Projekte scheitern selten an fehlendem Einsatz – sondern daran, dass Organisationen ihre eigenen Schwächen im Projektmanagement zu spät erkennen. Genau deshalb lohnt sich ein klarer Blick auf den Reifegrad im Projektmanagement. Er zeigt Ihnen, wie zuverlässig Ihre Prozesse funktionieren und wo Sie gezielt nachbessern sollten.

Dieser Artikel erklärt die Schwächen klassischer Reifegradmodelle für Projektmanagement, Ressourcenplanung und PMOs. Wir empfehlen: Leiten Sie passende Maßnahmen für Ihre Organisation aus diesem Artikel ab, statt sich an starren Reifegradstufen zu orientieren. So steigern Sie Ihre Projektperformance gezielt und schaffen messbaren Mehrwert für Ihre Projekte und Stakeholder.  

Das Wichtigste in Kürze

• Das zentrale Problem bei klassischen Reifegradmodellen ist: Sie messen vor allem, wie stark Prozesse und Methoden ausgeprägt sind. Sie zeigen aber nicht automatisch, ob Projekte dadurch erfolgreicher werden.

• Reifegrad ist kein Selbstzweck. Entscheidend ist, ob Verbesserungen messbar zur Projektperformance beitragen. Deshalb sollten Sie Reifegradmodelle mit konkreten Kennzahlen und den tatsächlichen Projektergebnissen verbinden.

• Mit einer strukturierten Selbsteinschätzung erkennen Sie, wo Verbesserungen den größten Nutzen für Ihre Organisation und Ihre Stakeholder schaffen.

• Sie erfahren, wie Sie Ihr Projektmanagement Schritt für Schritt von reaktivem Arbeiten zu einer leistungsfähigeren und strategisch ausgerichteten Organisation entwickeln und wie Sie Projekterfolg sinnvoll messen.

Diese Kapitel warten auf Sie:

• Was ist Performance im Projektmanagement und wie wird sie gemessen?
• Wie hängen Reifegrad und Performance im Projektmanagement zusammen?
• Was ist ein Reifegradmodell?
• Was ist der Reifegrad im Projektmanagement?
• Reifegradmodelle für Projektmanagement
• Reifegradmodelle für PMOs
• Reifegradmodelle für Ressourcenmanagement
• Praxis-Tipps: Schritte zum Top-Performer mit hohem PM-Reifegrad
• Zusammenfassung – Reifegrad im Projektmanagement

Legen wir los!

Was ist Performance im Projektmanagement und wie wird sie gemessen?

Die Performance in Projekten ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. Sie gibt Aufschluss darüber, wie gut Ihre Projekte tatsächlich laufen. Um die Performance zu messen, betrachtet man klassischerweise drei Hauptaspekte: Termine, Kosten und Ziele bzw. Qualität.

Die Qualität wird oft durch Abnahmekriterien und den Nutzen definiert. Auch die Zufriedenheit der Stakeholder und das Risikomanagement spielen eine Rolle für die Projektperformance.

Unser Tipp: Definieren Sie für jedes Projekt klare und messbare Ziele sowie Abnahmekriterien.

Die TPG PMO-Studie hat die Performance von Projekten genauer untersucht. Dabei zeigte sich, dass die Einhaltung von Endterminen nicht immer selbstverständlich ist. Nur ein kleiner Teil der befragten PMOs gab an, dass sie bei 80 % ihrer Projekte die Termine einhalten.

Bei den Kosten beziehungsweise dem Budget sah es etwas besser aus. Aber auch hier erreichte nur eine Minderheit diesen hohen Wert.

Bezüglich der Qualität gaben die meisten Befragten an, dass sie bestrebt sind, die geforderte Leistung zu liefern.

Aus den Studienergebnissen haben wir dann unsere Einteilung in Projektmanagement-Leistungsstufen abgeleitet:

• Top Performer: Unternehmen, die bei mehr als 80 % ihrer abgeschlossenen Projekte Termine und Budget einhalten sowie die geforderte Qualität liefern.
• High Performer: Unternehmen, die dies bei mindestens 50 %, aber unter 80 % ihrer Projekte schaffen.
• Low Performer: Unternehmen, die dies bei weniger als 50 % ihrer Projekte erreichen.

