders bei Zeitpunkt und Häufigkeit.
Setzen Sie sich in klassisch geplanten Projekten einmal zum Projektende mit Ihrem Team zusammen und reflektieren über Geschehenes und Gelerntes, so erfolgt dies mit agilen Teams nun regelmäßig in jeder Iteration – bevor die nächste startet.
Dadurch können Sie Erkenntnisse direkt im laufenden Projekt anwenden, anstatt sie nur für zukünftige Projekte zu sammeln.
Stakeholder können zwar zu Retrospektiven eingeladen werden, ihre Anwesenheit ist jedoch normalerweise nicht nötig. Wenn das Team offen und ehrlich über den Verlauf der gerade zu Ende gehenden Iteration sprechen möchte, kann sie sogar hinderlich sein.
Agile Coaches (bei Scrum-Teams: Scrum Master) unterstützen das Team darin, gute Praktiken und Verbesserungen zu finden, die in der nächsten Iteration umgesetzt werden. Die Retrospektive ist damit ein gemeinsames Ereignis des Teams – und erfahrene Coaches haben immer genügend Formate im Gepäck, um dabei zu unterstützen.
Offenheit und Ehrlichkeit sind also bei der Retrospektive sehr wichtig.
Während das Team zwar gerne mit seiner Arbeit zufrieden sein und sich gegenseitig dafür loben darf, müssen auch kritische Punkte auf den Tisch gebracht werden können. Das schließt auch Gefühle und Empfindungen ein.
Schaffen Sie in solchen Fällen einen geschützten Raum.
Es sollten also mindestens anwesend sein:
Eine Retrospektive dauert, je nach Länge der reflektierten Iteration, typischerweise bis zu drei Stunden.
Als Struktur des Meetings haben sich fünf Phasen bewährt:
Grundsätzlich können Sie mit Ihrem Team die einzelnen Phasen einer Retrospektive auch ohne spezielle Retrospektive Methoden durchführen. Sie müssen sich auch nicht streng an das Befolgen jedes einzelnen Punkts halten (diese gehen normalerweise ohnehin recht fließend ineinander über), solange das Ziel „1-2 Verbesserungsmaßnahmen für die nächste Iteration beschließen“ erreicht wird.
In der Praxis hat es sich aber schon häufig gezeigt, dass Teams besonders nach ein paar Retrospektiven die Ideen und die Kreativität ausgehen. Dann neigen sie dazu, dieses Retrospektive Meeting abzuschaffen. Oder sie sind als Projektteam, noch etwas ratlos, wie sich produktive, kreative Retrospektive Meetings abhalten lassen.
Für solche und ähnliche Fälle finden Sie eine ganze Fülle an Retrospektive Methoden und Moderationstechniken, mit denen Sie die Verbesserungsprozesse Ihrer Teams erleichtern und deutlich spannender machen können.
Unser Tipp: Eine Website, die besonders reich an Ideen ist, ist Retromat: Dort gibt es Formate für jede Phase der Retrospektive. Einige ausgewählte werden im Folgenden vorgestellt.
Bitte beachten Sie: Das Ausprobieren dieser Retrospektive Methoden macht Teams zwar üblicherweise viel Freude. Es kann aber auch zu viel oder ermüdend werden. Beachten Sie also auch hier den Grundsatz: weniger ist mehr.
Erfahrene Team-Coaches setzen 1-2 Metoden pro Retrospektive ein. Sie wiederholen einige auch immer wieder mal, um die Teams nicht zu überfordern. Auch lassen sie die ein oder andere zwischendurch vielleicht sogar wieder ein paar Mal ganz weg.
Sie sollten Methoden wählen, die zum Entwicklungs- und Erfahrungsstadium Ihrer Teams passen: Der „Starfish“ etwa ist ein Klassiker, der einfach einzusetzen und zu verstehen ist und sogar auf Distanz mithilfe etwa eines elektronischen Whiteboards funktioniert.
Für ein Format wie „Writing The Unspeakable“ hingegen brauchen Sie ein Team, das sich möglichst ungestört in einem Raum treffen kann und schon recht vertraut miteinander ist.
Unser Tipp: Steigen Sie bei der Einführung Ihrer Teams in die Möglichkeiten moderierter Retrospektiven behutsam ein. Wählen Sie eher einfache Methoden. Mit der Zeit können Sie sich dann gemeinsam an etwas anspruchsvollere Techniken wagen.
Haben viele der angesprochenen Probleme eher mit der Umgebung Ihrer Teams zu tun? Dann binden Sie doch irgendwann die Stakeholder mit ein.
Folgend nun ein paar beispielhafte Retrospektive Methoden, die für diverse Fragestellungen passen.
FEUG (engl. ESVP): Die Teammitglieder werden gefragt, ob sie sich heute wie
in dieser Retrospektive fühlen. Alle schreiben den Anfangsbuchstaben entsprechend auf einen Zettel. Die Zettel werden anonym eingesammelt.
Falls Us und Gs auf den Zetteln stehen, wird dies thematisiert: Woran liegt es? Was sollte anders laufen, damit die Stimmung im Team in Bezug auf Retrospektiven oder gar generell besser wird?
Segelboot / Motoryacht: Die Retrospektiven-Mitwirkenden betrachten gemeinsam ein auf einem Flipchart o.ä. vorbereitetes Bild eines Bootes und hängen ihre Themen auf Post-Its geschrieben in den Bereich des Bildes, zu dem sie am besten passen.
Hat das Thema mit etwas zu tun, das uns
Download-Tipp: Hier finden Sie die Vorlage für eine Remote-Retrospektive mit der „Segelboot-Übung„. Sie können diese kopieren und in Retrospektiven mit Ihrem Team anwenden.
