Wenn kritische Projektabweichungen erst im Steering Committee sichtbar werden, ist Ihr PMO-Reporting zu spät. Gutes PMO-Reporting zeigt deshalb früh, wo Termine, Kosten oder Ressourcen aus dem Plan laufen und welche Entscheidungen jetzt nötig sind. So erhalten die richtigen Zielgruppen genau die Informationen, die sie für schnelle und fundierte Entscheidungen brauchen.
In diesem Artikel lernen Sie die Anforderungen an PMO-Berichte im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement kennen. Sie erfahren, welche Informationen für Stakeholder relevant sind und wie Berichte schnelle Entscheidungen unterstützen.
Zudem erhalten Sie Tipps für eine effiziente Datenerfassung und hohe Datenqualität. Zum Abschluss gibt es eine Checkliste mit den zehn wichtigsten Fragen, die Sie beim Aufbau Ihres Berichtswesens unterstützen.
Richten Sie Ihr PMO-Reporting an den Empfängern aus. Geschäftsführung, PMO und Projektleitende benötigen unterschiedliche Informationen und Detailtiefen.
Zeigen Sie Abweichungen und Handlungsbedarf klar. Gute Berichte machen früh sichtbar, wo Termine, Kosten oder Ressourcen aus dem Plan laufen.
Definieren Sie feste Berichtszyklen und Verantwortlichkeiten. So verbessern Sie Datenqualität und Verlässlichkeit.
Automatisieren Sie die Datenerfassung soweit sinnvoll. Eine zentrale Datenbasis reduziert Fehler und manuellen Aufwand.
Prüfen Sie regelmäßig den Nutzen Ihrer Berichte. Wenige relevante Kennzahlen unterstützen Entscheidungen besser als umfangreiche Reports ohne klare Aussage.
Diese Kapitel warten auf Sie:
Legen wir los!
Verantwortlich für das Thema Reports / Berichte im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) ist das Project Management Office (PMO).
Diese Aufgabe umfasst nicht nur den Aufbau und die Auswahl der dargestellten Informationen. Auch die Qualität der Projektberichte im Hinblick auf Aktualität, Richtigkeit der Daten und Bedarf der Zielgruppen gehört zu den wichtigen und nicht immer einfachen PMO-Aufgaben.
Gartner kommt in einer Studie zu folgender Erkenntnis:
PMOs liefern oft nicht die Daten, die Senior Manager brauchen. So entsteht eine Lücke zwischen Erwartung und Realität. Mehr Details sind nicht automatisch besser.
PMOs sollten ihre Berichte schrittweise so anpassen, dass sie Führungskräfte wirklich unterstützen. Senior Manager haben wenig Zeit. Sie brauchen kurze, präzise und klare Informationen. Das PMO soll mit ihnen zusammenarbeiten und genau diese liefern.
Quelle: „Seven Best Practices for an Effective Project Management Office“, Gartner, 2016
Das Problem: Beim Einführen von Projekt- und Portfoliomanagement-Lösungen (PPM) wird das Thema Berichtswesen oft zu spät betrachtet.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Optimal wäre, wenn Ihr PMO-Reporting ganz am Anfang stünde – und das PPRM-System würde dann um die Berichte und die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer herum geplant werden.
Denn nur wirklich gute Projektmanagement-Berichte lassen erkennen, was tatsächlich los ist und was mehr oder weniger dringend entschieden werden muss.
Nur wenn Sie sich auf das Wesentliche fokussieren und das berücksichtigen, was die Adressaten der Berichte erwarten, dann erreichen Sie den maximalen Nutzen Ihres PPM-Systems.
Doch das ist nur die „halbe Miete“. Damit Sie wirklich schnell auf die Entwicklung der Projektlandschaft reagieren können, müssen Ihre Projektmanagement-Berichte außerdem aktuell und flexibel sein.
Im Folgenden lesen Sie über die Anforderungen an ein Berichtswesen im Projektmanagement und einzelne Berichte im Projektumfeld.
