Jedes Projekt liefert wertvolle Erfahrungen – positive wie negative. Die gute Nachricht ist: Sie können aus beidem Erkenntnisse ziehen und davon profitieren! Denn jede Erfahrung kann für weitere Projekte nützlich sein – und damit wesentlich zu künftigen Erfolgen beitragen.
Nur wie können Sie dieses Wissen bewusst aufgreifen, kanalisieren und weitergeben, sodass Sie einen wirklichen Mehrwert davon haben? Eine bekannte Methode ist Lessons Learned im Projektmanagement.
Folgende Kapitel mit viel mehr Details und Tipps warten auf Sie:
Hinweis: Hier finden Sie einen Artikel zu Retrospektiven im agilen Projektmanagement – dem agilen Pendant zu Lessons Learned im klassischen Projekt.
Starten wir mit einer Definition von Lessons Learned.
Lessons Learned Definition
Lessons Learned ist die schriftliche Aufzeichnung und das systematische Sammeln, Bewerten und Verdichten von Erfahrungen, Entwicklungen, Hinweisen, Fehlern und Risiken aus Projekten. Deren Beachtung und Vermeidung kann sich als nützlich für zukünftige Projekte erweisen. (Quelle: Wikipedia)
Lessons Learned ist mittlerweile fester Bestandteil im Projektportfoliomanagement. Richtig ein- und umgesetzt kann diese Methode ein Teil Ihrer Erfolgsstrategie sein!
Die Lessons Learned Methode im Projektmanagement und PMO unterstützt Sie dabei, aus vergangenen Projektsituationen Erkenntnisse abzuleiten. Für neue Projekte bedeutet das:
Lessons Learned können unterschiedlich durchgeführt werden. In diesem Artikel lernen Sie ein beispielhaftes und bewährtes Vorgehen kennen.
Es gibt viele Arten und Formen zur Durchführung von Lessons Learned.
Aus meinen Erfahrungen wird Lessons Learned oft nur am Ende eines Projektes mit einer simplen Umfrage im Projektteam abgehandelt.
Die klassischen zwei Fragen sind:
Die Antworten wiederum sind meistens entsprechend oberflächlich, da sich die Teilnehmenden
Als Ergebnis wird daher oftmals nur das gesagt, was gehört werden möchte. Und zwar: “Alles gut verlaufen.”
Lessons Learned kann natürlich viel mehr. Aber es braucht dafür Raum im Projekt. Denn sonst fehlt die Zeit, um Lessons Learned bewusst anzuwenden und somit Mehrwert zu generieren.
Beispiel einer möglichen Vorgehensweise
Wie bereits erwähnt gibt es verschiedene Arten und Formen von Lessons Learned. Eine mögliche Vorgehensweise lernen Sie folgend kennen. Es ist eine Methodik, die die gesamte Projektstrecke begleitet – von Beginn bis zum Projektende.
Die Durchführung umfasst 4 Phasen:
Informieren Sie Ihr Projektteam bereits zu Beginn des Projektes, dass die Lessons Learned Methode durchgeführt wird. Dies schafft Transparenz und Verständnis.
Wichtig dabei ist, dass Sie die Art und Weise darstellen bzw. erklären, wie sich das Vorgehen bei Lessons Learned gestaltet.
Diese Ansprache kann zudem dafür genutzt werden, dass Sie Ihr Team für die Methode begeistern und motivieren sowie ggf. Missverständnisse und die Erwartungshaltung klären.
Folgend wird – je nach Teamgrösse und Struktur – entschieden, wer als „aktiv beteiligt“ gilt. Das kann von Ihnen oder auch gerne gemeinsam mit dem Team geschehen.
„Aktiv beteiligt“ sind die Personen, die Lessons Learned mit gestalten und einen aktiven Part übernehmen. Dies können Einzelpersonen aus den unterschiedlichen Projektbereichen, aber auch das gesamte Team sein. Je nach Situation und Größe des Projektteams.
