Ein übersehenes Risiko kann aus einem gut laufenden Projekt in kurzer Zeit einen teuren Problemfall machen. Termine kippen, Kosten steigen oder wichtige Projektziele geraten in Gefahr. Besonders ärgerlich: Viele dieser Risiken im Projektmanagement hätten Sie vielleicht frühzeitig erkennen können.

Genau hier setzt professionelles Risikomanagement im Projekt an. Zwar gibt es zahlreiche Methoden zur Risikoanalyse, doch in der Praxis kommen längst nicht alle konsequent zum Einsatz.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Risiken im Projekt frühzeitig erkennen, bewerten und aktiv steuern (z.B. mit Hilfe einer PPM-Software). Sie lernen praxiserprobte Methoden kennen und erfahren, warum und wie kontinuierliches Risikomanagement sowie eine offene Risikokultur Ihre Chancen auf erfolgreiche Projekte erhöhen. 

Das Wichtigste in Kürze

• Professionelles Risikomanagement im Projekt hilft Ihnen, Gefahren frühzeitig zu erkennen und Chancen für den Projekterfolg zu nutzen. Es ist ein kontinuierlicher Prozess – nicht einmalig, sondern laufend.

• Mit Methoden wie Brainstorming, SWOT-Analyse oder Pre-Mortem identifizieren Sie mögliche Risiken im Projektmanagement und halten diese in einem Risikoregister fest.

• Eine Risikoanalyse bewertet Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen. So erkennen Sie, welche Risiken Ihre Aufmerksamkeit zuerst benötigen.

• Je nach Risikosituation können Sie Gefahren vermeiden, abmildern, übertragen, akzeptieren oder eskalieren.

• Risikomanagement begleitet Sie durch das gesamte Projekt. Regelmäßige Neubewertungen helfen Ihnen, auf Veränderungen rechtzeitig zu reagieren. Eine offene Risikokultur im Unternehmen erhöht die Erfolgsquote von Projekten.
  

Diese Kapitel mit vielen wichtigen Risikomanagement Praxis-Tipps warten auf Sie:

• Risikomanagement Definition
• Was sind beispielhafte Risiken in Projekten?
• Risikomanagement Beispiel
• Was sind die Risikohaltungen für Projekte?
• Risikomanagement Beispiel, Risikoanalyse und wichtige Aufgaben
• Risikomaßnahmen zur Risikobewältigung in Projekten
• Zusammenfassung – Risikomanagement im Projekt

Zuerst aber starten wir mit der Definition von Risikomanagement im Projekt und der Betrachtung, warum Risikomanagement im Projektumfeld überhaupt wichtig ist.

Viel Spaß beim Lesen.

Risikomanagement Definition

Risikomanagement ist eine Führungsaufgabe, im Rahmen derer die Risiken einer Organisation identifiziert, analysiert und später bewertet werden. Hierzu sind übergeordnete Ziele, Strategien und Politik der Organisation für das Risikomanagement festzulegen. Im Einzelnen betrifft dies die Festlegung von Kriterien, nach denen die Risiken eingestuft und bewertet werden, die Methoden der Risikoermittlung, die Verantwortlichkeiten bei Risikoentscheidungen, die Bereitstellung von Ressourcen zur Risikoabwehr, die interne und externe Kommunikation über die identifizierten Risiken sowie die Qualifikation des Personals für das Risikomanagement. (Quelle: Wikipedia)

Der weltweite Berufsverband Project Management Institute (PMI) definiert „Risiko“ als Ereignis mit unsicherem Eintritt. Neben Bedrohungen bezieht dies folglich auch Chancen mit ein.

Das Risikomanagement im Projekt soll die Chancen für das Erreichen der Projektziele erhöhen. Gleichzeitig sollen die Risiken für das Scheitern des Projekts minimiert werden.

Professionelles Risikomanagement ist ein iterativer Vorgang. Dieser erfordert die ständige Überprüfung der Realitäten, Neubewertung und Anpassung von Maßnahmen und Plänen.

Was sind beispielhafte Risiken in Projekten?

