Wenn Ihr PMO den Nutzen eines PPM-Tools nicht mit belastbaren Zahlen belegen kann, scheitert die Investition oft schon vor der Entscheidung. Dabei kosten manuelle Prozesse, fehlende Transparenz und unzureichende Portfolioentscheidungen Unternehmen jedes Jahr deutlich mehr als die Software selbst. Eine fundierte ROI-Berechnung (Return on Investment) schafft die notwendige Entscheidungsgrundlage und zeigt, welchen wirtschaftlichen Nutzen eine moderne PPM-Lösung tatsächlich bietet.

In diesem Beitrag lernen Sie, wie Sie den ROI für ein PPM-Tool anhand eines Rechenbeispiels ermitteln. Sie finden zudem eine Benchmark-Liste des ROI für verschiedene PPM-Tools. Und Sie erfahren, worauf Sie bei der Argumentation gegenüber der Geschäftsleitung achten sollten.

Das Wichtigste in Kürze

• Die fundierte ROI-Berechnung für ein PPM-Tool liefert belastbare Argumente für Investitionsentscheidungen und hilft PMOs, den wirtschaftlichen Nutzen gegenüber Management und Geschäftsführung nachvollziehbar zu belegen.

• Der größte Nutzen entsteht häufig nicht durch niedrigere Softwarekosten, sondern durch weniger manuellen Aufwand, bessere Ressourcenauslastung, schnellere Entscheidungen und eine höhere Erfolgsquote im Projektportfolio.

• Für eine realistische ROI-Berechnung sollten Sie sowohl direkte Kosten als auch messbare Einsparungen und strategische Mehrwerte berücksichtigen. Dazu gehören Zeitersparnisse, reduzierte Projektrisiken und eine höhere Transparenz im Portfolio.

• Moderne PPM-Lösungen, wie z.B. TPG ProjectPowerPack auf der Microsoft Power Platform und M365,  schaffen eine zentrale Datenbasis, automatisieren Reporting und Governance-Prozesse und liefern aussagekräftige Kennzahlen für fundierte Portfolioentscheidungen.

• In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie den Return on Investment eines PPM-Tools berechnen, einen überzeugenden Business Case erstellen und die Wirtschaftlichkeit Ihrer Investition realistisch bewerten.

 Folgende Kapitel warten auf Sie:

• Was ist der ROI eines PPM-Tools?
• Warum ist der ROI für Entscheidungen zu PPM-Tools wichtig?
• Welchen Mehrwert schafft ein gutes PPM-Tool?
• Welche Positionen gehören in die ROI-Kalkulation?
• So berechnen Sie den ROI für Ihr Projektmanagement-Tool: Ein Praxisbeispiel
• Benchmark: So hoch ist der ROI von PPM-Tools laut Forrester
• Fazit: Mit ROI-Berechnung zur strategischen Tool-Entscheidung
• Wichtige Fragen und Antworten (FAQ) zum ROI bei PPM-Systemen

Legen wir los!

Was ist der ROI eines PPM-Tools?

Der Return on Investment (ROI) für ein PPM-Tool misst das Verhältnis zwischen dem erzielten Nutzen und den dafür aufgewendeten Investitionskosten. Die Formel lautet:

ROI (%) = (Gesamtnutzen ‑ Gesamtinvestition) / Gesamtinvestition × 100

Ein ROI von 300 % bedeutet also, dass die Investition in ein PPM-Tool den vierfachen wirtschaftlichen Nutzen erzeugt, bezogen auf die Investitionskosten.

Warum ist der ROI für Entscheidungen zu PPM-Tools wichtig?

Gibt es in Ihrem Unternehmen ein PMO, so wird dieses sich vermutlich um die Auswahl eines passenden PPM-Tools kümmern.

Gibt es (noch) kein PMO, so ist eine andere Rolle dafür verantwortlich.

Wie auch immer – die ROI-Berechnung ist besonders relevant, wenn Sie:

• den Business Case für ein neues PPM-Tool mit Argumenten begründen müssen
• den wirtschaftlichen Erfolg der bestehenden PPM-Lösung bewerten wollen
• verschiedene Anbieter auf Basis harter Fakten vergleichen möchten

Unser Praxistipp: Der ROI hilft Ihnen, nicht nur qualitative Vorteile eines PPM-Tools zu benennen (z.B. bessere Usability), sondern belastbare Zahlen zu liefern. Nutzen Sie diese besonders im Gespräch mit Controlling und IT zum Überzeugen.

