Was ist der MS Project Organisator?

Der MS Project Organisator ist eine Funktion in Microsoft Project Desktop, mit der Sie benutzerdefinierte Ansichten, Tabellen, Filter und weitere Elemente zwischen Projektdateien übertragen können. So nutzen Sie individuelle Einstellungen mehrfach und sparen Zeit bei der Projektplanung.

Wie öffnen Sie den Organisator in MS Project?

Öffnen Sie in Microsoft Project die Registerkarte „Datei“ und wählen Sie „Informationen“ sowie „Organisator“. Dort können Sie die gewünschten Elemente zwischen Projektdateien oder der globalen Vorlage Global.MPT kopieren.

Wie kopieren Sie benutzerdefinierte Ansichten in andere MS Project Dateien?

Öffnen Sie den MS Project Organisator und wählen Sie die Registerkarte „Ansichten“. Markieren Sie die gewünschte Ansicht und kopieren Sie diese in eine andere geöffnete Projektdatei oder in die globale Vorlage Global.MPT.

Was ist die Global.MPT in Microsoft Project?

Die Global.MPT ist die globale Vorlagendatei von Microsoft Project Desktop und enthält standardmäßig verfügbare Ansichten, Tabellen und weitere Einstellungen. Wenn Sie eigene Elemente über den Organisator in diese Datei kopieren, stehen sie Ihnen auch in anderen Projekten zur Verfügung.

Können Sie mit dem MS Project Organisator auch Einstellungen löschen oder umbenennen?

Ja, mit dem Organisator können Sie benutzerdefinierte Ansichten, Tabellen, Filter und weitere Elemente umbenennen oder löschen. So halten Sie Ihre Projektdateien und die globale Vorlage übersichtlich und entfernen nicht mehr benötigte Einstellungen.

Wie lassen sich Ressourcenkosten in MS Project berechnen?

MS Project Ressourcenkosten berechnen Sie über die Kostensätze und den geplanten Arbeitsaufwand Ihrer Ressourcen. Microsoft Project ermittelt daraus automatisch die Kosten der jeweiligen Vorgänge und des gesamten Projekts.

Wie können Sie interne und externe Ressourcenkosten in MS Project getrennt darstellen?

Ordnen Sie Ihre Ressourcen im Feld „Gruppe“ den Kategorien „Intern“ und „Extern“ zu. Anschließend nutzen Sie benutzerdefinierte Kostenfelder mit Formeln, um die jeweiligen Ressourcenkosten getrennt zu berechnen und in der Vorgangsansicht darzustellen.

Wie erstellen Sie benutzerdefinierte Kostenfelder in MS Project?

Öffnen Sie in MS Project die Funktion „Benutzerdefinierte Felder“ und wählen Sie ein freies Kostenfeld aus. Hinterlegen Sie anschließend eine Formel zur Berechnung der gewünschten Ressourcenkosten und legen Sie die passende Berechnung für Sammelvorgänge fest.

Können Sie Ressourcenkosten in MS Project nach Gruppen auswerten?

Ja, mit dem Ressourcenfeld „Gruppe“ und benutzerdefinierten Formelfeldern können Sie die Kosten unterschiedlicher Ressourcengruppen separat darstellen. So erkennen Sie beispielsweise direkt in der Vorgangsansicht, wie sich interne und externe Ressourcenkosten auf Ihre Projektkosten verteilen.

Welche Grenzen hat die Ressourcenkostenberechnung mit benutzerdefinierten Feldern?

Benutzerdefinierte Kostenfelder erfordern eine korrekte Gruppenzuordnung und passende Formeln. Bei komplexen Kostenstrukturen oder projektübergreifenden Auswertungen reichen diese Möglichkeiten häufig nicht aus. Hier können spezialisierte Lösungen für Projektkostenmanagement und Reporting helfen.

Was bedeutet Leistungssteuerung in MS Project?

