Die Projektifizierung hat in den letzten Jahren zugenommen. 34,5 % der gesamten Arbeit wurden 2022 in Projekten geleistet. Das entspricht 1,2 Billionen Euro an Bruttowertschöpfung durch Projekttätigkeit allein in Deutschland (Quelle: Projektifizierung 2.0, GPM, 2023). Diese Entwicklung wirkt vor allem auf die Wirtschaft und wird durch steigende Komplexität, Digitalisierung und Innovationsbedarf begründet. Erfolgsfaktoren im Projektmanagement spielen daher eine wesentliche Rolle. Denn besonders am Erfolg wird jedes Projekt von den Stakeholdern gemessen.
Aber nur rund ein Drittel aller Projekte erreicht die klassischen Erfolgsziele hinsichtlich Zeit, Budget und Leistungsumfang vollständig (Quelle). Entscheidend für den Projekterfolg sind daher nicht einzelne Methoden, sondern die richtigen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement.
Wie können Sie kritische Erfolgsfaktoren im Projektmanagement in Ihren Projekten berücksichtigen? Wann ist ein Projekt erfolgreich und wie reduzieren Sie das Risiko, dass Ihre Projekte scheitern? In diesem Artikel finden Sie eine Übersicht ausgewählter Studien zum Projekterfolg, mit praktischen Empfehlungen für Ihre eigenen Projekte.
Klare Ziele, Rollen und Verantwortlichkeiten gehören zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Stimmen Sie Projektziele regelmäßig mit Auftraggeber, Team und Kunden ab und sorgen Sie für Klarheit über Aufgaben, Zuständigkeiten und Führungsmethoden.
Offene Kommunikation und professionelles Konfliktmanagement schaffen Vertrauen und verhindern Missverständnisse. Kommunizieren Sie transparent mit allen Stakeholdern und sprechen Sie Konflikte frühzeitig an, bevor sie den Projekterfolg gefährden.
Commitment und Motivation bilden die Grundlage erfolgreicher Projekte. Ein engagierter Auftraggeber stärkt die Projektleitung, fördert die Motivation des Teams und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Projekte ihre Ziele erreichen.
Professionelles Projektmanagement mit geeigneten Methoden und Tools verbessert die Projektsteuerung deutlich. Standardisierte Prozesse, qualifizierte Projektleitende und leistungsfähige PPM-Software schaffen Transparenz über Termine, Kosten, Ressourcen und Risiken.
Ein starkes PMO und ein hoher Projektmanagement-Reifegrad steigern den Projekterfolg nachhaltig. Auch die GPM-Studie Projektifizierung 2.0 (2023) zeigt, dass eine zentrale Projektorganisation wie ein PMO einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg von Projekten leistet.
Folgende Kapitel mit Details und praktischen Tipps warten auf Sie:
Los geht’s!
Eine eindeutige Definition von Projekterfolg gibt es nicht. Häufig wird die Definition des „magischen Dreiecks des Projektmanagements“ verwendet. Danach ist ein Projekt erfolgreich, wenn die vorab definierten Ziele im Bereich Zeit, Ressourcen und Qualität eingehalten werden.
Unser Lesetipp: Was bedeutet Projekterfolg? Definition, Herausforderungen, Tipps
Neuere Studien erweitern den Dreiklang der Faktoren im magischen Dreieck um die Kriterien der Zufriedenheit von Auftraggebern und Kunden (Stakeholdern). Denn bei Projekten kommt es nicht nur darauf an, (projekt-)interne Parameter einzuhalten, sondern die Ergebnisse müssen beim Kunden und am Markt auch ankommen.
Eine kontinuierliche Stakeholderanalyse hilft Ihnen – gleichsam wie ein Radar – die Erwartungen der verschiedenen Interessengruppen an ein erfolgreiches Projekt zu erkennen und zu berücksichtigen.
Sie werden feststellen, dass es eine Vielzahl unterschiedlicher Erfolgskriterien für Projekte gibt. Je nach Blickwinkel liegen diese:
Bereits an dieser Stelle kann klar gesagt werden:
DER Erfolgsfaktor für Projekte existiert nicht!
