Die falsche Projektmanagement-Software kostet Geld, bindet Zeit und wird am Ende trotzdem kaum genutzt. Genau deshalb sollten Sie bei der Auswahl von Projektmanagement-Software bzw. PPM-Software nicht nur auf Funktionen achten. Entscheidend ist, ob die Lösung zu Ihren Anforderungen passt und von den späteren Usern akzeptiert wird.

Viele Organisationen arbeiten noch mit Excel oder anderen Office-Tools, obwohl diese bei komplexeren Projektlandschaften schnell an Grenzen stoßen. Andere Unternehmen nutzen bereits ein PPM-Tool, das kaum angenommen wird.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Auswahl von PM-Software sowie deren Einführung als eigenes Projekt strukturieren. Sie lernen neun Schritte kennen, mit denen Sie Anforderungen klären, Anbieter vergleichen, Tests durchführen und eine hohe User-Akzeptanz erreichen.

Das Wichtigste in Kürze

• Behandeln Sie die Projektmanagement-Software Auswahl wie ein eigenes Projekt mit klaren Zielen, Verantwortlichkeiten und einem strukturierten Vorgehen.
• Analysieren Sie zuerst Ihre Ausgangslage und priorisieren Sie die Anforderungen. So vermeiden Sie, dass Sie sich in Funktionen verlieren, die später kaum Nutzen bringen.
• Binden Sie repräsentative User früh in Anforderungskatalog, Demos und Tests ein. Das verbessert die Entscheidungsqualität und erhöht die spätere Akzeptanz.
• Investieren Sie mehr Zeit in praxisnahe Tests als in überladene Anforderungskataloge. User Stories aus dem echten Projektalltag helfen dabei, passende Lösungen besser zu vergleichen.
• Führen Sie die ausgewählte Projektmanagement-Software schrittweise ein und begleiten Sie jede Stufe mit Change Management, Training und Kommunikation. So schaffen Sie nachhaltige Nutzung statt eines teuren Tools, das niemand einsetzen möchte.

Folgende Kapiteln warten auf Sie:

• Warum ist ein passendes Projektmanagement-Tool wichtig?
• Auswahl und Einführung einer PM-Software sind ein Projekt
  • Schritt 1: Definition des Einführungsprojektes
  • Schritt 2: Festhalten der Ausgangslage für die Tool-Auswahl
  • Schritt 3: Den Anforderungskatalog zur Projektmanagement-Software festlegen
  • Schritt 4: Longlist für die Projektmanagement-Software-Auswahl (ca. 10 Anbieter)
  • Schritt 5: Shortlist für die Projektmanagement-Software-Auswahl (3-5 Anbieter)
  • Schritt 6: Demo von PPM-Tool-Anbietern (3-5 Anbieter)
  • Schritt 7: Teststellung der PPM-Software (1-2 Anbieter)
  • Schritt 8: Entscheidung für die passende PPM-Software
  • Schritt 9: Einführung der PPM-Software
• Zusammenfassung – Auswahl von Projektmanagement-Software

Download-Tipp: Laden Sie sich die Liste mit 49 Fragen zur Software-Auswahl (PDF) herunter.

Los geht’s!

Warum ist ein passendes Projektmanagement-Tool wichtig?

Laut „The State of Project Management Survey 2021, by Wellingtone“ (PDF) ist einer der größten Vorteile der Einführung einer PPM-Lösung die Automatisierung des Reportings. Daten stehen jederzeit zur Verfügung – nicht nur am Ende eines monatlichen, manuellen Reporting-Zyklus.

47 % der Umfrageteilnehmer hatten keinen Zugriff auf Echtzeit-Projekt-KPIs, wobei 50 % einen oder mehr Tage damit verbringen, Projektberichte manuell zusammenzustellen.

Der PMI 2020 Pulse of the Profession Report stellt fest, dass 11 % jedes Dollars aufgrund von schlechten Projektergebnissen verschwendet wird. Die Auswahl einer Projektmanagement-Software, die auf Ihre tatsächlichen Bedürfnisse abgestimmt ist, kann Ihre Projektergebnisse deutlich verbessern.

So können Sie die nun nicht verschwendeten Dollars einer besseren Verwendung zuführen.

Dass das so ist, hat Capterra hat in einer Studie 2021 untersucht. Daraus geht auch hervor, was die am meisten genutzten Features einer Projektmanagement-Software sind. Auf den ersten Plätzen stehen Berichte / Dashboards, Dokumentenmanagement und Kollaboration.

