Ihr Projektplan zeigt grünes Licht, während das Entwicklungsteam in Jira längst mit Verzögerungen kämpft? Wenn Projektplanung und Aufgabenmanagement getrennt laufen, fehlen Ihnen aktuelle Fortschrittsdaten für verlässliche Entscheidungen.

Eine MS Project Jira Integration verbindet beide Welten. Ihre Projektleitenden steuern Arbeitspakete in Microsoft Project, während Entwicklungsteams ihre Aufgaben agil in Atlassian Jira oder z.B. Microsoft Azure DevOps Server bearbeiten. Fortschritte und Aufwände fließen automatisch zwischen den Systemen.

Dieser Artikel zeigt Ihnen anhand praktischer Anwendungsfälle, wie Sie Projektstrukturen synchronisieren und Jira mit SAP oder SharePoint verbinden. Sie erfahren außerdem, wie die Middleware TPG PSLink den Datenaustausch vereinfacht und Ihnen doppelte Datenpflege sowie aufwendige Statusabfragen erspart.

Das Wichtigste in Kürze

• MS Project Jira Integration verbindet klassische und agile Projektplanung: Projektleitende arbeiten weiterhin mit Microsoft Project, während Entwicklungsteams ihre Aufgaben in Jira steuern.
• Automatischer Datenaustausch statt doppelter Datenpflege: Projektstrukturen, Aufgaben, Fortschritte und Aufwände lassen sich zwischen beiden Systemen synchronisieren.
• Mehr Transparenz über den tatsächlichen Projektfortschritt: Aktuelle Jira-Daten helfen Ihnen, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und Projekttermine zuverlässiger zu steuern.
• TPG PSLink als Integrationslösung: Die Middleware ermöglicht einen automatisierten und bidirektionalen Datenaustausch zwischen MS Project und Jira.
• Weitere Systeme einfach anbinden: Auch die Integration von Jira mit SAP oder SharePoint unterstützt durchgängige Prozesse und reduziert manuelle Abstimmungen.

Die folgenden Kapitel erwarten Sie:

• Anwendungsfall 1: MS Project-Jira-Integration
• Anwendungsfall 2: Integration von Jira mit SAP
• Anwendungsfall 3: Integration von Jira, SAP, SharePoint, Project Server / Project Online
• Empfehlung zur Jira Integration
• Zusammenfassung – MS Project-Jira-Integration

Bitte beachten Sie: die dargestellten Anwendungsfälle sind ausschließlich mit Microsoft PPM (Project Server) zu realisieren. Außerdem nutzen die Use Cases die Integration Middleware TPG PSLink. Damit können Sie Szenarien realisieren, in denen die User selbst den Austausch anstoßen oder zeitlich automatisierte Jobs im Hintergrund ablaufen können.

Der allgemeine Nutzen einer Integration im Projektmanagement

Mit dem systemübergreifenden Datenaustausch durch die MS Project-Jira-Integration (bzw. Azure DevOps Server oder Planner) schaffen Sie für alle beteiligten Rollen den folgenden Nutzen:

• Jede Rolle arbeitet mit dem für sie optimalen System
• effizientes Bereitstellen von aktuellen Informationen für alle Beteiligten
• verlässliche Daten als bestmögliche Arbeits- und Entscheidungsgrundlage
• Reduktion von Aufwand und Dauer für Planung und Aktualisierung
• mehrfache Dateneingaben werden vermieden
• Datenkonsistenz in allen beteiligten Systemen ist sichergestellt

Der ROI Ihrer Integration steigt daraufhin mit der:

• Anzahl der integrierten Systeme
• Menge der Daten
• Anzahl der beteiligten Personen
• Häufigkeit der Aktualisierung

Empfohlene Videos und PDFs: Integration von PPM-Systemen – warum und wie?

Die im Folgenden beschriebenen Anwendungsfälle umfassen die Jira Integration mit Microsoft Project Server oder anderen PPM-Tools wie TPG ProjectPowerPack auf Basis der Microsoft Power Platform. Sehr ähnlich lässt sich aber auch die Integration mit Microsoft Azure DevOps Server (TFS) abbilden.

Und hier gibt es einen eigenen Artikel, in dem Sie alles über die Möglichkeiten und Grenzen erfahren, wenn Sie MS Project mit MS Planner verknüpfen wollen.

Anwendungsfall 1: MS Project-Jira-Integration

A: Übertragen der Struktur vom MS Project in Jira

Jede Projektleitung benötigt eine Projektstruktur, die sie bei der Steuerung optimal unterstützt. Diese ist je nach Art des Projektes unterschiedlich. IT-, Service-, Organisations- oder Entwicklungsprojekte haben nicht die gleichen Strukturen.