Aber die Kenntnis von Erfolgsfaktoren für Projekte aus wichtigen Studien kann Sie im Projektalltag unterstützen, anregen und Ihnen als Schablone für gelungene Projekte dienen.
Unser Tipp: Überlegen Sie sich bereits bei Projektstart, an welchen Kriterien Sie gemeinsam mit Ihrem Team und den Stakeholdern messen wollen, wann Ihr Projekt erfolgreich ist. Kalkulieren Sie Unwägbarkeiten ein und aktualisieren Sie Projektziele im Dialog mit Auftraggebern, Kunden und Projektmitarbeitenden.
Wie erklären Studien die Erfolgsfaktoren im Projektmanagement?
Folgend finden Sie neun Studien mit unterschiedlichen Schwerpunkten zum Thema Erfolgsfaktoren im Projektmanagement.
Am Ende des Artikels fassen wir dann die unserer Meinung nach besonders kritischen Projektmanagement-Erfolgsfaktoren nochmals zusammen.
Starten wir jetzt mit Studie 1!
Quelle: Erfolg und Scheitern im Projektmanagement – Gemeinsame Studie der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und PA Consulting Group (2008)
Diese Studie aus dem Jahr 2008 ist der Klassiker zum Thema Projekterfolg. Erfolgreiche und gescheiterte Projekte wurden anhand von 30 möglichen Erfolgsparametern, wie der
miteinander verglichen.
Die Studie identifiziert 3 Erfolgsfaktoren für Projekte:
Unser Tipp: Gerade bei den klaren Karrierewegen hat es durch die Zunahme von Projektarbeit in Unternehmen und die gestärkte Rolle von PMOs große Veränderungen gegeben. Sorgen Sie dafür, dass Ihr PMO die Projektleitenden bei der Weiterentwicklung so weit wie möglich unterstützen kann.
Quelle: Einfluss der Projektmanagementreife auf den Projekterfolg – Uni Kassel (2014)
Diese Studie untersucht die Auswirkungen der Projektmanagementreife von Unternehmen auf den Projekterfolg.
Die Projektmanagementreife wird nach der Analyse von Projektmanagement-Reifegradmodellen durch inhaltliche Cluster definiert. Beispiele für solche Cluster sind
Erfolgskriterien für Projekte sind
Als Ergebnisse der Studie werden folgende Zusammenhänge genannt:
Anmerkung: Auch wenn es viele PM-Reifegradmodelle gibt: Jedes Unternehmen muss entsprechend der eigenen Situation seine individuelle Variante finden. Entlang dieser eigens definierten Reifegradstufen lassen sich dann Verbesserung vorantreiben. Ein Vergleich mit anderen Unternehmen bleibt jedoch aufgrund der erforderlichen Individualisierung sicherlich schwierig.
Unser Lesetipp: Reifegrad im Projektmanagement erhöhen und Projekterfolg messen
Quelle: Persönlichkeitsprofil erfolgreicher Projektleiter – Gemeinsame Studie von GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und IQP Privat-Institut für Qualitätssicherung in Personalauswahl und -entwicklung (2013)
Schwierig gestaltet sich die Messung psychologischer Faktoren für den Projekterfolg. Dies können z.B. die Persönlichkeitsstruktur sein oder Emotionen, die den Projekterfolg verstärken oder verhindern.
Projektmanagerinnen und Projektmanager sind so unterschiedlich wie ihre Projekte. Das ist das Resümee der 2013 durchgeführten Studie von GPM und IQP. Im Mittelpunkt der Studie stand die Frage: Wie ist die Persönlichkeit eines Projektmanagenden beschaffen und was macht erfolgreiche Projektmanagerinnen und Projektmanager aus?
Zunächst wurde der Frage nach der Persönlichkeitsstruktur von Projektleitenden im Vergleich zu anderen Führungskräften nachgegangen. Dabei wurden folgende sieben Persönlichkeitseigenschaften untersucht:
Der Vergleich der sieben getesteten Persönlichkeitseigenschaften ergab: Bei den Eigenschaften Risikoneigung und Teamfähigkeit unterscheiden sich Projektleitende und Geschäftsführende aus mittelständischen Unternehmen am stärksten.