Dank IT-Lösungen können Sie heute Berichte im Projektmanagement schnell, bunt und in beliebigem Detaillierungsgrad auf dem Bildschirm präsentieren.
Geht es darum, welche Informationen sich z.B. ein PMO für das Unternehmen vorstellt, so kennen wir aus unseren Beratungstätigkeiten klassische Wunschvorstellungen zu Projektmanagement-Berichten. Diese sollten sein:
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Diese Wünsche sind nicht einfach unter einen Hut zu bringen. Realistischer sind die tatsächlichen Anforderungen an Berichte im Projektumfeld. Sie lassen sich in einem Satz zusammenfassen:
Tatsächliche Berichtsanforderungen auf den Punkt gebracht:
Sie müssen relevante Informationen für die richtigen Personen aussagekräftig und effizient bereitstellen, um Projekte optimal steuern zu können.
Beim Aufbau eines Berichtswesens sollten Sie sich demnach immer die Frage stellen:
Unser Tipp: Ehrliche Antworten auf die vorgenannten Fragen sind eine wichtige Voraussetzung dafür, dass Ihre Berichte künftig effizient und ohne Datenballast sind. Eine vorherige Stakeholder-Analyse zum Abfragen der Bedürfnisse der verschiedenen Rollen ist auf jeden Fall anzuraten.
Im Unternehmen gibt es in der Regel verschiedene Ebenen, die unterschiedliche Berichte benötigen. Je höher in der Pyramide, desto stärker verdichtet müssen die Informationen sein.
Allerdings muss bei Bedarf auch ein „Drill-Down“ in Details möglich ist. Damit lassen sich konsolidierte Berichtsinformationen bei Nachfragen schnell nachvollziehen.
Hinweis: Zum Nachweis des Nutzens Ihres PMO sollten Sie ein Set an Kennzahlen definieren und mit Ihren Stakeholdern abstimmen. Hierzu dienen passende PMO KPIs.
Berichte sind die Grundlage für Abstimmungstermine. Sie dienen dem Verständnis, was im Unternehmen gerade passiert und wo in diesem Moment Entscheidungen notwendig sind.
Je höher in der Hierarchie, desto dichter sind die Informationen und desto seltener ist die Berichterstattung.
Folgende Grafik verdeutlicht, wie sich aus den einzelnen Terminen die Berichtsperioden auf den einzelnen Ebenen ergeben. Dabei verdichten sich die Informationen in Abhängigkeit von der Höhe der Hierarchie immer weiter und die Frequenz der Berichtserstattung wird immer geringer.
Welche Entscheidungen dürfen bzw. müssen wo getroffen werden? In Abhängigkeit davon müssen Sie sicherstellen, dass die benötigten Informationen in Form von aussagekräftigen Berichten bereitstehen.
Dabei ist auch zu entscheiden, was als Bestandteil welches Berichts sinnvoll ist. Nicht die Fülle der Daten ist wichtig, sondern die leichte Verständlichkeit von deren Botschaft. Das bedeutet, die Übersicht und Verständlichkeit in Berichten muss maximal sein.
Die Frage, welche PMO-Berichte sinnvoll sind, ist nur sehr individuell zu beantworten. Die folgende Grafik gibt eine Übersicht, welche Berichte über die Hierarchien sinnvoll sein könnten. Natürlich ist das stark abhängig von der Größe, den Prozessen und der Branche Ihres Unternehmens.
DEN für alle passenden Bericht gibt es leider nicht. Zwar sehen Berichte immer ähnlich aus, aber Sie müssen diese immer an die jeweiligen Prozesse und Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Dies ist jeweils abhängig vom gewünschten Einsatz und Empfängerkreis.
Eventuell hilft es Ihnen, wenn Sie mit Unterstützung eines erfahrenen PMO-Consultants im Workshop mit wichtigen Stakeholdern die Berichtsanforderungen und deren mögliche Umsetzung erarbeiten.
Folgend nun ein paar beispielhafte Berichte aus dem PMO-Umfeld.