Die Studie zeigte, dass nur ein sehr geringer Anteil der Unternehmen zu den Top Performern gehört. Dies verdeutlicht das große Verbesserungspotenzial im Projektmanagement.

Unser Tipp: Die PMO-Studie zeigt, dass es ein riesiges Potenzial für Unternehmen gibt, Top-Performer zu werden. Führen Sie eine Selbsteinschätzung Ihrer Projektperformance durch, um Ihren aktuellen Stand zu ermitteln.

Berücksichtigen Sie dabei Termine, Kosten und Qualität. Und dann arbeiten Sie an der Verbesserung (siehe Tipps am Ende des Artikels).

Wie hängen Reifegrad und Performance im Projektmanagement zusammen?

Was ist ein Reifegradmodell?

Ein Reifegradmodell definiert eine standardisierte Umgebung, die eine gute Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung von Projekten ermöglichen soll. Es ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, zu verstehen, wo Ihr Projekt- und Ressourcenmanagement sowie Ihr PMO aktuell stehen.

Damit können Sie den aktuellen Entwicklungsstand Ihres Projektmanagements einstufen und sehen, wo Sie sich ggf. verbessern könnten.

Was ist der Reifegrad im Projektmanagement?

Der Reifegrad ist das, was Sie mit einem Reifegradmodell messen können. Er resultiert aus dem Ausmaß Ihrer Fähigkeit, einen Nutzen für Ihre Stakeholder und Ihr Unternehmen zu erreichen.

Es besteht ein klarer Zusammenhang zwischen dem Reifegrad im Projektmanagement und der Wahrscheinlichkeit für Projekterfolg. Je höher Ihr Reifegrad ist, desto besser sind Ihre Organisation und Ihre Prozesse darauf vorbereitet, Projekte erfolgreich abzuschließen.

Wichtiger Hinweis: Die Erfüllung der Vorgaben eines Reifegradmodells garantiert Ihnen nicht automatisch eine hohe Projektperformance. Ein guter Reifegrad schafft zwar eine bessere Voraussetzung für gute Performance, aber er misst nicht direkt Ihren Projekterfolg in Bezug auf Termine, Kosten und Qualität.

Die tatsächliche Performance müssen Sie weiterhin separat messen.

Lesetipp: Was bedeutet Projekterfolg? Definition, Herausforderungen und Tipps

Reifegradmodelle können aber sehr gute Wegweiser sein, damit Sie an den richtigen Stellen in Ihrer Organisation Verbesserungen vornehmen. Sie helfen Ihnen zu erkennen, wo Ihre größten Schwierigkeiten oder Schwächen liegen, sei es z.B. in der Terminplanung, im Ressourcenmanagement oder im Risikomanagement.

Es ist wichtig, dass Sie die Vorgaben eines Reifegradmodells nicht nur um des Modells willen erfüllen, sondern um Ihre echte Projektperformance zu verbessern.

Reifegradmodelle für Projektmanagement

Es gibt verschiedene Projektmanagement-Reifegrad Modelle, darunter

• CMMI
• OPM3
• P3M3
• PPM Maturity Model von Gartner

Diese Modelle definieren eine standardisierte Umgebung für erfolgreiche Projekte.

Das grundlegende Prinzip der Stufen von Reifegradmodellen sieht etwa so aus:

• Stufe 1: Willkür – Wie Projekte durchgeführt werden, obliegt den Projektleitenden
• Stufe 2: Definierte Prozesse – PM-Methoden sind definiert, werden aber nicht für alle Projekte angewendet
• Stufe 3: Etablierte Prozesse – PM-Methoden sind definiert, geschult und kommen durchgängig zur Anwendung
• Stufe 4: Messung von Kennzahlen – Kennzahlen zur Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten werden ermittelt
• Stufe 5: Kontinuierliche Verbesserung – Die Verbesserungsmöglichkeiten fließen kontinuierlich in die Optimierung der PM-Methoden ein
  
  
  

Eine kritische Betrachtung dieser Stufen

Aus den aktuellen Einstufungen und der Zielstufe, die man erreichen möchte, werden die Defizite in den einzelnen Bereichen abgeleitet. Bei dem Vorgehen versucht man also, vorgegebene Maßnahmen umzusetzen, um die nächste Stufe zu erreichen.

