Wenn jedes Projekt nach eigenen Regeln läuft, verliert Ihr PMO schnell die Kontrolle über Termine, Entscheidungen und verlässliche Reports. Standards schaffen hier Orientierung und helfen dabei, Prozesse und Verantwortlichkeiten klar auszurichten.

Für die Leitung von Projekten, Programmen und Portfolios gibt es bereits verschiedene etablierte Ansätze. Sie erleichtern die tägliche Arbeit mit zahlreichen Stakeholdern und dynamischen Einflussfaktoren.

Doch wie sieht es mit PMO Standards im Projektmanagement aus? Gibt es auch für diese übergeordnete Ebene verwertbare Standards?

Dieser Artikel beleuchtet Standards jenseits des Einzelprojektmanagements. Dabei zeigt sich eine überraschend klare Erkenntnis: Allgemeingültige PMO Standards ergeben wenig Sinn. Warum das so ist und welche Orientierung dennoch hilft, erfahren Sie hier.

Das Wichtigste in Kürze

• PMO Standards im Projektmanagement schaffen Orientierung. Einen allgemeingültigen Standard für jedes PMO gibt es jedoch nicht.

• Etablierte Standards und Frameworks liefern wertvolle Ansätze für Projekte, Programme und Portfolios. PMOs können diese gezielt als Orientierung nutzen.

• Aufgaben und Ausrichtung eines PMO unterscheiden sich je nach Unternehmen. Deshalb muss auch die passende Standardisierung zur jeweiligen Organisation passen.

• Entscheidend ist nicht ein starres Regelwerk. Sie benötigen vielmehr klare Prozesse, Rollen und Methoden für Ihre individuelle PMO-Organisation.

• Im Artikel erfahren Sie, welche Standards Orientierung bieten und wie Sie daraus sinnvolle Vorgaben für Ihr PMO ableiten.

 Diese Kapitel warten auf Sie:

• Allgemeines zu Standards
• Welche Projektmanagement-Standards gibt es?
• Wo steht das PMO in der Organisation?
• Welche relevanten PMO Standards gibt es?
• Wann werden Standards von PMOs angewendet?
• Wer orientiert sich an welchen Standards im PMO?
• Zusammenfassung und Empfehlung

Allgemeines zu Standards

Definition Standard: Ein Standard ist eine vergleichsweise einheitliche oder vereinheitlichte, weithin anerkannte und meist angewandte (oder zumindest angestrebte) Art und Weise, etwas herzustellen oder durchzuführen, die sich gegenüber anderen Arten und Weisen durchgesetzt hat. (Quelle: Wikipedia)

Standards definieren sinnvolle Herangehensweisen etwas durchzuführen. Sie stecken hinter vielen Lebensbereichen. Ein Standard sollte universal anwendbar sein und zugleich prägnant genug, damit jeder sofort versteht, wie er einzuhalten ist.

Ein klassisches Beispiel ist die Definition eines Projektes: Fast jede Projektorganisation kämpft mit der Definition, was ein Projekt ist und was nicht. Hier gilt es, innerhalb der Organisation klare Entscheidungskriterien zu finden, zu erproben und im Zeitablauf an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.

Was umfassen Standards?

Beispiel Begriffe: Der Grund für die Definition von deutschen Standards im Projektmanagement war die Entwicklung der Netzplantechnik in Amerika. Die Begriffe wurden damals sehr unterschiedlich ins Deutsche übersetzt, sodass es einer Vereinheitlichung bedurfte.

Beispiel Kompetenzen: Ein Unternehmen hatte anhand interner Analysen herausgefunden, dass Projekte oft aufgrund mangelnder Kompetenzen scheitern. Eine große Qualifizierungsoffensive soll nun klarmachen, welche Rolle welche Kompetenzen benötigt.

Beispiel Bewertungsmodelle: Hier sind z.B. Reifegradmodelle möglich. Wenn man der Hypothese folgt, dass eine Organisation einen gewissen Reifegrad benötigt, dann muss dieser klar gemessen werden können. Nur so lassen sich branchenabhängige Vergleiche anstellen.

Lesetipp: Reifegrad im Projektmanagement erhöhen und Projekterfolg messen

Was ist der Nutzen von Standards?

Welchen Nutzen bringen Standards in einer Organisation? Als wichtige Punkte sehen wir etwa:

• Sicherheit: Standards helfen Personen zu entscheiden, ob sie eine Tätigkeit richtig ausführen. Das schafft Sicherheit und führt in die Richtung einheitlicher und vergleichbarer Ergebnisse.
• Vergleichbarkeit: Durch Standards wird eine Vergleichbarkeit von Tätigkeiten überhaupt erst möglich.
• Qualitätssicherung: Was nicht standardisiert ist, lässt sich nicht messen. Was sich nicht messen lässt, lässt sich nicht steuern. Das gilt auch für die Sicherstellung von Qualität.
• Schnittstellen: Projekte sind immer mehr vernetzt. Daher benötigen sie eine einheitliche Basis für die Zusammenarbeit. Schnittstellen zwischen Abteilungen und auch Unternehmen müssen daher definiert werden.
• Produktivität: Standardisierte Arbeitsweisen verkürzen die Einarbeitungszeiten von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Ein Beispiel hierfür ist eine einheitliche Struktur der Dateiablage, durch die Suchzeiten geringer ausfallen.