Unser Tipp: Behalten Sie als PMO die Anzahl der Berichte im Auge. Mit der Zeit steigt diese nämlich gerne an, weil immer neue hinzukommen. Eine regelmäßige Konsolidierung sorgt dafür, dass das Berichtswesen als Ganzes seine Effizienz behält.
Das PMO ist oft für die Vorbereitung des Portfoliomeetings verantwortlich. Im Multiprojekt-Umfeld und Projektportfoliomanagement ist dann besonders die Auswahl der Projekte eine Herausforderung.
Aus dem oft sehr umfangreichen Projektportfolio sollten Sie demnach gezielt die Projekte wählen, die in der verfügbaren Zeit des Portfoliomeetings besprochen werden sollen.
Lesetipp: Wirtschaftliche Steuerung durch Multiprojektmanagement-KPIs
Durch den richtigen Auswahlprozess stellen Sie sicher, dass der Entscheidungsbedarf frühzeitig erkannt wird und notwendige Entscheidungen in der verfügbaren Zeit auch möglich sind.
In der folgenden Liste finden Sie Kriterien, nach denen Sie im PMO eine Projektauswahl für die Portfoliomeetings treffen können:
Lesetipp: So geht Reporting im Projektmanagement (10 Berichte im Multiprojektumfeld)
Welche Informationen sollten Sie in Berichten zu einzelnen Projekten bereitstellen? Vorschläge zu Ergebnissen, Lieferungen und Zuständen sind:
Zur Qualitätssicherung sollten Prüfungen der Plausibilität im Bericht beinhaltet sein, wie:
Zur Feststellung der Soll-Ist-Abweichung empfehlen sich diese Informationen:
Geht es um Entscheidungen über das weitere Vorgehen bieten sich diese Informationen an:
Nach guter Vorbereitung des Meetings durch Ihr PMO müssen Sie während des Meetings die notwendigen Daten für Antworten auf Fragen der Entscheidenden am besten per Knopfdruck verfügbar haben.
Unser Tipp: Auch der Bericht nach einer Sitzung ist ein wichtiges Medium. Kommunizieren Sie die Ergebnisse der Sitzung an alle betroffenen Personen. Nur so können diese ihr weiteres Handeln schnell an den Gesprächsergebnissen ausrichten.
In vielen Unternehmen dauert das Einsammeln der Daten für Berichte länger als die Analyse und Aufbereitung.
Bei Ihnen auch?
Dies können Sie viel effizienter gestalten, wenn Sie nicht erst verschiedene Excel-Dateien einsammeln und konsolidieren müssen.
Am besten arbeiten Sie gleich in einer geeigneten Datenbank, die Ihnen durch Integration Middleware mit anderen Systemen eine zentrale Datenauswertung für Berichte ermöglicht. Damit bleibt Ihnen mehr Zeit für die Analyse der Berichte.
Die Analyse wiederum ermöglicht den relevanten Personen dann fundierte und schnelle Entscheidungen auf Basis sehr aktueller Daten.
Das PMO ist auch verantwortlich für das Sicherstellen der Datenqualität in Berichten.
Woran lässt sich aber erkennen, ob die Daten eines Projektberichtes vollständig, richtig und aktuell sind?
Die Herausforderung ist, z.B. mittels Plausibilitätschecks zu erkennen, welche der Projekte vom Plan abweichen. Stimmt der von der Projektleitung angegebene Fertigstellungsgrad im Projektbericht auch wirklich?
Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität können Sie u.a. mit folgenden Informationen abprüfen:
1. Vollständig
2. Richtig
3. Aktuell
Unser Tipp: Nutzen Sie Stichproben zum Verbessern der Datenqualität. Projektleitende neigen häufig dazu, ihre Berichte möglichst unauffällig zu „gestalten“.
Picken Sie als PMO neben den Projekten mit rotem und gelbem Ampelstatus auch zufällig ein paar mit grünem Status heraus. Dies nimmt den Projektleitenden die Sicherheit, durch eine grüne Ampel „unter dem Radar“ zu bleiben.
