Ein PMO, das niemand ernsthaft nutzt, kostet Zeit und schafft trotzdem keine bessere Projektsteuerung. Berichte werden erstellt, Prozesse definiert und Standards eingeführt – doch ohne Akzeptanz und Rückhalt bleibt die Wirkung gering. Genau hier setzen die wichtigsten PMO-Erfolgsfaktoren an.

Welche Erfolgsfaktoren für das PMO besonders wichtig sind, hängt von den Aufgaben, den Möglichkeiten und dem Projektmanagement-Reifegrad Ihres Unternehmens ab. Dennoch gibt es zentrale Faktoren, die sich auf viele Organisationen übertragen lassen.

In diesem Artikel lernen Sie zehn zentrale PMO-Erfolgsfaktoren kennen und erfahren, wie Sie Akzeptanz, Transparenz und den nachhaltigen Nutzen Ihres PMO stärken.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein erfolgreiches PMO braucht die aktive Unterstützung des Managements und eine organisatorische Einbindung, die zu seinen Aufgaben und Kompetenzen passt.

• Klare Ziele, Zuständigkeiten und Abgrenzungen verhindern Missverständnisse. Gleichzeitig brauchen PMO-Mitarbeitende ausreichend Erfahrung, Sozialkompetenz und Dienstleistungsorientierung.

• Schnelle Erfolge erhöhen die Akzeptanz. Dokumentieren Sie zudem den Ausgangszustand und die erzielten Fortschritte, damit der Nutzen Ihres PMO sichtbar wird.

• Transparenz, gute Kommunikation und verlässlicher Support stärken das Vertrauen der Projektleitenden und anderer Stakeholder.

• Starten Sie mit wenigen Aufgabenfeldern und erweitern Sie das PMO schrittweise. So bleiben die Erwartungen realistisch und die Organisation kann Veränderungen besser aufnehmen.

Diese Kapitel warten auf Sie:

• Was macht ein erfolgreiches PMO aus?
• Die 10 wichtigsten PMO-Erfolgsfaktoren
  • Unterstützung des Managements
  • Organisatorische Einbindung
  • Aufgaben- und Kompetenzbereiche
  • Qualifikationen der PMO-Mitarbeiter:innen
  • Schnelle Erfolge vorweisen
  • Fortschritte festhalten
  • Transparenz im Unternehmen
  • Richtige Kommunikation
  • Vertrauen aufbauen
  • Warum Sie in kleinen Schritten starten sollten
• Auszug PMO Studie – Lernen von den Top-Performern
• Zusammenfassung und PMO-Checkliste

Legen wir los!

Was macht ein erfolgreiches PMO aus?

Ein PMO ist erfolgreich, wenn es im Unternehmen akzeptiert wird, klare Aufgaben übernimmt und einen erkennbaren Nutzen für Management, Projektleitende und weitere Beteiligte schafft.

Dazu gehören eine passende organisatorische Einbindung, die Unterstützung durch das Management sowie qualifizierte Mitarbeitende.

Erfolg zeigt sich außerdem darin, dass Fortschritte sichtbar werden, die Zusammenarbeit verbessert wird und das PMO schrittweise zusätzliche Aufgaben übernehmen kann.

Entscheidend ist also nicht die Größe des PMO, sondern ob es seine Rolle wirksam erfüllt und einen messbaren Beitrag zur Projektarbeit leistet.

Die 10 wichtigsten PMO-Erfolgsfaktoren

1. Unterstützung des Managements

Jedes PMO benötigt einen Promoter. Nur mit der Rückendeckung aus dem Management und einem begleitenden Change Management können Sie ein PMO zielgerichtet einführen.

Das Top-Management muss das Vorhaben vollumfänglich verstanden haben, vom Nutzen überzeugt sein und die Einführung aktiv fördern. Mit diesem Rückhalt können Sie auch in kritischen Situationen unangenehme Dinge durchsetzen.

Ziel und Nutzen: Nur der Rückhalt des Managements ebnet Ihnen wirklich den Weg bei der Einführung eines PMO.

2. Organisatorisch sinnvoll einbinden

Das PMO ist ein Dienstleister, dessen Erfolg davon abhängt, wie zufrieden die Stakeholder als „Kunden“ sind. Dazu müssen Sie die Stakeholder mit ihren Erwartungen frühzeitig einbinden, um die richtigen Ziele definieren zu können.

Entsprechend diesen Zielen und den dafür erforderlichen Kompetenzen müssen Sie das PMO in der Organisation so ansiedeln, dass diese auch durchgesetzt werden können.

