PMO- / PPM-Tools: Software für Multiprojektmanagement

Geschrieben von Johann Strasser | 17.08.2026

Fehlende Transparenz im Projektportfolio kostet Ihr PMO täglich Zeit und macht Entscheidungen unnötig riskant. Gute PPM-Tools schaffen dort Klarheit: Sie zeigen Auslastungen, verbinden Systeme und reduzieren doppelte Dateneingaben. Wenn Sie weiterhin Excel-Tabellen jonglieren oder Berichte manuell erstellen, bindet das wertvolle Kapazität. Das sollten Sie schnellstmöglich ändern.

Vielleicht suchen Sie deshalb eine moderne PPM-Software für einfacheres Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement.

Dieser Artikel zeigt Ihnen zunächst die Ergebnisse einer PPM-Tool-Umfrage von Ende 2024.

Danach erfahren Sie, welche Funktionen eine optimale PMO- und PPM-Software für Multiprojekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement bieten sollte. Unser Konzept dafür heißt „The PPRM Paradise“ und verbindet die entscheidenden Bausteine für mehr Überblick und Effizienz.

Das Wichtigste in Kürze

PPM-Tools schaffen Transparenz über Projekte und Ressourcen. Sie erkennen kritische Termine, Engpässe und Abweichungen früher und können gezielter gegensteuern.
Das passende PPM-Tool geht weit über Terminplanung hinaus. Portfolioauswahl, Ressourcenmanagement, Reporting und Systemintegration greifen idealerweise ineinander.
Sie reduzieren den manuellen Aufwand im PMO. Zentrale und aktuelle Daten sparen Zeit bei Statusberichten, Auswertungen und Management-Entscheidungen.
PPM-Tools verbessern Ihre Ressourcenplanung. Sie erkennen Auslastungen und freie Kapazitäten frühzeitig. So planen Sie neue Projekte realistischer und vermeiden Überlastungen.
Eine integrierte PPM-Lösung tauscht Daten auch mit anderen Systemen aus. Einheitliche Daten in z.B. SAP, CRM, Jira oder DevOps erleichtern die Arbeit und unterstützen fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten.

Das erwartet Sie in den Kapiteln:

Warum echte PPM-Software Tools verwenden?
Ergebnisse der PMO- / PPM-Tools-Umfrage (2024)
Konzept einer optimalen PMO- / PPM-Software-Umgebung („The PPRM Paradise“)
Die Module und der Nutzen von „The PPRM Paradise“
Von TPG empfohlene PPM-Software-Tools
Zusammenfassung: Optimale PMO- / PPM-Tools

Legen wir los!

Warum echte PPM-Software Tools verwenden?

Für die vielfältigen PMO-Aufgaben braucht es die richtigen Methoden, Prozesse und natürlich auch geeignete Software-Tools. Excel und Office-Tools allein sind hierfür meist nicht geeignet und stoßen schnell an Grenzen.

Passende PPM-Tools helfen dabei, dass alle PMO-Mitglieder, Entscheidenden, Projektleitenden, Teamleitenden etc. ihre Arbeit möglichst effizient und mit hoher Qualität erledigen.

Diese Arbeitserleichterung für alle Rollen kann z.B. durch Automatisierung, Workflows, Integration von Systemen und gute Visualisierung der richtigen Informationen erfolgen.

Passt dies alles, so können Sie mit guten PPM-Tools folgenden Nutzen realisieren:

Sie sparen viel Zeit
Sie gewinnen mehr Transparenz
Sie setzen Ressourcen besser ein
Sie steigern die Akzeptanz des PMO und die Motivation allgemein
Sie verbessern die Aktualität Ihrer Informationen
Sie oder Ihre Entscheidenden treffen dadurch fundierte Entscheidungen
Sie managen insgesamt Ihre Projekte und Portfolios erfolgreicher

Ergebnisse der PMO- / PPM-Tools Umfrage

Im November 2024 hat TPG The Project Group eine Umfrage zu PMO- / PPM-Software-Tools durchgeführt. Die Ergebnisse basieren auf 183 validen Feedbacks. In den kommenden Kapiteln finden Sie einige der wichtigsten Ergebnisse der Auswertung.