Die MS Project Leistungssteuerung bestimmt, wie Microsoft Project das Arbeitsvolumen eines Vorgangs beim Hinzufügen oder Entfernen von Ressourcen verteilt. Bei aktivierter Leistungssteuerung bleibt die Gesamtarbeit konstant und MS Project verteilt sie auf die zugewiesenen Ressourcen. Je nach Vorgangsart ändern sich dabei die Dauer oder die Ressourcenauslastung. So können Sie zusätzliche Ressourcen einsetzen, ohne automatisch den gesamten Arbeitsaufwand zu erhöhen.

Was ist der Unterschied zwischen aktivierter und deaktivierter Leistungssteuerung in MS Project?

Bei aktivierter Leistungssteuerung verteilt MS Project die vorhandene Arbeit auf alle zugewiesenen Ressourcen. Bei deaktivierter Leistungssteuerung führt das Hinzufügen weiterer Ressourcen dagegen in der Regel zu einem höheren Gesamtarbeitsaufwand. Beispiel: Sie planen 40 Arbeitsstunden für eine Ressource und weisen eine zweite Vollzeit-Ressource zu. Mit Leistungssteuerung bleiben es insgesamt 40 Stunden. Ohne Leistungssteuerung kann sich der Aufwand auf 80 Stunden erhöhen.

Wie beeinflussen die Vorgangsarten die Leistungssteuerung in MS Project?

Die drei Vorgangsarten Feste Einheiten, Feste Arbeit und Feste Dauer beeinflussen die Berechnung bei aktivierter Leistungssteuerung unterschiedlich. Bei „Feste Einheiten“ kann MS Project die Vorgangsdauer verkürzen, wenn Sie zusätzliche Ressourcen zuweisen. Bei „Feste Arbeit“ bleibt der Gesamtaufwand grundsätzlich konstant und die Leistungssteuerung ist immer aktiv. Bei „Feste Dauer“ bleibt hingegen die Vorgangsdauer unverändert und MS Project verteilt die vorhandenen Arbeitsstunden auf die Ressourcen.

Wie kann man die Leistungssteuerung in MS Project aktivieren oder deaktivieren?

Sie können die Leistungssteuerung direkt über die Spalte „Leistungsgesteuert“ im Projektplan einstellen. Alternativ nutzen Sie die Ansicht „Vorgang: Maske Arbeit“ und ändern dort die entsprechende Option. Bestätigen Sie Ihre Änderung in der Maske unbedingt mit „OK“. Beachten Sie außerdem, dass MS Project bei der Vorgangsart „Feste Arbeit“ die Leistungssteuerung grundsätzlich aktiviert und keine Deaktivierung zulässt.

Wie kann man die Arbeitsstunden bei aktivierter Leistungssteuerung gezielt auf Ressourcen verteilen?

Öffnen Sie die Ansicht „Vorgang: Maske Arbeit“ und tragen Sie die gewünschten Arbeitsstunden für jede zugewiesene Ressource direkt in der Spalte „Arbeit“ ein. Bei insgesamt 40 Stunden können Sie beispielsweise einer Ressource 32 Stunden und einer zweiten Ressource 8 Stunden zuweisen. Damit bestimmen Sie das Verteilungsverhältnis unabhängig von den ursprünglich eingetragenen Einheitenwerten. Diese Vorgehensweise funktioniert bei allen drei Vorgangsarten und verhindert unerwünschte Neuberechnungen durch nachträgliche Änderungen der Einheiten.

Welche drei Vorgangsarten gibt es in MS Project?

Microsoft Project unterscheidet zwischen den Vorgangsarten Feste Einheiten, Feste Arbeit und Feste Dauer. Sie bestimmen, welche Größe bei Änderungen an Arbeitsaufwand, Dauer oder Ressourceneinsatz konstant bleibt.

Welche Vorgangsart ist in MS Project standardmäßig eingestellt?

MS Project verwendet standardmäßig die Vorgangsart „Feste Einheiten“. Über Datei > Optionen > Terminplanung können Sie diese Einstellung für neue Vorgänge im jeweiligen Projekt ändern.

