Ihre Projekte können einzeln perfekt geplant sein und trotzdem gemeinsam Termine, Budgets und Ressourcen sprengen. Genau hier entscheidet professionelles Multiprojektmanagement über Erfolg oder Dauerbaustelle. Denn parallele Projekte bringen typische Herausforderungen mit sich: überlastete Mitarbeitende, ineffiziente Terminplanung, steigende Kosten und Qualitätsprobleme.
Wie behalten Sie trotzdem den Überblick und treffen fundierte Entscheidungen? In diesem Artikel lernen Sie sieben wichtige Multiprojektmanagement Erfolgsfaktoren kennen. Sie erfahren, wie Sie Projekte sinnvoll priorisieren, Ressourcen besser koordinieren und Abhängigkeiten transparent machen.
Zudem erfahren Sie, welche modernen Tools und Strukturen Sie bei der Steuerung Ihrer gesamten Projektlandschaft wirksam unterstützen können.
Multiprojektmanagement schafft Transparenz über alle laufenden und geplanten Projekte. So erkennen Sie Konflikte und Handlungsbedarf frühzeitig.
Eine klare Priorisierung der Projekte sorgt dafür, dass wichtige Vorhaben bei Ressourcen und Entscheidungen den notwendigen Vorrang erhalten.
Eine projektübergreifende Ressourcenplanung hilft Ihnen, Engpässe rechtzeitig zu erkennen und verfügbare Kapazitäten gezielter einzusetzen.
Einheitliche Prozesse und aktuelle Projektdaten schaffen eine verlässliche Grundlage für Portfolioentscheidungen und Reporting.
Geeignete Multiprojektmanagement-Tools verbinden Projekt-, Ressourcen- und Portfoliodaten. Dadurch behalten PMO und Projektleitende auch bei vielen parallelen Projekten den Überblick.
Diese Kapitel warten auf Sie:
Los geht's mit der Definition!
Definition Multiprojektmanagement
Multiprojektmanagement umfasst sämtliche Projekte einer Organisationseinheit – d.h. viele Projekte werden parallel und mit demselben Ressourcenpool durchgeführt.
Zur Unterscheidung: Im Gegensatz zum Multiprojektmanagement umfasst Programmmanagement sämtliche Projekte innerhalb eines Programms, die einer gemeinsamen, übergeordneten Zielsetzung mit klaren Vorgaben top-down dienen.
Ein Beispiel für Multiprojektmanagement ist etwa die IT-Abteilung einer Bank. Hier arbeiten viele Personen an unterschiedlichen Projekten, die aber nicht zusammenhängen (müssen):
Dieses IT-Projektportfolio der Bank wird parallel und mit demselben Ressourcenpool durchgeführt, aber dient nicht einem gemeinsamen Programmziel. Daher sprechen wir hier von Multiprojektmanagement und nicht von Programmmanagement.
Wenn Sie in einer Multiprojekt-Umgebung tätig sind, kennen Sie die Herausforderung: Sie besteht darin, dass Sie viele Projekte parallel und mit demselben Ressourcenpool durchzuführen haben.
Zudem erschweren oft folgende Rahmenbedingungen im Multiprojektumfeld den reibungslosen Ablauf:
Fakt ist: Die Vielzahl der parallelen Projekte sorgt immer wieder für Überraschungen. Daraus ergeben sich die eingangs angeführten Probleme:
Häufige Gründe für diese Probleme im Multiprojektmanagement sind:
Gelingt es Ihnen, diese Probleme zu reduzieren oder sogar weitestgehend zu beseitigen, werden Ihre Projekte erfolgreicher sein. Die folgende Liste an Erfolgsfaktoren für Multiprojektmanagement wird Sie dabei unterstützen.
Behalten Sie den Überblick bei vielen parallelen Projekten. Das wird Ihnen ab einer gewissen Anzahl nur gelingen, wenn Sie eine zentrale Datenbasis nutzen. Aus der zentralen Datenbank können Sie dann beliebige Berichte zur Information und für fundierte Entscheidungen ziehen.
