Ihr Projekt steht still, weil die benötigten Fachkräfte fehlen? Dabei hatten Sie die Ressourcen doch längst eingeplant! Genau hier liegt eine der größten Herausforderungen im Ressourcenmanagement: die verbindliche Abstimmung zwischen Projekt und Linie in der Matrixorganisation.
Mit MS Project Ressourcenanforderungen (Resource Engagements) bietet Microsoft seit Project Professional 2016 und Project Online (seit September 2026 abgestellt) eine Funktion für diesen Abstimmungsprozess. Projektleitende können Ressourcen anfragen und die Verantwortlichen können den Bedarf prüfen und bestätigen.
Doch die Funktion hat Schwächen: Die getrennte Pflege von Detailplanung und Ressourcenanforderungen verursacht zusätzlichen Aufwand. Dieser Artikel zeigt Ihnen den Abstimmungsprozess, seine Grenzen und eine effizientere Alternative für Ihre Ressourcenplanung.
Der Artikel betrachtet die folgenden Themen:
Wichtig zu wissen: Das Feature Ressourcenanforderungen (Resource Engagements) ist in Microsoft Project Server 2016, 2019 und Subscription Edition (Abonnement-Version) erhältlich. Es ersetzt die in früheren Versionen vorhandene Funktionalität Ressourcenpläne.
Das Feature der Ressourcenanforderung folgt der logischen Abfolge im Abstimmungsprozess:
Was ist eine generische Ressource in MS Project?
Generische Ressourcen können als Platzhalter für eine reale Person bezeichnet werden. Sie werden beispielsweise verwendet, wenn in einer frühen Planungsphase noch keine namentliche Ressource bekannt ist. Eine generische Ressource erkennen Sie schnell durch das in der Indikatorspalte angezeigte Symbol. Im Unterschied zu namentlichen Ressourcen haben generische Ressourcen jedoch keine Verfügbarkeit, daher Max. Einheiten 0%. Nur so kann sichergestellt werden, dass die gesamte Kapazität des Projekt-Teams richtig dargestellt wird.
Wichtig zu wissen: Ressourcenanforderungen in Microsoft Project werden nicht je Vorgang, sondern projektbezogen erstellt. Sie existieren damit parallel zur Detailplanung und müssen extra gepflegt werden. Was zunächst als großer Vorteil erscheint, zeigt sich in der Praxis jedoch häufig als aufwändige Doppelplanung. Denn die Planungshoheit verbleibt so alleinig bei der Projektleitung – insbesondere bei Verschiebungen im Projektablauf, die manuell mit den Ressourcenanfragen abgeglichen werden müssen.
Anhand des folgenden Beispiels sehen Sie, welche Schritte auf Seiten der Projekt- bzw. Teamleitenden zu tun sind.
Nachdem Sie als Projektleitung den Projektplan erstellt und Ressourcen zugeordnet haben, können Sie sich der Anfrage von Ressourcen widmen.
Um eine neue Ressourcenanforderung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Wechseln Sie zur Ansicht Ressourcenplan. Hier steht Ihnen nun die Registerkarte Einsätze zur Verfügung.
Öffnen Sie auf der Registerkarte Einsätze über die Schaltfläche Einsatz hinzufügen das Dialogfenster Einsatzinformationen. Die im Projektplan den Vorgängen zugewiesenen Ressourcen werden automatisch dargestellt.
Geben Sie Anfang und Ende des Einsatzzeitraums an. Wählen Sie die gewünschte Größe Maßeinheiten oder Arbeit. Tragen Sie den entsprechenden Wert für die Anforderung ein oder kopieren Sie diese aus der Planung.
Dazu müssen Sie über die rechte Maustaste die Arbeits- oder Einheitswerte einblenden. Optional können Sie eine Beschreibung und einen Kommentar ergänzen.
Nach der Erstellung von Ressourceneinsätzen werden diese in der Ansicht Ressourcenplan dargestellt. Sie sehen dabei in der Tabelle im linken Fenster Informationen wie Anfang, Ende und die Max. Einheiten Ihrer Anfrage. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie die Max. Einheiten auf der Zeitleiste.
