Wenn Ihre Projektliste nicht stimmt, steuern Sie Ihr gesamtes Portfolio mit falschen Informationen. Fehlende Projekte, veraltete Statusangaben oder uneinheitliche Daten führen schnell zu falschen Prioritäten und schlechten Entscheidungen. Eine zentrale Projektliste schafft hier die nötige Transparenz.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sinnvoll eine Projektliste aufbauen und im gesamten Projektumfeld nutzen. Sie lernen wichtige Voraussetzungen, geeignete Inhalte und empfohlene Felder kennen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Projekte in die Liste gelangen und wie Sie die Datenqualität dauerhaft sichern. So entsteht eine verlässliche Basis für Ihre Multiprojektsteuerung.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine zentrale Projektliste schafft Transparenz über alle Projekte im Verantwortungsbereich des PMO und liefert eine verlässliche Basis für Portfolioentscheidungen.

• Gute Datenqualität entsteht nur mit klaren Prozessen, eindeutigen Rollen und regelmäßiger Pflege. Vollständige, richtige und aktuelle Daten sind dabei entscheidend.

• Eine datenbankbasierte Lösung verhindert Versionschaos und schafft eine zentrale „Single Source of Truth“. Gleichzeitig ermöglicht sie Rechtevergabe, Historisierung und die Integration weiterer Systeme.

• Starten Sie Ihre Projektliste bewusst schlank und bauen Sie diese schrittweise aus. So erhöhen Sie die Akzeptanz und vermeiden unnötigen Pflegeaufwand.

• Regelmäßige Aktualisierungen vor Portfoliomeetings helfen Ihnen, kritische Projekte früh zu erkennen und die Entwicklung Ihres Projektmanagements langfristig auszuwerten.

Diese Kapitel warten auf Sie:

• Warum ist eine Projektliste so wichtig (Beispiele)?
• Was sind die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Projektliste?
• Aufbau und Verwendung der Projektliste
• Was sind die Vorteile einer Projektliste?
• Welche Inhalte sollte eine Projektliste haben?
• Wie kommen die Projekte in die Projektliste?
• Projektinitiierung: Definition, Prozess und seine Phasen
• Empfohlene Felder in der Projektliste
• Schrittweise Einführung einer Projektliste
• Aktualisierung der Projektliste
• Zusammenfassung

Legen wir los!

Warum ist eine Projektliste so wichtig (Beispiele)?

Die Projektliste ist Dreh- und Angelpunkte für viele andere Bereiche im Projektumfeld, die sie „füttert“. Dazu gehören z.B. die Datenbereitstellung für Berichte und das Management von Szenarien im Portfolio.

Auch von anderen Bereichen wird sie regelmäßig „gefüttert“, z.B. den Einzelprojekten und der Projektinitiierung.

Von der zentralen Projektliste aus können Sie gut in die Einzelprojekte „einsteigen“. Zu jedem Projekt können Sie von dort auf alle wichtigen Dokumente und Informationen zugreifen.

Und bei kritischen Projekten lassen sich zudem Problematiken gezielt genauer analysieren.

Nutzen Sie ein datenbankbasiertes PPM-Tool wie z.B. TPG ProjectPowerPack, so ist eine Projektliste schon in der Grundausstattung mit dabei. Diese können Sie beliebig gruppieren und verschiedene Ansichten definieren.

So haben Sie einen schnellen Überblick über alle interessanten Informationen zu den Einzelprojekten, z.B. symbolisiert durch Ampeln.

Durch den Einblick in die Details eines Projekts erkennen Sie leicht, woher z.B. eine rote Ampel in der Projektliste kommt. Im folgenden Screenshot ist erkennbar, dass der Grund in der Zeitplanung zu finden ist, wo die fehlende Abnahme des Kunden noch verzögert wird.

Was sind die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Projektliste?

