Ressourcenplanung im Projektmanagement: so geht's [Guide]

Fehlende Ressourcen bringen selbst gut geplante Projekte ins Wanken: Termine kippen, Teams geraten unter Druck und wichtige Vorhaben konkurrieren um dieselben Fachkräfte. Ressourcenplanung im Projektmanagement wird deshalb immer wichtiger und zugleich anspruchsvoller.

Oft benötigen Projekte mehr geeignete Personen als verfügbar sind. Gleichzeitig verändern sich die geforderten Qualifikationen immer schneller. Eine gute Ressourcenplanung hilft Ihnen, Projektressourcen gezielt zuzuweisen und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

In diesem Einsteigerartikel lernen Sie die Grundlagen, Vorteile und Herausforderungen kennen. Sie erfahren außerdem, welche Aufgaben zur Ressourcenplanung gehören und welche drei Planungsebenen Sie unterscheiden sollten.

Weiterführende Artikel liefern Ihnen praktische Tipps zur Ressourcenplanung im Projektmanagement.

Das Wichtigste in Kürze

• Ressourcenplanung im Projektmanagement schafft Planungssicherheit: Sie erkennen frühzeitig, welche Kapazitäten und Qualifikationen Ihre laufenden und künftigen Projekte benötigen.

• Gute Ressourcenplanung schützt vor Engpässen und Überlastung: Transparenz über Bedarf und Auslastung hilft Ihnen, knappe Ressourcen gezielter einzusetzen und Konflikte früher zu lösen.

• Drei Planungsebenen greifen ineinander: Strategische Kapazitätsplanung, taktische Ressourcenplanung und operative Aufgabenplanung verfolgen unterschiedliche Ziele und müssen zusammenspielen.

• Klare Prozesse verbessern die Abstimmung: Besonders zwischen Projekt- und Teamleitung sorgen feste Abläufe und Planungstakte für verlässlichere Ressourcenzusagen.

• Passende Tools schaffen aktuelle Entscheidungsgrundlagen: Integrierte Lösungen verbinden Termin- und Aufgabenplanung und erleichtern den Vergleich von Plan- und Ist-Werten.

Folgende Kapitel warten auf Sie:

• Definition: Was ist Ressourcenplanung?
• Warum ist Ressourcenplanung im Projektmanagement wichtig?
• Was sind die Aufgaben der Ressourcenplanung?
• Was sind Vorteile der Ressourcenplanung?
• Aufgaben der Rolle Ressourcenplaner / Ressourcenmanager
• Die Bereiche der Ressourcenplanung im Projektmanagement
• Herausforderungen der Ressourcenplanung im Projektmanagement
• Ergebnisse zur Ressourcenplanung aus der PMO Studie
• Zusammenfassung weiterführende Artikel mit Tipps

Los geht’s mit den Grundlagen zum Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement.

Hinweis: wir verwenden die Bezeichnungen Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement als Synonyme.

Definition: Was ist Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung sorgt dafür, dass in  Projekten und Portfolien die notwendigen Ressourcen (Personen, Anlagen etc.) zu jeder Zeit verfügbar sind und so effektiv wie möglich zum Einsatz kommen. Sie hängt zudem mit der Zeit- und Kostenplanung zusammen.

Warum ist Ressourcenplanung im Projektmanagement wichtig?

Das Ziel jedes Unternehmens ist es, mit möglichst wenig Aufwand ans Ziel zu kommen. Hier hilft Ressourcenplanung im Projektmanagement bzw. Ressourcenmanagement.

Sie können nämlich nur wirkungsvoll planen, wenn Sie wissen, welche Ressourcen Sie für laufende und künftige Projekte benötigen.

So werden Sie auf Unternehmensebene die verfügbaren Ressourcen wirtschaftlich nutzen. Diese werden nicht überlastet und künftig benötigte Ressourcen können Sie rechtzeitig beschaffen (Stichwort: Skill-Management).

Was sind die Aufgaben der Ressourcenplanung?