Ergebnis: Projektleiterinnen und Projektleiter sind signifikant risikobereiter und teamfähiger als andere Führungskräfte.
Anmerkung: Eine Erklärung für die höhere Teamfähigkeit von Projektleitenden liegt möglicherweise darin, dass durch die „Führung ohne disziplinarische Macht“, Projektleitende stärker auf Teamkonsens bauen müssen als Linienvorgesetzte.
Im Anschluss wurde die Persönlichkeit erfolgreicher Projektleiter mit der von erfolglosen Projektleitern verglichen. Dabei haben sich die vier Ausgangshypothesen nicht bestätigt, dass erfolgreiche Projektleitende im Vergleich zu ihren weniger erfolgreichen Kolleginnen und Kollegen:
Ergebnis: DIE Persönlichkeit des / der erfolgreichen Projektleiterin bzw. Projektleiter gibt es nicht.
Quelle: Der Faktor Mensch in der erfolgreichen Projektsteuerung – Eine Studie des Lehrstuhls Controlling der Universität Stuttgart (2014)
Es ist interessant und erfreulich, dass sich ein Lehrstuhl Controlling mit dem Thema „Emotionen im Projekt“ beschäftigt. In der Studie von 2014 wurde zunächst der Einsatz von Projektsteuerungsmaßnahmen in erfolgreichen und erfolglosen (abgebrochenen) Projekten miteinander verglichen. Dies sind zum Beispiel:
Anschließend wurde die Wirkung der einzelnen Projektsteuerungsmaßnahmen auf die Emotionen der Projektverantwortlichen untersucht. Und schließlich, wie vorhandene oder antizipierte Emotionen das Projektmanagement beeinflussen.
Ein paar Ergebnisse:
Unser Lesetipp: Projektabbruch – etablieren Sie eine Kultur des erfolgreichen Scheiterns!
So richtig klar wird die Rolle der Emotionen in dieser Studie nicht. Die Handlungsempfehlungen zur verbesserten Projektsteuerung sind dann auch eher handfest als emotional.
Diese lauten: Achten Sie auf:
Ergebnis: Achten Sie auf klare Steuerung Ihrer Projekte. Je klarer ein Projekt gesteuert wird, desto weniger negative Emotionen gibt es und desto erfolgreicher werden Sie als Projektleiterin oder Projektleiter sein. Die Steuerung wird Ihnen leichter fallen mit einer modernen Tool-Umgebung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (siehe folgenden eBook-Download).
Quelle: Misserfolgsfaktoren in der Projektarbeit – EBS European Business School, GPM, Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen, spm (2013)
In dieser Studie wurde „andersrum“ gefragt, nämlich: Welche Probleme treten in Projekten häufig auf? Wie stark beeinflussen sie den Projekterfolg und wie einfach sind sie zu beheben?
Interessantes Ergebnis dieser Studie: Die am häufigsten auftretenden Probleme in Projekten sind nicht unbedingt die schwerwiegendsten oder die am schwersten zu lösenden Probleme.
Das am schwersten zu lösende und gleichzeitig häufigste Problem ist laut dieser Studie, dass das Topmanagement das Projektportfoliocontrolling nicht zur Steuerung der gesamten Unternehmensentwicklung nutzt.
Allerdings ist dies nicht das Problem, das sich am stärksten auf den Projekterfolg bzw. -misserfolg auswirkt. Hier stehen folgende Faktoren an erster Stelle:
Unser Tipp: Die Auslöser für Projektmisserfolge sind alles Probleme in der Projektsteuerung. Diese lassen sich im Grunde projektintern in den Griff bekommen. Konzentrieren Sie sich als Projektleiterin oder Projektleiter auf diese Faktoren und arbeiten Sie durch kontinuierliches Networking daran, dass Ihr Topmanagement die übergeordnete Rolle von Projektportfoliomanagement und -controlling erkennt.