Wie bei jeder Neueinführung im Projektumfeld sind auch bei der Implementierung einer einfachen Projektliste die  Bereiche People + Process + Tools gemeinsam zu berücksichtigen. Denn diese soll ja aktuell und vollständig sein. Das macht klare Prozesse durch die betroffenen Rollen notwendig.

Die Umfrage in einem TPG Webinar von 2023 ergab, dass der Großteil (40 %) eine Projektliste in Excel pflegt und 13 % noch keine Projektliste im Einsatz haben. Zentrale Lösungen in SharePoint, einer eigenen Datenbank oder in einem Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) haben jeweils 16 %.

Aufbau und Verwendung der Projektliste

Eine Projektliste kann nur so gut sein wie die Daten, die dort eingegeben werden. Excel ist, wie in der Umfrage gesehen, hierfür noch sehr häufig im Einsatz. Dieses Tool ist auf der einen Seite ein guter Start. Es ist für so eine flache Tabelle sehr einfach zu bedienen und Vielen vertraut.

Auf der anderen Seite aber hat eine Excel-Liste auch erhebliche Nachteile. Diese sind:

• Meist mühsames manuelles Zusammenstellen der Daten aus unterschiedlichen Quellen
• Es fehlt die Verbindung zu den Quellen dahinter, damit eine automatische Aktualisierung stattfinden kann.
• Je nach Speicherort können nur eine oder mehrere Personen an der Excel-Liste arbeiten.
• Gegebenenfalls gibt es im Dateisystem bei mehreren Versionen der Projektliste Verwirrung, welche gerade die aktuelle Datei ist.
• Die Vergabe unterschiedlicher Lese- / Schreib-Rechte in einer Excel-Liste ist schwierig bzw. nur begrenzt möglich. 

Was sind die Vorteile einer Projektliste?

Mit einer zentralen Projektliste gewinnen Sie die Übersicht für berechtigte Stakeholder. Diese beinhaltet:

• alle Projekte im Verantwortungsbereich des PMO
• vollständige, aktuelle und richtige Informationen zur Kennzeichnung
• Kennzahlen, Ampeln und Kommentare
• Navigation zu weiteren Dokumenten und Workspaces (in SharePoint, Confluence, …)

Auf der anderen Seite ist die zentrale Projektliste auch die Basis für die Multiprojektsteuerung. Aus der Liste lassen sich die Projekte auswählen, die z.B.:

• in den Sitzungen des nächsten Steering Boards im Fokus stehen sollen
• Unterstützung vom PMO benötigen
• im Portfoliomeeting behandelt werden sollen
• Ressourcenkonflikte haben

Lesetipp: Wirtschaftliche Projektsteuerung mit Multiprojektmanagement-KPIs

Welche Inhalte sollte eine Projektliste haben?

Sie möchten aus der Projektliste wichtige Informationen ziehen. Daher sollten Sie als Erstes definieren, was Sie z.B. an bildlich dargestellten Informationen für Ihre Berichte haben möchten. Die Voraussetzungen hierfür müssen dann in der Projektliste mit Spalten und Feldern geschaffen werden.

Eine Projektliste mit allen notwendigen Zusatzfeldern für Berichte besteht aus vielen Zeilen und Spalten.

Für die übersichtliche Darstellung empfiehlt sich daher ein Dashboard, in dem Sie Ihre Daten grafisch visualisieren und auf einer Bildschirmseite gut erkennen können.

Zudem sollten die Auswertungen Ihrer Liste zur einfachen Orientierung für die Stakeholder auch immer an demselben Platz erfolgen und über denselben Einstieg erreichbar sein.

Genau das ermöglicht ein gutes Dashboard.

Starten Sie bei der Idee für eine Projektliste am besten pragmatisch mit einer Skizze – die Projekte untereinander.

In den Spalten arrangieren Sie anschließend weitere Informationen, die unterschiedliche Feldtypen umfassen werden (Datum, Freitext, Zahlen, Ampeln mit welcher Berechnungslogik, Symbole / Indikatoren wie Pfeile, Links zu weiteren Dokumenten oder Werkzeugen, …).