Wann sollte man in MS Project die Vorgangsart „Feste Arbeit“ verwenden?

Die Vorgangsart „Feste Arbeit“ eignet sich, wenn Sie den Arbeitsaufwand eines Vorgangs bereits kennen und konstant halten möchten. Microsoft Project berechnet dann die Dauer anhand der zugewiesenen Ressourcen und deren Einsatz.

Was ist der Unterschied zwischen „Feste Dauer“ und „Feste Einheiten“ in MS Project?

Bei „Feste Dauer“ bleibt die geplante Vorgangsdauer konstant, auch wenn Sie den Ressourceneinsatz verändern. Bei „Feste Einheiten“ bleibt dagegen der prozentuale Einsatz einer Ressource konstant und MS Project passt andere Werte entsprechend an.

Kann man die Vorgangsart eines bestehenden Vorgangs in MS Project ändern?

Ja, Sie können die Vorgangsart jederzeit über die Spalte „Art“ oder die Ansicht „Vorgang: Maske“ ändern. Die neue Einstellung beeinflusst, wie Microsoft Project bei späteren Änderungen die Arbeit, Dauer und Ressourceneinheiten berechnet.

1. Was bedeutet „Feste Einheiten“ in MS Project?

Bei der Vorgangsart „Feste Einheiten“ bleibt der zugewiesene Arbeitszeitanteil einer Ressource konstant. Wenn Sie die Dauer oder den Arbeitsaufwand ändern, berechnet MS Project den jeweils anderen Wert neu.

2. Wie berechnet MS Project die Dauer bei festen Einheiten?

MS Project nutzt die Formel Arbeit = Dauer × Einheiten. Wenn Sie den Arbeitsaufwand erhöhen und die Ressourceneinheiten gleich bleiben, verlängert sich die Vorgangsdauer entsprechend.

3. Was passiert bei einer Änderung der Vorgangsdauer?

Wenn Sie die Dauer eines Vorgangs mit festen Einheiten ändern, passt MS Project den Arbeitsaufwand automatisch an. Die zugewiesenen Ressourceneinheiten bleiben dabei unverändert.

4. Wann sollten Sie in MS Project feste Einheiten verwenden?

Feste Einheiten eignen sich für Vorgänge, bei denen eine Ressource mit einem konstanten Anteil ihrer Arbeitszeit eingeplant ist. So können Sie den Arbeitsaufwand oder die Dauer ändern, ohne die Ressourcenzuweisung anzupassen.

5. Was ist der Unterschied zwischen festen Einheiten und fester Arbeit?

Bei festen Einheiten bleibt der Arbeitszeitanteil einer Ressource konstant, während sich Dauer oder Arbeit ändern können. Bei fester Arbeit bleibt dagegen der gesamte Arbeitsaufwand gleich und MS Project passt bei Änderungen die Dauer oder die Einheiten an.

Warum übernimmt MS Project beim Kopieren auch Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen?

Seit Microsoft Project 2013 bleiben beim Kopieren von Vorgängen auch Verknüpfungen zu Vorgängern und Nachfolgern außerhalb des kopierten Bereichs erhalten. Dadurch können beim Einfügen unerwünschte Abhängigkeiten zu anderen Vorgängen entstehen.

Wie entfernt man unerwünschte Vorgängerbeziehungen nach dem Kopieren in MS Project?

Öffnen Sie die Spalte „Vorgänger“ und entfernen Sie die Vorgangsnummern der unerwünschten Verknüpfungen. So lösen Sie die zusätzlichen Abhängigkeiten und können das kopierte Arbeitspaket unabhängig vom ursprünglichen Bereich planen.

Kann man in MS Project Vorgänge zwischen zwei Projekten kopieren?

Ja, Sie können Vorgänge und komplette Arbeitspakete zwischen verschiedenen MS Project Projekten kopieren. Beim Einfügen können Fehlermeldungen auftreten, die Sie mit „Nein“ bestätigen können, um den Kopiervorgang ohne weitere Meldungen abzuschließen.

