Sie können Termine, Budget und Ressourcen perfekt im Griff haben – und trotzdem kann ein einziger einflussreicher Stakeholder Ihr Projekt ins Wanken bringen. Ignorieren Sie Interessen, Erwartungen oder Widerstände zu lange, drohen Konflikte und teure Verzögerungen. Genau deshalb gehört systematisches Stakeholdermanagement im Projektmanagement zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren.
Doch woran denken Sie bei „Stakeholdermanagement“? An Kundenorientierung, an agiles Projektmanagement oder eher an ein notwendiges Übel für Projektleitende? Keine dieser Antworten trifft den Kern vollständig.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Stakeholder identifizieren und ihre Interessen gezielt analysieren. Sie lernen bewährte Werkzeuge und Methoden für die Stakeholderanalyse kennen. Zudem erfahren Sie, wie Sie Erwartungen besser verstehen und Stakeholder wirkungsvoll in Ihr Projekt einbinden.
Stakeholdermanagement hilft Ihnen, einflussreiche Personen und Gruppen frühzeitig zu erkennen und gezielt einzubinden.
Eine strukturierte Stakeholderanalyse zeigt Ihnen, welche Interessen und Erwartungen Sie im Projekt berücksichtigen sollten.
Mit der Stakeholder-Matrix priorisieren Sie Beteiligte nach Einfluss und Interesse. So setzen Sie Ihre Kommunikationsressourcen gezielter ein.
Eine passende Kommunikationsstrategie reduziert Widerstände und stärkt die Unterstützung für Ihr Projekt.
Kontinuierliches Stakeholdermanagement hilft Ihnen, Veränderungen bei Interessen und Einfluss rechtzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren.
Diese Kapitel warten im Artikel auf Sie:
Zunächst aber zur Definition, was der Begriff „Stakeholdermanagement“ überhaupt bedeutet.
Was ist Stakeholdermanagement im Projektmanagement?
Projektbeteiligte und Betroffene angemessen einbinden sowie Erwartungshaltungen klären, darum geht es im Stakeholdermanagement. Das ist sehr lohnenswert, denn zufriedene Stakeholder steigern die Chancen auf den Projekterfolg wie kaum ein anderer Faktor.
Für effektives Stakeholdermanagement gibt es gute Werkzeuge und wirkungsvolle Handlungsempfehlungen.
Die Wortherkunft geht zurück bis auf alte Goldgräber-Zeiten: Wer seinen Anspruch auf ein Gebiet erheben und sichtbar machen wollte, rammte rundherum vier Pfosten (Stakes) in die Erde.
Im Projektmanagement werden daraus abgeleitet die Personen, die Ansprüche im Zusammenhang mit dem Projekt oder dessen Ergebnissen abstecken wollen, als Stakeholder bezeichnet. Der Begriff des „Stakeholders“, findet nicht nur im Englischen Anwendung, sondern auch in anderen Sprachräumen.
Aber beachten Sie:
Verschiedene Projektmanagement-Organisationen definieren den Begriff durchaus unterschiedlich. Er wird daher oft von verschiedenen Leuten etwas unterschiedlich verstanden.
Folgend eine kurze Übersicht der wichtigsten Organisationen:
Im Guide to Project Management Body Knowledge (PMBOK® Guide) des Project Management Institute (PMI) wird definiert:
Stakeholder sind „Personen, Gruppen oder Organisationen, die auf das Ergebnis eines Projekts, Programms oder Portfolio Einfluss haben oder durch es betroffen sind“ – oder zumindest glauben, dies zu sein.
Die International Project Management Association (IPMA) schreibt begleitend zu ihrem aktuellen Leitfaden Individual Competence Baseline (ICB 4) etwas Ähnliches:
Stakeholder sind „alle Personen, Gruppen oder Organisationen, die an der Ausführung oder dem Ergebnis eines Projekts beteiligt sind, darauf Einfluss ausüben, davon beeinflusst werden oder sich dafür interessieren.“
Wichtig: Nach beiden Definitionen können auch Projektteam-Mitglieder sowie Projektmanagerinnen und Projektmanager selbst Stakeholder sein.
