Wenn Ihr Unternehmen die falschen Projekte priorisiert, verbrennen Sie Budget, blockieren wertvolle Ressourcen und gefährden Ihre strategischen Ziele. Genau hier setzt professionelles Projektportfoliomanagement an.

Im Multiprojektmanagement werden Budgets und Mitarbeitende meist gleichzeitig von mehreren Projekten benötigt. Zusätzlich bestehen Abhängigkeiten oder konkurrierende Vorhaben, die klare Entscheidungen erfordern. Ein strukturiertes Projektportfoliomanagement hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und Ihr Portfolio gezielt zu steuern.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in sieben praxiserprobten Schritten ein funktionierendes und akzeptiertes Projektportfoliomanagement aufbauen. Dabei spielt ein leistungsfähiges PMO eine entscheidende Rolle und unterstützt nachhaltige Entscheidungen im gesamten Portfolio.

Das Wichtigste in Kürze

• Projektportfoliomanagement hilft Ihnen, die richtigen Projekte auszuwählen, Prioritäten transparent festzulegen und Ihre Unternehmensstrategie konsequent umzusetzen.

• Mit einem strukturierten Vorgehen schaffen Sie Transparenz über Ressourcen, Budgets, Risiken und Abhängigkeiten. Dadurch treffen Sie bessere Entscheidungen und vermeiden Engpässe.

• Ein leistungsfähiges PMO sorgt für einheitliche Prozesse, aussagekräftige Kennzahlen und eine verlässliche Steuerung des gesamten Projektportfolios.

• Moderne Microsoft-Lösungen wie Power Platform, Power BI und TPG ProjectPowerPack unterstützen Sie dabei, Ihr Projektportfoliomanagement zu digitalisieren, Daten zentral bereitzustellen und fundierte Portfolioentscheidungen schneller zu treffen.

Diese Themen warten auf Sie:

• Projektportfoliomanagement Definition
• Warum Projektportfoliomanagement? Argumente
• Wie baut man einen Projektportfoliomanagement-Prozess auf?
  • Schritt 1: Definieren Sie Kriterien für Projekte – die Projektwürdigkeitsanalyse
  • Schritt 2: Definieren Sie einen Prozess für die Projektinitiierung
  • Schritt 3: Bestimmen Sie ein Verfahren für die Priorisierung
  • Schritt 4: Starten Sie mit der vollständigen Übersicht laufender Projekte
  • Schritt 5: Vergleichen Sie geplante Projekte mit den Rest-Kapazitäten / -Budgets
  • Schritt 6: Behalten Sie die Projektabwicklung ständig im Auge
  • Schritt 7: Beenden Sie Projekte mit einem geregelten Abschlussprozess
• Zusammenfassung der Schritte zum Projektportfoliomanagement

Los geht’s mit der Definition von Projektportfoliomanagement:

Projektportfoliomanagement Definition

Projektportfoliomanagement stellt sicher, dass im Unternehmen an den richtigen Projekten gearbeitet wird – also die optimale Mischung an Projekten zum Erreichen der Unternehmensziele vorliegt,  unterstützt durch PPM‑Software. Zum Portfoliomanagement-Prozess gehören: das Beurteilen der Projektpipeline, die Auswahl der Projekte anhand ihrer Dringlichkeit / Wichtigkeit, die Zuordnung der Ressourcen und das Überwachen des Fortschritts sowie der Zielerreichung aller Projekte. Das Portfoliomanagement ist eine regelmäßige Aufgabe, die meist von einem PMO unterstützt wird.

Warum Projektportfoliomanagement? Argumente

Die fünf wichtigsten Gründe für die Einführung von Projektportfoliomanagement sind:

• Sie setzen auf „machbare“ und „wirtschaftliche“ Projekte
• Sie haben einen vollständigen Überblick über Ihr Portfolio
• Sie profitieren von einer sauberen Vorbereitung für die Auswahl der Projekte
• Sie entscheiden aufgrund von Prioritäten im Sinne der Unternehmensstrategie
• Sie planen Ihre Kapazitäten vorausschauend.

Oft wird auch noch gefragt:

Was ist der Unterschied zwischen Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement?

Beim Projektportfoliomanagement geht es unserer Ansicht nach um strategische Aspekte des unternehmensweiten Projektportfolios. Das Motto dazu:

„Die richtigen Projekte machen“.