Bleiben beim Kopieren zwischen MS Project Projekten die ursprünglichen Verknüpfungen erhalten?

Nein, beim Kopieren in ein anderes Projekt übernimmt MS Project keine Verknüpfungen zu Vorgängern aus dem ursprünglichen Projekt. Die internen Abhängigkeiten innerhalb des kopierten Arbeitspakets bleiben jedoch bestehen.

Was bedeutet „feste Arbeit“ in MS Project?

Bei der Vorgangsart „feste Arbeit“ in MS Project bleibt das vorgegebene Arbeitsvolumen eines Vorgangs konstant. Wenn Sie die Ressourcenzuweisung oder die geplante Dauer ändern, passt MS Project die jeweils anderen Werte entsprechend an. Diese Vorgangsart eignet sich besonders für Aufgaben mit einem bekannten Arbeitsaufwand, deren Dauer von der Verfügbarkeit der Ressourcen abhängt.

Wie berechnet MS Project die Dauer bei der Vorgangsart „feste Arbeit“?

MS Project berechnet die Vorgangsdauer anhand des Arbeitsaufwands, der Zuordnungseinheiten und der verfügbaren Arbeitsstunden pro Tag. Die Formel lautet: Dauer = Arbeit / (Zuordnungseinheiten × Arbeitsstunden pro Tag). Beispielsweise benötigt eine Vollzeit-Ressource für 40 Stunden Arbeit fünf Arbeitstage. Steht dieselbe Ressource nur zu 50 Prozent zur Verfügung, verlängert sich die Dauer auf zehn Arbeitstage.

Was passiert bei „feste Arbeit“ in MS Project, wenn Sie die Vorgangsdauer ändern?

Wenn Sie die Vorgangsdauer ändern, bleibt der vorgegebene Arbeitsaufwand unverändert. MS Project verteilt die Arbeit auf den neuen Zeitraum und passt die zeitabhängige Ressourcenauslastung entsprechend an. Der ursprünglich eingetragene Zuordnungseinheitenwert bleibt jedoch zunächst bestehen. Die tatsächliche Auslastung können Sie in der Ansicht „Ressource Einsatz“ über die prozentuale Zuteilung kontrollieren.

Was passiert bei „feste Arbeit“ in MS Project, wenn man den Arbeitsaufwand oder die Ressourcenzuweisung ändert?

Wenn Sie den Arbeitsaufwand oder die Zuordnungseinheiten einer bereits zugewiesenen Ressource ändern, berechnet MS Project die Vorgangsdauer neu. Reduzieren Sie beispielsweise die Zuordnung einer Ressource von 100 auf 50 Prozent, verlängert sich die Dauer bei gleichbleibendem Arbeitsvolumen entsprechend. Bei einer Änderung des Arbeitsaufwands verwendet MS Project für die Neuberechnung den ursprünglich eingetragenen Zuordnungseinheitenwert.

Wie erfasst man den Projektfortschritt bei der Vorgangsart „feste Arbeit“ richtig?

Erfassen Sie die tatsächlich geleisteten Stunden im Feld „Ist-Arbeit“ und korrigieren Sie bei Bedarf die verbleibenden Stunden im Feld „Restarbeit“. Ist ein Vorgang abgeschlossen, setzen Sie die Restarbeit auf null. Anschließend können Sie mit der Funktion „Projekt aktualisieren“ noch offene Arbeiten hinter das Statusdatum verschieben. So erhalten Sie einen aktuellen Terminplan und erkennen die Auswirkungen des tatsächlichen Fortschritts auf nachfolgende Vorgänge.

1. Wie berechnet MS Project den Fortschritt in Prozent?

MS Project berechnet den Fortschritt eines Vorgangs anhand des Verhältnisses zwischen tatsächlicher Dauer und Gesamtdauer. Das Feld „% Abgeschlossen“ zeigt damit den zeitlichen Fertigstellungsgrad und nicht automatisch den tatsächlich erledigten Arbeitsaufwand.

