Sie nutzen Microsoft Project Desktop Client und Ihre Projekte laufen parallel mit denselben Ressourcen? Dann sehen Sie vielleicht nicht rechtzeitig, wenn dieselbe Ressource doppelt eingeplant ist. Aber das können Sie ändern durch MS Project Multiprojektmanagement ohne Project Server. Denn auch mit dem MS Project Desktop Client können Sie mehrere Projekte gemeinsam steuern und Ressourcenengpässe erkennen.

In der Regel arbeiten Unternehmen im Multiprojektmanagement mit dem Microsoft Project Server oder anderen Microsoft PPM-Tools wie TPG ProjectPowerPack. Aber dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie (in Grenzen) ohne diese Enterprise-Tools nur mit dem MS Project Desktop Client einen zentralen Ressourcenpool anlegen und Teilprojekte zu einem Projektportfolio zusammenführen und vieles mehr.

Das Wichtigste in Kürze

• MS Project Multiprojektmanagement ohne Project Server ermöglicht Ihnen, mehrere Projekte mit dem Microsoft Project Desktop Client gemeinsam zu planen und zu steuern. Eine zusätzliche Serverlösung benötigen Sie dafür nicht.

• Ein zentraler Ressourcenpool schafft Transparenz über die verfügbaren Ressourcen in allen Projekten. So erkennen Sie Doppelbelegungen und Ressourcenengpässe frühzeitig.

• Bestehende und neue Teilprojekte können Sie in einem übergeordneten Projektportfolio zusammenführen. Damit erhalten Sie eine gemeinsame Übersicht über Termine, Vorgänge und Projektfortschritte.

• Projektübergreifende Auswertungen zeigen Ihnen die Ressourcenauslastung sowie Arbeitsaufwände und Kosten je Projekt. Das erleichtert die Kapazitätsplanung und das Projektcontrolling.

• Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten lassen sich durch externe Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen darstellen. So erkennen Sie wichtige Zusammenhänge zwischen Ihren Teilprojekten und können Termine besser koordinieren.

Dies sind die Schritte:

• Schritt 1: Erstellen Sie einen zentralen Ressourcenpool
• Schritt 2: Wählen Sie die Unterprojekte / Teilprojekte aus
• Schritt 3: Verknüpfen Sie die Projekte mit dem Ressourcenpool
• Schritt 4: Arbeiten Sie mit projektübergreifenden Darstellungen
• Zusammenfassung

Los geht’s!

Hinweis: Wenn Sie den Microsoft Project Server im Einsatz haben, dann schauen Sie sich unbedingt TPG ProjectLink an, die Erweiterung für einfaches Arbeiten in komplexen Multiprojekt- und Programmmanagement-Umgebungen.

Schritt 1: Erstellen Sie einen zentralen Ressourcenpool

Um die Ressourcenauslastung im Projektportfolio bzw. Multiprojektplan dazustellen, benötigen Sie einen zentralen Ressourcenpool. Er beinhaltet sämtliche Ressourcen, die für die beteiligten Projekte verfügbar sind.

Legen Sie dazu den Ressourcenpool in dem jeweiligen Projektportfolio / Multiprojektplan an. Nutzen Sie zur Erfassung der Ressourcen die Ressourcenart, die Sie benötigen.

Unser Tipp: Fügen Sie eine Spalte Projekt mit ein. So können Sie später erkennen, dass die Ressourcen im Hauptprojekt/Portfolio erfasst sind.

Lesetipp: Unser Blogartikel über das nötige Basiswissen zur MS Project Ressourcenplanung.

Schritt 2: Wählen Sie die Unterprojekte / Teilprojekte aus

Grundsätzlich können Sie ein Projektportfolio (Übersicht aller Projekte / Teilprojekte) aus bereits bestehenden und neu angelegten Microsoft Project Dateien erstellen. Die Vorgehensweise ist identisch.

• Wählen Sie unter dem Menüpunkt Projekt / Unterprojekt die gewünschten Projekte aus. Benützen Sie dazu die STRG-Taste, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig markieren und einfügen möchten.

• Die eingefügten Projekte / Teilprojekte werden wie Sammelvorgänge angezeigt und die jeweiligen Dateinamen als Projektüberschrift verwendet.

• Je nach Komplexität können Sie die Detailvorgänge ein- oder ausblenden.

• Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Reihenfolge der eingefügten Projekte zu ändern. Dazu schieben Sie das entsprechende Projekt mit der linken Maustaste an die gewünschte Position.