Starten wir dennoch zunächst mit einer kurzen Übersicht der qualitativen Nutzenargumente eines modernen PPM-Tools.

Welchen Mehrwert schafft ein gutes PPM-Tool?

Ein modernes Projekt- und Portfoliomanagement-Tool bietet Ihnen im Multiprojektumfeld nicht nur Funktionen für Projektplanung, Ressourcenmanagement und Reporting. Es schafft vor allem strategischen und operativen Mehrwert, wie beispielsweise:

• Transparente Portfolio-Übersicht – alle Projekte, Budgets und Status in einem zentralen Cockpit
• Echtzeit-Reporting & Dashboards – automatisierte Kennzahlen statt Excel-Sammelarbeit
• Ressourcenplanung & Auslastungssteuerung – Engpässe früh erkennen und Kapazitäten optimieren
• Automatisierte Workflows – Zeitersparnis durch weniger manuelle Routine, schnellere Prozesse
• Priorisierung & strategische Ausrichtung – Projekte nach Unternehmenszielen gewichten
• Frühzeitiges Risikomanagement – Risiken proaktiv identifizieren und Gegenmaßnahmen planen
• Budget- & Kostenkontrolle – Abweichungen sofort sichtbar, fundierte Finanzentscheidungen
• Bessere Kollaboration & Kommunikation – zentrale Plattform statt isolierter E-Mail-Threads
• Compliance & Governance-Unterstützung – Standards, Audits und Freigaben revisionssicher steuern
• Datenbasierte Entscheidungshilfen – What-if-Analysen und Szenario-Simulationen auf Knopfdruck

All diese Punkte haben einen messbaren wirtschaftlichen Effekt. Genau hier setzt die ROI-Berechnung für PPM-Tools an.

Unser Lese-Tipp: PMO- und PPM-Tools: Software und Empfehlungen für erfolgreiches Multiprojektmanagement 

Welche Positionen gehören in die ROI-Kalkulation?

Damit Sie mit der Berechnung des Return on Investment für ein Projektmanagement-Tool Ihre Entscheider im Unternehmen überzeugen, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

Typische Investitionskosten:

• Lizenzen (Cloud- / SaaS-Modell vs. On-Premises)
• Implementierung / Setup / Schnittstellen
• Schulung, Support, Betriebskosten
• Interner Aufwand (z.B. Projektteam)

Typische Nutzenkategorien:

• Eingesparte Zeit durch bessere Koordination über das Tool
• Effizientere Meetings durch bessere Berichte und schnellere Entscheidungsfindung
• Erfolgreicher durchgeführte Projekte und geringerer Projektverzug binden weniger Ressourcen
• Zentrale Datenablage bzw. „Single Source of Truth” verhindert Zeitaufwand für langes Suchen von Dokumenten
• Bessere Ressourcenauslastung durch das Wissen, wer woran arbeitet und noch Kapazitäten hat
• Schnellere Projektstarts durch bessere Transparenz zur Ressourcenverfügbarkeit und Szenarien im Portfolio
• Bessere interne Kommunikation vermeidet kostspielige Fehler und redundantes Arbeiten
• Mehr Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen durch bessere Dokumentation im System und zentrale Datenverfügbarkeit – das ist wichtig für Compliance-Fragen
• Wegfall obsoleter Softwarelizenzen (z.B. für in die Jahre gekommene Desktop-Tools, die keine zentrale Datenbank haben)

Unser Praxistipp: Berechnen Sie zusätzlich zur ROI-Kennzahl auch die Amortisationsdauer („Payback Period“). Diese zeigt, ab wann sich das Tool wirtschaftlich trägt – oft schon nach 6 bis 12 Monaten.

So berechnen Sie den ROI für Ihr Projektmanagement-Tool: Ein Praxisbeispiel

Um die ROI-Berechnung für ein beliebiges PPM-Tool greifbar zu machen, nehmen wir ein Beispielunternehmen. Dieses definieren wir wie folgt:

• 1.000 Mitarbeitende, davon 150 in projektbasierten Rollen, die das neue Tool nutzen sollen
• Einführung eines integrierten PPM-Tools (z.B. auf Microsoft 365 Basis)
• Betrachtungszeitraum über drei Jahre (36 Monate)

Die folgende Tabelle stellt die Investitionen dar.

