Falsche Abweichungswerte in MS Project können Ihre Projektsteuerung schnell auf die falsche Fährte führen. Besonders tückisch wird es, wenn Sie mehrere Basispläne gespeichert haben und nicht erkennen, auf welchen davon sich die angezeigten Abweichungen beziehen.
Dieser vierte und letzte Teil der Blog-Reihe „Reine Einstellungssache – die Optionen in MS Project“ zeigt Ihnen die wichtigen Basisplan Optionen in MS Project. Sie erfahren, wie Sie mit der Option „Basisplan für Ertragswertberechnungen“ die Abweichungen zu verschiedenen Basisplänen anzeigen. Praktische Tipps zeigen Ihnen zudem, worauf Sie achten sollten und welche Einstellungen sich für Ihre Projektplanung wann eignen. So behalten Sie Ihre Abweichungen zuverlässig im Blick.
Diese Kapitel warten auf Sie:
Steigen wir ein!
MS Project bietet Ihnen die Möglichkeit, insgesamt 11 Basispläne (Basisplan, Basisplan 1 bis Basisplan 10) festzulegen. Wenn Sie einen Basisplan festgelegt haben, können Sie die Basisplanwerte (Soll-Werte) mit den berechneten Werten vergleichen und so Abweichungen ermitteln.
Die Abweichungen können Sie grafisch darstellen oder mithilfe berechneter Felder anzeigen lassen. MS Project stellt 5 Felder bereit, in denen Abweichungen berechnet werden:
Betrachten wir zunächst die grafische Darstellung von zeitlichen Abweichungen vom Basisplan in MS Project.
Das ist sehr einfach. Wenn Sie Basispläne gespeichert haben, können Sie im Reiter Format über die Schaltfläche Basisplan, einen Basisplan auswählen, der in der Grafik angezeigt werden soll.
Lesetipp: „MS Project Basisplan – was ist das und wie wird er gespeichert?
Im nachfolgenden Beispiel habe ich die Basispläne Basisplan und Basisplan 1 gespeichert. Beide haben unterschiedliche Soll-Werte. Die grauen Balken im Gantt-Chart repräsentieren den jeweils ausgewählten Basisplan.
Des Weiteren habe ich alle Vorgänge des Projektplans aktualisiert, und zwar so, dass alle Vorgänge abgeschlossen sind und sich zu jedem Basisplan Abweichungen ergeben.
Die folgende Abbildung zeigt die Situation bezogen auf den Basisplan.
Wählt man den Basisplan 1 aus, so ergibt sich die in der folgenden Abbildung dargestellte Situation.
Vergleichen Sie die Ergebnisse in Bild 2 und Bild 3, so stellen Sie fest, dass in Bild 3 der Basisplan 1 grafisch angezeigt wird, aber die Abweichungswerte nicht neu berechnet wurden.
Die in Bild 3 angezeigten Abweichungen entsprechen exakt denen in Bild 2. Die Abweichungen werden also weiterhin in Bezug auf die geplanten Werte des Basisplans berechnet.
Bitte beachten Sie:
Müssen Sie nun etwa für jeden Basisplan die Abweichungen (Anfang, Arbeit, Dauer, Ende und Kosten) mithilfe selbst angelegter Formelfelder berechnen lassen?
Die Antwort lautet nein – wenn Sie die Abweichungen für die verschiedenen Basispläne nicht permanent benötigen.
Dazu gibt es folgenden Trick: Die Festlegung, welcher Basisplan für die Berechnung der Abweichungen verwendet wird, kann mithilfe der Option „Basisplan für Ertragswertberechnungen“ festgelegt werden.
Um zu dieser Option zu gelangen, klicken Sie auf den Reiter Datei und wählen dort Optionen aus. Der Project-Optionen-Dialog wird angezeigt.
Wählen Sie den Eintrag Erweitert und scrollen Sie zu dem Bereich Ertragswertoptionen für dieses Projekt. Hier finden Sie die Option „Basisplan für Ertragswertberechnungen“. Sie können festlegen, welcher Basisplan für die Abweichungsberechnung verwendet werden soll. Der Standardwert für die Berechnung ist der Basisplan.
Die folgende Abbildung zeigt, dass sich die Abweichungswerte verändern, wenn der Basisplan 1 die Grundlage für die Berechnung bildet.
Bitte beachten Sie: Sie können mithilfe der Option „Basisplan für Ertragswertberechnungen“ festlegen, welcher Basisplan die Grundlage für die Berechnung der Abweichungen bildet. Wenn Sie sich Abweichungsfelder anzeigen lassen, prüfen Sie, welcher Basisplan bei der Berechnung verwendet wird.
In diesem MS Project Tipp haben Sie gelernt, dass:
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