Die folgende Grafik zeigt die verschiedenen Perspektiven auf das Projektportfolio. Für das Portfolio stehen hier, neben einer zentralen Projektliste und Ressourcenübersicht, Statusberichte, Portfolio- und Pipelineübersichten, Risikomatrix sowie Ressourcen- und Kostengrafiken zur Verfügung.
Darunter befinden sich dann die Werkzeuge für die Steuerung der Einzelprojekte: für Ressourcenabstimmung, Projektüberwachung und Datenaustausch mit dem Controlling.
Mit einer zentralen Lösung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) haben Sie die Möglichkeit, alle Informationen ausgehend von der aggregierten Übersicht bis hinunter ins Detail zu verfolgen.
Wollen Sie so eine Umgebung einführen, so beherzigen Sie bitte unseren folgenden Tipp.
Unser Tipp: Starten Sie in einer Multiprojekt-Umgebung besser mit geringer Funktionalität. Legen Sie dann schrittweise nach. Das ist viel erfolgsversprechender, als wenn Sie mit maximaler Funktionalität gleich zu Beginn starten wollen und dann krachend scheitern.
Auf die Möglichkeiten und den Nutzen eines solchen „paradiesischen“ PPRM-Umfelds (wir nennen es „The PPRM Paradise“) geht dieser Artikel nach den Erfolgsfaktoren unten ein.
Unser Tipp: Portfoliomeetings sind immer zeitlich begrenzt. Es können nicht immer alle Projekte und Ressourcen betrachtet werden. Sorgen Sie daher dafür, dass Ampeln und andere Kriterien definiert werden, um die richtigen Projekte und Ressourcen zielsicher filtern zu können.
Lesetipp: Wie Sie durch Projektportfoliomeetings im Multiprojektmanagement richtig steuern
Um Ihre Umgebung für Multiprojektmanagement effizient verwalten zu können, müssen Ihre Projekte in Struktur und Aufbau bestimmten Standards genügen. Zudem müssen Sie Prozesse definieren, nach denen Ihre Projekte zu planen und zu aktualisieren sind.
Da Entscheidungen projektübergreifende Auswirkungen haben, sind alle Projekte in demselben Takt und mit möglichst aktuellen Daten zu steuern. Die Projektleitenden müssen wissen, was sie wann und wie zu tun haben. Daher brauchen sie eine entsprechende Ausbildung und Betreuung.
Ihr Project Management Office (PMO) sollte auch als die kommunikative Drehscheibe zwischen Projektleitenden, Teamleitenden, Entscheidenden und Controlling fungieren.
Es sollte verantwortlich sein für den effizienten Informationsfluss und die stetige Verbesserung des Reifegrades Ihres Projektmanagements.
Mehr zum Thema: Reifegrad im Projektmanagement erhöhen
PMO Aufgaben und Verbesserungen könnten z.B. umfassen:
Lesetipp: Multiprojektmanagement-KPIs für wirtschaftliche Projektsteuerung
Der Nutzen eines gut etablierten und akzeptierten PMO sollte sein:
Unser Tipp: Ihr PMO braucht unbedingt den Rückhalt Ihrer Geschäftsleitung. Es darf aber nicht als Kontrollinstanz wahrgenommen werden, sondern muss den Projektteams seinen Nutzen klar unter Beweis stellen. Dann ist die Akzeptanz gesichert.
Lesetipp: Wie Sie in 4 Schritten ein PMO einführen
Damit Sie sich nicht mit zu vielen Projekten gleichzeitig beschäftigen müssen, sollten Sie sich auf die wichtigen und dringlichen beschränken. Legen Sie daher Prioritäten fest, die der Unternehmensstrategie entsprechen.
Nach diesen Prioritäten starten Sie dann die Projekte.