Anders ist das im Scrum Guide von den Scrum-Gründern Jeff Sutherland und Ken Schwaber. Hier lautet die Definition:
Stakeholder sind „Personen mit einem Interesse am Projekt außerhalb des Scrum-Teams.“
Ob dieser feine Unterschied in der Praxis dazu führt, dass das Team sich nach PMI- und IPMA-Verständnis weniger als „wir“ und „die“ einteilt, mag dahingestellt sein.
Wer kann also Projekt-Stakeholder sein?
Beispiele für Stakeholder und Key Stakeholder (= wichtige Stakeholder, die direkten Einfluss haben):
Weitere können hinzukommen:
Wichtig: Es kann versteckte Stakeholder geben, die nicht auf Anhieb klar sind. Auch wenn neue Projekte übernommen werden und ein Unternehmen dem Projektleitenden noch nicht komplett vertraut ist, sind Stakeholder zunächst einmal zu identifizieren.
Die „Stakes”, die Stakeholder in einem Projekt haben können, reichen über sehr unterschiedliche Dimensionen, wie:
Zunächst soll die folgende Grafik verdeutlichen, wie die Begriffe Stakeholdermanagement, Stakeholderidentifikation und Stakeholderanalyse nach dem Verständnis in diesem Artikel zueinander stehen:
Wir verstehen hier also Stakeholdermanagement als eine Unterdisziplin bzw. ein Wissensgebiet im Projektmanagement.
Weiter zur Stakeholderanalyse.
Stakeholderanalyse Definition
Die Stakeholderanalyse fragt, wer im Projekt die Stakeholder sind (Stakeholderidentifikation). Dann identifiziert sie deren Eigenschaften wie Einfluss, die Ansprüche und ihr Maß an Interesse am Projekt.
Die Stakeholderanalyse ist also dem Stakeholdermanagement untergeordnet. Die Stakeholderanalyse ist somit eine Ausprägung der Projektumfeldanalyse.
Wenn Sie eine Analyse der Stakeholder durchführen, dann dokumentieren Sie zudem deren:
Aus dieser Dokumentation können Sie Projektanforderungen ableiten. Deshalb ist die Stakeholderanalyse so zentral. Findet sie nicht oder nur unvollständig statt, können wichtige Projektanforderungen übersehen werden.
Außerdem kann es dann passieren, dass sich während der Projektdurchführung Stakeholder zu Wort melden, von deren Existenz Sie nichts wussten – normalerweise keine angenehme Situation.
Richtig unangenehm kann es werden, wenn sich Stakeholder ignoriert fühlen.
Stakeholderanalyse durchführen (Methoden und Maßnahmen)
Wenn nur Sie und Ihr Team überlegen, wer die Stakeholder in Ihrem Projekt sind, dann ist die Gefahr groß, jemanden zu vergessen.
Um keinen Stakeholder zu übersehen, sollten Sie daher besser so vorgehen:
Führen Sie ein Brainstorming mit Personen durch, die sich in der Materie und/oder im Projektumfeld gut auskennen. Richtig geplant, können Sie mit einem solchen Workshop gute Erfolge erzielen.
Gutes Brainstorming folgt den 12 Regeln:
Wenn Sie die richtigen Leute eingeladen haben und diese Regeln einhalten, sollten Sie am Ende eine umfangreiche Sammlung von Stakeholdern und deren wichtigsten Eigenschaften haben.
Unser Tipp: Gibt es in Ihrem Team oder unter den Experten, die Sie befragen, introvertiertere Menschen? Dominieren einige die Diskussion und schüchtern andere ein?
Dann nutzen Sie eine Technik, mit der Sie im Brainstorming sichergehen können, dass alle Meinungen gehört werden: Die Nominal Group Technique, beschrieben in unserem Artikel zu Risikomanagement.
Halten Sie sich an die 12 Regeln für gutes Brainstorming, so werden Sie eine Vielzahl an wichtigen und unstrukturierten Beiträgen über die Stakeholder in Ihrem Projekt sammeln können.
Nun haben Sie eine unsortierte Ansammlung von Namen und wichtigen Punkten Ihrer Projekt-Stakeholder. Was können Sie tun, um diese in eine strukturierte und präsentierbare Form zu bringen?
Nutzen Sie ein Affinitätsdiagramm!