Auch Filtern, Gruppieren und Sortieren sind wichtige Möglichkeiten, die Aussagen der Daten leichter verständlich zu gestalten. Ihr Tool sollte diese Funktionen auf jeden Fall bereitstellen.

Unser Tipp: Die Anzahl der Spalten wird mit der Zeit wachsen. Achten Sie daher darauf, dass Sie bequem zwischen verschiedenen Ansichten umschalten können. Im Optimalfall sind die Ansichten auch mit Ihrem Berechtigungssystem gekoppelt.

Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Projektliste in der Übersicht:

• Daten befinden sich in der Datenbank anstatt in verstreuten Dateien
• Nur EINE richtige und aktuelle Version („single source of truth“)
• Historisierung der Daten möglich
• Individuelle Rechtevergabe möglich
• Basis zur Integration von verschiedenen Systemen (kaufmännische Daten mit Projektdaten aus unterschiedlichen Tools)

Wie stellen Sie sicher, dass die Daten in der Liste „gut“ sind?

Diese sollten auf jeden Fall vollständig, richtig und aktuell sein. Folgende weiteren Fragen sollten Sie mit Ihrer Liste der Projekte zudem mit JA beantworten können:

• Sind wirklich ALLE Projekte in der Projektliste?
• Projektauftrag von allen neuen Projekten vorhanden?
• Workspace von allen Projekten eingerichtet?
• Team in MS Teams für alle Projekte eingerichtet? Ist die Kommunikation zentral über dieses moderne Tool möglich?
• Terminplan von allen Projekten vorhanden?
• Basisplan in allen Projekten gesetzt? Wurde der Basisplan zu Beginn des Projekts gesetzt?
• Alle Projekte rechtzeitig aktualisiert? Von wann stammt die Aussage zu diesem Projekt?
• Statusbericht von allen laufenden Projekten vorhanden? Wann wurde er zuletzt geschrieben?
• Abschlussbericht von allen abgeschlossenen Projekten vorhanden?
  
  

Wie kommen die Projekte in die Projektliste?

Projekt definieren: Wichtig ist, dass Sie Projekte von Linientätigkeiten getrennt halten. Nur die Projekte gehören in Ihre Projektliste!

Als Entscheidungshilfe kann hier die Projektwürdigkeitsanalyse dienen. Sie gibt auch die Vorgaben, welche Informationen in einem Projekt gepflegt werden müssen (bei Kleinprojekt weniger Daten als bei Großprojekt).

Download-Tipp: Anpassbare Vorlage einer Projektwürdigkeitsanalyse (Excel-Template)

Projekt anlegen: Das Anlegen eines neuen Projekts sollte nur von einer Stelle vorgenommen werden können. In der Regel ist dies die Aufgabe des Project Management Office (PMO). So verhindern Sie, dass Sie viele „Projektleichen“ in Form von Testsystemen etc. vorfinden.

Projekt sehen: Sollen nicht alle Projekte von jeder Person zu sehen sein, so ist dies mit dem Rechtesystem entsprechend einzurichten. Diese können z.B. bei internationalen Konzernen länderübergreifend unterschiedlich geregelt sein.

Projekte bearbeiten: Auch das Editieren der Projektinhalte ist über die Zugriffsrechte zu regeln.

Projekt archivieren: Ist ein Projekt abgeschlossen, so kann es noch für eine gewissen Zeit in der Liste verbleiben. So können Sie z.B. noch auf die Lessond Learned zugreifen. Hierfür ist eine Regel zu finden. Irgendwann sollte aber zwecks Übersichtlichkeit eine Bereinigung durch Archivierung stattfinden.