Damit Ihnen die Priorisierung leichter fällt, ist dringend zu empfehlen, dass Sie eine Entscheidungsmatrix zum Differenzieren von Linientätigkeiten und verschiedenen Projektarten nutzen. Diese Projektwürdigkeitsanalyse ist individuell für jedes Unternehmen zu gestalten.
In so einer Entscheidungsmatrix können Sie nach der Projektart unterscheiden (Klein- / Normal- / Großprojekt), um die einzusetzenden Methoden zu definieren.
Legen Sie durch dieses Vorgehen einfach fest, ab wann ein Vorhaben als Projekt anzusehen ist. Erst dann ist es in den Auswahlprozess für das Projektportfolio aufzunehmen.
Gestalten Sie Ihre individuelle Projektwürdigkeitsanalyse gemäß Ihren Anforderungen. Mögliche Kriterien dafür können sein:
Unser Download-Tipp: Laden Sie sich hier eine Excel-Vorlage für Ihre Projektwürdigkeitsanalyse herunter und passen Sie diese einfach an Ihren individuellen Bedarf an.
Je nach Einstufung sind dann unterschiedliche Methoden zur Steuerung anzuwenden. Es geht darum, entsprechend der Größe des Vorhabens den geeigneten Verwaltungs- und Steuerungsaufwand zu betreiben.
Führen Sie, unabhängig von der Projektart, eine Priorisierung durch. Die Wichtigkeit können Sie mit Hilfe vorher festgelegter Treiber ermitteln.
Unser Tipp: Sorgen Sie dafür, dass für die wichtigsten Projekte auch wirklich die meisten Ressourcen eingesetzt werden.
Lesetipp: Wie Sie in 7 Schritten Projektportfoliomanagement einführen
Bei der strategischen Ressourcenplanung, auch bekannt als Kapazitätsplanung, geht es darum, dass Sie vorausschauend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den notwendigen Skills bereitstellen.
Zudem müssen Sie damit gewährleisten, dass strategisch relevante Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit geeigneten Mitarbeitenden umgesetzt werden können.
Bei unzureichender Kapazitätsplanung gehen Sie beispielsweise folgende Risiken ein:
Aus der richtig durchgeführten strategischen Ressourcenplanung können Sie vielfältigen Nutzen gewinnen.
Dieser umfasst beispielsweise:
Unser Tipp: Für eine erfolgreiche strategische Kapazitätsplanung benötigen Sie unbedingt ein starkes und vom Top-Management unterstütztes PMO. Zudem ist je nach Anzahl der Projekte und Ressourcen eine passende Tool-Umgebung erforderlich.
Lesetipp: Wichtige Erfolgsfaktoren für Kapazitätsplanung im Projektmanagement
Die taktische Ressourcenplanung ist der Prozess zur Abstimmung zwischen Projekt- und Teamleitenden. Projektleitende planen Ressourcen auf die Vorgänge ihrer Projekte. Dabei haben sie die Hoffnung, diese eingeplanten Personen auch wirklich zu bekommen.
Ob sie die Ressourcen dann tatsächlich erhalten, ist die Entscheidung der Teamleitenden. Hierzu ist die Kommunikation zwischen den beiden Rollen extrem wichtig.
Für Projekt- und Teamleitende ist die taktische Ressourcenplanung alles andere als einfach, weil:
Die folgende Grafik zeigt links den Personenbedarf für drei Projekte, der vom Projektmanagment benötigt wird. Rechts sehen Sie, dass durch Abwesenheiten und Linientätigkeiten die Kapazität der verfügbaren Personen des Teamleitenden reduziert wird.
Als Ergebnis ist die verbleibende Projektverfügbarkeit nicht mehr hoch genug, um alle Projekte vollständig zu bedienen (Projekt A vollständig, Projekt B etwas weniger und Projekt C deutlich weniger als von der Projektleitung beantragt).
