Unklare Rollen gehören zu den häufigsten Gründen, warum Projekte scheitern. Entscheidungen verzögern sich, Aufgaben bleiben liegen und Konflikte kosten wertvolle Zeit. Genau deshalb sollten Sie die Rollen im Projekt vor dem Start eindeutig definieren.
Gerade im Multiprojektmanagement übernehmen Mitarbeitende häufig verschiedene Aufgaben und arbeiten bereichsübergreifend zusammen. Dadurch entstehen schnell widersprüchliche Erwartungen und unklare Verantwortlichkeiten.
Ein strukturierter Workshop zur Rollenklärung schafft Transparenz, stärkt die Zusammenarbeit und verhindert viele Probleme, bevor sie entstehen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen solchen Workshop vorbereiten, durchführen und dauerhaft von klar geregelten Zuständigkeiten profitieren.
Klare Rollen im Projekt schaffen Transparenz, vermeiden Konflikte und beschleunigen Entscheidungen. So reduzieren Sie Reibungsverluste bereits vor dem Projektstart.
Ein Workshop zur Rollenklärung definiert Verantwortlichkeiten, Erwartungen und Schnittstellen zwischen allen Projektbeteiligten. Das verbessert die Zusammenarbeit nachhaltig.
Bewährte Methoden wie RACI-Matrix, Rollenkarten oder Responsibility Charting helfen Ihnen dabei, Zuständigkeiten eindeutig festzulegen und Überschneidungen zu vermeiden.
Das PMO und die Projektleitung profitieren von klar dokumentierten Rollen. Entscheidungen werden nachvollziehbarer, die Kommunikation wird effizienter und Risiken durch unklare Verantwortlichkeiten sinken.
In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie einen Workshop zur Rollenklärung vorbereiten, moderieren und die Ergebnisse dauerhaft im Projekt verankern.
Die Kapitel warten im Artikel auf Sie:
Los geht’s!
In der Regel sind die Rollen im Projekt innerhalb von Organisationen klar definiert: Es gibt z.B. eine Projektleiterin oder einen Projektleiter, einen Scrum Master oder ein Entwicklungsteam.
Anhand der Bezeichnung der Rolle im Projekt sind auch die Aufgaben und Zuständigkeiten geklärt. Prinzipiell sollte alles funktionieren – zumindest in der Theorie.
In der Praxis sieht das jedoch meist anders aus.
Erfahrungsgemäß zeigt sich, dass die Aufgabenbereiche der Mitwirkenden so individuell sind wie auch die einzelnen Projekte. Dadurch kann es schnell zu Unstimmigkeiten kommen, die das Ziel oder die Erwartung der Personen an ihre Funktion / Position / Rolle betreffen.
Ein weiteres Problem: Vor allem bei größeren Projekten treffen meist mehrere unterschiedliche Rollen diverser Unternehmen oder Auftraggeber aufeinander. Spätestens hier kommt es dann zu Konflikten – sei es bei Absprachen, Aufgabenverteilungen oder in Sachen Kommunikation.
Mit den gängigen Rollendefinitionen kommen Sie meist nicht weiter.
Schaffen Sie daher gleich zu Beginn eines Projekts Klarheit bei allen Beteiligten – jeder sollte wissen: Was ist meine Erwartung an Kollegen in der Rolle XY?
Ein Beispiel: Vielleicht haben Sie ja auch ein Profil in einem Sozialen Netzwerk wie LinkedIn oder Facebook. Sicher kennen Sie dann auch die Kurzbeschreibung, unter der man z.B. Informationen zu seinem Job angibt.
Im Groben lässt sich dadurch vielleicht Ihr Berufsbild umreißen, jedoch wird sich Ihr Aufgabengebiet sicher von Menschen mit der gleichen Berufsbezeichnung unterscheiden. Vielleicht haben auch Sie zu Beginn eines Projekts bestimmte Erwartungen an ein Teammitglied, ohne dass dieses sich dessen bewusst ist.