Unser Tipp: Setzen Sie Ihr Team aus unterschiedlichen Projektbereichen zusammen, um so möglichst unterschiedliche Blickwinkel einzufangen. Beachten Sie, dass die Personenanzahl nicht zu hoch wird, da diese später auch Teilnehmende des Workshops sind. Wir haben bislang gute Erfahrungen mit einem drei bis 10-köpfigen Lessons Learned Team gemacht.
Während des gesamten Projektes besteht die sogenannte Sammelphase. In diesem Zeitraum ist jede aktiv beteiligte Person dazu angehalten, Erkenntnisse, Erlebtes, Wahrnehmungen etc. – positive wie auch negative – festzuhalten.
Es ist die Ansammlung der Informationen, die in dem folgenden Lessons Learned Workshop Relevanz haben können.
Um die Informationssammlung einfacher zu gestalten, ist ein sogenanntes Log-Buch hilfreich. Dort können Sie und Ihr Team die Begebenheiten aus dem Projekt notieren. Dies muss nicht detailliert erfolgen, sollte dennoch die Situation kurz widerspiegeln.
Unser Tipp: Das Log-Buch kann eine einfache Excel-Tabelle sein. Sinnvoll ist es, dass jeder aktiv Beteilige das gleiche Log-Buch hat, um eine Vereinheitlichung zu schaffen. Das Log-Buch kann auch symbolisch als kleines Geschenk von Ihnen an die aktiv Beteiligten übergeben werden. Das hat bislang immer viel positive Stimmung erzeugt 😉
Der Workshop ist das Kernstück dieser Lessons Learned Methode. Er benötigt daher eine gute Vorbereitung.
Neben dem Organisatorischen wie Workshop-Materialien, Raumreservierung etc. ist zentral der Inhalt und Ablauf vorzubereiten.
Eine wichtige Frage ist zu klären:
Welche Themen sollen in dem Workshop behandelt werden, um den höchsten Nutzen und die größte Relevanz zu erhalten?
Hier ist es ratsam, dass Sie eine Vorauswahl von Themen treffen, die Schlüsselerlebnisse im Projekt waren. Genau das sind dann die Themen, die im Workshop gezielt behandelt werden.
Die Basis zur Themenfindung: Führen Sie Gespräche mit Ihren Teilnehmenden und filtern Sie so Schlüsselerlebnisse heraus!
Um eine Auswahl der richtigen und wichtigen Themen zu bekommen, können Sie mit den aktiv Beteiligten Gespräche führen. Hier kommt das Log-Buch wieder zum Einsatz als Hilfestellung. Denn jetzt hat jeder aktiv Beteiligte – wenn das Log-Buch gut geführt ist – ein Sammelsurium an Themen zur Auswahl.
Aus diesen Gesprächen filtern Sie dann schlussendlich die brisantesten und am häufigsten genannten Begebenheiten heraus.
Wichtig hierbei ist, ein gutes Gemisch zwischen positiven und negativen Aspekten zu erhalten, denn Lessons Learned umschließt beide Bereiche.
Unser Tipp: Achten Sie bei der Zusammenstellung der Themen auf einen gesunden „Mix“ aus Positivem und Negativem. So bleiben die Beteiligten motiviert.
Phase 4: Lessons Learned Workshop
Alle vorgelagerten Phasen haben auf den Lessons Learned Workshop hin abgezielt. Der Workshop ist der Höhepunkt der Methode.
Hier arbeiten Sie und ihr Team aktiv mit den Erfahrungen, leiten Erkenntnisse ab und ziehen daraus Ihre Handlungsempfehlungen.
Lassen Sie uns zuvor einen Blick auf den Kreis der Teilnehmenden und die Agenda richten.
An dem Workshop sollten teilnehmen:
Die Moderation sollte projektfremd und nicht aus Ihrer Gruppe der „aktiven Beteiligten“ kommen. Das bedeutet, er/sie sollte nicht aus dem Projekt kommen, das aktuell besprochen wird. Somit ist er/sie neutral und kann den Workshop unvoreingenommen leiten.
Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass die Moderation Ihres Workshops nicht aus einem der Projekte kommt, die besprochen werden.
Die Agenda führt durch den Workshop und gestaltet ihn entsprechend, wie im folgenden Beispiel:
Die Moderation eröffnet den Workshop und begrüßt die Teilnehmenden. Die Agenda wird vorgestellt.