Die gesamte Auswertung können Sie sich folgend kostenlos herunterladen.

Wichtigste Ergebnisse der Umfrage im Überblick

Passende Tools schaffen Zufriedenheit: Die Zufriedenheit der User mit ihrer PPM-Tool-Umgebung hängt maßgeblich von der Qualität und dem Einsatz der richtigen Tools ab. User mit integrierten, datenbankbasierten Systemen zeigten eine deutlich höhere Zufriedenheit als diejenigen, die mit isolierten, manuellen Lösungen arbeiten.
Excel von „Sehr Zufriedenen“ wenig genutzt: Besonders im Multiprojektumfeld stößt Excel aber häufig an seine Grenzen. Dies führt zu Ineffizienz, geringer Transparenz und einem erhöhten Arbeitsaufwand. „Sehr Zufriedene“ User setzen deutlich weniger auf Excel und verwenden stattdessen spezialisierte PMO- / PPM-Tools.
PMO wirkt positiv: Die Umfrageergebnisse legen zudem nahe, dass ein PMO die Zufriedenheit mit der Tool-Umgebung positiv beeinflusst. Unternehmen mit einem PMO nutzen häufiger spezialisierte Tools und wenden Projektmanagement-Methoden konsequenter an.
Wünsche an „optimales PPM-Tool“: Auf die Frage nach einer optimalen PPM-Tool-Landschaft standen folgende Wünsche ganz oben: bessere Systemintegration, effizientes Ressourcen- und Kapazitätsmanagement, mehr Transparenz und übersichtliche Dashboards. Der Wunsch nach Integration der Tools wurde am häufigsten genannt.
Hoffnung auf KI-Unterstützung: Von einer KI-Unterstützung in Tools erhoffen sich die User vor allem Erleichterung im Ressourcenmanagement, automatisierte Fehlerchecks, Planungsunterstützung sowie verbessertes Berichtswesen und Dashboards.

Zusammenfassend ergab die Untersuchung: Unternehmen, die auf integrierte, datenbankbasierte Tools für Projektmanagement setzen und die Unterstützung eines PMO nutzen, erreichen eine höhere Zufriedenheit mit ihrer PMO- / PPM-Tool-Umgebung.

Zur Verbesserung einer Umgebung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement sollte der Fokus auf der Integration von Systemen, einer zentral koordinierten Stelle wie einem PMO, effizientem Ressourcenmanagement sowie der Bereitstellung von transparenten und übersichtlichen Informationen, z.B. via Dashboards, liegen.

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Zufriedenheit mit der PMO- / PPM-Software-Umgebung

Für die Studie wurden die Tools in solche für Einzelprojektmanagement und Multiprojektmanagement differenziert. Zudem wurden drei Zufriedenheitsstufen genutzt. Die folgenden Grafiken beziehen sich exemplarisch nur auf die Tools für Multiprojektmanagement.

Zufriedenheit mit dem PPM-Tool im Multiprojektmanagement (N=183)

Nur 12 % (22 Personen) der Befragten sind mit ihrer Tool-Umgebung sehr zufrieden und sehen keinen Änderungsbedarf.
48 % (87 Personen) sind zufrieden, würden aber etwas verändern wollen.
39 % sind nicht zufrieden mit ihrer Tool-Umgebung im Multiprojektmanagement.

Eingesetzte Tools nach Methoden im Multiprojektmanagement

Die folgenden Grafiken zeigen die Tool-Welt für Methoden im Multiprojektmanagement der „Sehr Zufriedenen“, „Zufriedenen“ und „Nicht Zufriedenen“ im direkten Vergleich.

Tool-Welt für Multiprojektmanagement der „Sehr Zufriedenen“ (100 % = 22 Personen) Tool-Welt für Multiprojektmanagement der „Zufriedenen“ (100% = 87 Personen) Tool-Welt für Multiprojektmanagement der „Nicht Zufriedenen“ (100 % = 72 Personen)

Der Vergleich der drei Grafiken zur Tool-Welt im Multiprojektmanagement zeigt:

