Stundenlange Änderungen am Projektplan sind mit einem Absturz schnell verloren – wenn Sie das Speichern vergessen haben. MS Project automatisch speichern zu lassen klingt deshalb nach der perfekten Absicherung. Doch diese Einstellung hat einen entscheidenden Haken: Bei jedem Speichern löscht MS Project die verfügbaren Schritte für „Rückgängig“.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Projektdaten automatisch speichern und welche Risiken dabei entstehen. Sie lernen eine sinnvolle Alternative mit regelmäßiger Speichererinnerung kennen. Zudem zeigen wir Ihnen, wie Sie die Anzahl der Rückgängig-Schritte festlegen und automatische Sicherheitskopien Ihrer MPP-Datei erstellen. So reduzieren Sie das Risiko eines Datenverlusts, ohne auf wichtige Rückgängig-Schritte verzichten zu müssen.

Das Wichtigste in Kürze

• Mit der Funktion „Automatisch speichern“ können Sie MS Project in festgelegten Zeitabständen selbstständig speichern lassen.
• Achtung: Nach jedem Speichern löscht MS Project die verfügbaren Rückgängig-Schritte. Automatisches Speichern kann deshalb während der Bearbeitung zum Nachteil werden.
• Eine regelmäßige Erinnerung zum Speichern bietet eine praktische Alternative. Sie entscheiden damit selbst, wann Sie Ihren aktuellen Bearbeitungsstand sichern.
• Über die Optionen können Sie außerdem die Anzahl der Rückgängig-Schritte festlegen und automatische Sicherheitskopien Ihrer MPP-Datei einrichten.
• Mit der passenden Kombination aus Speichererinnerung und Sicherheitskopien reduzieren Sie das Risiko von Datenverlusten, ohne unnötig auf Rückgängig-Schritte zu verzichten.

Diese Kapitel erwarten Sie:

• Automatisch Speichern in MS Project aktivieren
• Erinnerungsfunktion zum Speichern einstellen
• Rückgängig-Schritte festlegen
• Anlegen von Sicherheitskopien in MS Project
• Zusammenfassung

Automatisch Speichern in MS Project aktivieren

Genau wie in Excel, Word und den anderen Produkten aus dem Microsoft Office Paket, gibt es in MS Project die Option zum automatischen Speichern.

Sie finden diese Einstellung unter Datei/Optionen/Speichern.

Die Option Automatische Speicherung ist standardmäßig deaktiviert.

Sollten Sie diese Option aktivieren, bedenken Sie bitte zuvor die Auswirkungen.

Achtung: Mit jedem Speichern wird die Liste der verfügbaren Schritte für „Änderungen Rückgängig machen“ geleert. Das erfolgt sowohl beim manuellen Speichern, als auch beim automatischen Speichern über diese Einstellung.

Sofern nicht eine Unternehmensrichtlinie die automatische Speicherung von Ihnen fordert oder forciert, sollten Sie den Bedarf zur Aktivierung dieser Option überdenken.

Sie können sich einerseits angewöhnen, Ihr Projekt immer dann manuell zu speichern, wenn Sie mit den bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführten Änderungen zufrieden sind.

Alternativ dazu, können Sie die Option auch so konfigurieren, dass Microsoft Project Sie regelmäßig an ein Speichern erinnert, Sie das aber auch ablehnen können.

Empfehlung: Da bei der Aktivierung der automatischen Speicherung Ihre letzten Schritte nicht mehr abrufbar sind, sollten Sie alternativ manuell speichern oder die Erinnerungsfunktion zum Speichern in MS Project aktivieren!

Erinnerungsfunktion zum Speichern einstellen

Aktivieren Sie für die Erinnerungsfunktion zum Speichern unter Datei/Optionen/Speichern die Option Automatische Speicherung und stellen Sie den gewünschten Zeitraum in Minuten ein.

Selektieren Sie zudem die Optionen Nur aktives Projekt speichern (damit ggf. weitere offene Projekte nicht automatisch oder versehentlich mitgespeichert werden) und Bestätigung vor dem Speichern.

Mit dieser Einstellung erhalten Sie regelmäßig die Aufforderung zum Speichern, können diesen Speichervorgang aber mit einem Klick auf Nein abbrechen. Dadurch erhalten Sie sich die Möglichkeit, weiterhin auf alle zu diesem Zeitpunkt vorhandenen Elemente in der Liste der Aktionen für Rückgängig zugreifen zu können.

Damit können Sie im Bedarfsfall Ihr Projekt ohne Speichern schließen, um mit dem zuletzt gespeicherten Stand weiterzuarbeiten. Es macht unseres Erachtens daher Sinn, jeden als wichtig erachteten Stand Ihres Plans durch Speichern „einzufrieren“, damit Sie im Bedarfsfall durch einfaches Schließen der Datei schnell dahin zurückkehren können.

Dadurch sparen Sie sich das x-malige Klicken auf Rückgängig, falls Sie viele Änderungen vorgenommen haben, die Sie verwerfen möchten.

Rückgängig-Schritte festlegen

Die Anzahl der verfügbaren Schritte der Funktion Rückgängig ist konfigurierbar. Ohne Anpassung der Option stehen 20 Ebenen zur Verfügung.

Sie können diese Anzahl über Datei/Optionen/Erweitert bis zu einem Höchstwert von 99 Ebenen einstellen. Wir empfehlen einen Wert von 30 Ebenen nicht zu überschreiten.

Anlegen von Sicherheitskopien in MS Project

Eine weitere hilfreiche Funktion gegen Datenverlust ist das Anlegen von Sicherheitskopien Ihrer .mpp- Datei beim Speichern einer Datei in Microsoft Project. Diese Sicherheitskopie trägt denselben Namen wie das zu gespeicherte Projekt, hat aber die Endung .bak und befindet sich ebenfalls in demselben Ordner wie Ihr gespeichertes Projekt.

Um diese Funktion der Sicherheitskopie zu aktivieren, gehen sie auf Datei/Speichern unter/Computer/Durchsuchen/Tools und setzen ein Häkchen bei „Sicherungsdatei erstellen“. Bestätigen Sie dann mit  „OK“ und künftig wird beim Speichern automatisch die Sicherheitskopie mit erstellt.

Zusammenfassung

In diesem Tipp haben Sie erfahren, wie Sie Ihre Projektdaten automatisch speichern und was dabei zu beachten ist. Sie wissen auch, wie Sie Microsoft Project so konfigurieren, dass Sie an ein regelmäßiges Speichern erinnert werden. Auch wissen Sie, wie Sie Sicherheitskopien erstellen lassen und wo Sie diese finden. So können Sie im Ernstfall den Verlust an vorgenommenen Änderungen minimieren.

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