Wenn zu viele Projekte gleichzeitig auf dieselben Fachkräfte angewiesen sind, geraten Termine schnell ins Wanken. Wer Ressourcenmanagement einführen will, braucht deshalb zuerst Transparenz über Kapazitäten, Engpässe und tatsächliche Verfügbarkeiten.
Der Einstieg muss weder kompliziert sein noch Monate dauern. Mit einem klaren Vorgehen schaffen Sie schnell eine belastbare Übersicht und lösen Ressourcenkonflikte gezielter.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ressourcenmanagement Schritt für Schritt erfolgreich einführen. Die praktischen Tipps helfen Ihnen, früh erste Ergebnisse zu erzielen und typische Stolpersteine zu vermeiden. Besonders PMOs erhalten damit einen pragmatischen Weg zu einer funktionierenden Ressourcenplanung im Unternehmen.
Starten Sie beim Ressourcenmanagement mit den Teamleitenden. So erhalten Sie schneller eine vollständige Übersicht über Kapazitäten, Projekte, Linientätigkeiten und Abwesenheiten.
Streben Sie zuerst Vollständigkeit statt Perfektion an. Eine grobe Gesamtübersicht hilft Ihnen mehr als eine detaillierte Planung mit großen Lücken.
Führen Sie das Ressourcenmanagement schrittweise ein. Ein repräsentatives Team, klare Planungsregeln und ein fester Abstimmungstakt schaffen eine belastbare Basis.
Stimmen Sie Projekt- und Teamleitende regelmäßig miteinander ab. So erkennen Sie Ressourcenkonflikte früher und treffen Zusagen auf Grundlage aktueller Daten.
Optimieren Sie Prozesse und Planung erst nach den ersten Durchläufen. Damit halten Sie den Aufwand überschaubar und verbessern die Ressourcenplanung gezielt weiter.
Diese Kapitel warten auf Sie:
Legen wir los!
Ressourcenplanung im Projektmanagement wird oft als kompliziert gesehen, weil:
Zudem wird meist von Folgendem ausgegangen: um die Projekte und Tätigkeiten überhaupt richtig zuteilen zu können, ist die Übersicht nötig, wer wann woran arbeitet. Dafür ist als Basis zuerst eine gute Projektplanung nötig, oder?
Nein, das stimmt so nicht!
Der Weg, den Sie hier kennenlernen ist: Sie können auch zuerst eine funktionierende Ressourcenplanung über die Teamleitenden einführen. Und das muss nicht kompliziert sein, wenn Sie so vorgehen, wie folgend beschrieben.
Unserer Erfahrung nach können Sie das Ziel schon in ca. zwei Monaten erreichen.
Die folgende Grafik zeigt den Unterschied: Mit der vollständigen Gesamtplanung der Ressourcen durch die Teamleitenden kommen Sie deutlich schneller ans Ziel. Die detaillierte – aber in Summe unvollständige – Ressourcenplanung aus den Projekten braucht deutlich länger.
Wieso kommt es zu diesem eklatanten zeitlichen Unterschied? Hier die wichtigsten Gründe:
Beim Einführen von Projektmanagement müssen Sie einige Prozesse und Methoden mehr etablieren, als sie für das taktische Ressourcenplanung zwischen Projekt- und Teamleitenden nötig sind.
Die Anzahl der Projektleitenden ist in der Regel höher als die der Teamleitenden. So dauert schon deren Ausbildung länger. Außerdem müssen diese viel mehr Arbeit in ihre detaillierte Projektplanung stecken als Teamleitenden in die eigenen Übersichten zur Teamplanung.
Projekte haben einen Anfang und ein Ende, die Teamplanung läuft ohne Start und Ende Monat für Monat.
Bei bald abgeschlossenen Projekten lohnt es sich nicht, noch mit einem neuen System anzufangen. Daher werden nur langlaufende und neue Projekte in das System übernommen.
Aus diesen Gründen wird es viele Monate dauern, bis Sie aus der Planung vieler Projektleitender endlich eine Übersicht der Ressourcenauslastung bekommen.