Stellen Sie sich deshalb bei jedem Anwendungsfall die Frage: Wie sind die vielen kleinen Issues / Aufgaben aus Jira den Vorgängen / Arbeitspaketen im Projektplan in MS Project zuzuordnen?

Eine 1:1-Verbindung ist nur auf der strukturellen Ebene sinnvoll, in die aggregierte Werte der detaillierten Issues / Aufgaben mit MS Project synchronisiert werden.

Voraussetzung für die automatisierte Integration ist, dass an einem Vorgang in MS Project eine eindeutige Zuordnung eines Objektes aus Jira steht, dem wiederum Issues zugeordnet sind.

Die von uns am häufigsten angetroffene Kundenanforderung ist die Verbindung von Projekten in MS Project mit Versions und Epics in Jira. Hierbei werden in der Regel Phasen des Projektplans als Versionen und Arbeitspakete als Epics abgebildet. Issues sind dann den Epics zugeordnet.

Weitere Möglichkeiten des strukturellen Abgleichs können sein:

• Vorgänge in MS Project entsprechen Sprints in Jira: Die aggregierten Werte von Issues in den Sprints werden mit den Vorgängen in MS Project synchronisiert.
• Komponentenorientierter Plan in MS Project: Die aggregierten Werte von Issues, die den Komponenten zugeordnet sind, werden mit den Vorgängen in MS Project synchronisiert.

Bei Änderungen des Projektplans gilt es, diese auch in Jira zu übertragen. Dies betrifft sowohl die Struktur als auch Termine und andere Zusatzinformationen.

B: Automatisiertes Vorbefüllen der Issues in Jira

Bei Standardprojekten kann es sinnvoll sein, in der Aufgabenplanung auch auf standardisierte Issues zurückzugreifen. Diese sollten nicht jedes Mal neu eingegeben werden. Idealerweise lassen sie sich einfach importieren.

SharePoint eignet sich hervorragend dafür, eine Liste von Issues pro Projektart bereitzustellen. Mit dem geeigneten Integrationstool übernehmen Sie diese Liste für neue Projekte auf Knopfdruck in Jira und sparen dadurch viel Zeit.

C: Rückmelden des Fortschritts von Jira in MS Project

Im Rahmen der Projektsteuerung muss die Projektleitung regelmäßig über den Fortschritt aller Liefergegenstände informiert sein.

Dazu benötigt sie sowohl den inhaltlichen Fortschritt als auch die Information über die bisher geleisteten Aufwände. Beides kann bei entsprechender Pflege in Jira automatisiert geliefert werden.

Dazu pflegen die Mitarbeitenden einerseits z.B. Story-Points als Angabe der inhaltlichen Leistung. Diese werden bei Fertigstellung von Issues in die jeweilige Struktur des Projektplans zurückübertragen.

Andererseits geben die Mitarbeitenden die geleisteten Stunden pro Issue an, was ebenfalls in das Projekt zurückübertragen werden kann.

Natürlich können Sie auf der strukturellen Ebene auch den Status der entsprechenden Objekte von Jira in Microsoft Project zurücksynchronisieren.

Im folgenden Bild sehen Sie:

• die Summe der Story-Points der bisher erledigten Issues
• den zeitlichen Aufwand dafür
• den Status des darüber liegenden Epics

Anwendungsfall 2: Integration von Jira mit SAP

Nutzen Sie ein ERP-System wie z.B. SAP für Ihr Portfolio- und Projektmanagement, so kann eine ähnliche Integration wie im Anwendungsfall 1 oben erfolgen. Das heißt:

• die Grobplanung erfolgt in SAP PS oder PPM
• die detaillierte Planung und Abwicklung der Arbeitspakete erfolgt in Jira
• die Synchronisation der gebuchten Stunden / die Work Logs (Zeiterfassung) aus Jira werden dabei in SAP CATS bzw. in die SAP Leistungsverrechnung übergeleitet.