Folgende Risiken im Projektumfeld sind etwa zu managen:

• Wirtschaftliche Verluste
• Rufschäden des Unternehmens
• Gefahren für Leib und Leben von Nutzern eines Produkts
• Zeitplanverschiebungen
• Technische Probleme
• Definition Projektumfang
• Ressourcenknappheit
• Qualitätsprobleme etc.

Allerdings kann im Projektalltag ganz schnell der umgekehrte Effekt eintreten: Mögliche folgenreiche Risiken bleiben unerkannt, werden vergessen, ignoriert. Lieber nicht darüber nachdenken, was alles passieren kann.

Kennen Sie das?

Die Praxis zeigt uns, dass das Ausblenden von Risiken im Projektumfeld gefährlich ist. Das gilt auch, wenn Risikomanagement im Projekt nicht verpflichtend durch Ihre Organisation vorgegeben ist.

Gefährlich kann es etwa dann werden, wenn in einem Projekt Leib und Leben, monetäre Faktoren oder der Firmenruf auf dem Spiel stehen.

Der durchdachte Aufbau von Risikomanagement hilft Ihnen, Ihre Projekte zum Erfolg zu führen.

Wichtig: Gute Projektmanagerinnen und Projektmanager versuchen, Risiken zu identifizieren und den Umgang mit ihnen zu planen.

Zu welchem Ausmaß Projektmanagende Maßnahmen konkret umsetzen und für welche sie sich entscheiden, hängt unter anderem von der Branche und von der eigenen Unternehmenskultur ab.

Übrigens:

Die mit einem Projekt verbundene Unsicherheit kann ebenfalls ein Risikofaktor sein.

Risikomanagement Beispiel

Oftmals lauern unerwünschte Langzeiteffekte auch bei vermeintlich überschaubaren Projektrisiken im Verborgenen. Hier zwei kurze Risikomanagement Beispiele:

• Beispiel 1: Eigentlich war das Projekt zur Neuentwicklung von Kundenzufriedenheitsumfragen keine große Sache. Aber später stellte sich heraus, dass wichtige Fragen vergessen wurden und jetzt Daten zur Auswertung fehlen…
• Beispiel 2: Das Online-Formular auf der Website erzeugt Fehler und mehr Frust als Freude bei den Kundinnen und Kunden. Daher wenden sich diese vermehrt ab…

Durch Risikomanagement und eine aufmerksamere Haltung hätten solche Risiken im Voraus vielleicht vermieden werden können.

Deshalb gibt es Mittel und Methoden für effektives Risikomanagement. Mit deren Einsatz kann in manchen Fällen der Projekterfolg stehen oder fallen.

 

Was sind die Risikohaltungen für Projekte?

Sie können sich selbst fragen: Bin ich als Projektmanagerin oder Projektmanager eher:

• risikoscheu (Risiken vermeidend)
• risikotolerant (nicht besonders viel über Risiken nachdenkend)
• risikoaffin (Risiken bewusst eingehend)?

Studien haben gezeigt, dass viele Projektmanagende grundsätzlich eher risikoscheu sind – außer sie müssen ihr Projekt gerade durch eine Krise navigieren. Zeit- und Erfolgsdruck tun oft ihr Übriges dazu.

Prinzipiell spricht auch nichts dagegen, vorsichtig zu agieren. Aber die großen Chancen dürfen dadurch nicht einfach ausgelassen werden.

Besser ist es, die Risiken möglichst genau zu analysieren, bevor eine Entscheidung über den Umgang mit diesen fällt.

Beispiel: „Rollen wir die neue Software nur deshalb nicht jetzt unternehmensweit aus, weil wir uns über die Auswirkungen im Unklaren sind? Oder haben wir die Risiken dabei genau untersucht und einen entsprechenden Zeitplan erstellt – sprich, wissen wir, was wir tun?“

Unser Tipp: Machen Sie sich über Ihre eigene Risikohaltung und die Ihres Unternehmens bewusst. Das sollten Sie tun, bevor Sie Ihr Risikomanagement im Projekt planen.

Kommunizieren Sie eventuelle Abweichungen zum Standardvorgehen aktiv und mit fundierter Begründung für die jeweilige Projektsituation.

