Überlastete Mitarbeitende, unrealistische Terminpläne und ungeplante Ausfälle bringen selbst gut geplante Projekte schnell ins Wanken. Genau deshalb gehört der Ressourcenkalender in MS Project zu den wichtigsten Werkzeugen für eine realistische Projektplanung. Mit ihm legen Sie Arbeitszeiten, Feiertage, Urlaube und individuelle Verfügbarkeiten fest. Dadurch plant Microsoft Project Vorgänge auf einer belastbaren Grundlage und vermeidet viele Terminfehler von Anfang an.
In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie den Ressourcenkalender in MS Project richtig einsetzen, welche Besonderheiten Sie beachten sollten und wie Sie Ihre Ressourcenplanung dadurch deutlich zuverlässiger und transparenter gestalten.
Behalten Sie mit Hilfe des Ressourcenkalenders den Überblick über die tatsächliche Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen.
In folgendem Artikel erfahren Sie mehr über:
Arbeiten in Ihrem Projekt Ressourcen bzw. Mitarbeitende, die aufgrund ihres Arbeitsortes unterschiedliche Feiertage haben?
Dann ist es sinnvoll, diese arbeitsfreien Tage bei der Planung zu berücksichtigen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter aus Hamburg wird die für ihn geplanten Aktivitäten am 6. Januar umsetzen. In Bayern ist dieser Tag jedoch ein gesetzlicher Feiertag, so dass eine Ressource aus diesem Bundesland an diesem Tag nicht verfügbar ist.
Microsoft Project verfügt im Standard über drei Basiskalender: Standardkalender (Mo.-Fr. 8 Std. / Tag), 24-Stunden Kalender (Mo.- So.) und Nachtschichtkalender (Mo.-Sa. 8 Std. / Nacht).
Der Basiskalender wird quasi als Vorlage für den Projekt-, Ressourcen- und Vorgangskalender verwendet, um die Besonderheiten, wie andere Feiertage, Arbeitszeiten für ausgewählte Projekte, Ressourcen oder Vorgänge abzubilden.
So können Beurlaubungen, Schichtdienste oder Vorgänge, die von Geräten durchgeführt werden, entsprechend gekennzeichnet werden. Diese Kalender tragen gemeinsam zu einem Entwurf bei, wie die Arbeit an einem Projekt geplant wird.
Passender Lesetipp: MS Project Kalender-Optionen
Und so gehen Sie schrittweise beim Neuanlegen eines Kalenders in MS Project vor:
Erstellen Sie im ersten Schritt einen Firmenkalender mit allen arbeitsfreien Tagen / Feiertagen, die für alle Ressourcen gültig sind.
Wichtiger Hinweis: Benutzen Sie unbedingt eine Kopie des Kalenders Standard als Vorlage. Ändern Sie nie den Kalender Standard in MS Project, da Sie diesen später nicht zurücksetzen können, falls Sie aus Versehen etwas ändern oder löschen.
Der Firmenkalender wird als Basis zur Erstellung der regionsspezifischen Feiertage verwendet. So können Sie sich eine mehrfache Eingabe von Feiertagen wie Weihnachten, Neujahr etc. sparen.
Wählen Sie für Auftreten die Option Jährlich und geben Sie einen Wert für Beenden nach oder Ende ein.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bis Project 2010 der Höchstwert das Jahr 2019 ist. Ab Project 2013 ist der Höchstwert 2149.
Um einen Kalender mit spezifischen Feiertagen zu erstellen, klicken Sie im Dialogfenster Arbeitszeit ändern auf die Schaltfläche Neuen Kalender erstellen. Geben Sie einen Namen für den neuen Kalender ein und erstellen Sie dann den Kalender als Kopie des „Firmenkalenders“.
Wiederholen Sie das für alle Regionen, aus denen Ihre Projektmitarbeitenden stammen.
In der Ansicht Ressource Tabelle weisen Sie den Ressourcen dann in Ihrem Projektplan den regionsspezifischen Kalender zu.
Passender Lesetipp: MS Project Ressourcenplanung – richtig arbeiten mit den Ressourcenarten
Auf der Registerkarte Projekt wählen Sie den „Firmenkalender“ als Projektkalender aus.
Wenn Sie jetzt beim Planen des Projekts Ressourcen mit regionsspezifischen Feiertagen zuordnen, wird die Verfügbarkeit berücksichtigt.
Um bei unserem Beispiel von vorhin zu bleiben: Sie sehen im folgenden Bild, dass der Vorgang Umsetzung München eine Dauer von 5 Tagen aufweist, der Vorgang Umsetzung Hamburg hingegen eine Dauer von 6 Tagen.
Beispiel Umsetzung München: Es handelt sich hier um 5 Arbeitstage basierend auf dem Kalender Bayern. In Bayern ist der 6. Januar ein Feiertag, für Ludwig Obermeier ist dieser Tag als arbeitsfrei definiert. Der zugehörige Sammelvorgang Arbeitspaket 1 zeigt eine Dauer von 6 Tagen.
Dieser Sammelvorgang zieht zur Berechnung der Dauer den Projektkalender heran, so dass der 6. Januar ein Arbeitstag ist. Somit umfasst der Vorgang 6 Arbeitstage aus diesem Kalender, was im Feld Dauer ersichtlich ist.
Beispiel Umsetzung Hamburg: Dem Vorgang Umsetzung in Hamburg ist die Ressource Johannes Hansen zugeordnet. Diese Ressource verwendet den Kalender Hamburg ohne Feiertag am 6. Januar.
Daher kommt es hier zu keiner Verlängerung des zugehörigen Sammelvorgangs Arbeitspaket 2.
Abschließend finden Sie eine Zusammenfassung darüber, was Sie in diesem Tipp erfahren haben:
Was ist der Nutzen für Ihre Ressourcenplanung?
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