Damit hofft man, Projekte besser durchzuführen…

Wir schlagen aber einen anderen Ansatz vor!

Wäre es nicht umgekehrt sinnvoller, wenn Sie den Erfolg von Anfang an messen und daraus früh individuelle Maßnahmen zur Verbesserung ableiten?

Reifegradmodelle für PMOs

PMO-Reifegradmodelle sollen den Entwicklungsstand und die Fähigkeiten eines PMO bewerten. Anders als bei Reifegradmodellen für Projekt- oder Ressourcenmanagement liegt der Fokus hier nicht zwingend auf der Ausweitung hin zu strategischen Aufgaben.

Das Prinzip der Stufen von verschiedenen PMO-Reifegradmodellen lautet: je wichtiger die Aufgaben, desto höher der PMO-Reifegrad.

Wir sind anderer Meinung!

Im Gegensatz dazu schlagen wir vor, dass Sie die PMO-Reife primär daran messen sollten, wie gut Ihr PMO seine definierten Aufgaben erfüllt und wie zufrieden die Stakeholder damit sind.

• Interview der Stakeholder bezüglich der Erwartungen an das PMO
• Klarstellung der Aufgaben des PMO
• Zufriedenheit der Projektleitenden
• Zufriedenheit der Teamleitenden
• Zufriedenheit der Geschäftsleitung
• Feedback nach dem Portfoliomeeting
• Feedback nach Statusmeetings
• Feedback zu Trainings
• Bewertung der Vorlagen, Berichte und Tools
• Umfrage zur generellen Erreichbarkeit
• Bewertung der Toolumgebung

Sehr einfach können Sie z.B. mit Sterne-Bewertungen arbeiten, die Sie regelmäßig wiederholen, und die Entwicklung der Zufriedenheit mit Ihrem PMO dokumentieren.

Unser Tipp: Messen Sie die Zufriedenheit Ihrer Projektleitenden, Teamleitenden und Ihrer Geschäftsleitung mit den Leistungen Ihres PMO. Das kann ein guter Indikator für die Entwicklung Ihres PMO-Reifegrades sein.

Reifegradmodelle für Ressourcenmanagement

Reifegradmodelle für das Ressourcenmanagement (z.B. von Instantis und Oracle) zielen darauf ab, die Fähigkeiten einer Organisation zur effektiven Ressourcenplanung und -steuerung zu verbessern.

Diese Modelle betrachten typischerweise Aspekte wie die Detailtiefe der Planung, die Berücksichtigung von Prioritäten und die Fähigkeit zur vorausschauenden Konfliktlösung. Wichtig ist dabei die Vollständigkeit und Regelmäßigkeit der Ressourcenplanung sowie die Zusammenarbeit aller Beteiligten.

Der Reifegrad bei den verschiedenen Modellen wird als höher gesehen, wenn:

• detaillierter geplant wird (Projektebene / Phasen / Vorgänge)
• Personen statt Skills geplant werden
• Prioritäten berücksichtig werden
• mehr vorausschauend geplant wird, als reaktiv Konflikte gelöst werden
• Ist-Daten erfasst werden
• mehr Bereiche in gleicher Weise planen
• Kosten berücksichtigt werden

Das macht unserer Meinung nach nicht alles Sinn.

Wäre es nicht besser, die Vollständigkeit, Regelmäßigkeit und das Zusammenspiel aller Beteiligten zu messen?

Ein ausgereiftes Ressourcenmanagement ist essenziell, um den Projekterfolg zu sichern. Die TPG PMO-Studie zeigt, dass Top-Performer ein besseres Ressourcenmanagement haben.

Nach diesem Einblick in die klassischen Reifegradmodelle und unserer Kritik daran, erfahren Sie jetzt, welche Möglichkeiten wir Ihnen zur Erhöhung Ihres Projektmanagement-Reifegrads vorschlagen.

So gehen Sie beständig den Weg in Richtung Top-Performer.