Die blauen Balken („machen wir nicht“) sind bei den „Nicht Zufriedenen“ meist länger als bei den „Sehr Zufriedenen“. Sie setzen also weniger der Methoden ein.
Der Einsatz von Excel ist bei den „Nicht Zufriedenen“ bei allen Methoden höher als bei den „Zufriedenen“ und noch deutlich höher als bei den „Sehr Zufriedenen“. Im Multiprojektumfeld stößt Excel häufig an Grenzen (das Gleiche zeigte auch das Kapitel zu Tools im Einzelprojektmanagement).
Zentrale Datenbank-Tools wie Microsoft Project Server, Jira und Confluence sind bei den Methoden der „Sehr Zufriedenen“ und „Zufriedenen“ deutlich häufiger in Anwendung als bei den „Nicht Zufriedenen“.
SharePoint und Power Platform werden bei den „Zufriedenen“ häufiger angegeben als bei den “Nicht Zufriedenen“ und interessanterweise auch bei den „Sehr Zufriedenen“. Es könnte an der geringen Anzahl der „Sehr Zufriedenen“ liegen, dass die Angaben zu wenig repräsentativ sind. Zu erwarten gewesen wäre, wie beim EPM, dass SharePoint auch hier deutlich höher ist.
Der Anteil von MS Project ist bei den „Sehr Zufriedenen“ am höchsten.
Zudem fällt auf, dass die „Sehr Zufriedenen“ mehr sonstige Tools einsetzen als die „Zufriedenen“ und sogar deutlich mehr als die „Nicht Zufriedenen“. Ein Grund hierfür könnte sein, dass von den „Sehr Zufriedenen“ 81 % ein PMO haben, das für ihr Unternehmen wirklich passende Tools aussucht, die nicht in unserer Liste stehen. Bei den „Nicht Zufriedenen“ haben nur 61 % ein PMO, bei den Zufriedenen 80 %.

Wünsche für eine optimale PMO- / PPM-Tool-Umgebung

Die Frage „Was soll eine optimale PPM-Tool-Umgebung Ihrer Meinung nach alles können?“, wurde sehr umfänglich beantwortet. Die wichtigsten Resultate sind:

Der Wunsch nach Systemintegration steht ganz oben.
Fast gleich häufig wurde der Wunsch nach Funktionen für gutes Ressourcen- und Kapazitätsmanagement genannt.
Ebenfalls werden hier mehr Transparenz, Gesamtübersicht und eine Unterstützung des Berichtswesens sowie Dashboards sehr häufig gewünscht.

Die Umfrageergebnisse enthalten noch viele weitere Informationen und Grafiken zu verschiedenen Bereichen der PPM-Tools. Laden Sie sich das gesamte Dokument unten kostenlos herunter.

Konzept einer optimalen PMO- / PPM-Software-Umgebung („The PPRM Paradise“)

Unserem Konzept einer optimalen Umgebung für unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) haben wir den Namen „The PPRM Paradise“ gegeben. Diese mosularen und integrierten Tools sind in ihrem Zusammenwirken angepasst an den individuellen Kundenbedarf.

Das Konzept von „The PPM Paradise“ hilft Ihnen in Ihrer komplexen Multiprojektlandschaft schnell fundierte Entscheidungen zu treffen bzw. Ihren Entscheidenden diese zu ermöglichen. Die richtigen Prozesse und Methoden sind neben den passenden Tools essenziell.

Im „The PPM Paradise“ haben alle beteiligten Rollen das gute Gefühl, im Projektumfeld immer alles im Griff zu haben: PMO, Entscheidende, Teamleitung, Projektleitung, Projektmitarbeitende und das Controlling.

„The PPRM Paradise“ als Konzept einer vollständig integrierten Tool-Welt für Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM)

Die Module und der Nutzen von „The PPRM Paradise“

Die einzelnen Module der Übersichtsgrafik mit ihrem jeweiligen Nutzen finden Sie folgend einzeln dargestellt.

Modul 1: Vollständiger Überblick über das Projektportfolio

Vollständiger Überblick über das Projektportfolio mit „The PPRM Paradise“

Ihr Nutzen dieser Komponenten:

Einblick in die „Gesundheit“ des Portfolios
Welche Projekte sind in der Pipeline?
Welche Risiken gibt es?
Wer ist wie ausgelastet?
Wie steht es um das Gesamtbudget?
Passt der Strategiebeitrag?
Welche Entscheidungen sind zu treffen