Lesetipp: Ressourcenplanung im Projektmanagement – Herausforderung für PMO, Projekt und Linie
Nach der Erstellung von Ressourceneinsätzen werden diese in der Ansicht Ressourcenplan dargestellt. Sie sehen dabei in der Tabelle im linken Fenster Informationen wie Anfang, Ende und die Max. Einheiten Ihrer Anfrage. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie die Max. Einheiten auf der Zeitleiste.
Nachdem Sie alle erforderlichen Ressourceneinsätze erstellt haben, sind diese zur Genehmigung zu senden. Sie finden diesen Menüpunkt auf der Registerkarte Einsätze.
Nach dem Senden können Sie als Linienvorgesetzte oder Linienvorgesetzter die Ressourcenanforderungen im Ressourcencenter der Project Web App (PWA) aufrufen und beantworten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Wichtig zu wissen: Ansichten und Gruppierungen können in den PWA Settings angepasst werden oder auch neue Ansichten hinzugefügt werden.
Aktivieren Sie in der Ansicht Kapazitäts- und Einsatzwärmebild die Checkbox Vorgesehene Buchungen einschließen, um die noch nicht genehmigten Ressourcenanforderungen zur Analyse anzuzeigen. Nehmen Sie weitere Einstellungen bei Bedarf vor.
Mit den Standardeinstellungen werden Unterlastungen, die den Wert von 10% überschreiten, blau dargestellt. Überlastungen über 10% sind rot.
Entspricht die Summe der Anforderung der verfügbaren Kapazität mit einer Toleranz von 10% nach oben und unten, wird der entsprechende Zeitraum für die Ressource grün angezeigt.
Die Toleranzgrenzen können Sie beliebig verändern, die Farben nicht. Sie können auch keine weiteren Schwellwerte und Farben hinzufügen.
Ressourcenanforderungen und -zusagen sind unabhängig von der Detailplanung im Projektplan. Daher können Sie in der Ansicht Kapazitäts- und Einsatzwärmebild keine Zuordnung zu den Vorgängen in Projekten sehen. Das Gleiche gilt für andere Ansichten, Ressourcenverwendung, Ressourcenverwendung nach Projekt, Restverfügbarkeit und Arbeit nach Ressource.
Wichtig zu wissen: Da die Einsatzplanung und Projektplanung unabhängig voneinander sind, ist es zwingend erforderlich, diese bei Änderungen im Terminplan oder der Ressourcenverfügbarkeit aufeinander abzustimmen. Generell gilt: Ändern sich Termine im Projekt oder werden ganze Projekte verschoben, müssen Projektleitende konsequent die Ressourcenanforderung gemäß ihrer geänderten Detailplanung aktualisieren und diese erneut zur Genehmigung senden.
Eine Möglichkeit sicherzustellen, dass der Abstimmungsprozess eingehalten wird, ist die Kennzeichnung einer Ressource mit „Ressource erfordert für alle Projektzuordnungen eine Genehmigung“. Ist diese Option aktiviert, wird die Projektleitung dazu gezwungen erst eine Ressource zugewiesen zu bekommen, bevor sie diese entsprechend einplanen kann.
Eine fundierte Kapazitätsplanung im Projektmanagement erfordert die Berücksichtigung aller Tätigkeiten einer Ressource. Daher ist es unerlässlich, Urlaube, krankheitsbedingte Ausfälle und sonstige Abwesenheiten genauso zu berücksichtigen wie allgemeine Tätigkeiten, Linientätigkeiten und administrative Aufgaben.
Um eine vollständige Kapazitätsplanung in MS Project zu erzielen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
In der Rolle der Projektleitung sehen Sie die Zustimmungen zu Ihren Ressourcenanforderungen beim nächsten Öffnen des Projektplans.
Alternativ können Sie den aktuellen Genehmigungszustand jederzeit auch über die Schaltfläche Aktualisieren auf der Registerkarte Einsätze abrufen. Genehmigte Einsätze sind am Wert Zugesichert in der Spalte Einsatzstatus in der Ansicht Ressourcenplan erkennbar.