Affinitätsdiagramm zur Klassifikation von Stakeholdern
Ein Affinitätsdiagramm erstellen Sie in drei Schritten:
Eine wertende Zuordnung kann natürlich eine gewisse politische Aussagekraft haben. Sie sollten sich überlegen, wie und vor allem wem Sie ein solches Diagramm zeigen. Bei Verwendung innerhalb des Projektteams etwa kann es der Klärung von Strategien gegen Widerstände dienen.
Klare Kommunikationsregeln helfen im Zweifelsfall dabei.
Mit klaren Kommunikationsregeln erleichtern Sie Ihrem Team das Bewusstsein über
diverser Stakeholder bei der Zusammenarbeit im Projekt. Dafür können Sie in einer Übersicht darstellen, wer wofür zuständig ist und wann worüber informiert werden sollte.
Hierfür bietet sich etwa die folgende Matrix zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten an.
Eine Responsibility Assignment Matrix (RAM), auch bekannt unter dem Namen RACI-Matrix, zeigt, welche Stakeholder wofür zuständig bzw. verantwortlich sind. Zudem ist sichtbar, wer zu welchem Thema befragt oder darüber informiert werden sollte. Folgend ist eine solche RAM- / RACI-Matrix dargestellt.
Egal, ob Sie agil, klassisch oder hybrid im Projekt arbeiten – grundsätzlich wollen Sie sicherlich eine offene und transparente Zusammenarbeit mit Ihren Stakeholdern fördern und möglichst ein Vertrauensverhältnis aufbauen.
Unser Tipp: Nutzen Sie verschiedene bewährte Methoden zur Visualisierung, um eine klare Kommunikationsstruktur zu schaffen. Das unterstützt die Information der richtigen Personen über Wissenswertes und damit die reibungslose Zusammenarbeit innerhalb Ihres Projektes.
Was im Stakeholdermanagement in jedem Fall hilft, ist eine ausführliche Stakeholderliste. Diese sollte alle wichtigen Informationen enthalten, wie:
Im Folgenden sehen Sie eine solche Liste als Beispiel.
Bis hier haben Sie viele Stakeholder für Ihr Projekt ermittelt und im Detail definiert. Nun stellen Sie sich die Frage:
Was zählt eigentlich beim Umgang mit diesen?
Jetzt sind Ihre Soft Skills gefragt. Kaum eine andere Aufgabe im Projektmanagement (außer der Teamführung) stellt so hohe Anforderungen an die zwischenmenschlichen Fähigkeiten, wie der richtige Umgang mit den Stakeholdern.
Sie sollten in der Lage sein:
Wenn Sie all dies beherrschen, können Sie die Erwartungen Ihrer Stakeholder managen.
Beachten Sie bitte: Es ist nicht Ihre Aufgabe, die Stakeholder als Personen zu „managen“. Sie müssen sich aktiv um das Engagement Ihrer Stakeholder für das Projekt und deren Erwartungen kümmern.
Alle Erwartungen werden sich wohl in keinem Projekt der Welt erfüllen lassen. Sie kennen das vielleicht; etwa, wenn bei einem bereits hoch beschäftigten Team immer neue Änderungswünsche aufschlagen.
Ein „Nein“ oder ein Alternativangebot gegenüber Stakeholdern ist deshalb manchmal unumgänglich.
Beachten Sie bitte: Es lassen sich nie alle Wünsche erfüllen. Das bedeutet, dass Sie auch mal „Nein“ sagen können müssen oder über Alternativen nachdenken.
Aber damit Sie dies effektiv entscheiden können, ist es Ihre Aufgabe, zunächst aktiv zuzuhören und zu verstehen. Wenn Sie Stakeholder befragen, sollten Sie sich über die Fragen, und wem Sie diese stellen, im Klaren sein.
Erschwerend kommt hinzu, dass Stakeholder oft ihre Erwartungen nicht verständlich formulieren können. Manchmal wissen sie selbst gar nicht genau, was sie wollen. Dann gilt, es Vorschläge zu machen, die vielleicht nachhelfen können.
Außerdem werden Erwartungen oft von Personen beeinflusst, die außerhalb Ihrer Einflusssphäre sind.
Eine interessante Methode zum Visualisieren unterschiedlicher Stakeholder-Gruppen, bietet die agile Projektmanagement-Welt.