5 Whys: Ursprünglich vom früheren Toyota-CEO Taichii Ohno. Wie ein Kind stellen wir uns fünf Mal die Frage nach dem Warum zu einem Problem. Beispiel?
Problem: Wir haben die Deadline für die Lieferung einer neuen Produktversion verpasst.
Grundursache: Die Prioritäten waren seitens der Stakeholder schlecht vereinbart.
Taiichi Ohno vertrat die Auffassung, dass man nach dem 5. „Warum?“ der Wurzel eines Problems schon sehr nahekommt.
Nach dieser Übung können Sie sich mit dem Ergebnis auseinandersetzen und Maßnahmen ableiten – im Beispiel wären etwa eine Eskalation des Problems an eine höhere Ebene oder eine Vermittlung zwischen den uneinigen Stakeholdern gute Ideen.
Abstimmung mit Klebepunkten: Über die in den vorigen Retrospektiven-Phasen gesammelten Maßnahmen wird mit Klebepunkten abgestimmt. Jede Person darf zwei oder drei Punkte verteilen und sie einzeln oder gesammelt zu den Maßnahmen kleben, die ihr am wichtigsten sind.
Die Maßnahme mit der höchsten Punktzahl wird in der nächsten Iteration umgesetzt.
Wertschätzung: Jedes Teammitglied dankt oder lobt ein anderes namentlich für etwas Konkretes, das die Person zum Projekt beigetragen hat. Das kann eine Hilfestellung gewesen sein oder ein besonderer Einsatz.
Wenn jede Person etwas beigetragen hat, kann die Retrospektive beendet werden.
Ihr Team besteht schon aus lauter alten Hasen, die sich gut auskennen mit Retrospektiven? Dann gibt es noch weitere Retrospektive Beispiele zu Methoden zum Ausprobieren, die Sie vielleicht noch nicht genutzt haben:
Bei Futurespectives schauen Sie, wie die Bezeichnung vermuten lässt, statt in die Vergangenheit in die Zukunft. Dies ist besonders zu Projektbeginn eine gute Idee, wenn Projektziele definiert und Risiken identifiziert werden sollen.
Mögliche Formate, die sich bewährt haben, sind:
Interessant ist es auch, eine solche Übung nach der Hälfte der Projektlaufzeit zu wiederholen und zu sehen, was sich im Vergleich zum Projektbeginn in den Erkenntnissen verändert haben könnte.
Liberating Structures wurden ursprünglich als eine Art „Gegenbewegung“ entwickelt zu monotonen Vorträgen, „Death by PowerPoint“ (zu vielen Folien mit zu vielen Inhalten) und endlosen Meetings, in denen jeder nur seine Zeit absitzt.
Sie sind eine Sammlung von Formaten, die innovative Ideen aus Gruppen herausholen und sich dabei auch die Schwarmintelligenz aller anwesenden Teilnehmenden zunutze machen. Damit funktionieren sie zwar nicht nur in Retrospektiven. Aber eben auch dort besonders gut.
Einsteigertipp: 1-2-4-all – Ein Thema wird vorgegeben (dies kann für mehr Spaß und Kreativität auch eine negativ formulierte Frage sein wie etwa: „Was können wir tun, um Agilität in unserem Unternehmen möglichst effektiv zu verhindern?“).
Unseren Podcast zum Thema Liberating Structures können Sie hier anhören:
Agile Spiele helfen nicht nur beim Kennenlernen agiler Methoden in Einführungsworkshops. Sie machen sich das Prinzip der Gamification zunutze: Spielerische Formate oder gar Wettbewerbe verankern Lerneffekte oft nachhaltiger als Diskussionen oder Vorträge.
Bekannte Simulationen wie das Ubongo Flow Game (auch im Online-Format), Lego4Scrum oder die Fearless Journey wecken spielerische Instinkte und funktionieren durch direkte, oft haptische Lernerfahrungen.
Einsteigertipp: White Elephant Sizing
Einige der oben vorgestellten Methoden sind für Gruppen gedacht, die sich miteinander in einem Raum befinden. Immer mehr Projektteams sind aber global verteilt und arbeiten virtuell zusammen. Auch sie müssen auf innovative Formate für Retrospektiven nicht verzichten.
In der Retrospektive können Sie neben einem guten Konferenztool (möglichst mit eingeschalteten Webcams, damit Sie sich sehen können) folgende Werkzeuge zum Einsatz kommen:
Hinweis: Eine mögliche Retrospektive Vorlage für Punkt 3 und 4 ist die Segelboot-Grafik aus der Abbildung weiter oben in diesem Artikel. Hier finden Sie den Download der Segelboot-Grafik.
Eine weitere Retrospektive Vorlage bietet die Software „Miro“, die folgend abgebildet ist.
Idealerweise geht Ihr Team mit mindestens einer zeitnah umsetzbaren Maßnahme aus der Retrospektive. Nur wenn diese vom Team tatsächlich verfolgt und von der Umgebung ernstgenommen wird, bekommt das Projektteam das Gefühl, dass ihre Retrospektiven lohnenswert und produktiv sind.
Deshalb sollten Sie Verbesserungsmaßnahmen in das Backlog aufnehmen.
Im nächsten Planungsmeeting können Sie diese genauso wie eine fachliche oder technische Anforderung behandeln: Als etwas, das zur Erledigung mit eingeplant werden sollte.
Zur weiteren Nachverfolgung des Erfolgs der Umsetzung bieten sich Metriken an wie
In diesem Artikel haben Sie unter anderem erfahren:
Trauen Sie sich ran an dieses Thema und tragen Sie mit regelmäßigen Retrospektiven zu mehr Projekterfolg bei!
Haben Sie noch Fragen zu Retrospektiven Methoden? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert!
Unser Tipp zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für ein höheres Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!