Das Multiprojektmanagement umfasst hingegen nur eine Teilmenge aller unternehmensweiten Projekte, die z.B. nur die Projektliste eines Unternehmensbereichs beinhaltet und keinem Programm zugeordnet ist (vgl. „Programmmanagement“). Das Motto für jedes einzelne Projekt dazu lautet:

„Die Projekte richtig machen“.

Eine allgemeingültige Definition der beiden Begriffe gibt es aber nicht.

Lesetipp: Wirtschaftliche Projektsteuerung mit Multiprojektmanagement-KPIs

Wie baut man einen Projektportfoliomanagement-Prozess auf?

Wenn Sie ein Portfolio an Projekten beurteilen wollen, dann müssen Sie Informationen zu jedem einzelnen Projekt haben. Anhand dieser Faktoren erfolgt dann die Einstufung Ihrer Projekte.

Stellen Sie anfänglich zu jedem Projekt die folgenden Fragen:

• Welche strategische Relevanz hat das Projekt?
• Wie viel kostet es?
• Wie hoch ist der Ressourcenbedarf?
• Welche Termine müssen eingehalten werden?

Die Herausforderungen von Projektportfoliomanagement sind es dann, in der Regel anhand strategischer Kriterien („Business Driver“), die optimale Kombination Ihrer Projekte im Portfolio zu ermitteln. Sie entscheiden also,

• welche Projekte Sie als nächstes durchführen sowie
• welche weniger wichtig sind und deshalb warten müssen.

Wie Sie den Projektportfoliomanagement-Prozess für den Aufbau eines erfolgreichen Portfolioumfeldes praktisch umsetzen, das erfahren Sie detailliert in den folgenden sieben Schritten.

Nicht alle Vorhaben sind Projekte. Vieles kann auch im Rahmen von Linientätigkeiten abgewickelt werden. Mit einer Projektwürdigkeitsanalyse legen Sie die Schwelle fest, ab wann ein Vorhaben in Ihrem Unternehmen als Projekt zu behandeln ist.

Dabei können Sie auch nach der Projektart unterscheiden (Klein- / Normal- / Großprojekt), um die einzusetzenden Methoden zu definieren.

Legen Sie durch dieses Vorgehen einfach fest, ab wann ein Vorhaben als Projekt anzusehen ist. Erst dann ist es in den Auswahlprozess für das Projektportfolio aufzunehmen.

Gestalten Sie Ihre individuelle Projektwürdigkeitsanalyse gemäß Ihren Anforderungen.

Mögliche Kriterien dafür können sein:

• Anzahl involvierter Unternehmensbereiche
• Größe des Projektteams
• Personalaufwand
• Höhe der Investitionen
• Dauer
• Inhaltliche Komplexität
• Neuartigkeit für das Projektteam
• Qualitätsrisiko
• Außenwirkung

Unser Tipp: Laden Sie sich hier eine Excel-Vorlage für Ihre Projektwürdigkeitsanalyse herunter und passen Sie diese einfach an Ihren individuellen Bedarf an.

Schritt 2: Definieren Sie einen Prozess für die Projektinitiierung

Sie sollten auf jeden Fall sicherstellen, dass alle intern und extern beantragten Projekte in die Auswahl des Portfolios einfließen. Dafür definieren Sie einen einheitlichen Prozess zur Initiierung von Projekten.

Nutzen Sie am besten eine zentrale Ideenmanagement-Software zum standardisierten Erfassen von Aufgaben, Ideen und Projektanfragen. Legen Sie ein methodisches Vorgehen mit Workflows, Berechtigungen und Kriterien für die Genehmigungsschritte fest.

Lesetipp: Wie Sie Ideenmanagement einführen – Vorteile und Erfolgsfaktoren.

Und sorgen Sie für eine geeignete Planungsqualität von neuen Projekten.

Finden Sie beim Projektportfoliomanagement-Prozess Antworten auf die folgenden Fragen:

• Wie sammeln wir Projektanträge oder -ideen ein?
• Wie bewerten wir die möglichen Projekte?
• Wie genehmigen wir sie und wer spielt dabei welche Rolle?
• Welche Werkzeuge nutzen wir dafür?
• Wie stellen wir sicher, dass alle Betroffenen davon wissen und den Prozess leben?
• Wie stellen wir die Qualität der Grobplanung der neuen Projekte sicher?

