Wenn drei Projekte gleichzeitig dieselbe Schlüsselressource brauchen, zeigt sich sofort, ob Ihre Ressourcenplanung wirklich funktioniert. Unterschiedliche Rollen benötigen unterschiedliche Informationen. Deshalb reichen klassische Projektmanagement-Werkzeuge für eine belastbare Planung oft nicht aus. Entscheidende, Projektleitende, Teamleitende, Teammitglieder und PMO brauchen passende Ressourcenplanung-Tools.
Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Anforderungen jede Rolle an die Ressourcenplanung stellt. Sie erfahren, welche Herausforderungen dabei entstehen und welche Werkzeuge diese gezielt lösen. So schaffen Sie eine gemeinsame Planungsgrundlage für Projekte, Linie und Portfolio.
Gleichzeitig erhöhen Sie Transparenz und Akzeptanz, weil jede Rolle mit den Informationen arbeitet, die sie tatsächlich benötigt.
Diese Kapitel warten auf Sie:
Legen wir los mit den beteiligten Rollen!
Die beteiligten Rollen im Projektumfeld und ihre groben Tätigkeiten sind:
Bis zu einer gewissen Teamgröße mag das Planen in Excel für einzelne Teams auch ohne Zusatzprogrammierung sinnvoll sein.
Aber wird die Anzahl der Mitarbeitenden größer und sollen mehrere Teams geplant werden, wird eine Excel-Lösung meist problematisch. Sind auch andere Bereiche auf die strukturierte Weitergabe der Daten aus den Teams angewiesen, stellt sich die nächste Herausforderung.
Ist die Planung strukturiert in den Teams aufgebaut, dann lässt sich diese gut als Basis für eine datenbankgestützte Lösung verwenden. Das ist dann von Vorteil, wenn Ihr Unternehmen aus der Excel-Lösung „herausgewachsen“ ist.
Folgend können Sie sich ein kostenloses strukturiertes Excel-Template für Ressourcenplanung im Team herunterladen.
Ein zentrales datenbankgestütztes Tool mit einer sicher zu bedienenden Benutzeroberfläche beseitigt die oben erwähnten Nachteile.
Trotzdem arbeiten viele Unternehmen nach wie vor mit Excel-Lösungen und leben mit den Nachteilen. Das liegt daran, dass sich im Unternehmen niemand um ein wirklich geeignetes Werkzeug für die taktische Ressourcenplanung durch die Teamleitenden kümmert.
Der Markt bietet mittlerweile vielfältige Auswahl, auch für die Rolle der Teamleitung. Mehr dazu weiter unten.
Entscheiderinnen und Entscheider müssen entsprechend der Strategieplanung Initiativen und Projekte priorisieren. Sie müssen die richtigen Projekte starten und dafür Sorge tragen, dass mittel- und langfristig genügend geeignete Personen für deren Umsetzung zur Verfügung stehen.
Das passende Werkzeug muss also eine sehr flexible Darstellung des Portfolios und der Ressourcenauslastung ermöglichen:
Lesetipp: Ressourcenmanagement einführen – so geht’s schnell und erfolgreich
Die laufenden und neuen Projekte sind in einem Balkendiagramm und in den Histogrammen farblich zu unterscheiden. Durch einfaches Verschieben der Projektbalken muss sich das Ressourcengebirge so anpassen lassen bis keine wesentlichen Überlastungen mehr bestehen.
Projekte müssen zudem einfach aktiviert oder deaktiviert sowie die Kapazitäten von Ressourcen angepasst werden können. Die Aggregation von Ressourcen muss über verschiedene Kriterien wie Skill, Standort, Team, Produktgruppe usw. möglich sein.
Auch müssen Simulationen getestet und die Ergebnisse verschiedener Szenarien abgespeichert werden können.
Mangelnde Tool-Funktionalität: Viele Unternehmen versuchen diese Aufgabe mit Excel zu lösen, scheitern aber an der Datenqualität und an der starren Ansicht, die kein einfaches Gruppieren von Ressourcen und Verschieben der Projekte erlaubt.
Fokus auf Planungsdetails: Nicht alle kommenden Projekte können perfekt im Detail geplant werden. Schließlich ist ja auch noch gar nicht klar, ob sie überhaupt gestartet werden. Hier reicht der Ansatz nach dem Prinzip „grob, aber vollständig“. Für die langfristige Planung reicht dann auch eine Zeile pro Projekt und Skill auf Basis von Monaten.
Unser Tipp: Beachten Sie die wichtigste Planungsregel im Projektportfolio- und Ressourcenmanagement: „Lieber grob, aber vollständig als detailliert, aber unvollständig planen“.