• Analysieren Sie aktuelle Defizite: Verschaffen Sie sich Klarheit darüber, welche Projekte in der Vergangenheit nicht erfolgreich waren – und warum. Fragen Sie konkret: Welche Projekte sind schiefgelaufen? Was bedeutet „schiefgelaufen“ für uns?
  
  Häufige Ursachen sind unklare Inhalte und Ziele, unterschätzter Aufwand, zu wenige verfügbare Mitarbeitende oder mangelhafte Kommunikation. Die TPG PMO-Studie zeigt, dass vor allem unklare Zieldefinitionen ein zentrales Problem sind – besonders bei Low Performern.
  
  
• Dokumentieren Sie die Ausgangslage: Halten Sie zu Projektbeginn Ziele, Zeitpläne und Ressourceneinsatz schriftlich fest. Diese Grundlage ist entscheidend, um später Verbesserungen bewerten zu können. Nutzen Sie geeignete PM-Tools zur Speicherung von Basisplänen und Projektständen.
  
  
• Erfassen und historisieren Sie regelmäßig den Projektstatus: Verwenden Sie einfache Statusanzeigen wie Ampelfarben (rot, gelb, grün) für Termine, Budget und Umfang. Durch monatliche Aktualisierung erkennen Sie Trends frühzeitig und können schneller gegensteuern.

• Messen Sie den Projekterfolg mit klaren Kennzahlen: Dokumentieren Sie regelmäßig Werte wie Terminverzögerungen, Budgetabweichungen und Qualitätsmängel – nicht nur am Projektende, sondern auch an Meilensteinen. So schaffen Sie eine fundierte Basis zur Bewertung Ihrer Projektleistung.
  
  
• Bewerten Sie auch qualitative Fortschritte: Neben Zahlen zählen auch weiche Faktoren. Messen Sie die Zufriedenheit Ihrer Stakeholder, die Qualität der Projektdokumentation (z.B. Vorhandensein von Projektaufträgen oder Risikomanagement) sowie die Qualifikation Ihrer Projektleitenden.

• Führen Sie neue Methoden unternehmensweit ein: Ob strukturierter Projektantrag, einfacher Statusbericht oder Ressourcenplan – etablieren Sie neue Standards schrittweise, aber konsequent über alle relevanten Projekte hinweg.
  
  
• Etablieren Sie eine zentrale Multiprojektsteuerung (PMO): Ein gut aufgestelltes PMO – unterstützt durch die Geschäftsleitung – sorgt für einheitliche Standards, fundiertes Controlling und gezielte Unterstützung der Projektleitenden. Geben Sie dem PMO die notwendigen Kompetenzen, um wirksam agieren zu können.
  
  
• Sichern Sie die Datenqualität: Achten Sie auf die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität aller Daten im PPM-System. Nur auf einer zuverlässigen Datenbasis lassen sich fundierte Entscheidungen treffen.
  
  
• Definieren Sie Eskalationsprozesse klar: Schaffen Sie eine Kultur, in der offen gesagt werden darf, wenn etwas nicht verstanden wurde oder Projektziele gefährdet sind. Klären Sie, was im Moment unangenehmer Erkenntnis zu tun ist (z.B. „ich kenne mich nicht aus“ oder „ich werde nicht fertig“) und geben Sie Ihren Mitarbeitenden Sicherheit im Umgang mit solchen Situationen.
  
  
• Schätzen Sie Aufwände realistisch: Lassen Sie diejenigen die Aufwände schätzen, die die Aufgaben später auch umsetzen. Berücksichtigen Sie Unsicherheiten und parallele Belastungen. Fremdschätzungen führen häufig zu Nacharbeit und Frustration.
  
  
• Priorisieren Sie neue Projekte bewusst: Bevor Sie neue Vorhaben starten, prüfen Sie, welche bestehenden Aufgaben reduziert oder pausiert werden können. Ohne eine realistische Ressourcenplanung führen neue Projekte schnell zur Überlastung Ihrer Teams.

Zusammenfassung – Reifegrad im Projektmanagement

In diesem Artikel haben Sie erfahren, warum der Reifegrad im Projektmanagement ein zentraler Erfolgsfaktor ist. Und Sie wissen, warum klassische Reifegradmodelle allein nicht ausreichen, um echte Verbesserungen zu erzielen.

