Warum verschwenden Sie wertvolle Projektzeit damit, dieselben Ansichten, Filter und Tabellen in MS Project immer wieder neu einzurichten? Gerade bei vielen parallelen Projekten summiert sich dieser Aufwand schnell. Dabei bietet Microsoft Project eine einfache Möglichkeit, Ihre individuellen Einstellungen mehrfach zu nutzen.

Mit dem MS Project Organisator (MS Project Organizer) übertragen Sie benutzerdefinierte Ansichten, Tabellen, Filter und weitere Objekte zwischen Projekten oder in die globale Vorlage (Global.MPT). So sparen Sie Zeit und schaffen einheitliche Arbeitsumgebungen.

Dieser Artikel ist Teil 6 MS Project Tipp-Serie „Benutzerdefinierte Ansichten“. Er zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie den Organisator nutzen. Sie erfahren außerdem, wie Sie Einstellungen gezielt übertragen, umbenennen oder löschen.

Das Wichtigste in Kürze

• Der MS Project Organisator ermöglicht Ihnen, benutzerdefinierte Ansichten, Tabellen, Filter und weitere Einstellungen zwischen verschiedenen Projektdateien zu übertragen.
• Zeit sparen durch Wiederverwendung: Statt individuelle Einstellungen in jedem Projekt neu einzurichten, kopieren Sie diese mit wenigen Klicks in andere Projekte.
• Globale Vorlage (Global.MPT) nutzen: Speichern Sie häufig benötigte Ansichten und Einstellungen in der globalen Vorlage. So stehen Ihnen diese automatisch auch in neuen Projekten zur Verfügung.
• Objekte gezielt verwalten: Mit dem Organisator können Sie benutzerdefinierte Elemente nicht nur kopieren, sondern auch umbenennen oder löschen.
• Einheitliche Projektstandards schaffen: Durch die gezielte Übertragung von Ansichten und Einstellungen sorgen Sie für konsistente Arbeitsumgebungen und erleichtern die Zusammenarbeit in Ihren Projekten.

Um diese Punkte geht es im Artikel:

• Benutzerdefinierte Ansichten manuell übertragen
• Welche Funktionen gibt es im MS Project Organisator?
• Wo finden Sie den MS Project Organisator?
• Objekte für Folgeprojekte bereitstellen
• Objekte für ein spezifisches Projekt bereitstellen
• Umbenennen von Objekten
• Löschen von Objekten
• Zusammenfassung – MS Project Organisator

Benutzerdefinierte Ansichten manuell übertragen

Wichtig zu wissen: Nicht immer ist das automatische Hinzufügen von neuen Ansichten, Tabellen, Filter und Gruppen sinnvoll. Unsere Empfehlung: Deaktivieren Sie die Option „automatisches Hinzufügen“ wenn:

• Sie eine Ansicht, Tabelle, Gruppe oder einen Filter nur für ein spezifisches Projekt konfigurieren
• Sie einen Projektplan von einer Person erhalten haben, die benutzerdefinierte Ansichten, Tabellen, Filter und Gruppen enthält, die Sie in Ihren eigenen Projekten nicht einsetzen möchten.

Sie finden die Option, die die Übernahme von Ansichten, Feldern, Filtern und Gruppen steuert, unter Datei / Optionen / Erweitert im Abschnitt Anzeige:

Welche Funktionen gibt es im MS Project Organisator?

1. Sie können automatisch gespeicherte benutzerdefinierte Objekte mit dem MS Project Organisator kopieren, umbenennen und löschen. Das sind  z.B. Objekte wie Ansichten, Tabellen, Filter und Gruppen.
2. Zusätzlich können Sie auch weitere benutzerdefinierte Objekte manuell in die Global.MPT oder ein spezifisches Projekt übertragen, wie Felder, Kalender, Berichte, Module und Schemen.

Wo finden Sie den MS Project Organisator?

