Ein Projekt kann pünktlich und im Budget enden – und trotzdem am eigentlichen Ziel vorbeigehen. Genau das passiert, wenn die Beteiligten unter Projekterfolg etwas Unterschiedliches verstehen. Für Auftraggeber zählt der Nutzen, für Projektleitende oft die Zielerreichung und für das Controlling vor allem die finanzielle Transparenz.

Doch was bedeutet Projekterfolg wirklich und anhand welcher Kriterien lässt er sich bewerten?

Dieser Artikel zeigt Ihnen, warum Zeit, Kosten und Leistung allein nicht ausreichen. Sie erfahren außerdem, wie Sie Erwartungen wichtiger Stakeholder früh klären und Projekterfolg gemeinsam definieren. So schaffen Sie eine belastbare Grundlage für bessere Entscheidungen und erfolgreiche Projekte.

Das Wichtigste in Kürze

• Projekterfolg bedeutet mehr als Termine, Kosten und Leistung einzuhalten. Entscheidend ist auch, welchen Mehrwert das Projekt schafft und ob die wichtigsten Stakeholder mit dem Ergebnis zufrieden sind.
• Unterschiedliche Erwartungen gefährden den Projekterfolg. Klären Sie deshalb früh, was Auftraggeber, Projektleitende, Controlling und weitere Stakeholder unter einem erfolgreichen Projekt verstehen.
• Eine saubere Definition zu Projektbeginn verhindert Nacharbeit und Konflikte. Hilfreich sind dafür ein Projektantrag, eine Stakeholdermap und ein gemeinsam erarbeiteter Zielkreis.
• Projekterfolg lässt sich nicht immer direkt beim Projektabschluss beurteilen. Prüfen Sie deshalb auch langfristig, ob das Projekt den erwarteten Nutzen für Unternehmen und Stakeholder liefert.
• Ein guter Projektstart zahlt direkt auf den späteren Erfolg ein. Je klarer Ziele, Erwartungen und Beteiligte definiert sind, desto geringer ist das Risiko für Verzögerungen und unnötigen Ressourcenverbrauch.

In diesem Artikel warten folgende Kapitel auf Sie:

• Definition Projekterfolg
• Kriterien für den Projekterfolg
• Unterschiedliche Interessensgruppen im Projektumfeld
• Welche Rolle spielen die Stakeholder?
• Wie Sie Projekterfolg gemeinsam im Unternehmen definieren
• Praxistipps: Projektantrag, Stakeholdermap, Zielkreis
  • Der Projektantrag
  • Stakeholdermap
  • Zielkreis
• Kriterien für den Projekterfolg – Typische Stolpersteine
• Zusammenfassung: Was bedeutet Projekterfolg?

Starten wir mit einer Definition von Projekterfolg.

Definition Projekterfolg

Projekterfolg wird in der Regel als positiver Abschluss eines Projekts bezeichnet, wenn die definierten Ziele und Anforderungen innerhalb des festgelegten Zeitrahmens, Budgets und unter Einhaltung der Qualitätsstandards erreicht wurden. Dabei spielen Faktoren wie effektive Kommunikation, Zusammenarbeit im Team und die Erfüllung der Kundenanforderungen eine entscheidende Rolle. Gemessen wird der Projekterfolg oft anhand seiner Gesamtleistung und dem Mehrwert für die Stakeholder.

Beim Projekterfolg geht es den Unternehmen darum, mit den Projekten den Wert des Unternehmens zu vergrößern bzw. zu verbessern. Dies muss allerdings nicht mit jedem Projekt passieren.

• Was soll das Projekt für das Unternehmen beitragen?
• Bringt das Projekt den erwarteten Mehrwert?
• Sind alle Interessengruppen des Projekts zufrieden?

Diese Fragen lassen sich meist nicht direkt nach Abschluss eines Projekts beurteilen. Setzen Sie also besser auf eine längerfristige Perspektive. Wie genau diese aussehen kann und welche Faktoren es zu berücksichtigen gilt, erfahren Sie im späteren Verlauf dieses Artikels.

Widmen wir uns jetzt den Kriterien für Projekterfolg.

Kriterien für den Projekterfolg

Das magische Dreieck im Projektmanagement dient dazu, anhand von drei Parametern den Erfolg eines Projekts zu bestimmen: Leistungsumfang, Zeit und Kosten.

Diese drei Ziele sind durch die Eckpunkte eines Dreiecks dargestellt.

Doch dass dies bei Weitem nicht alle ausschlaggebenden Faktoren sind, fand nun die Association for Project Management (APM) in der 2021 veröffentlichten Studie „Conditions for project success“ heraus. Dafür wurden 850 Projekt-Verantwortliche aus Wirtschaft und Öffentlicher Hand befragt.

Diese Umfrage zeigt, dass nur insgesamt 22 Prozent aller Projekte als erfolgreich gelten. Folgende Erfolgsfaktoren stuften die Befragten dabei als besonders wichtig ein:

• Planung
• Teamzusammensetzung
• Zieldefinition
• Governance
• Wille zum Erfolg

Faktoren wie Etat, Methoden oder Tools und Standards wurden als nicht so entscheidend eingestuft.