Unser Lesetipp: Wie Sie schnell Ressourcenmanagement einführen
Bitte beachten Sie unbedingt:
In der Ressourcenplanung ist nur eine vollständige Planung eine gute Planung.
Damit Sie die vollständige Planung erreichen, sollten Sie folgende Punkte beachten:
Unser Tipp: Planen Sie Ressourcen auf jeden Fall lieber vollständig und etwas ungenau als zu genau und unvollständig. Nur eine vollständige Planung ist eine gute Planung.
Und freunden Sie sich damit an, dass Ressourcenplanung nicht immer hundertprozentig genau sein kann. Störungen von außen kommen schneller, als Sie nachplanen können.
Lese- und Download-Tipp: Ressourcenplanung mit Excel – was Sie wissen sollten (mit Gratis-Excel-Vorlage zum Download, die die o.g. vollständige Ressourcenplanung ermöglicht.
Das Steuerungsgremium im Multiprojektmanagement oder bei Programmen erlässt regelmäßig seine Vorgaben. Das umfasst beispielsweise Direktiven zu wichtigen Meilensteinen an den Schnittstellen.
Diese werden in die jeweiligen Projekte verteilt („top-down“) und die Projektleitenden müssen die Vorgaben dann umsetzen.
Unser Tipp: Nutzen Sie „weiche“ Verknüpfungen zwischen Vorgängen verschiedener Projekte. Deren Vorteil ist, dass die Projektleitenden bei Änderungen die auftretenden Terminkonflikte sofort sehen. Dabei wird deren Planung aber nicht direkt verändert. Das ist wichtig, denn die Projektleitung hat damit immer noch die Hoheit über ihre Planung.
Lesetipp: Erfolgreiches Programmmanagement – mit F&E-Beispiel
Projektleitung und Controlling sind beim Durchführen ihrer Arbeiten auf die Daten der jeweils anderen Rolle angewiesen.
Daher ist es nötig, dass Sie mittels einer Integration Middleware für die Systemintegration zwischen den beiden Welten sorgen.
Ohne automatisches Übertragen der Daten in beide Richtungen wäre weder eine zeitgerechte monatliche Abrechnung, noch eine zeitnahe Verteilung von Restbudgets zwischen den Projekten möglich.
Die wesentlichen Integrationsszenarien sind folgende:
Die Vorteile einer Integration sind:
Unser Tipp: Mit steigender Anzahl der Projekte und Häufigkeit der Aktualisierung steigt der Nutzen einer solchen Tool-Integration. Eine Integration von PPM-, ERP- und weiteren Systemen kann einfach beginnen und dann schrittweise je nach Bedarf ausgebaut werden.
Immer noch arbeiten viele Unternehmen im Multiprojektmanagement ausschließlich mit Office-Tools (z.B. Microsoft Excel), Textdokumenten und E-Mail-Anhängen. Im kleinen Umfeld mag das noch machbar sein, aber wenn das Projektportfolio größer wird, dann stößt dieses Vorgehen schnell an Grenzen.
Und genau für Personen, die diese Grenzen in ihrem Unternehmen spüren, ist dieser Abschnitt des Artikels gedacht, den Sie augenblicklich lesen.
„Paradiesische“ Zustände im Multiprojektmanagement bedeuten: Ihr Projekt-, Portfolio- und Ressourcenumfeld (PPM) funktioniert mit maximaler Effizienz. Sie sind immer umfassend über Ihre Projektlandschaft informiert.
Ihnen bleiben viel Mühe, unnötige Kosten, Zeitverlust und Abstimmungspannen erspart. Sie haben immer aktuelle Daten als Basis für Ihre Entscheidungen und können die Ressourcen im Unternehmen bestmöglich nutzen.
Auf den Punkt gebracht:
In Ihrer komplexen Multiprojektlandschaft haben Sie genau die Umgebung, die fundierte Entscheidungen ermöglicht.