Anwendungsfall 3: Integration von Jira, SAP, SharePoint, Project Server / Project Online

Dieser Anwendungsfall ist gerade in größeren Unternehmen das häufigste Szenario. Zur besseren Steuerung der Umgebung für Multiprojektmanagement bzw. Programmmanagement umfasst die Integration hier in der Regel mehrere unterschiedliche Bereiche:

• Controlling
• Projektmanagement
• Aufgabenmanagement für die Detailplanung

Hier werden klassischerweise folgende Systeme kombiniert:

• SAP: für die Budgetplanung und Kostenverrechnung
• Microsoft PPM (Project Server / Project Online) und SharePoint: für das Management von Portfolios und Projekten und für die zentrale Zeiterfassung
• Jira: für die Sprint-Planung, das Aufgabenmanagement, das Issue Tracking, das Workflow-Management und die Statusverfolgung

Der Prozess für den Datenaustausch zwischen den einzelnen Systemen sieht dann in etwa so aus:

• SAP <> Microsoft PPM / SharePoint: Strukturen, Kosten, Budgets
• Microsoft PPM / SharePoint <> Jira: Arbeitspakete zu Versionen / Epics / Issues
• SAP <> Microsoft PPM <> Jira: Verbuchung von Jira Work Logs und Microsoft Project Rückmeldungen in SAP CATS oder in die SAP Leistungsverrechnung

Webinar-Aufzeichnung: Hier sehen Sie klassische Anwendungsfälle für die MS Project-Jira-Integration.

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Empfehlung zur Jira Integration

Es gibt günstige und bewährte Lösungen, die nur MS Project mit Jira verbinden können. Die meisten Unternehmen haben aber nicht nur diese Integration vor.

Vielmehr geht es im Rahmen der digitalen Transformation darum, möglichst viele Systeme sinnvoll miteinander zu verbinden.

Sie möchten für die Zukunft die maximale Freiheit haben, schrittweise immer mehr IT-Systeme bi- oder multidirektional Daten austauschen zu lassen? Dann brauchen Sie eine leistungsfähige Integration Middleware.

Eine solche Middleware ist beispielsweise TPG PSLink. Damit lassen sich ERP-, CRM-, PPM-, Aufgabenmanagement- und weitere Systeme sowie viele Datenbanken miteinander verbinden.

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Zusammenfassung – MS Project-Jira-Integration

Sie haben in diesem Artikel wichtige Anwendungsfälle kennengelernt, um Daten zwischen allen relevanten Systemen auszutauschen:

• MS Project Server
• SAP
• SharePoint
• Jira bzw. Azure DevOps Server (TFS)
• Microsoft Planner

Durch die Integration lassen sich die Daten im jeweils anderen System anzeigen. Die wichtigsten Anwendungsfälle (hier am Beispiel von Jira) sind:

1. Übertragen der Struktur vom MS Project in Jira
2. Automatisierte Vorbefüllen der Issues in Jira
3. Rückmelden des Fortschritts von Jira in MS Project
4. Integration von Jira mit SAP
5. Integration von Jira, SAP, SharePoint, Project Server

Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG Microsoft Project Seminar (Grundlagen) oder beim Microsoft Project Advanced Seminar.

Haben Sie noch Fragen? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert! 

Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für einen höheren Reifegrad Ihres Projektmanagements!

FAQs

1. Wie funktioniert die MS Project Jira Integration? Die MS Project Jira Integration verbindet die klassische Projektplanung in Microsoft Project mit dem agilen Aufgabenmanagement in Jira. Über eine Middleware wie TPG PSLink können Sie Projektstrukturen, Aufgaben, Fortschritte und Aufwände automatisch zwischen beiden Systemen austauschen.

2. Welche Vorteile bietet die Integration von Microsoft Project und Jira? Die Integration reduziert doppelte Datenpflege und verbessert die Transparenz über den tatsächlichen Projektfortschritt. Ihre Projektleitenden erkennen Verzögerungen früher, während Entwicklungsteams weiterhin in ihrer gewohnten Jira-Umgebung arbeiten.

3. Welche Jira-Daten lassen sich mit Microsoft Project synchronisieren? Mit TPG PSLink können Sie beispielsweise Jira-Epics und Issues mit Vorgängen in Microsoft Project verknüpfen. Je nach Konfiguration lassen sich Statusinformationen, Fortschritte und Arbeitsaufwände zwischen den Systemen austauschen.

4. Wie unterstützt TPG PSLink die Integration von MS Project und Jira? TPG PSLink ermöglicht einen automatisierten und bidirektionalen Datenaustausch zwischen Microsoft Project und Jira. Die Middleware verbindet die Systeme über konfigurierbare Schnittstellen und reduziert dadurch manuelle Übertragungen sowie Fehler bei der Datenpflege.

5. Lassen sich Jira und Microsoft Project auch mit SAP oder SharePoint verbinden? Ja, mit TPG PSLink können Sie weitere Systeme wie SAP oder SharePoint in Ihre Projektmanagement-Umgebung integrieren. Dadurch lassen sich beispielsweise Projektinformationen und kaufmännische Daten systemübergreifend austauschen.