Welche Projektmanagement-Standards gibt es?

Klassische Projektmanagement-Standards

Es gibt in Deutschland verschiedene Standards im klassischen Projektmanagement. Die bekanntesten sind jedoch vorwiegend ausgelegt auf die Bereiche des Einzelprojektmanagements. Diese sind:

• Die International Project Management Association (IPMA) mit der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), ihrer Landesvertretung in Deutschland.
• Das amerikanische Project Management Institut (PMI) mit seinem PMBOK Guide
• Das britische AXELOS mit dem Standard Prince2 für Einzelprojektmanagement

Daneben gibt es aber auch viele weitere Standards. Diese legen sich auf spezielle Zielrichtungen fest: entweder als Vereinfachung bekannter Standards, oder ausgehend von einer völlig anderen Philosophie.

Im Bereich des agilen Projektmanagements gibt es ebenfalls Standards. Ein essenzielles Referenzdokument, das als Scrum-Standard gilt, ist der „Scrum Guide“ von Ken Schwaber und Jeff Sutherland.

Dieser Leitfaden steht kostenfrei in zahlreichen Sprachen auf der Website www.scrumguides.org zur Verfügung. Im „2020 Scrum Guide“ werden die grundlegenden Begriffe, Rollen und Aufgaben umfassend erläutert.

Agile Projektmanagement-Standards

Zudem bieten einige Organisationen agile Projektmanagement-Zertifizierungen an, die ebenfalls in die Richtung von Standards gehen. Dazu zählen beispielsweise:

• PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)
• Certified Scrum Master (CSM)
• Professional Scrum Master I (PSM I)
• Certified Scrum Practitioner (CSP)
• Scaled Agile Framework (SAFe)
• PRINCE2 Agile Practitioner
• Zertifikat „hybrid+“ der GPM

Wo steht das PMO in der Organisation?

Ein zentrales PMO steuert normalerweise die gesamte PM-Systematik der Organisation. Je nach Organisation ist es sehr unterschiedlich, was ihm zugeordnet ist.

Aber im Prinzip geht es um die in der folgenden Grafik dargestellten Einordnung der Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche. Sie stellt die begriffliche Definition in den Standards dar, die sich mehr und mehr durchsetzt:

• Das Projektportfoliomanagement hat ein Portfolio-Office
• Das Programmmanagement hat ein Programm-Office
• Das Projektmanagement hat ein Projekt-Office
• Das PMO ist der Counterpart des Multiprojektmanagements

Welche relevanten PMO Standards gibt es?

Die folgende Liste gibt nur einen sehr groben Überblick der am häufigsten eingesetzten Standards:

Einen Standard, der wirklich auf das Thema PMO ausgerichtet ist, gibt es derzeit nur von dem britischen Herausgeber AXELOS. Dies ist ein Joint Venture der britischen Regierung mit der Privatwirtschaft, das seit Anfang 2014 existiert.

Dessen Standard P3O (Portfolio, Programme and Project Offices) wurde in im Bereich Rollen und Stakeholder Management stark ausgebaut. Als proklamierter Nutzen von P3O wird genannt:

• Fundierte Entscheidungsfindung des Senior Managements in Bezug auf Faktoren wie Strategie, Priorisierung, Risikomanagement und Optimierung der Ressourcen, um die Geschäftsziele erfolgreich zu erreichen (Portfoliomanagement)
• Identifizierung und Realisierung von Geschäftsergebnissen und -vorteilen durch Programme
• Erfolgreiche Lieferung von Projektergebnissen, die innerhalb von Zeit-, Kosten- und Qualitätsvorgaben Vorteile bringen.

Die tabellarische Übersicht oben zeigt auch, dass der Begriff Multiprojektmanagement nur im deutschsprachigen Raum gebräuchlich ist. Im angelsächsischen wird eher Projektportfolio- oder Programmmanagement dafür verwendet, bislang schärfer definierte Begriffe.

Deutsche Normenreihe Multiprojektmanagement (DIN 69909)

In Deutschland gibt es mit der DIN 69909 eine Normenreihe zum Multiprojektmanagement. Diese besteht aus 4 Teilen:

• Im ersten Abschnitt (DIN 69909-01) werden grundlegende Begriffe des Multiprojektmanagements erklärt. Es werden die Ziele, der Modellcharakter und die Eigenschaften des Multiprojektmanagements sowie die Erwartungen an dieses Konzept beschrieben.
  
