Wenn Ist-Zeiten fehlen oder zu spät vorliegen, steuern Projektleitende die Kosten und Ressourcen ihrer Projekte im Blindflug. Controller arbeiten mit Schätzwerten und die Abrechnung gegenüber Kunden verzögert sich. Genau hier setzt die Projektzeiterfassung mit Microsoft Technologie an: Statt über Excel, E-Mail und isolierte Tools erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten direkt digital auf Projekte sowie Arbeitspakete.
Mit einer PPM-Software auf der Microsoft Power Platform lassen sich die Projektzeiterfassung, Genehmigung und Auswertung miteinander verbinden.
Über TPG ProjectPowerPack fließen die Daten in Planung und Reporting ein. Eine ERP-Integration ermöglicht zudem aktuelle Projektkosten ohne manuelle Übertragung. So erhalten Projektleitende, Controlling und PMO präzisere Daten für Kostenkontrolle, Ressourcenplanung und fundierte Entscheidungen.
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Legen wir los!
Ohne verlässliche Ist-Zeiten fehlt die Grundlage für wesentliche Projektentscheidungen. Ob Kostenkontrolle, Ressourcenplanung oder Kundenabrechnung – all diese Prozesse hängen davon ab, dass die erfassten Zeiten korrekt, vollständig und aktuell sind.
Projektleitende müssen wissen, wie viel Aufwand in einzelne Arbeitspakete fließt. Ohne diese Informationen lassen sich weder Budgets überwachen noch Abweichungen frühzeitig erkennen.
Mit einer durchgängigen Zeiterfassung machen Sie sichtbar, wo Ressourcen tatsächlich eingesetzt sind und wo möglicherweise mehr Aufwand entsteht als geplant.
Für Controller ist die Projektzeiterfassung die Basis, um Plan- und Ist-Kosten zu vergleichen. Erst wenn Stunden auf Projekte und Arbeitspakete gebucht werden, entstehen belastbare Zahlen für das Projektcontrolling.
In vielen Branchen – etwa Consulting, Engineering oder IT-Dienstleistung – erfolgt die Abrechnung auf Basis geleisteter Stunden. Fehlerhafte oder verspätete Zeiterfassung führt direkt zu Umsatzverlusten oder Nachfragen beim Kunden.
Auch die Ressourcenplanung profitiert von aktuellen Ist-Daten. Wenn Ihnen im PMO bekannt ist, wie viel Kapazität tatsächlich verbraucht wurde, dann können Sie künftige Projekte realistischer planen.
Ihr PMO-Reporting gewinnt an Aussagekraft, wenn es auf echten Zahlen statt auf Schätzungen basiert.
Projektcontrolling ohne Ist-Zeiten gleicht dem Navigieren ohne Standortbestimmung. Kennzahlen wie Earned Value, Cost Performance Index oder Forecast at Completion setzen voraus, dass der tatsächliche Aufwand bekannt ist.
Nur mit präzisen Ist-Daten lässt sich der ROI von PPM-Tools nachweisen und die Wirtschaftlichkeit von Projekten zuverlässig bewerten.
Die Projektzeiterfassung scheitert in der Praxis oft nicht am fehlenden Willen der Mitarbeitenden, sondern an umständlichen Prozessen und unzureichenden Tools.
Ein typisches Szenario: Mitarbeitende notieren ihre Zeiten zunächst in einer persönlichen Excel-Liste, übertragen sie am Wochenende ins Projektmanagement-Tool und buchen dieselben Stunden nochmals im ERP-System für die Lohnabrechnung.
Dieser dreifache Aufwand kostet Zeit und führt zu Fehlern. Die Zahlen weichen voneinander ab und niemand weiß, welche Version korrekt ist.
In vielen Unternehmen existieren Projektmanagement und ERP als getrennte Welten. Das Projektteam arbeitet in Microsoft Project oder Planner, während Finanzdaten in SAP oder einem anderen ERP-System verwaltet werden.