Sie wollen Ihr PMO-Reporting modernisieren? Diese Checkliste mit den zehn wichtigsten Fragen kann Ihnen eine Hilfe sein, um in die richtige Richtung zu denken:
Checkliste: Die 10 wichtigsten Fragen zum PMO-Reporting
1. Wer soll welche Berechtigung haben?
2. Wie häufig sollen die Daten aktualisiert werden?
3. Wie häufig sollen die Berichte ausgegeben werden?
4. Müssen die Berichte online oder offline zur Verfügung stehen?
5. Brauchten Sie Ad-hoc-Auswertungen?
6. Müssen die Berichte gedruckt werden?
7. Sollen Berichte kommentiert werden können?
8. Müssen die Daten historisiert werden?
9. Müssen Berichte archiviert werden?
10. Wollen Sie Berichte selbst ändern können?
Folgend noch ein paar Erläuterungen zu einigen wichtigen Punkten der Liste.
Berechtigungen regeln, wer was sehen darf. Wählen Sie hier zu viel Komplexität, dann kann es bei der Änderung von Rollen bestimmter Personen in der Anpassung sehr aufwändig werden. Wichtig ist hierbei auch, dass Sie für interne Ressourcendaten den Betriebsrat mit einbeziehen.
In Berichten sollte anhand von Kommentaren klar zu sehen sein, auf was besonders zu achten ist. So können die Leserinnen und Leser schnell die kritischen Punkte erfassen. Auch Begründungen für die dargestellten Zustände sind hier angebracht, z.B. warum eine Ampel rot ist.
Historisierbar bedeutet, dass der Stand des Berichts zu einem bestimmten Datum wieder hervorholbar ist. Einerseits müssen die zugrundeliegenden Daten zu dem Zeitpunkt verfügbar sein und auf der anderen Seite aber auch das ursprüngliche Layout pixelgleich wiederherzustellen sein.
Das Archivieren realisieren Sie am besten über das Erstellen von PDFs. Diese lassen sich automatisiert in einer Datenbank ablegen und können so auch nach langer Zeit wieder gezielt in Originalfassung hervorgeholt werden.
Mit der passenden KI-Unterstützung finden Sie dann auch schnell alles, was in der Datenbank an wichtigen Informationen steckt.
Unser Tipp: Nutzen Sie Standardwerkzeuge! Wenn Sie im PMO Berichte selbst ändern können, dann haben Sie mehr Flexibilität. Daher sollten Sie soweit wie möglich Standardwerkzeuge nutzen. Anpassungen können Sie bei Bedarf schnell selbst und ohne Externe vornehmen.
Fehlt Ihnen die Transparenz im Projektumfeld? Ein zeitaufwändiges und fehleranfälliges manuelles Berichtswesen erschwert Ihnen den Überblick? Dann arbeiten Sie noch nicht mit einer modernen und auf Sie passenden PPM-Software, die diese Problemfelder verschwinden lässt.
Werfen Sie doch jetzt einen Blick auf TPG ProjectPowerPack, das Werkzeug auf Basis von Microsoft 365 und Power Platform. Diese moderne Umgebung stellt Ihnen über 40 Berichte auf Knopfdruck zur Verfügung:
zum Projektstatus,
zur Ressourcenauslastung und
zum Portfolio.
So steuern Sie mit KPIs Ihr gesamtes Projektportfolio – bei Bedarf auch auf Basis von Daten aus integrierten externen Systemen.
In diesem Artikel haben Sie erfahren, welchen Anforderungen Berichte im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement genügen sollten. Sie haben gelernt,
Außerdem wissen Sie,
Zuletzt haben Sie als Leitfaden für Ihre nächsten Schritte eine Checkliste mit den 10 wichtigsten Fragen zum PMO-Reporting erhalten.
Haben Sie noch Fragen zum Thema PMO-Berichte? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.
Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!
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