Sie finden den MS Project Organisator unter Datei / Informationen. Klicken Sie im Informationsbildschirm auf die Schaltfläche Organisator.

Objekte für Folgeprojekte bereitstellen

Wie Sie Ansichten und weitere benutzerdefinierte Objekte aus Projekten in die Global.MPT übertragen und so für andere Projekte nutzbar machen, erfahren Sie im Folgenden.

So gehen Sie vor:

1. Stellen Sie sicher, dass in dem Auswahlfeld links unter Ansichten verfügbar in: Global.MPT und
2. im Auswahlfeld rechts unter Ansichten verfügbar in das Projekt mit den benutzerdefinierten Ansichten ausgewählt sind.
3. Markieren Sie die Ansicht, die Sie übertragen wollen, im oberen Feld rechts und klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren.

Bitte vergessen Sie nicht: Individuelle Eingabetabellen und benutzerdefinierte Filter, Gruppierungen usw. müssen Sie ebenfalls mit übertragen. Dazu klicken Sie einfach auf den jeweiligen Reiter oben im MS Project Organisator und kopieren die betreffenden Objekte.

Tipp: Sie sehen Ihre benutzerdefinierte Ansicht, Tabellen, Filter und Gruppen nicht im Auswahlfeld? Dann wechseln Sie ggf. die Entität von Vorgang zu Ressource!

Nun steht Ihre neue Ansicht in Microsoft Project auf Ihrem Computer für alle Projekte zur Verfügung.

Objekte für ein spezifisches Projekt bereitstellen

Wenn Sie benutzerdefinierte Objekte nur in ein spezifisches Projekt kopieren möchten, öffnen Sie dieses Projekt und stellen Sie sicher, dass anstelle der Global.MPT Ihr Projekt im linken Auswahlfeld im MS Project Organisator ausgewählt ist.

Sollten Sie das Objekt später doch noch in Ihre globale Vorlage übertragen wollen, können Sie das natürlich jederzeit noch manuell nachholen.

Umbenennen von Objekten

Sie können im Dialogfenster Optionen auch Objekte umbenennen. Markieren Sie dazu das Objekt und klicken Sie auf die Schaltfläche Umbenennen. Geben Sie im Dialogfenster Umbenennen den neuen Namen ein und bestätigen Sie Ihre Änderung mit OK.

Unsere Empfehlung: Benennen Sie Standardobjekte nicht um. Das führt in der Regel zu Missverständnissen in Folgeprojekten.

Löschen von Objekten

Sie können im Dialogfenster Optionen auch Objekte löschen. Markieren Sie dazu das Objekt und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Bestätigen Sie das Löschen mit Ja.

Unsere Empfehlung: Löschen Sie keine Standardobjekte. Vielleicht brauchen Sie diese in einem zukünftigen Projekt.

Zusammenfassung – MS Project Organisator

Sie haben in diesem letzten Teil der Reihe „Benutzerdefinierte Ansichten“ gelernt:

• Wann Sie den MS Project Organisator zur Weiterverwendung Ihrer benutzerdefinierten Ansichten einsetzen
• Wie Sie die Objekte für künftige Projekte oder andere Projektmitarbeitende bereitstellen
• Was Sie tun, wenn Sie die Objekte für alle oder nur für spezifische Projekte nutzen
• Auf was Sie beim Kopieren besonders achten sollten
• Wie Sie einzelne Objekte umbenennen oder löschen

Dieser Artikel ist Teil 6 der Serie „Benutzerdefinierte Ansichten“:

• Teil 1: „Neue Spalte hinzufügen“ in Tabellen einblenden
• Teil 2: Benutzerdefinierte Felder mit oder ohne Nachschlagetabelle
• Teil 3: Vorgangsattribute definieren
• Teil 4: Bedingte Formatierung von Vorgangsbalken
• Teil 5: Ansichten anpassen und einsetzen
• Teil 6: MS Project Organisator zum Übertragen von Ansichten

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