Und dann beinhaltet diese auch nur die Projekttätigkeiten, nicht aber Linientätigkeiten und Abwesenheiten, die ebenfalls die Kapazität vermindern.
Vollständig ist die Ressourcenauslastung bei der Herangehensweise über die Projektleitenden also noch lange nicht.
Doch genau darauf kommt es an.
Denn nur eine vollständige Ressourcenübersicht ist brauchbar. Und die bekommen Sie eigentlich ganz einfach von den Teamleitenden.
Sie können jederzeit mit einer vollständigen Ressourcenplanung in Ihren Teams beginnen. Dabei sollten Sie, neben Abwesenheiten und Linientätigkeiten, alle Projekte mindestens grob auf oberster Ebene berücksichtigen.
Auch ohne Kenntnis aller Details auf Ebene der Projektvorgänge sollte es Ihnen so möglich sein, den Projekten Personen mit einem Kontingent an Stunden pro Monat zuzusichern.
Unser Tipp: Eine Ressourcenübersicht ist nur dann brauchbar, wenn sie vollständig ist. Und die Teamleitenden können Ihnen diese eigentlich ganz einfach zur Verfügung stellen. Damit sollten Sie beginnen, wenn Sie Ressourcenplanung einführen wollen.
Teamleitende wissen normalerweise, womit ihre Teammitglieder beschäftigt sind. Zumindest wissen sie:
Ohne eine geeignete Übersicht kann eine Teamleiterin oder ein Teamleiter nur schwer erklären, dass eine neue Projektanfrage leider keinen Platz in der derzeitigen Auslastung des Teams findet. Dabei ist das in der Regel einer der wichtigsten Gründe, warum Ressourcenplanung überhaupt eingeführt werden soll.
Um die Fragen der Verfügbarkeit zu beantworten, brauchen Teamleitende nicht die perfekte und detaillierte Planung. In erster Linie nutzen sie dazu eine vollständige Übersicht aller Ressourcen mit deren Tätigkeiten.
Haben die Teamleitenden auf die Fragen zu Verfügbarkeiten für die Projekte einigermaßen genaue Antworten, so haben die Projektleitenden deutlich mehr gewonnen, als wenn die Teamleitenden definitiv falsch antworten.
Denn es ist ein großer, aber vermeidbarer Fehler, wenn Zusagen ausgesprochen werden, die sich nicht halten lassen. Das liegt meist daran, dass Tätigkeiten in der Auslastung nicht berücksichtigt wurden.
Abgesehen davon schwanken – bis auf den Urlaub und ein paar Regelmeetings – so gut wie alle Planungen der Teamleitenden. Denn sie basieren in der Regel auf Schätzungen.
Der große Unterschied liegt darin:
Unser Tipp: Was Sie zuerst benötigen, ist eine vollständige Ressourcenplanung, keine perfekte. Erst durch die Vollständigkeit wird diese wirklich brauchbar. Unschärfen können Sie in weiteren Schritten später verbessern.
So viel zu den Hintergründen. Jetzt erfahren Sie, wie Sie bei der Einführung über die Teamleitenden vorgehen.
Um die Teamleitenden von der Sinnhaftigkeit eines zentralen Systems zur Ressourcenplanung im Projektmanagement zu überzeugen, sollten Sie dessen Nutzen herausstellen.
Dieser ist:
Entscheidende bekommen Auslastungsübersichten aller Teams. Diese sind in der Regel aggregiert. Mit der Möglichkeit des „Drill-down“ bis in jedes Team hinein haben die Entscheidenden aber alle nötigen Details für fundierte Entscheidungen zur Verfügung.
Teamleitende bekommen valide Auslastungsübersichten. Diese ermöglichen es ihnen, ihr Team optimal auszulasten, ohne es zu überlasten.
Projektleitende bekommen verlässlichere Zusagen zur Verfügbarkeit von geeigneten Ressourcen (in der Matrixorganisation) oder über Liefertermine von Ergebnissen (in der Linienorganisation).