Wenn Sie Ressourcenplanung einführen wollen, dann haben Sie sicher einige oder alle dieser Aufgaben der Planung von Ressourcen im Sinn:

• Planung und Ressourcenallokation: Strategische Planung und Zuweisung von Kapital, Arbeitskräften, Zeit und anderen Ressourcen mit dem Ziel, dass die Ressourcen dort zum Einsatz kommen, wo sie am dringendsten benötigt werden.
• Optimierung der Ressourcennutzung: Maximieren der Effizienz und Produktivität der vorhandenen Ressourcen sowie Minimieren von Engpässen und Leerlaufzeiten.
• Risikomanagement: Überwachen und Analyse von Ressourcenallokationen zur Identifikation potenzieller Risiken, deren anschließende Bewertung und Minimierung.
• Anpassung der Ressourcenzuweisung: Überarbeiten der Ressourcenallokation für Projekte an sich ändernde Bedingungen im Projektumfeld als Reaktion auf neue Anforderungen und Chancen.
• Strategische Kapazitätsplanung: Bewerten der aktuellen und zukünftigen Ressourcenkapazitäten, um ausreichend Ressourcen für den Bedarf im Projektportfolio sicherzustellen.
• Unterstützung der Unternehmensziele: Unterstützen der langfristigen Ziele und des Unternehmenserfolges durch Sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind.

Was sind Vorteile der Ressourcenplanung?

Folgend finden Sie einige wichtige Vorteile der Ressourcenplanung im Projektmanagement:

• Mehr Planungssicherheit: Sie können Engpässe besser vermeiden, wenn Sie Ihren Ressourcenbedarf frühzeitig ermitteln. Außerdem können Sie den Einsatz der nötigen Personen vorab planen. Das schafft Sicherheit auf allen Ebenen.
  
  
• Weniger Überlastungen: Verfügen Sie über Transparenz bei der Ressourcenauslastung, dann lässt sich die regelmäßige Arbeitsüberlastung besonders begehrter Personen und Teams vermeiden. Damit schaffen Sie Zufriedenheit und halten Ihre Mitarbeitenden länger im Unternehmen.
  
  
• Gute Dokumentation: Sollte Ihr Projekt aufgrund mangelnder Ressourcen scheitern, dann können Sie dies durch eine gute Dokumentation nachweisen: Mit den vorhandenen Mitteln haben Sie durch Ressourcenplanung alles getan, was möglich war. Das lässt für die Zukunft lernen.
  
  

Aufgaben der Rolle Ressourcenplaner / Ressourcenmanager

Ressourcenplaner oder Ressourcenmanager sind Schlüsselfiguren im Projektumfeld. Er oder sie ist dafür verantwortlich, die verschiedenen Ressourcen eines Projekts zu identifizieren, zu koordinieren und zu optimieren. Dies umfasst typischerweise Arbeitskräfte, finanzielle Mittel, Materialien und Zeit.

Ressourcenplaner entwickeln Strategien und implementieren Systeme, um Ressourcen effizient zu nutzen und so die Projektziele zu erreichen. Dies erfordert ein tiefgreifendes Verständnis der Projektziele sowie der internen Prozesse und externen Marktbedingungen.

In der Matrixorganisation ist meist die Teamleitung verantwortlich für die Ressourcenplanung im eigenen Team. Durch eine gute taktische Ressourcenplanung im Team, die alle Tätigkeiten im Team vollständig erfasst, lassen sich hier Ressourcenengpässe vorhersagen, Überlastungen vermeiden und Risiken minimieren. Auch die Auskunftsfähigkeit gegenüber den Anfragen aus den Projekten wird deutlich valider.

Zudem kann eine moderne und leistungsfähige Ressourcenplanung Software diese Arbeit erheblich erleichtern. Sie hilft Ressourcenmanagern bei der Planung, Überwachung und Steuerung der Ressourcen.

Die Bereiche der Ressourcenplanung im Projektmanagement

Gartner unterteilt die Ressourcenplanung im Projektmanagement in fünf Bereiche, die die folgende Grafik darstellt.

Arten und Aufgaben bei der Ressourcenplanung nach Gartner (Quelle: Gartner)

Im Gegensatz dazu nutzen wir bei TPG The Project Group die Unterteilung in nur drei Ebenen der Ressourcenplanung:

• strategische Kapazitätsplanung im Projektportfolio
• taktisch Ressourcenplanung zwischen Team und Projekt
• operative Aufgabenplanung auf Taskebene

Die drei Ebenen und beteiligten Rollen bei der unternehmensweiten Ressourcenplanung: strategische Kapazitätsplanung, taktische Ressourcenplanung im Team, operative Aufgabenplanung auf Taskebene

Diese Aufgaben und die Beziehung untereinander aus Sicht der Rollen stellt die folgende Grafik dar:

Das Zusammenspiel zwischen den Ebenen bei der Ressourcenplanung

Herausforderungen der Ressourcenplanung im Projektmanagement

In diesem Kapitel gehen wir detaillierter auf die Herausforderungen der Ressourcenplanung in ihren drei Bereichen ein.