Wenn die Projekte komplexer werden und Excel an Grenzen stößt, dann ist eine passende Projektmanagement-Software ein unverzichtbares Tool für Ihren Projekterfolg.

Sie hilft Teams, effizienter zu arbeiten, schafft klare Strukturen und Transparenz. Aufgaben, Ressourcen und Zeitpläne lassen sich zentral organisieren und überwachen. Damit ist eine bessere Planung und Priorisierung möglich.

Weitere Vorteile sind die leichtere Zusammenarbeit, insbesondere in verteilten Teams, eine kontinuierliche Fortschrittskontrolle und die Risikobewertung.

So können Sie Probleme frühzeitig identifizieren und lösen. Durch die Automatisierung manueller Prozesse wie Berichtserstellung oder Terminplanung sparen Sie Zeit und reduzieren Fehler.

Zusammengefasst:

Eine für Ihren Bedarf passende Projektmanagement-Software fördert die Effizienz, Qualität und Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten erheblich.

Sie sind überzeugt, dass Sie von Excel wegkommen müssen und mit einem wirklich geeigneten Projektmanagement-Tool arbeiten sollten? Dann lesen Sie jetzt weiter zum Tool-Auswahlprozess.

Lesetipp: 9 Risiken bei der Einführung von PPM-Software zu scheitern (die Sie kennen sollten)

Auswahl von Projektmanagement-Software und Einführung sind ein Projekt

Beim Auswahlprozess einer Software für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) und bei deren Einführung gibt es diverse Beteiligte:

• Sponsoren bzw. Geldgeber
• User des Systems
• andere betroffene Stakeholder

Der Auswahlprozess eines Projektmanagement-Tools und die folgende Implementierung sind ein eigenes Projekt. Hierfür muss jemand den Hut aufhaben. Dafür nutzen Sie am besten ein Project Management Office (PMO) als zentrale Stelle.

Es geht darum, welche Methoden und Prozesse Sie mit der neuen Software umsetzen möchten. Beachten Sie dabei: Ein zentrales PPM-Tool schafft Transparenz, die vielleicht nicht jeder Beteiligte begrüßt. Es reicht also nicht, dass Sie sich nur auf das Tool konzentrieren. Vergessen Sie die Nutzerinnen und Nutzer nicht!

Im Folgenden erfahren Sie die neun Stufen des Auswahlprozesses für ein Tool für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) – von der Erstellung der Anforderungen an die Projektmanagement-Software bis zu deren schrittweiser Implementierung.

1. Definition des PPM-Tool Einführungsprojektes

Nutzen Sie diese Checkliste für den Projektstart:

Bei der Auswahl von Projektmanagement-Software ist zwischen der Neueinführung und der Ablösung eines bestehenden PPM-Systems zu unterscheiden.

Neueinführung von Projektmanagement-Software

Sie arbeiten noch mit Excel? Dann folgt nun das für Sie erforderliche Vorgehen. Die unten stehende Grafik gibt Ihnen einen Überblick über die einzelnen Themen für die Tool-Auswahl und Neueinführung.

Initial sind neben dem Anforderungskatalog für die Projektmanagement-Software auch die Analyse der Ausgangslage sowie die Festlegung der Ziele und des Nutzens wichtig.

Machen Sie sich zudem Gedanken über die Prozesse und Methoden, die Sie damit schrittweise umsetzen wollen.

Sinnvoll ist auch ein begleitendes Training zu Projektmanagement-Grundlagen für Personen, die in Methoden noch nicht so fit sind. Das Wissen und Können von Projektleiterinnen und Projektleitern ist nach wie vor der Schlüssel zum Erfolg eines Projektes. Das PPM-Tool ist nur ein gutes Hilfsmittel.

Die Optimierung der User-Akzeptanz und Optimierung der Projekt-Performance stellen sicher, dass das Tool hinterher auch angenommen wird und den versprochenen Nutzen bringt.

Details zu den einzelnen Schritten lesen Sie unten.

Ablösung eines vorhandenen PPM-Tools

Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool nutzen, das nicht erfolgreich ist, dann ist folgt nun Ihr Kapitel. Ein wichtiger Punkt bei der Ablösung eines alten PPM-Tools ist das Thema Datenmigration.

Was soll mit den bislang gesammelten Projektdaten passieren? Machen Sie einen klaren Cut und fangen Sie jetzt neu an?