Sehr wichtig ist auch die frühzeitige Abstimmung mit dem Betriebsrat. Dieser könnte die Möglichkeit der Überwachung von Mitarbeitenden vermuten. Das sollte aber eigentlich keine Probleme verursachen, denn:
Das sollte als klarer Vorteil überzeugen.
Unser Tipp: Machen Sie betroffene Personen zu Fürsprechern, die Sie beim Marketing für die Einführung einer Lösung für taktische Ressourcenplanung unterstützen. Und seien Sie sich bewusst, dass nicht alle Teamleitenden die künftige Transparenz gut finden werden.
Wenn Änderungen anstehen, dann sollten Sie zuerst betrachten, was in welchen Bereichen bisher funktioniert hat. Was haben die Teamleitenden bisher schon wie genau geplant?
Finden Sie die Methoden und Daten heraus, die sich bewährt haben. Dann übernehmen Sie diese.
Identifizieren Sie ein bekanntes, gut strukturiertes Team. Dessen Teamleitung sollte als Fürsprecher dazu gewillt sein, sich für Ihr Vorhaben einzusetzen.
Sie brauchen eine Vorlage, an der sich alle orientieren können. Idealerweise erstellen Sie diese nicht erst in Excel, sondern gleich in der passenden Teammanagement-Software Ihrer Wahl. Damit zeigen Sie den Kolleginnen und Kollegen gleich den richtigen Weg.
Legen Sie die Granularität der Planung in Wochen oder Monaten fest. Quartale sind meist zu grob, Tage fast immer zu fein. Dies hängt in erster Linie von der Dauer der Aufgaben und dem Planungstakt ab.
Stunden sind immer unmissverständlich. Tage hingegen können bei Teilzeitangestellten schon Fragen aufwerfen, wie diese zu verstehen sind. Dies versucht man mit FTEs (Full Time Equivalents) zu umgehen, aber auch das muss erklärt werden.
Definieren Sie die Zeilen für Abwesenheiten. Diese sind im einfachsten Fall Urlaub und Sonstiges. Krankheit darf in der Regel nicht angegeben werden. Hier ist der Betriebsrat besonders wachsam.
Legen Sie die Zeilen für allgemeine Linientätigkeiten pro Team fest, die für die überwiegende Anzahl an Teammitgliedern zutreffend sind. Dies können Tätigkeiten wie Teammeetings, Weiterbildung, Presales, Support usw. sein. Diese Zeilen werden im Teamleiter-Tool für alle Teammitglieder gepflegt.
Identifizieren Sie die individuellen Linientätigkeiten der einzelnen Personen im Team. Das sind Tätigkeiten, die sich im Laufe der Zeit, im Gegensatz zu den allgemeinen Linientätigkeiten, ändern. Und sie dürfen nicht die Zuarbeit innerhalb von Projekten betreffen.
Erfassen Sie Projekte, an denen Ihre Mitarbeitenden beschäftigt sind, vorerst als Einzeiler. Wenn Sie keine verwertbaren Planungsdaten aus den Projekten haben, dann starten Sie im ersten Wurf mit dem Kenntnisstand der Teamleiter und der Mitarbeitenden.
Und nochmals: Achten Sie speziell auf die Vollständigkeit der Tätigkeiten, nicht so sehr auf die Genauigkeit in der Ressourcenplanung. Es ist viel wichtiger, einen ungefähren Überblick darüber zu gewinnen, in welchen Projekten überhaupt gearbeitet wird.
Problematisch ist, wenn Sie von einigen Projekten einzelne Aufgaben detailliert planen und andere dafür überhaupt nicht berücksichtigen, nur weil vielleicht einige Details unbekannt sind.
Unser Tipp: Achten Sie auf die Vollständigkeit der erfassten Tätigkeiten, nicht auf die Genauigkeit Ihrer Planung.
Wichtig ist, zuerst mal ein vollständiges Bild zu erhalten.
Sonst haben Sie eine unbekannte Fehlergröße in der Planung und diese ist für die zuverlässige Ressourcenplanung nicht brauchbar.