Unser Tipp: Gehen Sie, egal in welcher Rolle Sie sich befinden, nie „einfach nur von etwas aus“. Klären Sie vor dem Projektstart alles immer genau ab. Fragen Sie bei Unklarheiten ganz konkret nach.
Der Workshop zur Rollenklärung im Team soll folgende Fragen zu Beginn des Projekts klären:
Darüber hinaus können weitere Ziele sein:
Unser Tipp: Behalten Sie immer diese Kernfragen im Kopf: Wer macht was und welche Erwartungen haben andere an mich?
Wenn die Zusammenarbeit in Ihrem Team nicht funktioniert und Konflikte, Eskalationen oder Beschwerden auf der Tagesordnung stehen, dann kann Ihnen ein Workshop zur Rollenklärung weiterhelfen.
Optimalerweise halten Sie ihn gleich zu Beginn der Zusammenarbeit im neuen Team ab. Auch bei einem Wechsel von einzelnen Team-Mitgliedern bietet sich der Workshop an.
Sie wissen nun bereits: Einen Workshop zur Rollenklärung organisieren Sie am besten gleich zu Beginn eines Projekts. Deshalb ist es wichtig, rechtzeitig mit der Planung zu starten.
90 Minuten sollten Sie, je nach Teilnehmerzahl, für den Termin einplanen. Die Zeit kann hier auch abhängig von der Ausgangslage und der Größe des Projekts variieren. Planen Sie zudem mit mehreren Etappen, vor allem wenn Sie die Rollenklärung virtuell durchführen.
Nun brauchen Sie nur noch eine geeignete Räumlichkeit, in der alle Teilnehmenden Platz finden. Ausgestattet mit einer Flipchart o.Ä. und einem Moderationskoffer kann es dann losgehen.
Einen Workshop zur Rollenklärung können Sie entweder selbst auf die Beine stellen oder an eine professionelle externe Beratung übergeben. Mehr Informationen dazu finden Sie am Ende des Artikels.
Ausschlaggebend ist, ob jemand in Ihrem Team die wichtige Rolle der Moderation übernehmen könnte. Erfahren Sie im nächsten Punkt mehr über deren Rolle und Aufgabe.
Der Moderator bzw. die Moderatorin übernimmt bei den gemeinsamen Terminen sicherlich die wichtigste Aufgabe. Er oder sie muss es schaffen, Vertrauen innerhalb der Gruppe aufzubauen, damit sich die Personen nach und nach öffnen.
Sie werden gleich mehr dazu erfahren, warum ein ehrlicher Austausch innerhalb des Teams die Basis für eine erfolgreiche Rollenklärung ist.
Oft ist die Projektleitung aufgrund der Erfahrung in diesem Bereich die geeignetste Person, um die Moderation zu übernehmen. Je nach Auftrag, Team und Projekt können Sie die Rolle aber auch durch einen internen oder externen Experten besetzen.
Je nach Projekt gilt es, dies individuell zu entscheiden – besonders wichtig, wenn Konflikte bestehen oder die Projektleitung auch inhaltlich als Experte mitwirkt. Eine gewisse Erfahrung in puncto Moderation ist jedoch unabdingbar.
Außerdem braucht die Person ein Verständnis dafür, wie ein Projektteam zusammenwirkt und welche Herausforderungen es gibt. In Einzel- und Gruppengesprächen lässt sich dann nach und nach Vertrauen aufbauen, was die Basis für alle weiteren Punkte schafft.
In diesem Artikel gehen wir von einem klassischen Beispiel aus, bei dem zu Projektbeginn zwei Workshoptermine stattfinden:
Im Vorfeld sollten Sie festlegen, wer die Moderation übernimmt und was das Ziel des Workshops sein soll. Der Workshop sollte in jedem Fall angekündigt sein. Vergessen Sie hier nicht, kurz zu erläutern, weshalb der gemeinsame Termin stattfindet.
So könnte Ihre Agenda z.B. aussehen:
Im ersten Teil des Workshops werden die Zuständigkeiten und Rollen im Projekt geklärt. Es geht darum, Position und Aufgabengebiete von jedem Teammitglied im geplanten Projekt zu erfahren. Jeder stellt sich kurz mit ein paar Sätzen der Runde vor.