Ohne Integration müssen Daten manuell übertragen werden, was zu Verzögerungen und Fehlerquellen führt.
Das Problem verschärft sich, wenn Ressourcenkosten nur im ERP-System hinterlegt sind. Projektleitende sehen dann zwar gebuchte Stunden, können aber keine verlässlichen Aussagen über die tatsächlichen Projektkosten treffen.
Wenn die Zeiterfassung wöchentlich oder sogar monatlich erfolgt, arbeiten alle Beteiligten mit veralteten Daten.
Projektleitende erfahren erst im Nachhinein von Überschreitungen, Controller erstellen Berichte auf Basis unvollständiger Buchungen, und das Management trifft Entscheidungen ohne aktuelle Faktenlage.
Die Microsoft Power Platform bietet alle Bausteine, um die Projektzeiterfassung zu digitalisieren – von der Erfassung über die Genehmigung bis hin zur Auswertung.
TPG bietet mit TPG ProjectPowerPack ein Produkt für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) auf Basis der Power Platform, das auch die Zeitrückmeldung beinhaltet.
Zudem ist mit dieser PPRM-Lösung der bidirektionale Datenaustausch mit ERP- und anderen Systemen möglich (Details weiter unten).
Microsoft Power Apps ermöglicht die Entwicklung benutzerfreundlicher Erfassungsmasken, die sich an den tatsächlichen Arbeitsablauf anpassen. Mitarbeitende buchen ihre Zeiten direkt auf Projekte und Arbeitspakete – am Desktop, im Browser oder auf dem Smartphone.
Die Oberfläche lässt sich so gestalten, dass nur die relevanten Projekte und Vorgänge angezeigt werden. Das reduziert Fehleingaben und beschleunigt die Erfassung. Statt umständlicher Navigation reichen wenige Klicks für eine Buchung.
In vielen Unternehmen müssen erfasste Zeiten freigegeben werden, zum Beispiel durch die Projektleitung oder die Führungskraft.
Power Automate automatisiert diese Genehmigungsprozesse: Sobald Zeiten eingereicht werden, erhält die zuständige Person eine Benachrichtigung und kann die Freigabe direkt in Teams oder per E-Mail vornehmen.
Weitere Automatisierungen und Anpassungen an individuelle Prozesse in Ihrem Unternehmen sind möglich. Dies können etwa Erinnerungen bei fehlenden Buchungen, Eskalationen bei überfälligen Genehmigungen oder automatische Benachrichtigungen bei Budgetüberschreitungen sein.
Power BI verwandelt erfasste Zeitdaten in aussagekräftige Dashboards. Controller erkennen auf einen Blick, wie sich Ist- und Planstunden entwickeln, welche Projekte im Budget liegen und wo Handlungsbedarf besteht.
Für PMOs entstehen Übersichten über alle Projekte hinweg, zum Beispiel zur Ressourcenauslastung pro Team, zur Verteilung der Stunden auf Projekttypen oder zu Trends in der Zeiterfassung. Diese Transparenz unterstützt datenbasierte Entscheidungen statt Bauchgefühl.
Die eigentliche Stärke einer digitalen Zeiterfassung zeigt sich erst durch die Integration mit dem ERP-System. Als über 25 Jahre bewährte und flexibel konfigurierbare Middleware verbindet TPG PSLink PPM-Lösungen bidirektional mit SAP, Oracle, Dynamics 365 etc.
Der Ablauf ist folgender:
Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten in TPG ProjectPowerPack.
Die Buchungen werden automatisch an das ERP-System übertragen, in dem die Ressourcenkosten hinterlegt sind.
Das ERP berechnet die tatsächlichen Projektkosten und übermittelt diese Informationen zurück an die Projektleitung.
So entsteht ein geschlossener Kreislauf ohne manuelle Datenübertragung.