Von den laufenden Projekten können Sie die Daten der Projektleitenden heranziehen. Für die neuen Projekte muss Ihr Vertrieb oder das Produktmanagement eine grobe Planung beisteuern. Sie müssen aber auch alle Grundlasten und Abwesenheiten berücksichtigen, die von den Teamleitenden zu planen sind.
Ein gutes System lässt den Import aus den verschiedenen Quellsystemen zu und hat die Möglichkeit, fehlende oder neue Informationen gezielt in bestehende Szenarien nachzuladen oder direkt einzugeben.
Die Vorteile eines guten Ressourcen-Tools gegenüber Excel:
- einfache Ad-hoc-Optimierung der Ressourcenauslastung per Maus
- grafische Simulation von Projektlagen mit sofortiger Anzeige der Auswirkungen auf die geplanten Ressourcen
- Zusammenfassung aller Projektdaten in einer überschaubaren Darstellung.
Hier finden Sie weitere Informationen zur TPG CoReSuite PortfolioManager App.
Projektleiterinnen und Projektleiter müssen Ergebnisse liefern. Dabei sind sie auf die Bereitstellung geeigneter Personen aus verschiedenen Teams des Unternehmens angewiesen.
Um ihre Projekte zu „staffen“, müssen sie also aus der Projektplanung entsprechende Anfragen an die Teamleitenden stellen. Im Idealfall erhalten sie daraufhin verlässliche Zusicherungen.
Die Schmerzen, mit denen die Projektleitenden bei ihrer Arbeit konfrontiert sind, sind:
Das heißt: Projektleitende können ihren Ressourcenbedarf immer nur schätzen. Detaillierter planen bedeutet für sie mehr Zeitaufwand, der oft nicht geleistet werden kann. Zudem haben wir die Erfahrung gemacht, dass der Ansatz „grob, aber vollständig“ auch bei den Projektleitenden der beste ist.
Unser Tipp: Nehmen Sie Ihre Ressourcenplanung im Projekt auf Ebene von Arbeitspaketen und Phasen pro Woche oder Monat vor, statt auf Ebene einzelner Vorgänge und Tage!
Schließlich müssen Sie als Projektleiterin oder Projektleiter die Verfügbarkeit mit den Teamleitenden auf Ebene der Projekte und Wochen oder Monaten abstimmen.
Projektleitende können mit Hilfe der Ressourcenplanung-Tools in Erfahrung bringen:
Die Werkzeuge für die Projektleitung müssen also den gesamten Prozess abdecken, was so laufen kann:
Projektleitende müssen die von den Teamleitenden zugesicherten Personen mit ihrer aktuellen Planung vergleichen können. Damit können sie sehen, ob ihre Planung mit den zugesicherten Ressourcen auch umsetzbar ist.
Das folgende Video erklärt die Prozesse und den Nutzen der Abstimmung zur Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie.
Teamleiterinnen und Teamleiter stehen einerseits zwischen ihren Vorgesetzten und den Projektleitenden. Auf der anderen Seite verantworten sie die Führung ihrer Teammitglieder.
Klassisches Teammanagement: Mit ihrem Team haben sie möglichst viele Aufgaben in der Linie und in Projekten zu erledigen. Dabei sollen die Teammitglieder immer optimal ausgelastet, aber eben nicht überlastet sein.
Kollaboration mit Stakeholdern: Teamleitende müssen außerdem gegenüber den Management, der Projektleitenden und Teammitgliedern jederzeit auskunftsfähig sein. Dabei geht es z.B. um Informationen zum Einsatz ihres Teams oder einzelner Personen.
Steht den Teamleitenden ein passendes und ausgereiftes System zur Verfügung, sind Teamleiterinnen und Teamleiter in der Lage, schnell und zuverlässig relevante Informationen zu planen, weiterzugeben und als Argumentationsgrundlage zu nutzen:
Dazu brauchen Teamleitende ein eigenes Tool, in das sie ihre eigenen Daten für Abwesenheiten und Linientätigkeiten der Teammitglieder eingeben und die Anforderungen aus Projekten importieren können.
Nur so erhalten sie ein vollständiges Bild der Auslastung ihrer Teammitglieder. Mit Ampeldarstellungen sind Über- und Unterlasten dann leicht identifizierbar.
Idealerweise können zu den Anfragen aus Projekten auch die Zusicherungen durch die Teamleitenden auf Projektebene eingegeben werden. So sollen neben den Ampeln für die personelle Auslastung auch Ampeln für das Verhältnis von Anfragen und Zusicherungen pro Projekt sichtbar werden.
Dies ermöglicht eine sehr zielgerichtete Diskussion zwischen Projekt- und Teamleitenden über den optimalen Ressourceneinsatz in Projekten.