„The PPRM Paradise“ ist das Konzept einer solchen optimalen Umgebung für unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement – angepasst an den individuellen Kundenbedarf.
Optimal umgesetzt haben alle beteiligten Rollen das gute Gefühl, im Projektumfeld immer alles im Griff zu haben: das PMO, das Management, die Teamleitungen, die Projektleitenden, die Projektmitarbeitenden und das Controlling.
„The PPRM Paradise“ ermöglicht einen guten Überblick über Ihre Multiprojektlandschaft mit z.B.:
Das PMO soll im Multiprojektmanagement die Abläufe verbessern. Wollen Sie „The PPRM Paradise“ als zentrale Tool-Umgebung mit passenden Prozessen für Ihre PPM-Tätigkeiten im Unternehmen einführen, so ist dies eine Aufgabe, die Sie am besten beim PMO ansiedeln.
Um die Übersicht im Multiprojektumfeld zu behalten und steuernd zu wirken, benötigen Sie dringend ein gutes Projektportfoliomanagement. Ein Portfolio-Dashboard dient dem Unternehmensmanagement und den Entscheidungsgremien als Instrument für die Überwachung und das Controlling des Projektportfolios.
Anhand wichtiger KPIs wird der Zustand des Portfolios übersichtlich dargestellt. Von hier aus kann bei Bedarf mit dem passenden Portfolio-Tool in die Details einzelner Projekte „hineingezoomt“ werden.
Die zentrale Projektliste bietet Ihnen folgende Vorteile für Ihre Multiprojektmanagement-Umgebung:
Ein standardisierter Prozess zur Projektinitiierung bietet Ihnen folgende Vorteile im Multiprojektmanagement:
Eine Portfoliomanagement-Software mit Ressourcenszenarien bietet Ihnen folgende Vorteile für Ihre PPM-Umgebung:
Die Umgebung für optimale Einzelprojektsteuerung bietet Ihnen folgende Vorteile für Ihre PPM-Umgebung:
Zur übergeordneten Steuerung von mehreren Einzelprojekten dient das Programm- oder Multiprojektmanagement. Hierfür ist es nötig, wichtige Informationen wie z.B. Meilensteine „bottom-up“ auf Knopfdruck aus den Einzelprojekten übersichtlich in einem Plan zusammenzufassen.
Zudem müssen Abhängigkeiten der Termine zwischen den Projekten dargestellt und Terminvorgaben „top-down“ aus der Programmebene herab eingespielt werden können.
Die Möglichkeit zur Steuerung von Programmen bietet Ihnen folgende Vorteile:
Das passende Tool zur Ressourcenplanung im Team für Teamleitende bietet Ihnen folgende Vorteile für Ihr Multiprojektmanagement:
Die Teammitglieder können den notwendigen Aufwand für ihre Aufgaben am besten selbst abschätzen. Moderne Teamführung geht immer mehr in diese Richtung: Die Teammitglieder sollen im Rahmen des Aufgabenmanagements bei der Detailplanung mitarbeiten und diese am besten selbst machen.
Zudem sollen sie detailliert Auskunft darüber geben, wie weit sie mit ihren Aufgaben fortgeschritten sind.
Dafür gibt es geeignete Tools, die durch Integration Bestandteil der PPM-Lösung werden. Paralleles Arbeiten in den Tools für Aufgaben- und Projektmanagement ist hierdurch möglich und ehrliche Schätzungen für die Planung dienen dem Projekterfolg.
Eine komfortable Oberfläche zur Zeiterfassung bietet Ihnen folgende Vorteile für Ihr Multiprojektmanagement:
Damit das Controlling die Daten erhält, die es benötigt, sind entsprechende Vorgaben zu machen (Kosten-, Projekt-, Phasenstruktur etc.). Diese können Sie dann bei der Umsetzung Ihrer PPM-Umgebung berücksichtigen lassen.