2. Was ist der Unterschied zwischen „% Abgeschlossen“ und „% Arbeit abgeschlossen“ in MS Project?

„% Abgeschlossen“ misst den Fortschritt anhand der Vorgangsdauer. „% Arbeit abgeschlossen“ berücksichtigt dagegen das Verhältnis zwischen bereits geleisteter Arbeit und dem gesamten geplanten Arbeitsaufwand.

3. Was bedeutet „Physisch abgeschlossen (%)“ in MS Project?

Das Feld „Physisch abgeschlossen (%)“ beschreibt den tatsächlichen Fertigstellungsgrad eines Vorgangs unabhängig von Dauer und Arbeitsaufwand. Sie können diesen Wert selbst festlegen und beispielsweise für die Fortschrittsbewertung im Rahmen der Earned Value Analyse nutzen.

4. Wie kann ich die automatische Fortschrittsberechnung in MS Project entkoppeln?

In den MS Project Optionen können Sie die Verknüpfung zwischen dem Vorgangsfortschritt und dem Ressourcenfortschritt deaktivieren. So verhindern Sie, dass Änderungen am Feld „% Abgeschlossen“ automatisch den Wert „% Arbeit abgeschlossen“ beeinflussen.

5. Wie erfasse ich einen vorzeitig abgeschlossenen Vorgang in MS Project richtig?

Setzen Sie den Fortschritt des Vorgangs auf 100 Prozent und tragen Sie das tatsächliche Enddatum ein. Prüfen Sie anschließend die verbleibende Dauer und Arbeit, damit MS Project den vorzeitigen Abschluss in der weiteren Termin- und Kostenplanung korrekt berücksichtigt.

1. Warum zeigt ein MS Project Sammelvorgang eine falsche Dauer an?

Eine abweichende Dauer kann durch manuelle Planung, deaktivierte automatische Berechnung oder unterschiedliche Kalender entstehen. Prüfen Sie diese Einstellungen, um die Ursache zu finden und Ihre Terminplanung zu korrigieren.

2. Wie berechnet MS Project die Dauer eines Sammelvorgangs?

MS Project berechnet die Dauer eines automatisch geplanten Sammelvorgangs anhand des frühesten Anfangs und des spätesten Endes seiner untergeordneten Vorgänge. Dabei berücksichtigt die Software die Arbeitszeiten des jeweiligen Kalenders.

3. Warum aktualisiert sich die Dauer eines Sammelvorgangs nicht automatisch?

Möglicherweise nutzt der Sammelvorgang den manuellen Planungsmodus oder die automatische Berechnung ist deaktiviert. Stellen Sie den Sammelvorgang auf automatische Planung und aktivieren Sie die Berechnung in den MS Project Optionen.

4. Welchen Einfluss haben Kalender auf die Dauer eines Sammelvorgangs in MS Project?

Projekt-, Ressourcen- und Vorgangskalender können unterschiedliche Arbeitszeiten und arbeitsfreie Tage enthalten. Dadurch entstehen Abweichungen zwischen den Dauern einzelner Vorgänge und der angezeigten Dauer des Sammelvorgangs.

5. Wie kann ich eine falsche Dauer bei einem MS Project Sammelvorgang korrigieren?

Prüfen Sie zunächst den Planungsmodus und die automatische Berechnung. Vergleichen Sie anschließend die Kalender der beteiligten Vorgänge und Ressourcen, um mögliche Ursachen für die Abweichung zu erkennen.

Martin Gösse

Martin Gösse, PMP, verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Trainingsbereich, die er in namhaften Großunternehmen sammeln konnte. Neben seiner Tätigkeit als Trainer für die offene MS Project Schulung arbeitet Martin Gösse auch als TPG Consultant für Microsoft und Planisware Project & Portfolio Management Lösungen und Trainings. Seine praktischen Erfahrungen als Trainer, Projektleiter und Consultant sowie seine Kenntnisse vieler Branchen sind das Fundament seiner Seminare.