Das bedeutet, wenn Ihr PMO nur operative Aufgaben hat, ist die Einbindung direkt an der Abteilungsleitung passend. Bei strategischen Zielen sollten Sie die Aufhängung aber als Stabsstelle der Unternehmensführung umsetzen.

Ziel und Nutzen: Das richtige Aufhängen Ihres PMO sorgt für das notwendige Gewicht in der Wahrnehmung.

3. Klare Aufgaben- und Kompetenzzuordnung sicherstellen

Häufig tendieren Stakeholder dazu, ein PMO mit Aufgaben zu überfrachten. Eine praxisnahe und individuelle Mandatserklärung, die Sie mit allen Stakeholdern abgestimmt haben, macht die Aufgaben des PMO realistisch.

PMOs können und sollen es nicht allen recht machen. Es gibt einen festgelegten Auftrag.

Wichtig ist auch, dass Sie neben den Zielen und Tätigkeiten für das PMO klar festlegen, wofür das PMO nicht zuständig ist. Das schafft Klarheit und dient der Kompetenzabgrenzung gegenüber anderen Organisationseinheiten.

Wichtig: Kommunizieren Sie klar und deutlich, wo Ihr Zuständigkeitsbereich beginnt, aber auch, was nicht mehr zu Ihren Aufgaben gehört!

Für die Zusammenarbeit mit den Projektleitenden bedeutet das aber nicht, dass das PMO mit der Unterstützung auch deren Verantwortung übernimmt!

Ziel und Nutzen: Klar definierte Ziele, Aufgaben und Kompetenzen Ihres PMO vermeiden Missverständnisse.

4. Nur qualifizierte PMO Mitarbeitende auswählen

Die Qualifikation und Motivation der PMO-Mitarbeitenden sind von großer Bedeutung. So muss das Personal in Ihrem PMO auf der einen Seite eine gewisse Dienstleistungsmentalität mitbringen, anderseits aber auch „nein“ sagen können.

Die PMO-Leitung sollte mit einem oder einer Senior-Mitarbeitenden besetzt werden, der sowohl über Organisations- als auch langjährige Kenntnisse im Projektmanagement verfügt.

Zudem ist eine hohe Sozialkompetenz der verantwortlichen Personen dringend anzuraten.

Sie müssen gestandenen Projektleitenden, Teamleitenden und anderen Personen im Unternehmen auf Augenhöhe entgegentreten können.

Ziel und Nutzen: Nur geeignete Personen in Ihrem PMO-Team erreichen die nötige Akzeptanz.

5. Schnelle Erfolge vorweisen

Das Einführen eines PMO ist meist ein politisch heikles Thema. Daher brauchen Sie Meldungen zu positiven Veränderungen.

Gelingt es Ihrem PMO schon früh, „Quick Wins“ vorzuweisen, werden die Stakeholder froh sein, dass sich endlich jemand um die aufzuarbeitenden Themen kümmert.

Die Stakeholder stehen dem PMO dann aufgeschlossener gegenüber.

Lesetipp: PMO KPIs und Projektmanagement-Kennzahlen

Ein schneller Erfolg für Ihr PMO kann z.B. eine vollständige, aktuelle, aussagefähige und idealerweise auch priorisierte Projektliste sein. Diese zeigt allen beteiligten Stakeholdern, woran wirklich gearbeitet wird.

Der folgende Screenshot zeigt eine Projektliste am Beispiel von TPG ProjectPowerPack.

Projektliste am Beispiel von TPG ProjectPowerPack

Ziel und Nutzen: Durch schnelle kleine Erfolge erhöhen Sie die Akzeptanz und schaffen Vertrauen in Ihr PMO.

6. Regelmäßig Fortschritte dokumentieren

Bestehende Prozesse im Projektmanagement Ihrer Organisation müssen Sie schon ganz zu Beginn kritisch unter die Lupe nehmen.

Auch sollten Sie die eingesetzten Tools und Methoden auf Effektivität und Effizienz prüfen.

Von Bedeutung sind dabei unter anderem die Organisationsform (Linie / Matrix) und auch der PM-Ausbildungs- bzw. Karrierebereich.

Damit lässt sich der anfängliche Reifegrad Ihres Projektmanagements im Unternehmen ermitteln, der unbedingt zu dokumentieren ist. Nur so lassen sich später die erreichten Verbesserungen klar darstellen.

Das sichert Ihnen wichtige Argumente gegenüber den Stakeholdern in schwierigen Phasen.

Ziel und Nutzen: Durch regelmäßiges Aufzeigen des Fortschritts weisen Sie den Mehrwert Ihres PMO nach.

7. Transparenz im Unternehmen fördern

Eine wichtige Rolle für den Erfolg des neuen PMO spielt die Unternehmenskultur.