Davon ausgehend können Sie Abstimmungsprozesse mit den Projektleitenden etablieren. So stehen diese Prozesse von Anfang an auf einem besseren Fundament.
Sie müssen nicht alle Projektleiterinnen und Projektleiter auf einmal einbinden. Manche Projekte laufen gerade aus und es lohnt sich nicht mehr, diese detailliert zu planen. Manche starten erst in ein paar Monaten.
In beiden Fällen reicht meist eine Grobplanung, weil es sich einerseits nicht mehr und andererseits noch nicht lohnt, detailliert zu planen.
Falsch ist aber immer, wenn Sie etwas nicht planen, nur weil Sie es nicht so genau planen können, wie Sie es gerne würden!
Stellen Sie das Ergebnis den anderen Teamleiterinnen und Teamleitern vor und bauen Sie deren Feedback mit ein. Schließlich muss jede Person die Struktur verstehen und die Granularität der Planung akzeptieren.
Bevor Sie die Prozesse festlegen, ist es wichtig, dass die beteiligten Teamleitenden das Tool und den Planungsaufwand kennenlernen. Natürlich können Sie auch erst den Planungstakt festlegen und dann mit der Befüllung des Tools beginnen.
Die Erfahrung zeigt aber, dass die Organisationen sich hier meist mehr vornehmen, als sie wirklich leisten können. Darum macht es oft Sinn, wenn Sie alle Teamleitenden mit der Erstplanung ihres Teams Erfahrung sammeln lassen. Erst danach legen Sie den Takt der Aktualisierung fest.
Ein gutes Tool für die Teamplanung muss ein einfaches System sein. Teamleiterinnen und Teamleiter sollten im Normalfall nicht mehr als zwei Stunden pro Woche für die Planung ihrer Teams aufwenden müssen.
Die Erstplanung dauert aber sicher länger. Schließlich müssen sich die Nutzenden erst mit den Strukturen vertraut machen und das Tool kennenlernen. Außerdem werden anfangs diverse Daten nicht so griffbereit vorliegen wie erhofft.
Unser Tipp: Sorgen Sie in den ersten Wochen auf jeden Fall für eine gute Unterstützung der Teamleitenden. Diese müssen von Anfang an ein positives Erlebnis ohne Schwierigkeiten bei der Planung haben.
Und kommunizieren Sie permanent den Nutzen des Arbeitens mit eigenen Daten.
Geben Sie einzelne Schritte vor, die für die Dateneingabe zu erledigen sind. Das sind folgende Eingaben:
Wählen Sie den Aktualisierungszeitraum, der für Sie sinnvoll erscheint. Vielleicht starten Sie mit einem wöchentlichen Intervall. So könnten Sie nach wenigen Wochen einen ersten Überblick über alle Teams haben, der den aktuellen Stand durchgängig zeigt.
Natürlich werden hier Überlastungen enthalten sein, die noch gelöst werden müssen. Aber das funktioniert nur im Gleichschritt. Als Nächstes gilt es also, mit den gewonnenen Erfahrungen des ersten Umgangs einen Planungstakt abzustimmen, den alle Beteiligten auch halten können.
Wie weiter oben schon beschrieben, ist unbedingt anzuraten, dass Sie in Ihrem Unternehmen eine regelmäßige Prozesstaktung einführen.
Und diese muss auch gelebt werden. Denn die Anfragen aus Projekten ändern sich meist dynamisch – aber die Teamleitenden können nicht jeden Tag ihr Team umplanen.
Also gilt es, die Planung zum Stichtag aktuell zu haben. Damit haben bei Ressourcenkonflikten alle beteiligten Team- und Projektleitenden dieselbe aktuelle Planbasis zur Entscheidung.
Freunden Sie sich aber trotzdem damit an, dass Ressourcenplanung nicht immer hundertprozentig genau sein kann. Störungen von außen kommen oft schneller, als Sie nachplanen können.