  
• Im zweiten Abschnitt (DIN 69909-02) steht die Betrachtung der Prozesse im Multiprojektmanagement im Fokus. Hierbei werden der Aufbau des Prozessmodells und die Interaktionen mit den Prozessen gemäß DIN 69901-02 detailliert erläutert.
  
  
• Im dritten Abschnitt (DIN 69909-03) werden die verschiedenen Methoden des Multiprojektmanagements behandelt. Dazu gehören die Analyse von Abhängigkeiten zwischen Projekten, das Management von Nutzen, die Handhabung von Synergien im Multiprojektmanagement sowie das Risiko- und Ressourcenmanagement.
  
  
• Im vierten Abschnitt (DIN 69909-04) werden die unterschiedlichen Rollen im Multiprojektmanagement definiert. Hierzu zählen Rollen wie Sponsor, Experte, Realisierungsverantwortlicher und (MPM-)Prozessverantwortlicher.
  
  Zusätzlich gibt es klare Definitionen für Gremien im Multiprojektmanagement. Eine systematische Darstellung der Rollen in Bezug auf Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (AKV) rundet diesen Abschnitt ab.

Wann werden Standards von PMOs angewendet?

Standards werden von Unternehmen oft aus unterschiedlichen Gründen ausgewählt. Meist wird dabei nicht auf der „grünen Wiese“ begonnen, sondern die Standards sollten sich gut in ein bestehendes Umfeld integrieren lassen.

Gründe für die Auswahl von Standards können sein:

• Rechtlicher oder branchenspezifischer Bedarf
• Philosophie-Frage
• in der „Standard Familie“ bleiben
• erwarteter Nutzen

Wird ein Standard schon benutzt, so wird diese „Familie“ oft weiterverwendet. Dadurch können einheitliche Begriffsdefinitionen und Prozessmodelle weiter genutzt werden.

In der Praxis werden oft aber die passenden Themen aus verschiedenen bestehenden Standards nach Bedarf „zusammengebaut“.

Unser Tipp: Das Ausrichten des eigenen PM an Projektmanagement Standards ist nur sinnvoll, wenn Sie sich davon einen substanziellen Nutzen versprechen. Ansonsten sollten Sie lieber selbst einen Weg des gemeinsamen Umgangs definieren.

• Legen Sie fest, was Sie von bestehenden Projektmanagement-Standards erwarten und welche Details davon eingehalten werden müssen.
• Klären Sie, ob z.B. alle oder nur einige passende Prozesse greifen und wie weit das Rollenmodell angewendet werden soll.
• Mehr Übernahme bestehender Standards heißt dabei aber nicht, dass es besser ist! 

Es gibt drei Strömungsrichtungen bei der Auswahl von Standards in Unternehmen und PMO:

• International tätige Organisationen neigen zu den PMBOK-Standards des PMI, weil diese weltweit und am stärksten verbreitet sind.
• IT-Organisationen legen den Schwerpunkt häufig auf die britischen AXELOS Standards, da dort ITIL oft einen dominierenden Einfluss hat und die „Standard-Familie“ weiter genutzt werden soll.
• Organisationen, die großen Wert auf die Kompetenz ihrer Projektleiterinnen und Projektleiter legen, verwenden oft die Standards von GPM/IPMA. Diese stellt die aufwändigste, aber auch die wirksamste Ausbildung dar.
  
  
  

Zusammenfassung und Empfehlung

P3O ist bislang der einzige Standard, der Relevanz für das PMO hat. Jedoch ist die Nachfrage nach Schulungen in PMO-Standards wie P3O eher gering. Woran liegt das?

Es besteht die Vermutung, dass viele Organisationen noch nicht weit genug entwickelt sind. Sie haben erst in den letzten Jahren Projektmanagement eingeführt. Multiprojektmanagement mit den entsprechenden Aufgaben für das PMO ist oftmals noch nicht ausreichend implementiert.

Zudem sind die Aufgaben und Ziele von PMOs in verschiedenen Unternehmen nicht einheitlich definiert. Die vielen unterschiedlichen Einsatzbereiche von PMOs lassen eine allgemeingültige Standardisierung nicht zu. Es beginnt schon mit der Frage, welche Aufgaben ein PMO hat. Hierfür lassen sich keine – für alle Unternehmen allgemeingültige – Empfehlungen aussprechen.

Wir sehen es daher als sinnvoller an, dass Sie sich im Unternehmen mit Standards unterhalb der PMO-Ebene beschäftigen. Nehmen Sie sich z.B. die Aufgaben im Projektportfoliomanagement und Programmmanagement vor.

Unserer Ansicht nach wird beim PMO noch länger die individuelle Definition von Aufgaben und deren Durchführung vorherrschen. Allgemeingültigen PMO-Standards sind so schnell nicht zu erwarten.

Haben Sie noch Fragen zum Thema PMO oder Standards im Projektmanagement? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.  

Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifegrad Ihres Projektmanagements!

Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.