Risikomanagement in verschiedenen Branchen

Natürlich spielt bei Risiken im Projektmanagement auch die Branche eine große Rolle. Stark regulierte und oft hoch riskante Umgebungen, z.B. die Finanzbranche, werden immer etwas vorsichtiger sein. Sie müssen auch von ihren Projektmanagenden bestimmte Vorgehensweisen verlangen.

Branchen, in denen bei Projekten und Produkten das Leben der Anwendenden auf dem Spiel stehen könnte, z.B. die Luftfahrt-, Automobil- oder auch die Bauindustrie, gehen oft alleine schon deshalb mit einem kalkulierten Risikomanagement einher. Hier ist die Verantwortung sehr hoch.

Auch Projekte mit großer Gefahr einer Rufschädigung für das eigene Unternehmen werden vorsichtiger durchgeführt als solche, bei denen der gute Ruf nicht unbedingt auf dem Spiel steht.

Risikomanagement Beispiel, Risikoanalyse und wichtige Aufgaben

Wenn Projektmanagerinnen und Projektmanager professionell mit Risiken umgehen wollen, dann müssen sie zunächst einmal für einen vollen Werkzeugkasten sorgen. Einige der Techniken lernen Sie im Folgenden kennen.

 

Aufgabe 1: Risikoerkennung

Zur Identifikation von Risiken brauchen Sie Techniken, die kreative Denkprozesse anregen.

Sie können:

• Projektdokumente prüfen
• Meetings mit Stakeholdern und Experten abhalten
• Brainstorming-Sitzungen einberufen
• Checklisten erstellen.

Wenn das nicht ausreicht und der Verdacht besteht, einige wichtige Risiken könnten noch unerkannt sein, hilft vielleicht die Delphi-Methode.

 

Delphi-Methode

Bei der Delphi-Methode befragt die oder der Projektmanager eine Gruppe von Experten unabhängig voneinander und anonym. Sollten sich die Antworten stark voneinander unterscheiden, werden sie allen mitgeteilt.

Dies soll eine Diskussion ermöglichen. Das Vorgehen wird solange wiederholt, bis die Aussagen nicht mehr so sehr auseinandergehen.

Der Nutzen der Delphi-Methode: Hiermit können Sie sicherstellen, dass jeder offen seine Meinung äußert, niemand zu sehr beeinflusst wird und sich auch keiner zurückhält, weil etwa andere einen dominanten Eindruck machen.

 

Nominal Group Technique

Ähnliche Gründe gibt es, die Nominal Group Technique zu verwenden: Das funktioniert wie Brainstorming.

Aber, anstatt dass jeder seine Ideen laut herausruft, schreibt er oder sie diese auf Zettel, welche dann eingesammelt werden. So können Sie dafür sorgen, dass auch leisere Stimmen in ihrem Team Gehör finden.

 

SWOT-Analyse

Wenn Sie in einem Projekt mit hohen Unsicherheiten arbeiten und als Team Neuland betreten, lohnt sich vielleicht eine Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen (SWOT-Analyse). 

Anhand der vier Dimensionen überlegen Sie, worin Sie als Unternehmen oder als Projektteam gut sind und wo Sie noch Verbesserungspotential sehen. Daraus leiten Sie Risiken für Ihr Projekt ab.

 

„Pre-Mortem“ Ansatz

In agilen Projekten hat sich eine weitere interessante Übung bewährt: Beim „Pre-Mortem“ stellen sich Teams vor, ihr Projekt wäre bereits gescheitert und stellen sich die Frage, was passiert sein könnte und warum.

Im Gegensatz zum Post-Mortem, also der Projektobduktion nach dem Scheitern, tun sie dies bereits zu Projektbeginn. Daraus leiten sie dann Handlungsempfehlungen ab. Das soll den Misserfolg des Projektes möglichst verhindern.

Hirnforscher konnten nachweisen, dass der Perspektivenwechsel (wir stellen uns vor, wir wären bereits in der Zukunft und schauen zurück) dafür sorgt, dass die Beteiligten die Szenarien viel konkreter und kreativer durchspielen als bei reinem vorausschauendem Brainstorming.