Einleitend geht die Moderation kurz auf das Projekt ein, z.B. mittels einer Milestone-Planung.
Alle Teilnehmenden stellt sich kurz vor und geben an, in welchem Bereich oder in welcher Funktion er/sie im Projekt mitgewirkt haben. Zudem teilt jeder Teilnehmende die eigenen Erwartung an den Lessons Learned Workshop mit.
Hilfreich ist es, wenn die Moderation diese Erwartung kurz auf einem Flip-Chart festhält, sodass in der Feedback-Runde darauf eingegangen werden kann.
Die Moderation kann jetzt kurz die Vorgehensweise erläutern. So hat die gesamte Runde der Teilnehmenden den gleichen Kenntnisstand und Missverständnisse werden ausgeräumt.
Sie können beispielsweise folgende Fragen beantworten:
Unser Tipp: Sie können die Fragen auch direkt an das Plenum stellen und so einen Austausch zwischen den Teilnehmenden ermöglichen. Dies lockert die Atmosphäre auf, da erfahrungsgemäß zu Beginn alle sehr angespannt sind.
Gerade in einem Lessons Learned Workshop raten wir gerne, ein Reglement einzuführen.
Der Grund:
Die Themen sind oft emotional belegt. Ein Reglement unterstützt die Teilnehmenden und fungiert als Leitbild. Die Moderation kann dieses Reglement kurz vorstellen und auf die einzelnen Punkte eingehen.
Die folgende Grafik zeigt ein Beispiel für ein Workshop-Reglement.
Nach den ersten beiden einleitenden Positionen beginnt jetzt der operative Teil des Workshops.
Nutzen Sie Emotionen als Einstieg. Zum Beispiel kann die Moderation die Teilnehmenden auffordern, ihre Emotionen zu dem Gesamtprojekt darzustellen. Diese können gut sichtbar zentral visualisiert werden.
Die Frage könnte z.B. lauten: Wie fühle ich mich, wenn ich an das gesamte Projekt denke?
Dies schafft im Gesamten einen guten Überblick über das Projekt bzw. dessen Stimmung.
Unser Tipp: Nutzen Sie „Smiley-Karten“, um die Emotionen einzufangen. Alternativ eignet sich eine Zahlen-Skala: 1 für „ganz schlecht“ und 10 für „total begeistert“. Für die Smiley-Karten nehmen Sie einfach Post-It’s oder Moderationskarten, auf die die Teilnehmenden mit bunten Stiften Ihre Emotion aufzeichnen.
Jetzt erfolgt die Themendarstellung, die Sie oder das Team in der Vorbereitungs-Phase mittels der Gespräche herausgearbeitet haben. Diese einzelnen Themen werden jetzt für alle sichtbar skizziert und kurz erläutert.
Hier ist es wichtig, dass das Plenum mit der aktuellen Themenauswahl einverstanden ist. Je nach Situation können jetzt daran Änderungen vorgenommen werden.
Unser Tipp: Halten Sie diesen Punkt immer sehr offen. So kann das Team gemeinsam den Workshop gestalten und die Themen in der Gruppe zusammenstellen.
Die Themenanalyse ist das Zentrum des Workshops. Es gilt jetzt, die einzelnen Themen zu betrachten und Handlungsempfehlungen herauszuarbeiten.
Um die Teilnehmenden zu unterstützen, können Sie die folgenden Leitfragen nutzen:
Die zentralen Fragen im Workshop: Wie kam es dazu, was war die Folge und was lief gut?
Dieser Part ist ein klassischer Gruppenarbeitsbereich, der in kleinen Einzelgruppen oder in der Gesamtgruppe über die Workshop-Moderation abgewickelt werden kann.
Bitte beachten Sie, dass Handlungsempfehlungen nicht nur aus negativen Situationen entstehen. Es gibt auch erfolgreiche Ereignisse/Begebenheiten in einem Projekt, die zukünftig weiter empfohlen werden dürfen.
Achtung: Es gibt keine Musterlösung!
Da jedes Projekt, jeder Projektverlauf, jedes Projektteam einzigartig ist, sind auch entsprechend die Handlungsempfehlungen individuell.