Das beeinflusst Ihr Reporting.

Unser Tipp: Berücksichtigen Sie die Datenmigration bei der Software-Auswahl. Die Tools unterscheiden sich ganz wesentlich bei den Möglichkeiten des Imports und auch der Integration mit dem Gesamtsystem.

2. Festhalten der Ausgangslage für die Tool-Auswahl

Schaffen Sie sich zu Beginn des Auswahlprozesses einen Überblick, indem Sie die Fragen dieser Checkliste beantworten:

• Welche Projekte sind schiefgelaufen?
• Wie definieren Sie schiefgelaufen (Terminverzögerungen, Kostenüberschreitungen, Qualitätsdefizite)?
• Welche Probleme gab es mit den folgenden Aspekten?
  • Stakeholdermanagement
  • Risikoabschätzung
  • Abnahmekriterien
  • Änderungen
  • Machbarkeit
  • Ressourcenverfügbarkeit
  • Qualifikation der Teammitglieder
  • Qualifikation der Projektleitung
  • Priorisierung
  • Toolumgebung

Unser Tipp: Dokumentieren Sie die Ausgangslage als Begründung für die Ziele. Vergleichen Sie diese künftig mit den Verbesserungen, die durch das neue Tool erreicht wurden.

Das hilft Ihnen bei der sicher aufkommenden Frage: „Was ist wirklich besser geworden und ist das durch Messung nachweisbar?“

3. Den Anforderungskatalog zur Projektmanagement-Software festlegen

Budget

Überlegen Sie zu Beginn: Wie hoch ist das Budget für das Tool, das wir uns leisten können / wollen?

Ein Beispiel dafür wäre eine Überschlagsrechnung:
40 User zu 25 € / Monat à 1.000 € / Monat à 12.000 € / Jahr.

Lizenz- und Betriebskosten sind unserer Erfahrung nach nicht die größten Kostenblöcke. Mehr ins Gewicht fallen beispielsweise:

• Bereitstellung (Installation / Konfiguration)
• Benutzerzugriff (AD-Synchronisation, Berechtigungen)
• Datenübernahme (Erstbefüllung / Migration)
• Training (Erstellen eigener Unterlagen, Train the Trainer, alle User aller Rollen)
• SLA-Support pro Jahr (Mindestvolumen für Reaktionszeiten, Zeitfenster, Zeitzonen, persönliche Ansprechpartner)

Funktionale Anforderungen

Im Multiprojektmanagement brauchen Sie als Mindestanforderung eine zentrale Projektliste mit einer einfachen Form von Statusberichten. Und Sie müssen festlegen, auf welchem Weg Projekte in diese Liste gelangen (darf das jeder oder soll es einen Prozess geben?).

Der kleinste Statusbericht für ein Einzelprojekt besteht aus einer Ampel und einem Kommentarfeld.

Alle weiteren Module von „The PPRM Paradise“ (siehe im Kapitel oben) können Sie anschließend nach Bedarf hinzufügen. Das richtet sich nach den Schwerpunkten, die Sie im Projektmanagement haben: Portfoliomanagement, Ressourcenmanagement, Terminmanagement,…

Lesetipp: Projektmanagement Einführung – die 3 Wege zum passenden Einstieg (Praxis-Tipps)

Bei der Erstellung des Anforderungskatalogs sollten Sie unbedingt die Rollen miteinbeziehen, die später mit dem Tool arbeiten sollen. Die folgende Tabelle erleichtert Ihnen den groben Überblick über die Tätigkeiten der Rollen („User Stories“), die später das PPM-Tool nutzen sollen.

Unser Tipp: Involvieren Sie unbedingt repräsentative Vertreter der Rollen, die mit dem Tool arbeiten sollen, in die Erstellung des Anforderungskataloges.

Machen Sie sich eine Liste, was Sie mit dem Tool in den kommenden sechs Monaten erreichen wollen, was in den sechs Monaten darauf etc.

Aber gehen Sie kleine Schritte, überfordern Sie Ihre Organisation nicht – das würde die Akzeptanz gefährden.

Weitere generelle Anforderungspunkte, die Sie unbedingt vorab klären sollten, zeigt die folgende Grafik:

4. Longlist für die Projektmanagement-Software-Auswahl (ca. 10 Anbieter)

Derzeit gibt es etwa 300 Projektmanagement-Tools auf dem Markt – und ständig kommen weitere hinzu. Wenn Sie sich einen ersten Marktüberblick verschaffen wollen, ist für Ihre Longlist z.B. die Software-Übersicht des Projektmagazins eine gute Quelle.