Quelle: Conditions for project success – APM (Association for Project Management) research report (2015)
Eine Studie der britischen APM (Association for Project Management) aus dem Jahre 2015, an der über 850 Projektleiter teilgenommen haben, identifiziert 5 Erfolgsfaktoren für Projektmanagement aus 12 möglichen bzw. vorgegebenen Punkten:
Interessant sind die Faktoren, die für den Projekterfolg nicht so entscheidend sind:
Auch interessant: Das Projektteam und seine Kompetenz und v.a. der „softe“ Faktor „Wille zum Erfolg“ kommen ins Spiel.
Unser Tipp: Machen Sie sich, Ihrem Team, Unternehmen und Kunden immer wieder den „Willen zum Erfolg“ bewusst. Wenn er einmal nicht so stark ist, dann ergreifen Sie Maßnahmen, ihn zu stärken.
Vielleicht überraschend: 90 % der Teilnehmenden geben an, dass ihr letztes Projekt erfolgreich war, auch wenn nur 22 % der Projekte alle Projektziele erreicht haben.
Nur 6 % aller Projekte scheitern laut dieser Befragung.
Die Definition von Erfolg im Zusammenhang mit Zielerreichung ist offensichtlich, wie anfangs schon erwähnt, eine sehr wichtige Festlegung.
Lesetipp: 9 Schritte zur Auswahl von Projektmanagement-Software (mit PDF-Download)
Quelle: CHAOS Report – Standish Group, USA (2015)
Diese Studie kommt aus der IT, wo die Perspektiven durchaus anders sind.
Seit 1994 untersucht der Chaos Report der Standish Group aus USA die Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren von IT-Projekten. Ergebnis der Befragung von 2015 ist, dass 29 % aller Projekte „total“ erfolgreich waren, 52 % teilweise und 19 % abgebrochen wurden.
Es existiert ein interessanter Zusammenhang zwischen der Projektgröße und dem Projekterfolg: Zwischen 2011 und 2015 sind nur 2 % der Großprojekte ganz erfolgreich, aber 62 % der Kleinprojekte.
Bei den gescheiterten Projekten ist dieser Zusammenhang allerdings nicht so deutlich zu erkennen: 17 % der Großprojekte scheitern, 11 % der Kleinprojekte, am häufigsten scheitern mit 31 % die sogenannten mittelgroßen Projekte.
Über alle Projektgrößen hinweg führen laut CHAOS Report agile Methoden zu besseren Projektergebnissen als Wasserfallmodelle. Das ist angesichts der zunehmenden Verbreitung von Methoden für agiles Projektmanagement und hybrides Projektmanagement auch nicht verwunderlich. Denn diese Methoden entstanden ja aus der Motivation, die Projektergebnisse durch mehr Flexibilität zu verbessern.
Wichtiges Ergebnis dieser Studie: Es wurde ein Zusammenhang zwischen Projektgröße und -erfolg festgestellt. Zudem zeigt die Studie, dass agile Methoden zu besseren Projektergebnissen als Wasserfallmodelle führen.
Unser Tipp: Machen Sie sich den Zusammenhang zwischen Projektgröße und Projekterfolg klar. Wählen Sie die passenden Methoden – agil, klassisch oder hybrid – für die bestmögliche Umsetzung. Setzen Sie zudem die Projektziele realistisch an und überlegen Sie, ob es möglich ist, aus einem Großprojekt mehrere kleinere zu machen.
Quelle: Erfolgsfaktoren im Projektmanagement – Studie des BPM-Labors der Hochschule Koblenz (2015)
Diese Studie misst Erfolg und Misserfolg von Projekten nicht ausschließlich durch wahrgenommene, subjektive Faktoren der Projektbeteiligten. Vielmehr stellt sie den Projekterfolg auf eine objektive, evidenzbasierte Grundlage. Sie fragt in 14 Kategorien Muster erfolgreicher Projekte ab und vergleicht sie hinsichtlich ihrer Auswirkung auf das Gelingen von Projekten.
Schließlich erfolgt ein Vergleich mit der subjektiven Einschätzung der Projektleitenden zu Gründen für Projekterfolg bzw. -scheitern. An der Stelle ist nur ein kurzes Streifen der Ergebnisse der umfangreichen Studie möglich. Allein der Abschlussbericht ist 156 Seiten lang (!).