Denn Handlungsempfehlungen, die für das eine Unternehmen nützlich sind, werden vielleicht in einem anderen Unternehmen auf eine andere Art und Weise praktiziert, oder sind für ein weiteres Unternehmen aufgrund der Organisationsstruktur gar nicht umsetzbar.
Aber das ist auch grade das Schöne an Lessons Learned: aus Workshop und Teamarbeit ergeben sich oft Aspekte und Möglichkeiten, die nicht aus dem Lehrbuch kommen.
Seien Sie hier gerne kreativ! Wichtig ist nur, dass das Resultat umsetzbar bleibt.
Zum Beispiel:
- Ein kurzes, tägliches Stand-up Meeting mit dem Projektteam während der Projektphase, das den Informationsfluss optimiert.
- Eine andere Bezeichnung oder Struktur der Projektordner in der Datenablage, um den Suchvorgang von Dokumenten/Informationen zu erleichtern.
- Eine bessere Ausformulierung der Anforderungen und Priorisierung. Hilfreich sind hier eigens gestaltete Templates auf Basis der MoSCoW-Regel (Must/Should/Could/Won’t have). Sie machen die Erwartungshaltung der Stakeholder greifbarer.
Jetzt liegt der Fokus auf den Ergebnissen der Themendarstellung. Sie werden jetzt im Plenum konstruktiv besprochen, klar formuliert und anschließend dokumentiert.
Ziel ist es, dass jede Handlungsempfehlung
Arbeiten Sie die einzelnen Themen so nach und nach ab. Damit liegt zu jedem Punkt eine Handlungsempfehlung vor, die für zukünftige Projekte genutzt werden kann.
Hier ein passendes Video zum Thema:
Sind die Handlungsempfehlungen finalisiert, ist jetzt das weitere Vorgehen abzustimmen. Das könnte z.B. sein, ein Folgemeeting aufzusetzen, um noch Punkte zu besprechen, die neu aufgekommen sind.
Außerdem können weitere Themen wie „Kommunikation“ und „Informationsweitergabe“ angegangen werden, z.B:
Unser Tipp: Schenken Sie diesem Workshop-Abschnitt hohe Aufmerksamkeit! Denn hier ist abzustimmen, wie die erarbeiteten Informationen jetzt in die anderen Abteilungen und Köpfe transferiert werden – ganz wesentlich für das PMO.
10. Feedback-Runde
Die Feedback-Runde ist der Abschluss des Lessons Learned Workshop. Sie haben es fast geschafft!
Jede teilnehmende Person kann jetzt den Workshop „revue passieren“ lassen und sein/ihr Feedback dazu abgeben.
Ebenso kann die Moderation auf die zu Beginn aufgezeichneten Erwartungen der Teilnehmenden rückblickend eingehen.
Es erfolgt der Abschluss mit Danksagung an die Teilnehmenden und die Auflösung des Workshops.
Lessons Learned ist eine gute Methode, um aus Erfahrungen bewusst und nachhaltig Wissen zu generieren.
Prinzipiell geht es um die aktive Auseinandersetzung mit den jeweiligen Lessons Learned Themen oder auch Schlüsselmomente („Aha-Effekte“) zu erschaffen. Denn dies führt zu einer besseren Verankerung im Kopf und unterstützt den Lerneffekt.
In diesem Artikel haben Sie die wichtigsten Aspekte beim Umsetzen einer beispielhaften Lessons Learned Methode kennengelernt. Diese umfasst die 4 Phasen:
Außerdem haben Sie erfahren, dass Lessons Learned immer individuell auf das jeweilige Projekt angepasst werden muss. Es gibt also kein Patentrezept. Alle im Artikel aufgeführten Beispiele sind deshalb nur als Anregung zu sehen, nicht als Vorgabe.
Ihr Vorteil? Nutzen Sie diesen Lessons Learned Leitfaden, um Optimierungspotenziale in Ihren Projekten zu erkennen und umzusetzen!
Aus unserer Erfahrung hat es sich bis jetzt immer gelohnt. Haben Sie ähnliche Erfahrungen gemacht?
Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.
Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für ein höheres Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!