Wenn Sie wissen, dass Sie Tools auf Microsoft Technologie suchen, wäre auch die TPG Website zu Microsoft PPM ein guter Einstiegspunkt.

Weitere Einschränkungen der Auswahl können Sie nach folgenden Kriterien vornehmen:

• Suchen Sie nach Empfehlung zu branchenbezogenen Tools (IT / Bau / Agile / PEP …)
• Passt das neue Tool in Ihre bestehende Infrastruktur (z.B. Microsoft Teams, Office, Outlook usw. sind schon im Einsatz)
• Wenden Sie sich an spezialisierte Berater wie z.B. Parameta oder Le Bihan.

Unser Tipp: Wählen Sie für Ihre Longlist max. 10 Kandidaten und kontaktieren Sie diese für weitere Informationen.

Halten Sie sich beim Umfang des Anforderungskatalogs zurück – das kostet Sie viel Zeit und Anbieter können Anforderungskataloge immer „irgendwie“ ausfüllen.

Machen Sie sich eine Übersicht, was Sie nicht haben wollen.

5. Shortlist für die Projektmanagement-Software-Auswahl (3-5 Anbieter)

Aus den Antworten der kontaktierten Tool-Anbieter stellen Sie jetzt Ihre Shortlist zusammen. Mit diesen Anbietern wollen Sie vielleicht später in einen Test gehen.

Dazu nutzen Sie die sogenannten User Stories, d.h. verschiedene Rollen machen verschiedene Dinge in der Software (z.B. die Projektleitung möchte ein Projekt auswählen, ein Template selektieren und den Projektplan mit einem Startdatum versehen).

Überlegen Sie sich zum Beispiel für die Projektliste, was für Sie wichtig ist.

• Brauchen Sie Berechtigungen, Sortierung, Gruppierung, Filter?
• Wollen Sie eigene Felder einbringen?
• Brauchen Sie verschiedene Ansichten für diverse Stakeholder?

Die folgende Liste gibt Ihnen Ideen zu User Stories, die Sie für Ihre Tool-Demos und Tool-Tests bei der Projektmanagement-Software-Auswahl abfragen können.

6. Demo von PPM-Tool-Anbietern (3-5 Anbieter)

Wählen Sie vor der Tool-Demo anhand des Projektlebenszyklus aus, was Sie sich vom Anbieter zeigen lassen wollen. Wenn Sie hier keine Schwerpunkte setzen, wird Ihnen der Anbieter immer nur das zeigen, was er besonders gut kann.

Nehmen Sie Vertreter der Rollen, die mit dem Tool arbeiten sollen (und schon beim Anforderungskatalog mit dabei waren), mit in die Demo. Lassen Sie sich Ihre User Stories zeigen. Das dauert etwa 1-3 Stunden.

Unser Tipp: Machen Sie sich bei der Demo sofort Notizen zu dem, was Sie gesehen haben. Dies sind wichtige Entscheidungskriterien für den nächsten Schritt der Teststellung.

7. Teststellung der PPM-Software (1-2 Anbieter)

Wenn Sie einen passenden Anbieter identifiziert haben, dann gehen Sie zuerst mit diesem in eine Teststellung. Nur wenn Sie dabei negative Erkenntnisse haben, wählen Sie den nächsten Anbieter. Mit drei oder mehr Teststellungen zu arbeiten, kostet Sie sehr viel Zeit.

Wir empfehlen das nicht.

Im Testsystem lassen Sie sich bitte persönlich durch den jeweiligen Anbieter unterstützen. Mit seiner Hilfe gehen Sie den Projektlebenszyklus und die User Stories durch – gemeinsam mit den repräsentativen Personen pro Rolle aus Ihrem Unternehmen.

Das dauert einen halben bis einen Tag und kann auch etwas kosten.

Klären Sie aufkommende Fragen direkt mit dem Anbieter und lassen Sie sich auch kleine Details zeigen.

Unser Tipp: Testen Sie nicht ohne Begleitung durch den Anbieter. Ohne Einführung und Erklärung kostet Sie das zu viel Zeit und schafft vielleicht einen falschen Eindruck.

Nutzen Sie die begleitete Teststellung sofort für die aufkommenden Fragen aller teilnehmenden Personen aus den verschiedenen Rollen. Und dokumentieren Sie auch hier parallel alle Eindrücke als Basis für die folgende Tool-Entscheidung.