Das PMO hat auch die Aufgabe, in der Projektlandschaft aktiv für Transparenz zu sorgen.

Der Erfolg eines PMO lässt sich auch daran messen, wie viel Transparenz im Unternehmen von allen Beteiligten tatsächlich gelebt wird. In der Regel heißt es „Transparenz ist schön – aber nur bei den anderen“.

Transparenz müssen Sie sich in Teilen auch erkämpfen. Denn die wenigsten Beteiligten warten darauf, im eigenen Bereich Schwachstellen sichtbar zu machen.

Besonders beim Thema Ressourcenmanagement ist hier Widerstand zu erwarten.

Ziel und Nutzen: Mit mehr Transparenz decken Sie Schwachstellen auf.

8. Für Kommunikation zwischen allen Parteien sorgen

Das PMO ist maßgeblich verantwortlich für das Fördern der Effizienz des Projektmanagements im Unternehmen.

Das können Sie beispielsweise durch die gute Vorbereitung von Regelmeetings erreichen. Achten Sie darauf, dass Sie den notwendigen Entscheidungsbedarf vorab an die richtigen Stellen kommunizieren.

Unser Tipp: Kommunizieren Sie den notwendigen Entscheidungsbedarf vorab an die richtigen Stellen. Und verteilen Sie anschließend die beschlossenen Ergebnisse.

Anschließend sollten Sie sicherstellen, dass die Weiterleitung des Beschlossenen in alle Ebenen erfolgt. Jede betroffene Person muss zeitnah erfahren, was entschieden wurde und wie sich dies auf seine Arbeit auswirkt.

Zudem ist es eine der wichtigsten Aufgaben des PMO, smartes Eigenmarketing zu praktizieren – „Tue Gutes und rede darüber“.

Ziel und Nutzen: Durch gute Kommunikation sorgen Sie vom PMO aus für einheitliches Verständnis und klares Vorgehen.

9. Vertrauen der Projektmanagenden gewinnen

Zu Beginn werden Sie sich im PMO vermutlich mit einem gewissen Misstrauen der Projektmanagerinnen und Projektmanagern konfrontiert sehen. Diese befürchten eine neue Kontrollinstanz, die sie durch mehr administrative Aufgaben vom operativen Projektmanagement abhält.

Daher ist es wichtig, dass Ihr PMO Vertrauen aufbaut und Sie es als Helfer positionieren. So wird bald klar, dass das PMO den Projektbeteiligten durch das Optimieren und vielleicht sogar das Abnehmen von Administrativem mehr Zeit für ihre tägliche operative Arbeit ermöglicht.

Zudem haben die Projektleitenden nun eine zentrale Support-Stelle für alle PM-Fragen, Werkzeuge und Fortbildungsfragen.

Ziel und Nutzen: Durch richtigen Support schaffen Sie mit dem PMO Vertrauen und Akzeptanz bei allen beteiligten Rollen.

10. Nicht mit zu vielen Aufgabenfeldern starten

Zuletzt: Damit die Aufgaben durch Ihr neues PMO auch verlässlich durchgeführt werden können, sollten Sie nicht mit zu vielen Verantwortlichkeiten gleichzeitig starten.

Die Erwartungen der Stakeholder lassen sich bei weniger Aufgaben leichter erfüllen, was die Akzeptanz unterstützt.

Andererseits muss aber auch die Organisation die Änderungen verkraften. Hier unterstützt ein begleitendes Change Management bei der Einführung

Seminar-Tipp: Änderungen im Projekt-Umfeld erfolgreich und nachhaltig einführen lernen im TPG Change Management Seminar.

Gehen Sie kleine aber zielgerichtete und erfolgreiche Schritte in die richtige Richtung. Nehmen Sie nicht zu viel auf einmal in Angriff.

Denn nur mit einem dauerhaft funktionierenden PMO werden Sie den erwünschten Erfolg vorweisen können.

Ziel und Nutzen: Starten Sie klein und erweitern Sie dann schrittweise die Aufgaben zum Unterstützen der Akzeptanz.

Download-Tipp: Mehr Videos und Präsentationen aus TPG Webinaren zu PMO-Themen

Auszug aus der PMO Studie – Lernen von Top-Performern

Die PMO Studie von TPG aus 2020 lieferte wichtige Erkenntnisse, die Sie bei der eigenen Vorgehensweise kennen sollten. Sie ermittelte aus 330 Unternehmen mit PMO, welche geschätzte PMO-Aufgabenverteilung sie im Jahr der Befragung hatten.

Dann sollten die Teilnehmenden zum Vergleich angeben, welche Verteilung der Aufgaben sie künftig anstreben.