Unterschiedliche Interessensgruppen im Projektumfeld

Sie haben bereits erfahren, dass die Zufriedenstellung aller Interessengruppen ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg ist.

Doch wer genau ist nun damit gemeint?

Zu Beginn eines Projekts starten Sie klassischerweise mit einer Stakeholderanalyse. Sie dient dazu, alle Interessengruppen klar zu definieren unter Berücksichtigung aller Einflussfaktoren und Projektrisiken.

Aktive Interessengruppen sind z.B.:

• Projektteam
• Projektleitung
• Auftraggeber
• Kundschaft

Passive Interessengruppen sind z.B.:

• Personalrat
• Behörden
• Vom Projekt indirekt betroffene Mitarbeitende 

Was in der Theorie noch einfach klingt, gestaltet sich im Projektalltag dann doch oftmals schwieriger als gedacht. Die unterschiedlichen Stakeholder haben verschiedene Einstellungen und Erwartungen an ein Projekt.

Für Auftraggeber eines Projekts ist z.B. wichtig, dass

• die Projektziele erreicht werden
• Herausforderungen gelöst werden
• die Resultate des Projekts im Daily Business verankert werden
• die Kundschaft das gewünschte Ergebnis bekommt

Projektleitende haben den Fokus dahingegen vielleicht eher darauf, dass

• Projektziele erreicht werden
• Rahmenbedingungen eingehalten sind
• das Projektteam zufrieden ist

Bei Projektportfoliomanagement und Controlling liegt der Fokus eher darauf, dass

• der Status regelmäßig gemeldet wird
• es finanzielle Transparenz während des Projektes gibt
• der Kostenrahmen eingehalten wird

Es sind nur ein paar Beispiele, doch sie zeigen klar das Problem: Im Grunde haben alle Interessengruppen sehr unterschiedliche Vorstellungen, was Projekterfolg bedeutet.

Durch die unterschiedlichen Erwartungen, was Projekterfolg bedeutet, kann es schnell zu Konflikten im Unternehmen kommen. Wenn diese also nicht von Beginn an geklärt sind, führen sie früher oder später zu Unzufriedenheiten.

Vielleicht nicht bei allen Stakeholdern, aber bei einigen zumindest.

Im schlimmsten Fall kommt es zu Nacharbeit, das Projekt verzögert sich, die Unzufriedenheit steigt oder Projekte werden sogar abgebrochen, weil man nicht das bekommen hat, was man erwartet hat.

Unser Tipp: Unterschiedliche Ansichten der Stakeholder stellen nicht immer ein Risiko, sondern auch eine Chance dar! Identifizieren und analysieren Sie daher zu Beginn des Projekts (und bei Bedarf auch regelmäßig zwischendurch) die Erwartungen aller beteiligten Stakeholdergruppen an das Projekt.

So können Sie durch die richtigen Maßnahmen unterstützen und Stolpersteine rechtzeitig aus dem Weg schaffen.

Was können Sie nun tun, wenn sich die Vorstellungen und Ansichten der einzelnen Stakeholder in Ihrem Unternehmen zum Thema Projekterfolg unterscheiden?

Nehmen Sie sich genügend Zeit für die Definition des Projekts. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen. Klären Sie diese zu Beginn des Projekts mit allen relevanten Stakeholdern ab:

• Was soll nach dem Projekt besser bzw. anders sein?
• Wer ist vom Projekt betroffen, auch indirekt?
• Was sind Dos & Don’ts?
• Wie ist das Vorgehen?
• Was ist nötig, um die Veränderung in der Organisation zu verankern?
• Was genau soll erarbeitet werden?

Unser Tipp: Denken Sie bei der letzten Frage wenn möglich in physischen Lieferobjekten, wie z.B. angepasste Prozessdokumente, Schulungen etc. So ist für alle Beteiligten klar, was man nach dem Projekt bekommt.)

 

Praxistipps: Projektantrag, Stakeholdermap, Zielkreis

 

Projektantrag

Um Projekterfolg klar zu definieren, ist es zudem hilfreich, eine zusätzliche Stufe vor dem Projektauftrag einzuführen: den Projektantrag.

Hierbei handelt es sich um ein kurzes, 1-2-seitiges Dokument, das erklärt, wozu das Projekt durchgeführt werden soll.

Der Projektantrag sollte folgende Fragen eindeutig beantworten:

• Was ist die Ausgangslage?
• Wo ist die Herausforderung?
• Was soll geändert werden?
• Was soll erreicht werden?
• Was ist das ungefähre Vorgehen?
• Mit welchen Aufwänden kann grob gerechnet werden?

Der Projektantrag wird dann dem Entscheidungsgremium vorgelegt. Dieses entscheidet, ob das Projekt überhaupt in Angriff genommen wird oder nicht.

Erst nach Genehmigung des Projektantrags erfolgt die Ausarbeitung des Projektauftrags.

Die Einführung eines Projektantrags bietet folgende Vorteile:

• Er hilft dabei, eine vertiefte Diskussion zu fördern (einerseits bei den Ideengebern des Projekts und auf der anderen Seite bei den Führungskräften).
• Er unterstützt bei der Zusammenstellung der Teams, da er klare Vorgaben gibt, was erreicht werden soll.