8. Entscheidung für die passende PPM-Software

Nach welchen Kriterien Sie letztendlich entscheiden, liegt bei Ihnen. Wie empfehlen aber: Begründen Sie Ihre Auswahl gut. Die Personen, die an der Auswahl beteiligt sind, müssen außerdem hinter der Entscheidung stehen.

Der Preis für das Tool ist zwar ein wichtiges Entscheidungskriterium. Aber er alleine darf nicht das einzige sein. Sie haben sich Mühe gegeben, Personen eingeladen, etwas zeigen lassen und die Personen testen lassen. Dann sollen diese Personen auch mitentscheiden dürfen.

Unser Tipp: Fällen Sie Ihre Entscheidung klar nachvollziehbar auf der Basis der Feedbacks aller Personen, die an den Tests beteiligt waren. Und wenn eine Person sagt, dieses Tool gefällt mir am besten, ist das auch eine valide Begründung.

9. Einführung der PPM-Software

Sie haben sich für ein Tool entschieden. Herzlichen Glückwunsch! Jetzt geht es an die Umsetzung und die Schaffung einer nachhaltigen User-Akzeptanz.

Idealerweise haben Sie Ihren gesamten Prozess der Projektmanagement-Software-Auswahl durch Change Management / User Adoption begleitet. Das ist auch bei der Implementierung absolut wesentlich!

Starten Sie in kleinen Stufen, z.B. in Stufe 1 mit der Einführung einer zentralen Projektliste. Bis diese gut angenommen ist, kann es schon ein paar Monate dauern.

Erst dann starten Sie mit der nächsten Stufe, z.B. dem Projektauftrag. Für jede Stufe durchlaufen Sie immer wieder diesen Implementierungsprozess.

So überfordern Sie Ihre User nicht und vermeiden das Risiko, dass diese das Tool ablehnen und wieder die alten Werkzeuge nutzen.

Unser Tipp: Versuchen Sie auf keinen Fall, eine neue umfangreiche PPM-Software in einem Schritt einzuführen. Damit scheitern Sie garantiert. Gehen Sie schrittweise vor und legen Sie besonders viel Wert auf gute Kommunikation im Rahmen von Change Management / User Adoption.

Beachten Sie weiterhin die folgenden Punkte zur aktiven Unterstützung bei der Umstellung auf eine neue PPM-Software.

Für die weitere Optimierung der Nutzung Ihres neuen PPM-Tools lässt sich der Nutzungsgrad heranziehen. Dabei können Sie Folgendes tun:

• Tägliches Auslesen der Anmeldung von Usern am System (letztes Anmeldedatum)
• Tägliches Auslesen der Aktualisierung von Projekten (letztes Speicherdatum)
• Auswerten der Nutzung pro Woche / Monat (% der Lizenzen / User, % der Projekte)
• Abfragen und Beheben der Probleme

Bieten Sie passende Trainings, Coaching und auch Anpassungen am System an, bis alles rund läuft.

Zusammenfassung – Auswahl von Projektmanagement-Software

Die Auswahl und Einführung einer neuen Projektmanagement-Software ist selbst ein Projekt. Dieses sollten Sie sorgfältig planen und durchführen. Dafür haben Sie in diesem Artikel die einzelnen Schritte kennengelernt.

Es ist entscheidend, dass Sie die Bedürfnisse der späteren Tool-User einbeziehen, intensiv kommunizieren und begleitend Change Management / User Adoption einsetzen. Nur so werden Sie die Akzeptanz sicherstellen und den versprochenen Nutzen realisieren können.

Verwenden Sie nicht zu viel Zeit auf den Anforderungskatalog für die Tool-Auswahl. Investieren Sie lieber etwas mehr Zeit in die Testphase des Tools. Und führen Sie die vom Anbieter initial begleitete Testphase gemeinsam mit Vertretern der verschiedenen Rollen durch, die später mit dem Tool arbeiten sollen.

Es ist wichtig, dass Sie die Bedenken und Vorbehalte der Beteiligten ernst nehmen und sie aktiv in den Prozess einbeziehen. Nur so werden Sie eine reibungslose Integration und Akzeptanz des neuen PPM-Tools erreichen. Viel Erfolg!

Haben Sie noch Fragen zum Thema Auswahl eines Projektmanagement-Tools? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.

Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!

Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar oder dem Ressourcenplanung Seminar.