Unser Praxistipp: Verwenden Sie realistische, unternehmensspezifische Werte für Gehälter, Zeitaufwand und Projektvolumen. Bei Unsicherheiten lieber konservativ schätzen – so bleibt Ihr Business Case glaubwürdig.

Den wirtschaftlichen Nutzen des PPM-Tools zeigt die folgende Tabelle, die verschiedene Benefits berücksichtigt:

Nach der oben genannten Formel berechnet sich der ROI aus dem Nettonutzen und der Investition in unserem Beispiel wie folgt:

→ Gesamtinvestition über 3 Jahre: 582.000 €
→ Gesamtnutzen über 3 Jahre: 3.470.900 €
→ ROI = (3.470.900 – 582.000) / 582.000 × 100 = 496 %

Unser Tipp: Laden Sie sich die Excel-Datei als Vorlage zur Berechnung Ihres eigenen Business Cases nach dem obigen Muster herunter (gleich unter diesem Absatz).

Viele Softwarehersteller lassen von unabhängigen Analysten wie Forrester Consulting sogenannte „Total Economic Impact™“ Studien (TEI) erstellen.

Diese sind häufig durch die entsprechenden Tool-Hersteller in Auftrag gegeben und daher unter Berücksichtigung des zu Grunde gelegten Bewertungsrahmens zu interpretieren.

Aber die Studien geben einen Überblick über die Größenordnungen dieser standardisierten ROI-Berechnungen.

Tabelle 3: ROI-Vergleiche aus Forrester TEI-Studien zu PPM-Lösungen
(* Alle ROI-Angaben basieren auf dem Forrester-Framework Total Economic Impact™ (TEI) und beziehen sich, wenn nicht anders angegeben, auf eine dreijährige Modellrechnung bei einem „Composite-Unternehmen“.)

Das Forrester-Framework Total Economic Impact™ kalkuliert mit Netto-Barwerten von Nutzen und Kosten. Zudem berücksichtigt es Risiken und Diskontierung. Der Betrachtungszeitraum wird meist mit 3 Jahren festgelegt.

Die Bandbreite des ROI reicht bei den Beispielen oben von 187 % bis hin zu 640 %. Annahmen, die diese Unterschiede beeinflussen, sind u.a. der untersuchte Funktionsumfang, Implementierungskosten, Betriebsgröße, Lizenzmodell, Prozessreife etc.

Diese Zahlen zeigen: Die ROI-Berechnung für PPM-Tools liefert beeindruckende Resultate – vorausgesetzt, die Implementierung des Tools wird richtig aufgesetzt.

Unser Lese-Tipp: Einführung von Projektmanagement-Software – 9 Risiken zu scheitern

Fazit: Mit ROI-Berechnung zur strategischen Tool-Entscheidung

Die Einführung oder Ablösung eines PPM-Tools ist eine strategische Entscheidung – gerade in Zeiten knapper Budgets. Mit einer strukturierten ROI-Berechnung für PPM-Tools schaffen Sie eine fundierte Grundlage, um den wirtschaftlichen Nutzen Ihrer Investition transparent zu machen.

Der ROI dient als „Door-Opener“.

Aber berücksichtigen Sie in Ihrer Argumentation für ein neues Tool auf jeden Fall auch die Auswirkungen auf den qualitativen Nutzen! Ein Beispiel dafür ist eine höhere Zufriedenheit mit der Tool-Umgebung, die sich auch auf die Projekterfolgsquote oder schnellere Entscheidungszyklen auswirkt.

Mit dem vorgestellten Praxisbeispiel und der > Excel-Tabelle zum Download können Sie nun Ihre eigenen Berechnungen anstellen. Um Ihre internen Entscheider zu überzeugen, orientieren Sie sich zusätzlich an den aufgeführten unabhängigen Marktstudien wie von Forrester.

Haben Sie noch Fragen zum Thema ROI-Berechnung eines PPM-Tools ? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert. 

Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad Ihres Projektmanagements!

Sie wollen Ihr Wissen zum Thema PMO-Aufbau / PMO-Optimierung vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO-Seminar.