 

Verteilung der PMO-Aufgaben

Die folgende Balkengrafik zeigt (dunkelgraue Balken), dass sich ein Viertel der PMOs aller Teilnehmenden aktuell am intensivsten mit Methoden, Prozessen und Tools sowie mit der Durchführung von Projekten befasst. Die geringste Rolle spielt das Ressourcenmanagement.

Bei der künftigen Soll-Situation (hellgraue Balken) gewinnen besonders die Aufgaben der strategischen Unterstützung und Ausbildung / Training / Coaching deutlich dazu. Diese werden also als zunehmend wichtig empfunden, ebenso wie Multiprojektmanagement und Ressourcenmanagement.

Änderung der PMO-Aufgabenverteilung

Die folgende Grafik zeigt die Änderungen in der Aufgabenverteilung entsprechend der Leistungsstufen: Rot = Top-Performer, Dunkelgrau = High-Performer, Hellgrau = Low-Performer.

In allen Leistungsstufen wollen die Befragten weniger Aufwand in Methoden / Prozesse / Tools sowie in die Durchführung von Projekten investieren.

Ausbildung / Training / Coaching sowie Strategische Unterstützung wollen die erfolgreichen Top-Performer künftig am stärksten ausbauen.

Könnte das auch ein wichtiger Hinweis für Ihre Prioritäten beim PMO sein?

Behalten Sie diese Ergebnisse im Hinterkopf, wenn Sie Ihr PMO einrichten oder optimieren. Am besten lesen Sie die gesamte PMO Studie.

Erhalten Sie in der Zusammenfassung nun einen kompakten Überblick über die 10 wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein PMO.

Zusammenfassung und PMO-Checkliste

Das PMO ist ein wichtiger Teil der Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. In diesem Artikel haben Sie zehn grundlegende PMO-Erfolgsfaktoren kennengelernt.

Mit der folgenden PMO-Checkliste können Sie sich gut auf Ihre eigene PMO-Einführung vorbereiten. Oder aber Sie steigern den Projektmanagement-Reifegrad Ihres Unternehmens durch Berücksichtigen des ein oder anderen Punktes beim bestehenden PMO Schritt für Schritt.

Lesetipp: Reifegrad im Projektmanagement erhöhen und Projekterfolg messen

> Download der PMO-Checkliste (PDF)

Haben Sie noch Fragen zum Thema Erfolgsfaktoren für PMOs? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.

Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!

Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.

FAQs

Welche PMO-Erfolgsfaktoren sind besonders wichtig?

Zu den wichtigsten PMO-Erfolgsfaktoren gehören die Unterstützung des Managements, eine passende organisatorische Einbindung und klar definierte Aufgaben.

Ebenso wichtig sind qualifizierte Mitarbeitende, schnelle Erfolge, Transparenz, gute Kommunikation und ein schrittweiser Ausbau des PMO.

Warum ist die Unterstützung des Managements für ein PMO so wichtig? Ein PMO braucht Rückhalt aus dem Management, damit es seine Aufgaben wirkungsvoll umsetzen kann. Das Top-Management sollte den Nutzen verstehen, die Einführung aktiv fördern und das PMO auch in schwierigen Situationen unterstützen.

Wie gewinnt ein PMO Akzeptanz bei Projektleitenden und Stakeholdern? Schnelle Erfolge und verlässlicher Support schaffen Vertrauen in das PMO. Gleichzeitig sollten Sie klar kommunizieren, welche Aufgaben das PMO übernimmt und welchen konkreten Nutzen es für Projektleitende und andere Stakeholder bietet.

Warum sollte ein PMO mit wenigen Aufgaben starten? Wenn Sie mit wenigen Aufgabenfeldern beginnen, kann das PMO diese zuverlässiger erfüllen. Das erleichtert es, Erwartungen einzuhalten, erste Erfolge sichtbar zu machen und anschließend weitere Verantwortlichkeiten schrittweise zu ergänzen.

Wie lässt sich der Nutzen eines PMO sichtbar machen? Dokumentieren Sie den Ausgangszustand und halten Sie die erzielten Fortschritte regelmäßig fest. So können Sie Verbesserungen nachvollziehbar darstellen und gegenüber Stakeholdern zeigen, welchen Beitrag das PMO zum Projektmanagement leistet.

Warum scheitern PMOs trotz guter Prozesse? Klare Prozesse allein reichen nicht aus, wenn Rückhalt, Akzeptanz oder ein eindeutiges Mandat fehlen. Auch zu viel Bürokratie, unklare Rollen oder fehlende Kommunikation können die Wirkung eines PMO deutlich einschränken.