Die Informationen werden von der Moderation für alle sichtbar notiert (z.B. auf einem Flipchart).
Sicher fallen Ihnen nun die ersten Schnittstellen bei einigen Personen auf. Wo gibt es z.B. Überschneidungen? Ist irgendwo nicht genau klar, wer sich wie einbringt? Oder gibt es noch Punkte ohne Zuständigkeit?
Für den Moderierenden gilt es nun, Transparenz zu schaffen – so lange, bis für alle Beteiligten alle Fragen und Unklarheiten zu ihrer Rolle, Schnittstellen und Aufgaben geklärt sind. Alle Punkte der Gespräche hält die Moderation für alle visuell fest.
Orientieren Sie sich im ersten Teil des Workshops zur Rollenklärung an dieses Fragen:
Unser Tipp: Wenn Punkte unklar sind, haken Sie immer nach. Ziel des Workshops ist es, wirklich alle Unklarheiten aus dem Weg zu schaffen.
Im zweiten Workshop-Termin klären Sie nun die Erwartungen und Spielregeln. Hier lohnt es sich, wenn Sie zunächst einen Blick auf die gemeinsamen Schnittstellen werfen, die im vorangegangenen Meeting erarbeitet wurden.
Probleme bei der Projektabwicklung entstehen meist daraus, dass die Zahnräder hier nicht optimal ineinander greifen. Nun sollen folgende Fragen geklärt werden:
Unser Tipp: Keine Frage ist zu banal. Beherzigen Sie das Sprichwort: „Besser zweimal fragen als einmal irregehen.“
Fassen Sie zum Abschluss des Workshops die Ergebnisse zusammen. Vergessen Sie nicht, diese im Anschluss per Mail an alle Teilnehmenden zu verschicken.
Die Aufgabe der Moderation ist es, zuerst auf theoretischer Ebene alle Rollen im Projekt zu klären. Trotzdem kann es gerade zu Beginn eines Projekts aber noch zu Unstimmigkeiten kommen. Diese gilt es dann in persönlichen Gesprächen und in der Gruppe zu lösen.
In den Workshops soll allen anhand konkreter Beispiele klar werden, wie die praktische Umsetzung aussieht.
Unser Tipp: Fragen Sie als Moderator gezielt: „Was heißt das jetzt konkret?“
Der ein oder andere traut sich vielleicht nicht zuzugeben, dass Aufgaben nicht klar sind, Unterstützung benötigt wird oder gar Kompetenzen nicht ausreichen. Für eine optimale Rollenklärung ist Transparenz jedoch das A und O.
Schaffen Sie also von Beginn an Vertrauen im Team, indem Sie jedem den Raum geben, vorurteilsfrei Fragen zu stellen bzw. Antworten zu erhalten.
Einen ehrlichen Umgang miteinander aufzubauen, braucht sicherlich mehr Zeit als zwei Workshop-Termine. Zumal hier nicht selten Menschen aufeinandertreffen, die sich völlig fremd sind. Der Workshop kann jedoch die Basis bilden, auf der Sie dann weiter aufbauen können.
Ein Workshop zur Rollenklärung kann Ihnen dabei helfen, Konflikte aus dem Weg zu schaffen und die Abstimmung untereinander im Team zu verbessern. Gerade zu Beginn eines neuen Projekts schafft er Klarheit und Transparenz über die Rolle jedes Einzelnen und räumt so lästige Stolpersteine aus dem Weg.
Die wichtigsten zu klärenden Fragen sind in der Übersicht:
| Themenbereich | Zu klärende Fragen |
|---|---|
| Eigene Rolle |
|
| Rollen der anderen |
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| Schnittstellen & Zusammenarbeit |
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| Erwartungen & Spielregeln |
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| Praktische Umsetzung & Transparenz |
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Sie wollen das Gelernte vertiefen und Ihre Fragen stellen? Nehmen Sie Kontakt auf zur Gastautorin Angelika Collisi – Termine Workshop „Klare Rollen“ über office@pampiloxa.com.
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