Zudem werden in der Zeile Max. Einheiten zugesichert die von den Linienvorgesetzten genehmigten Daten angezeigt. Mit einem Doppelklick auf einen Einsatz sehen Sie alle für die Kommunikation verwendeten Kommentare.
Was Sie aber vergeblich suchen werden, ist die Gegenüberstellung der Einheiten oder der Arbeit der Detailplanung mit den Anfragen bzw. Zusicherungen. Diese Information steht der Projektleitung leider nur in verschiedenen Zeilen zur Verfügung, aber nicht als Differenz oder als Heatmap.
Wie oben bereits beschrieben: Die Verwendung der Ressourcenanforderungen in MS Project erfordert die parallele Pflege der Detailplanung und der Ressourcenanforderungen. Das ist unpraktisch und wird daher nicht wirklich genutzt. Viel besser ist hier die TPG CoReSuite TeamManager App, das übersichtliche Team-Planungswerkzeug für Teamleiterinnen und Teamleiter. In dieser eleganten App ergibt sich der Bedarf für ein Projekt direkt aus der Detailplanung. Diese wird auf Projektebene aggregiert.
TPG CoReSuite TeamManager App läuft wahlweise mit oder ohne Project Server. Sie können also sofort mit dem Ressourcenmanagement beginnen, indem Sie die Daten der Teamleitenden vorerst manuell pflegen.
Erst später verbinden Sie diese Information mit Project Server. Dabei werden Projekte und Ressourcen über deren Namen zusammengeführt.
TPG CoReSuite TeamManager App im Überblick
- Ressourcenanfragen müssen nicht extra angelegt werden.
- Teamleitende müssen Linienprojekte nicht in MS Project Professional pflegen.
- Ressourcen und Projekte aus Project Server können unter Berücksichtigung der Berechtigungen eingelesen werden.
- Verschiebungen in Projekten werden beim nächsten Aktualisieren übernommen und zur besseren Sichtbarkeit markiert.
- Abwesenheiten sowie allgemeine und individuelle Linientätigkeiten können manuell eingegeben oder aus anderen Quellen importiert werden.
- Die Anforderungen werden in farblich konfigurierbaren Übersichten den Zusicherungen gegenübergestellt.
- Dabei werden die Zustände der Ressourcenauslastung und der Projektzusicherungen auf demselben Bildschirm dargestellt, sodass die Teamleitung eine optimale Übersicht für ihre Entscheidungen zur Verfügung hat.
- Auslastungsgrafiken, in denen Projekte und Ressourcen beliebig aktiviert werden können, unterstützen bei der Analyse.
- Außerdem können die Summen der Teams „bottom-up“ auf Abteilungen zusammengefasst und von dort zurück „top-down“ analysiert werden.
Beim Nutzen der MS Project Ressourcenanforderungen handelt es sich um eine erweiterte Funktion zur Unterstützung der Kommunikation in einer Matrix-Organisation. In diesem Artikel haben Sie gelernt, was Sie als Projekt- und Teamleitung jeweils tun müssen, um die Funktion für Ihren Abstimmungsprozess einzusetzen:
In der Rolle Projektleitung:
In der Rolle der oder des Linienvorgesetzten:
Gleichzeitig haben Sie erfahren, dass dieses Microsoft Feature aufgrund einer fehlenden Durchgängigkeit zwischen Ressourcenanfrage und Genehmigung mit der Terminplanung einen hohen administrativen Aufwand in sich birgt.
Um diese Lücke zu schließen, sind Projektleitung und Ressourcenverantwortliche in der Pflicht, die aus Ressourcenanforderungen und Detailplanungen resultierenden Ergebnisse konsequent abzugleichen, um diese möglichst synchron zu halten. Nur so lässt sich eine zuverlässige Informationsquelle zur Ressourcenverfügbarkeit und Projektplanung sicherstellen.
Zum Schluss haben Sie das Wichtigste über TPG CoReSuite TeamManager App erfahren, eine praktische Alternative zu MS Project Ressourcenanforderungen.
Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG Microsoft Project Seminar (Grundlagen) oder beim Microsoft Project Advanced Seminar.
Haben Sie noch Fragen? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert!
Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für einen höheren Reifegrad Ihres Projektmanagements!