Und so gehen Sie beim Einführen einer Taktung vor:
Identifizieren Sie die Prozessbeteiligten (Projektleitende, Teamleitende und das PMO).
Stimmen Sie mit den Beteiligten ab, welche Taktung zur Ressourcenabstimmung für Ihr Unternehmen passend ist. Beginnen Sie im Zweifel mit einem längeren Takt, um die Aktualisierungen auch leisten zu können.
Sorgen Sie dafür, dass innerhalb des laufenden und nächsten Taktes die Zusicherung der Ressourcen fix ist. Nur so ist eine konstante Ressourcenauslastung erzielbar.
Unterstützen Sie die Projekt- und Teamleitenden bei der rechtzeitigen Aktualisierung ihrer Pläne im Rhythmus des vereinbarten Taktes. Sie brauchen den gesamten aktuellen Ressourcenbedarf immer wieder zum selben Zeitpunkt.
Koordinieren Sie die Abstimmung des Ressourceneinsatzes mit den Teamleitenden auf Basis der aktuellen Projektplanungen.
Lösen Sie Ressourcenkonflikte, die von den Projekt- und Teamleitenden nicht eliminiert werden können, in einem Steuerungsgremium. Diesem müssen die passenden Entscheidenden angehören.
In einer Multiprojektumgebung müssen dazu die Prioritäten im Rahmen der strategischen Ressourcenplanung durch die Unternehmensleitung vorher definiert werden.
Lesetipp: Prozesse in der Ressourcenplanung
Sobald der Planungstakt ein paar Mal durchlaufen und einigermaßen stabil ist, können Sie mit dem Optimieren beginnen. Wie sieht es zu diesem Zeitpunkt aus in Ihrem Unternehmen?
An manchen Stellen haben Sie vielleicht zu grob geplant, an anderen unnötig fein.
Nun geht es darum, den Aufwand und den Nutzen auszuloten und zu optimieren. Das kann mehrere Wochen oder auch Monate dauern.
Vielleicht lassen Sie auch noch technische Schnittstellen realisieren. So können Sie etwa Daten von Kapazitäten und Abwesenheiten automatisiert aus HR-Systemen synchronisieren.
Oder Sie automatisieren die Schnittstellen zwischen der Projektplanung und Teamplanung mit der passenden Integration Middleware.
Sie haben bislang die Ressourcenplanung auf der Seite der Teamleitenden vorangetrieben. Damit haben Sie schnell eine vollständige Übersicht über den Einsatz und die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden bekommen.
Nun müssen Sie als nächsten Schritt die Prozesse, Methoden und Tools für die Projektplanung weiterentwickeln. Hierfür ist das PMO die zuständige Stelle.
Wenn Sie sich für diesen Teil interessieren, sollten Sie sich die kostenlose PMO Studie herunterladen (siehe folgendes Kapitel).
Die große PMO Studie von TPG ergab als Ergebnis aus 330 Feedbacks von Unternehmen mit PMO, dass die fehlende Transparenz bei der Ressourcenplanung eines der Top-4-Hindernisse für die höhere Akzeptanz des PMO ist.
Hier kann die oben beschriebene Vorgehensweise vielleicht Linderung schaffen.
In diesem Artikel haben Sie gelernt, wie Sie Ressourcenmanagement einführen und dass dies sogar sehr schnell gehen kann. Dafür wählen Sie den Weg über die Teamleitenden. Diese verfügen schon über viele aktuelle und wichtige Informationen, die es zu konsolidieren gilt.
Voraussetzung ist, dass Sie sich beim Einführen des Ressourcenmanagements an die vorgeschlagenen „Grundregeln“ halten. Nehmen Sie die oben beschriebenen 6 Schritte als Leitfaden für die Einführung von Ressourcenplanung.
Und denken Sie immer daran: Das Ziel ist keine perfekte, sondern eine vollständige Ressourcenplanung. Damit schaffen Sie die Basis, damit es auch bei Ihnen funktioniert.
Haben Sie noch Fragen zum Thema Ressourcenplanung? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.
Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!
Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG Ressourcenplanung Seminar.