Kategorisieren von Eigenschaften: Unterschiedliche Projektarten (IT, Software, Bau, F&E, Organisation,…) haben unterschiedliche Eigenschaften und Informationen. Diese sollten daher gesondert betrachtet werden können, damit Sie nicht Äpfel mit Birnen vergleichen.

Unser Tipp: Legen Sie neben dem Produktivsystem immer auch ein Testsystem für Schulungen und Tests an. So sind Ihre Originaldaten geschützt und bleiben „sauber“.

Im folgenden Video erfahren Sie mehr zum Thema Projektliste. Es diente als Grundlage für diesen Artikel.

Projektinitiierung: Prozess und seine Phasen

Definition Projektinitiierung

Die Projektinitiierung ist der erste Schritt, wenn ein neues Projekt gestartet werden soll. In dieser Phase definieren Sie genau, warum das Projekt durchgeführt werden soll. Sie ermöglicht einen strukturierten Ansatz, der den Business Case des Projekts verdeutlicht.

Zusätzlich werden in dieser Phase wichtige Stakeholder frühzeitig einbezogen. Dadurch stellen Sie sicher, dass die notwendigen Ressourcen vorhanden sind, das Projekt im Unternehmen bekannt wird und potenzielle kostspielige Hindernisse vermieden werden.

In dieser Phase sichern Sie sich die Zustimmung wichtiger Beteiligter. Zudem zeigen Sie, dass Ihr Projekt durchführbar ist und demonstrieren seinen Mehrwert.

Erst nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, geht das Projekt in die Phase der Projektplanung über.

Um ein Projekt zu initiieren, gibt es zwei empfohlene Wege:

Weg 1: Anstoßen des Prozesses zur Projektinitiierung direkt im PPM-Tool. Die Projektinitiierung ist hier die Phase 1. Darin wird über einen Workflow top-down geprüft und entschieden, ob ein Projekt tatsächlich gestartet wird und somit in die nächste Stufe der Projektplanung übergeht.

Ist dies nicht der Fall, so verschwindet die Projektidee wieder aus der Liste, das Projekt ist „gestorben“.

Weg 2: Beim Durchlaufen eines Prozesses für Ideenmanagement wird eine Projektidee nach verschiedenen Kriterien geprüft. Dies können z.B. strategische Überlegungen sein. Daraufhin wird entschieden, ob aus der Idee ein Projekt wird und, wenn ja, welche Art von Projekt.

Empfohlene Felder in der Projektliste

Folgend sehen Sie eine Übersicht der Methoden, die in Projekten zum Einsatz kommen können. Diese sind abhängig von der Größe und der Laufzeit der Projekte.

Das PMO stellt die notwendigen Methoden im Rahmen eines geeigneten PPM-Systems zur Verfügung, das an das Unternehmen angepasst ist. Es entwickelt die dafür notwendigen passenden Prozesse, damit die Methoden auch richtig gelebt werden.

Und es kümmert sich um die Schulungen bzw. unterstützt bei der Anwendung.

Beachten Sie bitte: Alle Daten in der Projektliste müssen auch von den zuständigen Personen gepflegt werden. Je mehr Daten Sie erfassen möchten, desto mehr Zeit werden die Personen dafür aufwenden müssen.

Und die Personen benötigen auch Zeit, dies alles zu verstehen. Hier ist das PMO gefordert durch Schulungen und Unterstützung. Aufwand und Nutzen der Datenerfassung sollten immer in einem gesunden Verhältnis stehen.

Die folgende Grafik zeigt mögliche Inhalte einer Projektliste. Zahlenfelder können natürlich berechnet werden, ggf. ist hier das genaue Vorgehen festzulegen.

Bei Ampeln vertreten wir die Meinung, dass diese immer manuell vom verantwortlichen Projektleitenden zu setzen und zu kommentieren sind. Er / Sie trägt die Verantwortung und soll dies durch das Setzen des Ampelstatus auch zum Ausdruck bringen.