Unser Tipp: Welche Methode Sie im Einzelfall auch verwenden: Am Ende sollten Sie ein Risikoregister, also eine Liste der erkannten Risiken in Ihrem Projekt, vor sich haben.

Rechnen Sie aber damit, dass es zu jedem Zeitpunkt immer noch unerkannte Risiken geben kann. Alles können Sie nicht vorhersehen.

Nutzen Sie das Risikoregister-Dokument z.B. zur Kommunikation mit Stakeholdern. Oder nutzen Sie es, um die Gefahr zu verringern, Projektrisiken aus den Augen zu verlieren.

Vergessen Sie nicht, das Risikodokument in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und zu aktualisieren. Auch Strategien für jedes dieser Risiken sollten darin festgehalten werden.

Unser Tipp: Damit Sie nicht redundante Maßnahmen planen, lohnt sich im Risikomanagement eine Analyse der Grundursachen. Vielleicht finden Sie für einige Risiken eine gemeinsame Ursache. Indem Sie deren Bewältigung angehen, können Sie einige Risiken auf einmal behandeln.

Aufgabe 2: Risikoanalyse im Projekt und deren Visualisierung

Ein nächster möglicher Schritt beim Risikomanagement ist die qualitative Risikoanalyse im Projekt.

Wann macht man eine Risikoanalyse im Projektmanagement?

Die Risikoanalyse identifiziert Risiken und Chancen innerhalb eines Projekts. Dann bewertet und priorisiert sie diese. Die Analyse findet nach der Risikoerkennung statt und ist ein iterativer Prozess, der im gesamten Projektverlauf wiederholt wird.

Eine effektive Risikoanalyse stellt alle Risiken, die den Erfolg eines Projekts bedrohen, für alle Projektbeteiligten transparent dar und erleichtert es damit, ein Projekt in risikoärmere Bahnen zu lenken.

Bei der Risikoanalyse im Projekt werten und gewichten Sie also die erkannten Risiken. So bestimmen Sie dann jeweils die Dringlichkeit, mögliche Auswirkungen und Priorität.

Die aus Ihrer Sicht größten Gefahren für Ihr Projekt können Sie weiter analysieren.

Dafür gibt es einige detailliertere Diagrammtechniken wie:

• Das Tornado-Diagramm für die Visualisierung der geschätzten Auswirkungen
• Die Monte-Carlo-Simulation für das Durchspielen von Szenarien mit einem Zufallsgenerator
• Entscheidungsbäume für die Eingrenzung möglicher Maßnahmen

• Mit einer Risiko-Matrix visualisieren Sie die aktiven Risiken in einer farbigen Matrix von Auswirkung über Wahrscheinlichkeit. Die Risikotabelle vereinfacht Ihnen die Kommunikation innerhalb des Projektteams.
  
  Dieses Werkzeug kann Ihnen auch gut helfen, um den Projektsponsoren oder dem Lenkungsausschuss die Risikosituation im Projekt anschaulich darzustellen.
  
  Die grafische Anzeige der Risiko-Matrix unterstützt die Projektmanagenden dabei, Prioritäten zu setzen und Antwortstrategien auf die Risiken zu entwickeln, wie sie weiter unten beschrieben werden.

Monetäre Risikoanalyse für Rücklagenbildung

Besonders wichtig bei Risiken ist es, mögliche finanzielle Verluste im Blick zu behalten und gegebenenfalls abzufedern. Generell gibt es dafür die Möglichkeit, den monetären Erwartungswert von Risiken nach der folgenden Formel zu errechnen.

Dafür gibt es die monetäre Risikoanalyse im Projektmanagement:

Monetären Erwartungswert = Wahrscheinlichkeit eines Risikos (%) * erwartete finanzielle Auswirkung.

Daraus können Sie mögliche Risikozuschläge ableiten, also für erkannte und analysierte Risiken eingerichtete Rücklagen.

Im Gegensatz dazu werden Reserven durch das Management allgemeiner für all das in der Hinterhand gehalten, was eintreten könnte und noch nicht erkannt wurde.