Damit haben Sie die Basis dafür, dass Sie durch die Integration von ERP- und PPM-System Ihren Forecast an das Controlling per Knopfdruck abgeben können – ohne Zusammensuchen und Kopieren!
Auch lassen sich die Ist-Kosten an andere Abteilungen übermitteln, die diese brauchen.
Passende Berichte und ein guter Berichtsprozess sind das Rückgrat der Projektsteuerung. Damit systematisieren Sie die regelmäßige Kommunikation im Projekt. Automatisierte Projektmanagement-Berichte ermöglichen Ihnen ein wiederholbares Format, durch das Sie Reports schnell auf Knopfdruck mit Daten füllen.
Damit können Sie den gesamten Projektlebenszyklus effizient unterstützen und Ihre Projekte optimal steuern.
Die Verbindung der zuvor beschriebenen einzelnen Module einer leistungsfähigen und modernen PPM-Umgebung ist ein wesentlicher Punkt. Kein PPM-Tool auf dem Markt bietet all die beschriebenen Möglichkeiten „aus der Box“.
Durch die Integration verschiedener Tools, die für ihren jeweiligen Anwendungszweck optimal sind (z.B. ERP, PPM, CRM, Aufgabenmanagement, u.s.w.), maximieren Sie den Nutzen der integrierten Gesamtlösung.
Auf die Vorteile der Systemintegration sind wir schon oben bei Erfolgsfaktor 7 für das Multiprojektmanagement eingegangen.
Der erste Schritt ist auf jeden Fall: Schaffen Sie sich eine zentrale Projektliste in einem geeigneten datenbankgestützten PPM-Tool. Dies ist bei vielen Projekten deutlich besser als eine Excel-Liste, die ständig manuell nachgeführt werden muss.
Sie werden im Multiprojektmanagement ohne die zentrale Übersicht über alle Projekte nicht erfolgreich sein.
Achten Sie darauf, dass Ihre zentrale Projektliste wirklich alle Projekte beinhaltet. Was nicht in der List ist, das darf es im Unternehmen auch nicht geben.
Von dieser Voraussetzung ausgehend gibt es drei mögliche Wege, wie Sie Ihr Projektmanagement weiter detaillieren und verbessern können: über die
Lesetipp: Das Vorgehen beschreibt der Artikel „Projektmanagement einführen – 3 Wege zum Erfolg“
Das Konzept von „The PPRM Paradise“ ist vollkommen unabhängig von der gewählten Technologie. Wichtig ist allein, dass Sie Ihre Projektdaten in einer zentralen Datenbank speichern.
Damit gibt es nur „One single source of truth / eine Wahrheit“ und nicht verschiedene Versionen von Files, über die niemand den richtigen Überblick hat.
Folgend finden Sie eine kleine tabellarische Übersicht, mit welchen Technologien wir bei TPG The Project Group „The PPRM Paradise“ für Sie umsetzen können. Natürlich kann die Umsetzung eines ähnlichen PPRM-Umfeldes aber auch mit anderen Umgebungen und Tools erfolgen.
In diesem Artikel haben Sie erfahren, warum Multiprojektmanagement zu einer der schwierigeren Disziplinen gehört und welche Konsequenzen das im Projektalltag haben kann.
Zudem haben Sie 7 wichtige Erfolgskriterien kennengelernt, die zum Meistern der Herausforderungen im Multiprojektmanagement nötig sind:
Ein sehr wichtiges Thema für erfolgreiches Multiprojektmanagement ist eine leistungsfähige Tool-Umgebung, basierend auf einer zentralen Datenhaltung und Integration von Drittsystemen. Die Argumente dafür haben Sie im Abschnitt „The PPRM Paradise“ kennengelernt.
Haben Sie noch Fragen zum Thema Multiprojektmanagement? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.
Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!
Sie wollen ein PMO für erfolgreiches Multiprojektmanagement einführen, das hier Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.