Unser Tipp: Gestalten Sie den Prozess der Projektinitiierung so einfach wie möglich. Das sichert dessen Akzeptanz und ist vor allem wichtig, wenn Sie als PMO das Projektportfoliomanagement unterstützen. Zusätzliches Change Management führt zu noch mehr Akzeptanz.

Download (PDF): 10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO, die Sie kennen sollten

Lesen Sie praktische Tipps und eine umfangreiche Beschreibung von 10 wichtigen Erfolgsfaktoren für ein leistungsfähiges und akzeptiertes PMO.
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Schritt 3: Bestimmen Sie ein Verfahren für die Priorisierung

Die nächste Aufgabe im Projektportfoliomanagement ist die Priorisierung von Projekten. Dies ist keine einmalige Aktion: Ändern sich die Umstände, so müssen Sie Ihre Prioritäten anpassen. Die strategische Relevanz der Projekte lässt sich durch gewichtete Zuordnung sogenannter „Business-Treiber“ ermitteln.

Diese Treiber müssen von der Bedeutung her sauber getrennt und eindeutig sein.

Mögliche Treiber sind beispielsweise:

• die Steigerung der Produktqualität
• eine höhere Kundenzufriedenheit
• eine gesteigerte Zufriedenheit der Mitarbeitenden
• eine höhere Kosteneffizienz
• die Expansion in neue Märkte

Die Treiber müssen zudem aus strategischer Sicht vollständig sein. Vollständig heißt in diesem Falle, dass Sie so wenige Treiber wie möglich, aber so viele wie nötig festlegen sollten, um die Ausrichtung korrekt abbilden zu können.

Anschließend bestimmen Sie die Wichtigkeit der Treiber untereinander.

Unser Tipp: Wählen Sie mindestens 3 strategische Treiber, aber weniger als 10. Damit gewährleisten Sie die gute Handhabung und einen aussagekräftigen Überblick auf einer sinnvollen Basis.

Schritt 4: Starten Sie mit der vollständigen Übersicht laufender Projekte

Zuerst erfassen Sie alle laufenden Projekte mit ihren wesentlichen Informationen. Nutzen Sie dafür eine zentrale, datenbankgestützte Liste in Ihrer Projektmanagement-Software.

Die benötigten Informationen sollten mindestens beinhalten:

• Start
• Ende
• Aufwand
• Kosten
• Sponsoren
• Projektleitende

Ordnen Sie den vorhanden Projekten die jeweils relevanten strategischen Business-Treiber zu.

Prüfen Sie dann, ob auch wirklich der meiste Aufwand in die wichtigsten Projekte fließt. Stellen Sie dazu die Wichtigkeit der Treiber den entsprechenden Aufwänden der zugeordneten Projekte gegenüber.

Identifizieren Sie unwichtige Projekte, die vielleicht besser gestoppt werden. Das kann Mittel für wichtigere neue Projekte frei machen.

Unser Tipp: Wenn ein Projekt keine direkten Einnahmen verursacht, dann ist es schwer, seinen monetären Nutzen darzustellen. Starten Sie daher besser mit dem Fokus auf der Wichtigkeit, die sich aus den strategischen Treibern ergibt.

Die Ergänzung einer monetären Bewertung kann später erfolgen. Sie können Ihr Projektportfolio auch auch in Projekte mit und ohne Einnahmen teilen.

Schritt 5: Vergleichen Sie geplante Projekte mit den verfügbaren Rest-Kapazitäten / -Budgets

Als nächsten Schritt fügen Sie dem Portfolio laufender Projekte Ihre neue Liste an gewünschten zusätzlichen Projekten hinzu. Eine geeignete Portfoliomanagement-Software unterstützt dabei optimal durch eine transparente Übersicht zu Projekten und Ressourcenauslastung im betrachteten Zeitraum.

Vergleichen Sie die Aufwands- und Kostenplanung der neuen Projekte mit den verfügbaren Rest-Kapazitäten und -Budgets. Es gilt herauszufinden, wann welches Projekt gestartet werden kann.