Unsere Empfehlungen:

Orientieren Sie sich nicht blind an Modellstufen! Starten Sie mit gezielten Messungen Ihrer Projektperformance, strukturierten Analysen, konkreten Kennzahlen und qualitativen Bewertungen. Damit können Sie den tatsächlichen Erfolg Ihrer Projekte erfassen.

Sie wissen nun, welche Schritte notwendig sind, um Ihre Organisation vom Low Performer zum Top Performer zu entwickeln.

Wenn Sie diese Aspekte berücksichtigen, schaffen Sie die Grundlage für messbar bessere Projektergebnisse. Zudem werden Sie bald eine höhere Zufriedenheit bei Ihren Stakeholdern feststellen.

Das alles resultiert dann in einem messbar höheren Projektmanagement-Reifegrad.

Sie entwickeln Ihr Projektmanagement gezielt von reaktivem Arbeiten hin zu einer proaktiven, strategisch ausgerichteten Projektorganisation. Herzlichen Glückwunsch und viele erfolgreiche Projekte in der Zukunft!

Haben Sie noch Fragen zum Reifegrad im Projektumfeld? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.  

Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!

Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.

 

FAQs

Was bedeutet Reifegrad im Projektmanagement? Der Reifegrad im Projektmanagement zeigt, wie gut Ihre Organisation aufgestellt ist, um Projekte erfolgreich durchzuführen. Dabei spielen unter anderem Prozesse, Methoden und die Fähigkeit eine Rolle, Nutzen für Stakeholder und das Unternehmen zu schaffen.

Was ist ein Reifegradmodell im Projektmanagement? Ein Reifegradmodell hilft Ihnen dabei, den aktuellen Entwicklungsstand Ihres Projektmanagements zu bewerten. Es zeigt mögliche Schwächen und Ansatzpunkte für Verbesserungen in Bereichen wie Terminplanung, Ressourcenmanagement oder Risikomanagement.

Was ist das Problem bei klassischen Reifegradmodellen? Klassische Reifegradmodelle arbeiten oft mit festen Stufen und standardisierten Entwicklungsschritten. Das Problem: Ein höherer Reifegrad bedeutet nicht automatisch bessere Projektergebnisse. Entscheidend ist daher, ob Maßnahmen Termine, Kosten, Qualität und die Zufriedenheit der Stakeholder tatsächlich verbessern.

Wie lässt sich der Reifegrad im Projektmanagement erhöhen? Analysieren Sie zunächst die Ursachen bisheriger Projektprobleme und messen Sie Ihre Projektperformance mit klaren Kennzahlen. Verbessern Sie anschließend gezielt Prozesse, Datenqualität, Ressourcenplanung und Projektsteuerung.

Wie hängen Reifegrad und Projekterfolg zusammen? Ein höherer Reifegrad schafft bessere Voraussetzungen für erfolgreiche Projekte. Ob Ihre Projekte tatsächlich erfolgreicher werden, sollten Sie jedoch separat anhand von Terminen, Kosten, Qualität und weiteren relevanten Kriterien messen.

Wie kann der Reifegrad im Projektmanagement gemessen werden? Den Reifegrad können Sie mit strukturierten Assessments, Kennzahlen und qualitativen Bewertungen bestimmen. Wichtig ist, dass Sie nicht nur Prozesse bewerten, sondern auch die tatsächliche Projektperformance betrachten.

Welcher Reifegrad im Projektmanagement ist sinnvoll? Viele Reifegradmodelle unterscheiden fünf Stufen von wenig strukturierten Abläufen bis zur kontinuierlichen Verbesserung. Die höchste Stufe muss nicht für jede Organisation das richtige Ziel sein. Entscheidend ist ein Reifegrad, der zu Ihren Projekten, strategischen Zielen und wirtschaftlichen Anforderungen passt.

Welche Reifegradmodelle gibt es für Projektmanagement? Bekannte Modelle sind unter anderem CMMI, OPM3 und P3M3. Sie unterscheiden sich im Aufbau und Schwerpunkt, verfolgen jedoch das Ziel, Entwicklungsstände zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar zu machen.

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