Wichtiges Ergebnis dieser Studie: Evidenzbasiert ermittelte Gründe für erfolgreiche Projekte weichen von subjektiv empfundenen Gründen stark ab.
Die empirische Evidenz weist als die Top 3 Gründe für den Projekterfolg aus:
In der Wahrnehmung von Projektleitenden sind die wichtigsten Faktoren:
Unser Kommentar: Die Erklärung für dieses Missverhältnis ist möglicherweise ein Henne-Ei-Problem. Je besser ein Projekt läuft, desto besser ist häufig auch Teamwork und -motivation. Daran erinnert man sich nach erfolgreichen Projekten besonders gerne. So gesehen ist der hohe Grad an Teamwork und -motivation eher Ausdruck für ein gutes Projekt, nicht der Grund.
Unser Tipp: Machen Sie sich bei der Projektevaluation immer das Spannungsfeld von objektiven KPIs und subjektivem Empfinden bewusst und integrieren Sie beide Ansätze in Projektbewertung und Lessons Learned.
Quelle: Erfolgsfaktoren und Misserfolgsfaktoren im Projektmanagement – ein Systematischer Review, Johannes Christian Schopp und Matthias Goeken, 2018
Der Beitrag ist eine Literaturstudie. Das Ziel war es, empirische Erkenntnisse zu Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren von Projekten zu konsolidieren und transparent darzustellen. Besonders wertvoll in diesem Artikel ist die Zusammenfassung der Ergebnisse in einer Summary-of-Findings-Tabelle. In dieser sind die Ergebnisse aller untersuchten Artikel nebeneinandergestellt und integriert.
Ein besonders herausgestellter Erfolgsfaktor ist: Die Projektleitenden sollten Ihre Fähigkeiten in der Kommunikation mit den Abteilungen einsetzen. Es gilt, jene von der Wichtigkeit des Projekts und der Wichtigkeit der Verfügbarkeit von kompetentem, professionellem Personal zu überzeugen.
Darüber hinaus zeigen die untersuchten Studien, dass Führungskompetenz der Projektleitung auch das Engagement der Mitarbeitenden entsprechend ihrer Qualifikation, die Motivation der Mitarbeitenden und die Lösung von Konflikten im Projektteam umfasst. Im Idealfall schafft die Projektleitung eine Atmosphäre, in der sich die Mitarbeitenden wohlfühlen und gleichzeitig leistungsbereiter sind. Motivierte Mitarbeiter werden dann vermutlich eine bessere Arbeitsleistung erbringen.
Reviews wie diese Literaturrecherche bieten keine völlig neuen Erkenntnisse. Die Autoren geben die folgenden Erfolgsfaktoren für Projektmanagement an:
Projekte erfolgreich zu führen bzw. ihren Erfolg zu messen, ist so komplex wie das Leben selbst . Das ist die Essenz der Ergebnisse der vielen Studien. Es sind viele Zutaten, die dazu beitragen, dass ein Projekt erfolgreich ist.
Zusammenfassend möchten wir Sie auf die folgenden kritischen Erfolgsfaktoren für Projektmanagement hinweisen, die Sie als Praktikerin oder Praktiker im Projektmanagement möglichst immer beachten sollten.
Welche Standards und Methoden Sie einsetzen, ist dabei ebenso nachrangig, wie die Persönlichkeitsstruktur der Projektleiterin oder des Projektleiters.
Die Projektleitung kann einige Erfolgsfaktoren beeinflussen und in puncto Klarheit, Kommunikation, Commitment und gutes Projektmanagement auch sehr starke Akzente setzen. Letztlich kommt es aber auf die Organisation bzw. das Top-Management einer Organisation an, die den Einfluss der Projektleitenden erlaubt. Und dazu gehört ein starkes PMO sowie eine leistungsfähige PPRM-Umgebung, die das erfolgreiche Steuern der Projektwelt ermöglicht.
Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.
Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Events etc. für einen höheren Reifegrad Ihres Projektmanagements!
Sie wollen ein erfolgreiches PMO aufbauen oder optimieren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.
Interessante Studien zur Messung des Projekterfolgs