Dafür ist es nötig, dass Sie die neuen Projekte grob aufplanen, damit der Ressourcenbedarf entlang der Zeitachse ersichtlich wird. Die Planung sollte dabei nicht auf Personenebene, sondern auf Skill-Ebene erfolgen. So halten Sie den Aufwand geringer.

Natürlich müssen Sie auch die neuen Projekte den strategischen Treibern zuordnen. Nur so ist es einfach möglich, die neuen Projekte zu priorisieren, die den höchsten Strategiebeitrag haben.

Erst zum Füllen von Lücken sollten Sie dann am Ende auch kleine Projekte mit niedrigem Strategiebeitrag einplanen.

Unser Tipp: Planen Sie so grob wie möglich, aber so fein wie nötig. Nötig ist bei diesem Schritt nur wenig. Es gilt der Satz:

Besser vollständig und grob planen, als unvollständig und zu detailliert.

Das heißt, lieber planen Sie ALLE neuen Projekte mindestens grob in der Übersicht, als dass die Liste unvollständig ist. Nur so ist die Gesamtaussage zur Leistbarkeit möglich, weil die Daten komplett sind.

Schritt 6: Behalten Sie die Projektabwicklung ständig im Auge

Die vorletzte der Projektportfoliomanagement-Aufgaben ist die ständige Kontrolle. Sie sollten unbedingt dafür sorgen, dass die Daten von allen Projekten regelmäßig aktualisiert in die zentrale PPM-Lösung zurückgemeldet werden.

Nur auf Basis dieser aktuellen Daten können Sie auch künftig ermitteln, ob und wann neue Projekte in Zukunft zu starten sind sowie welche Projekte das sind.

Sie sollten das Portfolio laufend überwachen und die Prioritäten laufender Projekte ständig überprüfen.

Ändern sich strategische Vorgaben und unterstützen laufende Projekte die neue strategische Richtung nicht, so sollte auch ein Projektabbruch nicht ausgeschlossen sein.

Unser Tipp: Sorgen Sie für ein monatliches Portfoliomeeting. Dieses muss vom PMO gut vorbereitet werden. Wenn Projekte gestoppt werden müssen, dann gilt: Lieber ein Ende mit Schrecken, als ein Schrecken ohne Ende.

Schritt 7: Beenden Sie Projekte mit einem geregelten Abschlussprozess

Sie sollten jedes Projekt einen Abschlussprozess durchlaufen lassen. Dieser umfasst eine finale Projektbewertung mit Soll-Ist-Vergleich der Kosten und Ergebnisse.

Zudem sollten Sie:

• Lessons Learned kommunizieren
• das Projekt richtig archivieren
• die verantwortliche Projektleitung offiziell von ihrem abgeschlossenen Projekt entlasten.

Jedem ist daraufhin klar, dass ein Projekt jetzt tatsächlich als beendet erklärt ist und die eingebundenen Mitarbeitenden anderweitig eingeplant werden können.

Unser Tipp: Im Sinne einer guten Unternehmenskultur und -kommunikation sollten Sie auch darüber nachdenken, dass erfolgreich abgeschlossene Projekte ein Grund zum Feiern sein können. In diesem Rahmen ließen sich, neben den Ergebnissen und Erfolgen, auch Lessons Learned präsentieren und die Motivation der verantwortlichen Projektleitung für kommende Projekte steigern.

PPRM-Tools für modernes Portfoliomanagement

Für modernes (Multi-)Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) gibt es einige leistungsfähige Produkte – in der Cloud oder on premises. Diese erleichtern Ihnen die Arbeit im Multiprojekt- und Portfolioumfeld deutlich.

Wir empfehlen: Werfen Sie einen Blick auf TPG ProjectPowerPack, das Werkzeug auf Basis von Microsoft 365 und Power Platform. Diese moderne Umgebung ermöglicht Ihnen:

• unterschiedliche Portfolios mit einer beliebigen Anzahl von Projekten und wichtigen Kennzahlen.
• eine anpassbare Übersicht der Projekte mit vordefinierten Ansichten für eigene, laufende, abgeschlossene und alle Projekte; je ein Balkendiagramm für die Projektlaufzeit; eigene Ansichten lassen sich erstellen und speichern.
• aus individuell definierbaren Treiberwerten berechnete Prioritäten für die Portfoliozusammenstellung; Prioritäten-Dashboard für Projekte und Treiber; Sortierung von Projekt- und Projektantragslisten nach Priorität, auch im Portfolio und Programm

Zusammenfassung der Schritte zum Projektportfoliomanagement

In diesem Artikel haben Sie gelernt, dass Projektportfoliomanagement eine wichtige Aufgabe im Sinne der Erreichung von strategischen Unternehmenszielen ist. Regelmäßige Portfolio-Meetings werden meist vom Project Management Office vorbereitet.