Herausforderungen strategische Ressourcenplanung / Kapazitätsplanung

Die Aufgabe der strategischen Ressourcenplanung bzw. Kapazitätsplanung ist es, auf Basis der strategischen Unternehmensziele und des Produktportfolios für die optimale Auslastung der Ressourcen zu sorgen. Zudem gilt es zu klären:

• Welche und wie viele Ressourcen sind für kommende Projekte und Linientätigkeiten nötig?
• Welche Skills müssen ggf. beschafft bzw. ausgebildet werden?
• Welche Priorisierung im Projektportfolio ist bei Ressourcenmangel vorzunehmen?

Bei unzureichender strategischer Ressourcenplanung gehen Sie folgende Risiken ein:

• Sie schließen Projekte werden wegen unzureichender Ressourcenausstattung nicht pünktlich ab.
• Ihre Projektkosten steigen, weil zu wenig geeignete Ressourcen im Einsatz sind.
• Geschäftschancen können Sie nicht nutzen, weil Sie die nötigen Skills nicht rechtzeitig beschaffen konnten.
• Sie haben deutlich erhöhte Koordinationsaufwände zur Lösung von Ressourcenkonflikten.

Wie flexibel die Ressourcenplanung bei Ihnen gehandhabt werden kann, hängt von den Projektarten in Ihrem Unternehmen ab. Hier ist die Priorisierung im Rahmen des Portfoliomanagements der Projekte eine wichtige Aufgabe.

Drei Projektarten und deren Unterschiede

Es gibt drei Projektarten, zwischen denen unterschieden wird:

• Projekte für Eigenentwicklungen
• Auftragsprojekte
• Organisationsprojekte

Die drei Projektarten mit der Priorisierung und Planbarkeit von Ressourcen

• Priorisierung bei Eigenentwicklungen
  Bei einem Portfolio von Entwicklungsprojekten sind Sie in einer relativ komfortablen Ausgangslage. Die Entscheider bestimmen selbst, wann die Projekte beginnen. Hier können Sie Ihr Ressourcengebirge in der Regel selbst formen. Es liegt an Ihnen, bei der Priorisierung auf Rationalität und Nachvollziehbarkeit zu achten.
  
  

• Priorisierung bei Auftragsprojekten
  Anfragen, Absagen und Zusagen kommen bei Auftragsprojekten durch die Kunden zeitlich eher ungeplant. Hier müssen Sie mit vagen Prognosen arbeiten. Jeder Kunde will der König sein. Wenn Sie eine solche Sales-Pipeline verantworten, müssen Sie mit Wahrscheinlichkeiten umgehen. Zudem sollten Sie die zeitliche Ressourcenzuweisung immer wieder der Auftragslage anpassen.
  
  

• Priorisierung bei Unternehmensprojekten
  Interne Unternehmensprojekte sollten Sie wie jeden anderen Kundenauftrag behandeln. Erleichternd ist, dass hier weniger Beteiligte an der Priorisierung mitwirken. Erschwerend ist aber, dass diese internen Projekte tendenziell die ersten sind, die bei Ressourcenknappheit verschoben werden.

Unser Tipp: Machen Sie sich frühzeitig klar, mit welcher der genannten Projektarten Sie es zu tun haben. Identifizieren Sie so früh wie möglich, mit welchen typischen Herausforderungen der Ressourcenplanung sie konfrontiert sind und entwickeln Sie passende Prozesse.

Ein Project Management Office ist hierfür genau das richtige Organ.

Die Teamleitenden haben in der Regel die Hoheit über die in Projekten benötigten Ressourcen. Projektleitende erwarten die Ressourcenzusagen durch die Teamleitenden möglichst schnell. So können sie die Personen in ihren Projekten auch zeitlich einplanen.

Aber diese Zusagen sollen natürlich auch verlässlich sein. Nur so können spätere Planungsänderungen möglichst gering gehalten werden.

Das führt allerdings zu folgenden Problemen für die Teamleitenden:

• Von mehreren Projektleitenden kommen zu unterschiedlichen Zeiten immer wieder Anfragen an dieselben Teamleiterinnen und Teamleiter.
• Daher haben die Teamleitenden kaum eine stabile Basis für ihre Entscheidungen. Die Abstimmung von gestern ist vielleicht mit einer Anfrage von heute bereits überholt.
• Teammitgliedern werden häufig Aufgaben außerhalb von Projekten zugeteilt (z.B. Linientätigkeiten). Das beeinträchtigt die Verfügbarkeit für die Arbeit in Projekten.