TPG ProjectPowerPack vereint Projekt-, Portfolio-, Ressourcen- und Aufgabenplanung sowie die Zeiterfassung in einer Lösung. Mitarbeitende buchen ihre Stunden direkt auf Vorgänge im Projektplan.
Der erfasste Aufwand aktualisiert automatisch den Fortschritt und fließt in vorkonfigurierte Power BI Berichte ein.
Das Produkt ist vollständig in Microsoft Teams integriert. Ihre Teams arbeiten in ihrer gewohnten Umgebung, während alle Daten in der gemeinsamen Datenplattform Microsoft Dataverse zusammenlaufen.
Eine durchgängig digitalisierte Projektzeitenerfassung wirkt sich positiv auf mehrere Unternehmensbereiche aus – von der Projektsteuerung über das Controlling bis zur Personalplanung.
Wenn Projektmanagement und ERP auf dieselben Zeitdaten zugreifen, entfallen Abstimmungsrunden und Diskussionen über abweichende Zahlen. Eine einzige Quelle der Wahrheit erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Projektteams und kaufmännischen Abteilungen.
Automatisierte Workflows verkürzen die Zeit zwischen Erfassung und Freigabe von Tagen auf Stunden. Reports basieren auf aktuellen Daten statt auf dem Stand der letzten Woche. Das ermöglicht zeitnahe Reaktionen bei Planabweichungen.
Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit der Zeiterfassung, und Projektleitende müssen weniger nachfragen oder korrigieren. Der dadurch eingesparte Aufwand lässt sich in produktive Projektarbeit investieren. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, da manuelle Übertragungen entfallen.
TPG TheProjectGroup begleitet Ihr Unternehmen von der Analyse Ihrer bestehenden Prozesse bis hin zum produktiven Einsatz Ihrer neuen PPRM-Lösung mit digitaler Zeiterfassung.
Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an die Zeiterfassung, die von Branche, Abrechnungsmodell und vorhandener Systemlandschaft abhängen. TPG analysiert Ihren Ist-Zustand und entwickelt ein Zielkonzept, das sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse einfügt.
Ist eine Lösung gewünscht, die auf der Microsoft Cloud basiert, so implementieren die Experten von TPG Ihr Power Apps, Power Automate und Power BI entsprechend Ihren Anforderungen.
Die Integration mit ERP-Systemen erfolgt über die Middleware TPG PSLink.
Bei Bedarf führen wir auch TPG ProjectPowerPack als cloudbasierte zentrale Plattform für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) auf der Microsoft Power Platform ein.
Ist ausschließlich eine On-Premises-Lösung gewünscht, so stehen hier klassische Lösungen auf Basis von Microsoft Project Server zur Verfügung. Darin sind ebenfalls alle oben genannten Möglichkeiten enthalten sowie Zeitrückmeldung, gekoppelt mit bidirektionalem Datenaustausch mit ERP-Systemen via TPG PSLink.
Die technische Implementierung allein reicht nicht aus. TPG unterstützt den Rollout durch Schulungen für Mitarbeitende, Projektleitende und das PMO. So wird sichergestellt, dass Ihre neue Lösung tatsächlich gelebt wird und die erwarteten Vorteile eintreten.
Die Projektzeiterfassung ist mehr als eine administrative Pflicht. Sie bildet die Grundlage für Kostenkontrolle, Ressourcenplanung und faktenbasiertes Projektcontrolling. Manuelle Prozesse und isolierte Tools behindern dieses Ziel, da sie Zeit kosten, Fehler verursachen und veraltete Daten liefern.
Mit der Microsoft Power Platform und TPG ProjectPowerPack können Sie die Zeiterfassung digitalisieren und nahtlos in Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement- (PPRM-) sowie ERP-Systeme integrieren. Als Ergebnis haben Sie weniger Aufwand, präzisere Daten und durchgängige Prozesse von der Stundenerfassung bis zur Projektkostenrechnung.
Haben Sie noch Fragen zum Thema Erfassung von Projektzeiten? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.
Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!
Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.