Personas sind Steckbriefe exemplarischer Mitglieder von Nutzergruppen. Diese müssen keinen real existierenden Personen entsprechen, sondern sollen sie nur repräsentieren. Somit kann sich das Team mit Stakeholdern besser identifizieren und auseinandersetzen.
Das wird gerne in Teams bei der Softwareentwicklung eingesetzt. Die Teammitglieder verlieren dadurch weniger schnell den Fokus auf die Menschen, für die sie letztendlich ihre Arbeit tun.
Das Spannende ist:
Schon die Erstellung der Personas kann kreative Prozesse freisetzen und Ideen für neue Lösungen bringen.
Unser Tipp: Nutzen Sie den Persona-Ansatz zur besseren Visualisierung. Hin und wieder sollte ein Team die Personas auf Aktualität überprüfen und sie ggf. überarbeiten.
Manche Projekte stehen vor der Herausforderung, dass sie große Änderungen mit sich bringen. Diese werden nicht immer alle Stakeholder begrüßen.
Ist das auch bei Ihnen der Fall, so kann es für Ihr Projektteam schwierig werden, effektiv gegen große Widerstände weiterzuarbeiten.
Für solche Situationen gibt es leider selten einfache Lösungen.
Hier sind Methoden wie aktives Change Management oder gar Akzeptanzmanagement gefragt. Dabei gilt es natürlich immer, die Widerstände zu verstehen – diese sind sie ja meist nicht ohne Grund vorhanden.
Kurt Lewin (1890-1947) hat mit der Kraftfeldanalyse eine visuelle Darstellung entwickelt, bei der treibende und bremsende Kräfte gegenübergestellt werden. Damit lässt sich die Erfolgswahrscheinlichkeit einer Veränderung bewerten.
Hierbei stehen treibende Kräfte (driving forces) für eine Initiierung oder Unterstützung der Änderung. Diese können zum Beispiel sein:
Zurückhaltende Kräfte (restraining forces) hingegen sind die Widerstände, die eine Veränderungen verlangsamen oder verhindern. Sie können sich zeigen als:
Bei der Kraftfeldanalyse werden diesen Haltungen Werte auf einem Spektrum in beide Richtungen zugewiesen und dann der Durchschnitt errechnet. Die folgende Grafik zeigt das am Beispiel.
In der agilen Welt ist aktive Stakeholder-Einbindung fest verankert und für den Projekterfolg noch wichtiger als im klassischen und weiter vorausplanenden Projektmanagement.
Agile Projekte haben oft ein hohes Maß an inhaltlicher Unsicherheit und brauchen daher:
Für den letzten Punkt haben die meisten agilen Methoden und Rahmenwerke auch konkrete Vorgaben.
Scrum sieht eine Überprüfung der lieferbaren Zwischenergebnisse nach jedem Arbeitsintervall (Sprint) zusammen mit den Stakeholdern vor. In diesem Treffen dürfen und müssen sie sich aktiv mit ihrem Feedback dazu einbringen und entscheiden so über den weiteren Projektverlauf mit.
Bei Extreme Programming gibt es das Prinzip des „Customer on site“. Hier arbeitet der Kunde oder ein Repräsentant mit dem Team permanent gemeinsam vor Ort an den Ergebnissen mit – oder redet zumindest mit.
Nicht zuletzt verlangt das agile Manifest „Customer collaboration over contract negotiation“. Damit zeigt es ganz selbstbewusst, dass selbst prinzipiell wichtige Themen wie Vertragsverhandlungen niemals der erfolgreichen Kollaboration mit Stakeholdern im Projekt im Weg stehen sollten.
Lesetipp: Agiles Projektmanagement, klassisch oder hybrid? Wann welche Methode passt.
In diesem Artikel haben Sie erfahren, was die Begriffe Stakeholder, Stakeholderanalyse und Stakeholdermanagement bedeuten und wie sie im Zusammenhang stehen.
Mit diesen Informationen haben Sie einiges an Methoden und Werkzeugen für Ihr Stakeholdermanagement im Projektmanagement in der Hand. Damit können Sie jetzt die Stakeholder in Ihren Projekten besser einbinden und ihre Wünsche mit den Projektzielen ausbalancieren.
Dies dient der besseren Kommunikation und damit dem Erfolg Ihrer künftigen Projekte.
Haben Sie noch Fragen zum Thema Stakeholdermanagement im Projektmanagement? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.
Unser Tipp zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!