Teamleitende arbeiten in der Regel nicht gerne mit Tools zur Projektplanung. Das liegt natürlich daran, dass sie keine Vorgänge und Meilensteine und auch keine Abhängigkeiten zwischen Vorgängen planen, sondern Abwesenheiten und Linientätigkeiten für bestimmte Zeiträume.
Deshalb nutzen viele Teamleiterinnen und Teamleiter Excel. Das ist für die eigene Übersicht auch ausreichend.
Die Probleme von Excel sind aber:
Damit lassen sich:
- keine Daten aus Projektmanagement-Systemen importieren
- keine Übersichten generieren
- keine Daten zentral abrufen oder bereitstellen
Besser ist es deshalb, ein System zu nutzen, das so einfach wie Excel zu bedienen ist, aber eine Datenbank im Hintergrund nutzt. Damit können die Teamleitenden:
So haben Teamleitende auf eigener Datenbasis immer eine vollständige Übersicht ihrer Teammitglieder und eine valide Gesprächsbasis mit den Projektleitenden.
Hinweis: Hier finden Sie mehr zur TeamManager App in TPG CoReSuite, dem modernen Tool für die Ressourcenplanung für Teamleitende und die Abstimmung mit den Projektleitenden.
Die umfängliche, klassische Planung mit allen Details in einem einzigen Projektplan ist nicht sinnvoll.
Der Trend geht zu groben Projektplänen, kombiniert mit detaillierten Aufgabenlisten.
Dabei wird die Projektstruktur mit den Phasen und Meilensteinen von den Projektleitenden erstellt. Die unterste Ebene sind dabei Arbeitspakete oder Sprints bzw. Iterationen.
Parallel dazu planen die Teammitglieder ihre Aufgabenlisten mit den Details zu den Arbeitspaketen bzw. Iterationen. Dies erfolgt meist nicht im Tool der Projektleitenden, sondern in eigenen Aufgabenmanagement-Tools, die z.B. Kanban-Boards bieten.
Was bedeutet das also?
Die Projektleitenden planen den Rahmen des Projektes und die Teammitglieder die eigentlichen Inhalte. So entsteht ein ordentlich strukturierter Projektplan mit vielleicht hundert statt tausend Zeilen.
Die Vorteile:
Wie kommen Projekt- und Aufgabenplanung aber nun zusammen?
Eine passende Integration Middleware, wie z.B. TPG PSLink ist in der Lage, Daten und Strukturen zwischen unterschiedlichen Systemen auszutauschen und automatisch zu synchronisieren. Dies geht z.B. zwischen Jira oder DevOps und dem PPM-System.
So sieht das dann aus:
Der Nutzen einer Kombination der Tools:
- Eine höhere Planungsqualität durch die Teammitglieder ist gewährleistet.
- Die Ressourcenplanung für die Projektleitenden ist wesentlich einfacher.
- Die Zusammenarbeit wird optimiert.
- Beide Rollen arbeiten in den Tools, die für sie am besten geeignet sind, ohne Daten doppelt erfassen zu müssen.
Es gibt eine noch komfortablere Option: Das PPM-System bildet die Verbindung von Vorgängen im Gantt-Diagramm mit einem oder mehreren Aufgaben zu jedem Vorgang direkt in einem System ab. Dies ist z.B. mit TPG ProjectPowerPack möglich.
Konkret bedeutet das:
Aufgaben sind direkt an Vorgänge im Gantt-Terminplan gekoppelt. Wenn ein Team seine Tasks im Kanban-Board des TPG ProjectPowerPack abarbeitet, aktualisiert sich der Fortschritt im Projektplan automatisch.
Projektleitende und PMO sehen jetzt in Echtzeit, wie weit ein Arbeitspaket tatsächlich ist – nicht basierend auf Schätzungen aus dem letzten Statusmeeting, sondern auf Basis der erledigten Aufgaben.
Dazu kommt eine gemeinsame Datenbasis in Microsoft Dataverse, die Aufgaben, Risiken, Ressourcen und Kosten zusammenführt. Projektleitende müssen nicht mehr zwischen Systemen wechseln, um ein vollständiges Bild zu erhalten.
Der zunehmende Fachkräftemangel und die Verschärfung der Ressourcensituation in Unternehmen führt zu einem Paradigmenwechsel im Projektmanagementumfeld. Wie Sie jetzt wissen, wird die Planung der Ressourcen über Projektpläne zunehmend abgelöst durch eine kombinierte Planung aus Projekt (Grobplanung) und Linie (Detailplanung). Denn:
Zudem haben Sie einige Werkzeuge kennengelernt, die die jeweiligen Stakeholder mit ihren spezifischen Anforderungen optimal unterstützen bzw. unterschiedliche Systeme miteinander verbinden:
Haben Sie noch Fragen zum Thema Ressourcenplanung-Tools? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.
Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!
Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG Ressourcenmanagement Seminar.