Unser Tipp: Je früher Sie durch die Risikoanalyse als Teil des Risikomanagements einem Risiko im Projekt begegnen, desto kostengünstiger und wirksamer ist meist die Lösung. Kümmern Sie sich also schon zu Beginn um die Risikofragen, wenn ein Projekt eine hohe Wichtigkeit für Ihr Unternehmen hat.

Aufgabe 3: Planung von Risikomaßnahmen bei Risikoakzeptanz

Rücklagen- und Reservenbildung sind Formen der aktiven Risikoakzeptanz. Der Eintritt des Risikos wird in Kauf genommen, aber nicht, ohne dafür vorzusorgen. Sollte das Risiko nicht eintreffen, werden die Rücklagen wieder freigegeben.

Risikomaßnahmen zur Risikobewältigung in Projekten

Welche Art von Maßnahme sich beim Risikomanagement im Projekt für welches Projektrisiko eignet, ergibt sich aus der Analyse und den konkreten Möglichkeiten in einer Situation.

Häufige Typen von Risikomaßnahmen sind:

• Vermeidung / Verhinderung (Gefahr beseitigen oder umgehen)
• Abmilderung (Eintrittswahrscheinlichkeit oder das Schadensausmaß verringern)
• Übertragung (Verantwortung an eine dritte Partei, wie eine Versicherung, übertragen)
• Aktive Akzeptanz (Risikozuschläge und Reserven einrichten)
• Passive Akzeptanz (nichts tun)
• Eskalation (Management um Hilfe bitten)

Passive Akzeptanz (reine Inkaufnahme ohne Handlung) kann für Sie bei manchen Risiken eine adäquate Reaktion sein. Bei anderen benötigen Sie vielleicht die Bereitstellung von Reserven, den Abschluss einer Versicherung, die Einbindung Ihrer Führungsetage oder weitere Maßnahmen.

Wichtig ist, dass Sie die Entscheidung über den Umgang mit Risiken auf einer durchdachten Basis fällen. Dafür müssen Sie die Risiken vorab erkennen, analysieren und beurteilen – also Risikomanagement leben!

Und, fast noch wichtiger:

Es reicht nicht, wenn Sie sich mit Risiken nur einmal zu Beginn des Projekts beschäftigen. Professionelles Risikomanagement ist ein iterativer Vorgang, der ständige Überprüfung der Realitäten, Neubewertung und Anpassung von Maßnahmen und Plänen erfordert.

Unser Tipp: Machen Sie sich regelmäßig Gedanken über die möglichen Risiken in Ihren Projekten. Nur am Anfang reicht nicht! 

Für Risiken mit hohen Auswirkungen und hoher Eintrittswahrscheinlichkeit sollten Sie immer konkrete Maßnahmen geplant haben und diese offen kommunizieren.

Und prüfen Sie auch regelmäßig, ob die Maßnahmen noch passen.

Zusammenfassung – Risikomanagement im Projekt

In diesem Artikel haben Sie erfahren, warum aktives Risikomanagement im Projekt von Nutzen ist und welche Gefahren es zu vermeiden hilft. Gefährlich kann es etwa dann werden, wenn in einem Projekt Leib und Leben, monetäre Faktoren oder der Firmenruf auf dem Spiel stehen.

Außerdem haben Sie einige Methoden zur Risikoidentifikation und Bewertung von Risiken kennengelernt, einschließlich agiler Techniken.

Professionelles Risikomanagement im Projektmanagement ist machbar, wenn Sie ein paar Tricks und Kniffe kennen.

Und es lohnt sich:

Wenn Sie ganz unabhängig von Branche und Risikofreudigkeit Ihre Risiken aktiv erkennen, analysieren und kommunizieren, dann können Sie in vielen Fällen mehr Projekterfolg für sich verbuchen.

Trauen Sie sich heran an dieses Thema! Es wird sich sofort für Sie auszahlen, wenn ein theoretisches Risiko plötzlich zur Realität wird.

Haben Sie noch Fragen zum Thema Risikomanagement im Projekt? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.  

Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad Ihres Projektmanagements!

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