Schrittweise Einführung einer Projektliste

Bevor Sie loslegen, sollten Sie Ihre Projektliste skizzieren, wie oben bereits beschrieben. Vielleicht starten Sie am einfachsten mit einer sehr abgespeckten Projektliste, bei der zu jedem Projekt nur eine Ampel und ein Kommentarfeld existieren.

Kommunizieren Sie allen Beteiligten bei der Einführung der neuen Liste den Nutzen ausführlich, damit die Akzeptanz auch wirklich gewährleistet ist. „Verkaufen“ Sie die neue Liste mit ihren Vorteilen!

Führen Sie Schulungen durch und stellen Sie eine Stelle zur Verfügung, die bei Fragen gleich helfen kann. In der Regel ist die das PMO.

Bitte beachten Sie: Nur bei hoher Akzeptanz und richtiger Dateneingabe erhalten Sie letztendlich die gute Datenqualität in Ihrer Liste und den damit verbundenen Nutzen.

Diesen Prozess von Change Management / User Adoption wiederholen Sie bei jeder Neuerung in der Liste, weil diese über die Zeit immer weiter ausgebaut wird.

Die folgende Grafik zeigt dies anhand der drei Ausbaustufen:

1. Initiale Projektliste
2. Einführung des Projektauftrags als neue Methode
3. Detaillierterer Statusbericht
4. …

Wesentlich ist, dass Sie jeden weiteren Ausbau der Projektliste über Ihre gesamte Projektlandschaft ausrollen.

Kein Projekt darf davon ausgenommen sein!

Nur so bekommen Sie die vollständige Übersicht.

Aktualisierung der Projektliste

Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektliste anhand von Statusberichten aus den Einzelprojekten vor jedem Portfoliomeeting regelmäßig aktualisiert wird. Dafür muss ein Prozess definiert sein mit genügend Vorlaufzeit für die Prüfung der Daten. Dabei hilft ein Redaktionsschluss, der strikt einzuhalten ist.

Dies ist die Aufgabe des PMO, das für die Regelmäßigkeit sorgen muss. Der Rhythmus muss dabei zu den Arten und der Laufzeit der Projekte passen.

Aus den montlichen Daten können Sie interessante Berichte ziehen. Diese können Ihnen als Nachweis dienen, dass Ihr Projektmanagement schrittweise besser wird. Beispielsweise wären hierzu folgende Fragestellungen auswertbar:

• Wie hat sich die Anzahl der kritischen Projekte verringert?
• Sind die Projektmängel zurückgegangen?
• Sind Projektverzögerungen seltener?
• etc.

Zusammenfassung – Projektliste im Multiprojektmanagement

Eine zentrale Projektliste ist von entscheidender Bedeutung für das effektive Management eines Projektportfolios. Sie ermöglicht Ihnen nicht nur einen umfassenden Überblick über den Status der Projekte, sondern dient auch als wichtige Informationsquelle für Entscheidungsträger im Unternehmen.

Darüber hinaus erleichtert die Projektliste Ihnen den Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen zu einzelnen Projekten.

Auch eine gezielte Analyse von Problemen in kritischen Projekten ist dadurch möglich.

Sie bildet den Dreh- und Angelpunkt für viele Bereiche im Projektumfeld und ermöglicht eine erfolgreiche Multiprojekt-Umgebung.

Anhand der erfassten Daten kann nachgewiesen werden, ob und wie Ihr Projektmanagement im Unternehmen schrittweise besser wird.

Durch den Einsatz datenbankbasierter Tools wie Microsoft Project Server oder TPG ProjectPowerPack können Sie Projektlisten effizient erstellen, verwalten und verschiedenste Ansichten definieren. So lassen sich als Nutzen relevante Informationen für wichtige Entscheidungen schnell abrufen.

 

Haben Sie noch Fragen zum Thema Projektliste? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.  

Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement-Newsletter mit praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad Ihres Projektmanagements.

Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.

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