Je nach Ausprägung des PMO kann die Zuständigkeit für das Portfolio auch noch weiter gehen.

Im Einzelnen aber sind dies die Schritte, mit denen Sie gezielt und sicher ein funktionierendes Projektportfoliomanagement aufbauen können:

1. Kriterien für Ihre Projekte definieren
2. Prozess für die Projektinitiierung festlegen
3. Verfahren für die Priorisierung bestimmen
4. Mit vollständiger Projektübersicht starten
5. Neue Projekte den Rest-Kapazitäten und -Budgets gegenüberstellen
6. Projektabwicklung im Auge behalten
7. Abschlussprozess für Projekte anwenden.

Mit den beschriebenen praktischen Hilfen bestimmen Sie zielgenau das optimale Portfolio aus Projekten, die entweder langfristig der Umsetzung Ihrer Strategie dienen oder kurzfristig Verbesserungen bringen sollen.

Haben Sie noch Fragen zum Thema Projektportfoliomanagement? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert. 

Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für einen höheren Reifengrad Ihres Projektmanagements!

Sie wollen das Gelernte weiter vertiefen? Hier finden Sie kostenlose Videos, Fachartikel und Checklisten zum Thema Projektportfolio-Management.

FAQs

Was ist Projektportfoliomanagement? Projektportfoliomanagement (PPM) umfasst die Auswahl, Priorisierung und Steuerung aller Projekte eines Unternehmens. Ziel ist es, Ressourcen optimal einzusetzen und sicherzustellen, dass alle Projekte zur Unternehmensstrategie beitragen.

Warum ist Projektportfoliomanagement wichtig? Projektportfoliomanagement schafft Transparenz über laufende und geplante Projekte, Budgets, Ressourcen und Risiken. So können Sie fundierte Entscheidungen treffen, Engpässe vermeiden und Investitionen gezielt auf die wichtigsten Vorhaben konzentrieren.

Welche Aufgaben übernimmt ein PMO im Projektportfoliomanagement? Ein Project Management Office (PMO) definiert Standards, stellt einheitliche Prozesse bereit, erstellt Portfolioauswertungen und unterstützt das Management bei Priorisierungs- und Investitionsentscheidungen. Dadurch verbessert das PMO die Steuerung des gesamten Projektportfolios.

Welche Vorteile bieten Microsoft-Lösungen für das Projektportfoliomanagement? Microsoft Power Platform, Power BI und TPG ProjectPowerPack schaffen eine zentrale Datenbasis für Projekte, Ressourcen und Budgets. Automatisierte Workflows sowie aussagekräftige Dashboards erhöhen die Transparenz und beschleunigen Portfolioentscheidungen.

Wie führen Sie Projektportfoliomanagement erfolgreich ein? Ein erfolgreicher Einstieg beginnt mit klaren Zielen, einheitlichen Bewertungs- und Priorisierungskriterien sowie einer zentralen Datenbasis. Ein schrittweises Vorgehen, unterstützt durch ein PMO und geeignete Software, erhöht die Akzeptanz und sorgt für nachhaltige Ergebnisse.

Welche Software eignet sich für professionelles Projektportfoliomanagement?  Professionelle PPM-Lösungen bieten Funktionen für Priorisierung, Ressourcenmanagement, Governance, Reporting und Portfolioanalysen. Microsoft Power Platform, Power BI und TPG ProjectPowerPack ermöglichen dabei eine zentrale Datenbasis und transparente Portfoliosteuerung. 

Welche Kennzahlen sind im Projektportfoliomanagement besonders wichtig? Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören strategischer Nutzen, Budgetauslastung, Ressourcenauslastung, Projektrisiken, Terminstatus sowie der Portfoliofortschritt. Diese Kennzahlen unterstützen fundierte Entscheidungen und erleichtern die Priorisierung.

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