Teamleitende haben oft mit unterschiedlichen Projektleitungen Absprachen zu treffen. Die Anfragen aus den Projekten sollten sie also keinesfalls unstrukturiert erreichen. Sie sollten Prozesse zur Ressourcenplanung richtig aufsetzen.

Vereinbarte, verlässliche Prozesse und eine Taktung bei der Zusage der Ressourcen sind für alle Beteiligten unverzichtbar!

Unser Tipp: Vereinbaren Sie mit allen Beteiligten einen Takt für die Ressourcenplanung. Dieser Takt sollte ausschließlich in Notfällen geändert werden dürfen. Das schafft Verlässlichkeit und ermöglicht eine bessere Übersicht der Auslastung für die nächsten 1-2 Takte. 

Auch hier kann ein zentrales PMO optimal für die Prozesse der Ressourcenplanung sorgen.

Herausforderungen operativer Ressourcenplanung / Aufgabenplanung

Die Projektleiterinnen und Projektleiter benötigen in der Regel Zusagen für qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den zuständigen Teamleitenden. Das kennen Sie aus dem vorherigen Kapitel. Nun geht es an die Aufgabenplanung – wer macht was wann?

In der Matrixorganisation können die Projektleitenden in der vereinbarten Zeit über die überlassenen Ressourcen verfügen. Für sie gilt es nun, die nötigen Aufgaben zu planen oder – noch sinnvoller und damit besser – von den Teammitgliedern selbst planen zu lassen.

Anschließend ist die Herausforderung in der Ressourcenplanung, den Stand regelmäßig zu erfassen. So können die Projektleiter:innen den Fortschritt und Restaufwand erkennen.

Das geht aber nur mit passenden und richtig eingesetzten Tools. Diese sind im besten Falle so miteinander verbunden, dass auf Kopfdruck aktuelle Daten in beide Richtungen ausgetauscht werden.

Unser Tipp: Schaffen Sie eine IT-Umgebung, bei der die Tools zur Terminplanung der Projektleitung mit denen zur Aufgabenplanung durch die Teammitglieder integriert sind. So haben Sie die Möglichkeit, rechtzeitig vor anstehenden Statusmeetings die Planwerte und Ist-Werte „auf Knopfdruck“ zu vergleichen.

Eine Möglichkeit für den Datenaustausch bietet z.B. eine leistungsfähige Integration-Middleware.

Ergebnisse zur Ressourcenplanung (PMO Studie)

Die umfangreiche PMO Studie 2020 von TPG untersuchte bei 330 Unternehmen mit PMO die wichtigsten Aufgabenbereiche. Der Bereich Ressourcenmanagement ist bei den teilnehmenden Unternehmen im Vergleich zu anderen PMO-Aufgaben am wenigsten etabliert.

Aktivitäten und Zufriedenheit mit der Unterstützung beim Ressourcenmanagement durch das PMO
(Quelle: PMO-Studie 2020 von TPG, n=330)

PMOs mit weniger als 3 Mitarbeitenden sind den Ergebnissen der Studie zufolge deutlich schlechter für Ressourcenmanagement aufgestellt als PMOs mit mehr Mitarbeitenden. Die Antworten mit „Verbesserung geplant“ sind zwar nur etwas höher mit mehr Mitarbeitenden, aber die Anteile bei „gut etabliert“ sind mindestens drei- bis viermal so hoch.

Ressourcenplanung in den Projekten

Operative Ressourcenplanung (Vorgangsplanung in den Projekten) haben 13 % und antworten, dass dies ohne Änderungsbedarf gut etabliert ist. 28 % führen diese Aufgaben aus, aber planen noch Verbesserungen. 14 % wollen in den kommenden 12 Monaten starten und fast die Hälfte wird keine operative Ressourcenplanung angehen.

Wie ist Ressourcenplanung in Projekten bei den Unternehmen mit PMO etabliert?
(Quelle: PMO-Studie 2020 von TPG, n=330)

Die Unterstützung bei der Ressourcenplanung in Projekten hat offensichtlich große Auswirkungen im Projekterfolg, den die Top-Performer am besten erreichen.