 

Stakeholdermap

Im zweiten Schritt gilt es nun, herauszufinden, welche Anspruchsgruppen es noch gibt. Dafür wird eine sogenannte Stakeholdermap erstellt.

Die Stakeholdermap klärt z.B. folgende Fragen:

• Wer ist alles vom Projekt betroffen?
• Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Person XY das Projekt unterstützt?
• Wo könnten Personen XY etwas blockieren?
• Wie wichtig sind Personen XY für unser Projekt?
• Gibt es Verbindungen zwischen den Personen, die man nutzen könnte?

Unser Tipp: Aktualisieren Sie die Stakeholdermap auch im Verlauf des Projekts und passen Sie diese ggf. an geänderte Rahmenbedingungen an.

Zielkreis

Ein Zielkreis kann Ihnen als ein ideales Instrument zur gemeinsamen Diskussion dienen. Dieser besteht aus vier Quadranten:

• Was ist das übergeordnete Ziel? Was soll erreicht werden?
• Wer ist betroffen oder beteiligt? Welche Ressourcen benötigt das Projekt?
• Warum soll das Projekt umgesetzt werden?
• Wie soll das Projekt umgesetzt werden? Wie sind die Erwartungen an das Projekt? Hier können z.B. finanzielle Zielzahlen oder Zeiten ergänzt werden.

Auch der Zielkreis sollte gemeinsam diskutiert werden. Der Platz ist begrenzt, was die Auswahl der Ziele limitiert. Es gilt also für Sie und alle Beteiligten, die wichtigsten Punkte zu definieren.

Tipp: Starten Sie zeitnah die Diskussion mit allen Beteiligten zur Definition des Projekterfolgs und zur Beantwortung der Fragen aus dem Zielkreis.

Die Ergebnisse des Zielkreises dienen nun als Grundlage für den Projektauftrag.

Unser Tipp: In der Realität sind nicht immer alle relevanten Personen sofort verfügbar. Gehen Sie deshalb iterativ vor, also vom Groben ins Detail. Stakeholdermap und Zielkreis können auch parallel aufgebaut werden, abhängig von der Verfügbarkeit der benötigten Personen.

Aber: Je mehr Leute von Anfang an mit an Bord sind, desto besser. So bekommen Sie am schnellsten alle relevanten Informationen und Blickwinkel zusammen.

Kriterien für den Projekterfolg – Was sind typische Stolpersteine?

Natürlich gibt es immer Kolleginnen und Kollegen, die es in den Fingern juckt und die am liebsten sofort loslegen würden, anstatt zuerst zu diskutieren. Diesen gilt es, den Nutzen der Vorbesprechungen klarzumachen. Schließlich profitieren auch sie davon, dass alle Ziele sauber ausgearbeitet sind.

Machen Sie allen die Notwendigkeit für die Vorabgespräche klar!

Dazu kommen meist operative Probleme:

• Wann bringe ich alle zusammen und wo?
• Wie lange dauert es, bis alle zusammenkommen können?
• Erreichen wir in nur einem Meeting schon Klarheit oder benötigt es vielleicht mehrere Gespräche?

Diese operativen Probleme zu lösen, kann sich in der Realität oft etwas hinziehen. Lassen Sie sich dadurch nicht entmutigen!

Projektweisheit: „Sage mir, wie ein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es enden wird.“

Behalten Sie diese Projektweisheit im Hinterkopf. Oft lassen sich gescheiterte Projekte darauf zurückführen, dass man sich zu Beginn zu wenig Zeit genommen hat.

Wer jedoch nicht weiß, was erwartet wird, der wird immer enttäuscht vom Ergebnis sein.

Machen Sie deshalb allen Beteiligten die folgenden Vorteile der oben beschriebenen Schritte klar:

• Klarheit bei allen Beteiligten
• Leerläufe können vermieden werden
• Wenn alle wissen, was erreicht werden soll, erleichtert das die selbstständige Arbeit für jede Person
• Steigerung der Motivation im Team
• Das Projektteam kann jederzeit erklären, warum das Projekt durchgeführt wird

Zusammenfassung – Was bedeutet Projekterfolg?

In diesem Artikel haben Sie gelernt, dass es sich lohnt, Zeit in die klare Definition des Projekterfolgs zu investieren.

Nehmen Sie sich diese Zeit – immer! – bevor Sie ein neues Projekt starten. Sonst kann es schnell passieren, dass Ihr Projekt unnötige Ressourcen verschlingt oder in die falsche Richtung geht.

Versuchen Sie, zu verstehen, wer die wichtigsten Ansprechpersonen oder -gruppen sind und was diese erwarten. Was verstehen Sie, aber auch alle anderen Beteiligten, als Projekterfolg?

Ein Projektantrag, eine Stakeholdermap oder ein Zielkreisgespräch können Ihnen dabei helfen, dies gemeinsam herauszufinden.

 

Haben Sie noch Fragen zum Thema Projekterfolg? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.

Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten,  Tools etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!

Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG Projektmanagement Seminar.