Ihr MS Project Sammelvorgang zeigt eine andere Dauer als die darunterliegenden Vorgänge? Solche Abweichungen sorgen für Verwirrung und erschweren die zuverlässige Terminplanung. Doch liegt tatsächlich ein Fehler in Microsoft Project vor?
Die Antwort lautet: Nein. Unterschiedliche Vorgangsdauern haben konkrete Ursachen.
In diesem Tipp erfahren Sie, wann Unterschiede auftreten und wie Sie diese „Planungsprobleme” erkennen und beseitigen können.
Es gibt vier Möglichkeiten, bei denen es zu einer Abweichung kommen kann:
Im manuellen Planungsmodus werden – wie der Name schon sagt – Vorgänge und Sammelvorgänge manuell geplant: Anfang, Ende bzw. Dauer werden vom Projektleitenden festgelegt. Diese Angaben werden von Microsoft Project nicht geändert.
Dieser Modus ist bei Microsoft Project als Standard festgelegt. Es werden jedoch Warnhinweise angezeigt, wenn die eingegebenen Werte zu Problemen führen.
Fahren Sie mit der Maus über die angezeigten Warnhinweise in der Eingabetabelle oder im Balkendiagramm. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Vorgangsinspektor beheben aus, um Lösungsvorschläge anzuzeigen.
Wenn Sie absichtlich unterschiedliche Werte z.B. in einer frühen Planungsphase eingegeben haben, können Sie ggf. die Warnhinweise für den Vorgang ausschalten. Oder Sie schalten die Warnhinweise nicht aus, sondern tragen eine Vorgangsnotiz mit der Begründung ein.
Profitipp: Ändern Sie in den Optionen/Terminplanung die Standardeinstellung für alle neue Vorgänge in automatisch geplant. Greifen Sie nur bei Bedarf auf manuell geplant zurück. Ein Umstellen des Planungsmodus für einzelne oder alle Vorgänge ist jederzeit möglich.
Sie arbeiten grundsätzlich mit der automatischen Planung. Dabei richten sich Anfang, Dauer und Ende eines Sammelvorgangs in MS Project nach den untergeordneten Vorgängen. Sie merken aber trotzdem Unterschiede zwischen dem Sammelvorgang und der Vorgänge.
Kontrollieren Sie in diesem Fall, ob der Sammelvorgang nicht versehentlich auf manuell geplant geändert wurde. Dies kommt beispielsweise vor, wenn die Anzahl der Tage oder Wochen direkt in das Feld Dauer eingeben wurde.
Der Planungsmodus des Sammelvorgangs wird dadurch auf manuell umgestellt und die Dauer wird nicht mehr von Microsoft Project automatisch berechnet.
In der Ansicht Gantt-Diagramm ist dieser Zustand an dem roten Balken bei dem Sammelvorgang leicht zu erkennen, sobald es Unterschiede zwischen dem Sammelvorgang und den Einzelvorgängen gibt.
Achtung: In anderen Ansichten wie z.B. Gantt-Diagramm: Überwachung bzw. in älteren MS Project Versionen (z.B. 2010) gibt es keinen optischen Hinweis im Balkendiagramm.
Achten Sie unbedingt auf die roten Linien in den Spalten Anfang oder Ende und blenden Sie die Spalte Vorgangsmodus als zusätzliche Hilfe ein.
Sie können das Problem beheben, indem Sie den Sammelvorgang markieren und entweder mit der rechten Maustaste oder im Menüband Vorgang/Vorgänge die Funktion Automatisch planen auswählen.
Wenn Sie ausgeschlossen haben, dass keine Vorgänge bzw. Sammelvorgänge auf manuell geplant gesetzt sind, kontrollieren Sie, ob die automatische Berechnung ausgeschaltet wurde. In der Statusleiste unten links steht in dem Fall „Berechnung: Aus“.
Dies passiert beispielsweise, wenn die Tastenkombination Strg + F9 gedrückt wurde.
Wie Sie die Berechnung wieder einschalten:
Wenn Sie verschiedene Kalender für das Projekt, die Ressourcen und Vorgänge im Einsatz haben, kann es zu Unterschieden bei der Dauer der Sammel- und Einzelvorgänge kommen.
Dies ist kein Fehler, denn:
Hinweis: Wenn Ressourcen- und Projektkalender andere Feiertage beinhalten, kommt es zu Verschiebungen bei Sammel- und Einzelvorgängen.
Gibt es beispielsweise mehr oder weniger arbeitsfreie Tage im Ressourcenkalender im Vergleich zu dem Projektkalender, wird die Dauer in Arbeitstage anders ausfallen.
Hier ein Beispiel:
Sie leiten ein deutschlandweites Projekt mit Ressourcen in mehreren Bundesländern. Als Projektkalender setzen Sie den Standardkalender von Microsoft Project ein, der keine arbeitsfreien Tage außer Wochenenden enthält.
Für Ihre Teammitglieder in Bayern und Hamburg erstellen Sie neue Basiskalender mit den Feiertagen des jeweiligen Bundeslands und weisen die Kalender den Ressourcen entsprechend zu.
Es laufen zwei Vorgänge mit einer Dauer von 5 Arbeitstagen parallel in Bayern und Hamburg.
In der Woche gibt es einen Feiertag nur in Bayern. Das Teammitglied in Hamburg wird am Freitag fertig, sein bayerischer Kollege erst am darauf folgenden Montag.
In diesem Tipp haben Sie erfahren, dass nicht unbedingt ein Fehler vorliegt, wenn ein Sammelvorgang eine andere Dauer als die der Vorgänge hat. Dazu haben Sie gelernt, wie Sie diese Abweichungen erkennen und bei Bedarf beseitigen können.
Klassische „Stolperfallen“ auf einen Blick:
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