Fehlen Ihnen klare Prioritäten und eine gemeinsame Sicht auf Termine, Ressourcen sowie Portfolios? Mit einer strukturierten Projektmanagement Einführung, also den richtigen Tools neben passenden Methoden und Prozessen, entscheiden Sie darüber, ob Sie Projekte transparent steuern oder weiter mit Insellösungen kämpfen.
Ein passendes IT-System für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement bildet dafür eine wichtige Grundlage. Doch welcher Einstieg passt zu Ihren Anforderungen? Sie können Ihre Projektmanagement Einführung über die Terminplanung, die Ressourcenplanung oder das Portfoliomanagement starten.
Dieser Artikel zeigt Ihnen die drei Wege im Vergleich. Zudem finden Sie in diesem Artikel jeweils Antworten auf diese Fragen:
Starten Sie Ihre Projektmanagement Einführung mit einer zentralen Projektliste. Ergänzen Sie diese um eine einfache Terminplanung und regelmäßige Statusberichte.
Wählen Sie danach den Einstieg, der zu Ihrem größten Handlungsbedarf passt: Terminplanung, Ressourcenplanung oder Portfoliomanagement.
Über die Terminplanung gewinnen Sie mehr Kontrolle über Abläufe, Meilensteine und Verzögerungen in Ihren Projekten.
Mit der Ressourcenplanung erkennen Sie Engpässe und Auslastungen frühzeitig. Über das Portfoliomanagement stellen Sie sicher, dass Ihre Ressourcen in die strategisch wichtigen Projekte fließen.
Starten Sie lieber einfach und bauen Sie Ihre PPM-Umgebung schrittweise aus. So berücksichtigen Sie die Anforderungen Ihrer Stakeholder und erhöhen die Akzeptanz.
Diese Kapitel warten auf Sie:
Empfehlung: Nutzen Sie diesen Artikel als Checkliste. Somit vermeiden Sie unnötige Extra-Runden, die ärgerlich sind und Zeit kosten! Dann sind Sie auf dem richtigen Weg zu einem „paradiesischen“ Umfeld für Projektmanagement. Wir nennen dieses „The PPRM Paradise“ und beschreiben es im ersten Abschnitt.
Legen wir los mit dem Zielbild für Ihre PPM-Zukunft!
„The PPRM Paradise“ nennen wir das Konzept einer optimale Umgebung für unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) – angepasst an Ihren individuellen Kundenbedarf.
Diese Umgebung hilft Ihnen in einer komplexen Multi-Projektlandschaft schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.
Und dieses Projektmanagement-Umfeld gibt allen beteiligten Rollen das gute Gefühl, im Projektumfeld immer alles im Griff zu haben: dem PMO, dem Management, der Teamleitung, der Projektleitung, den Projektmitarbeitenden und dem Controlling.
Die folgende Grafik zeigt eine schematische Übersicht des modularen Konzepts von „The PPRM Paradise“ als integrierte Lösung für unternehmensweites Multi-Projektmanagement.
Im folgenden eBook-Download ist das Konzept im Detail mit vielen Argumentationshilfen für Ihre Entscheider beschrieben. Jetzt kostenlos herunterladen.
Der erste Schritt – noch bevor Sie mit einem der drei möglichen Wegen zur Projektmanagement Einführung loslegen – ist auf jeden Fall: Schaffen Sie sich eine zentrale Projektliste in einer geeigneten datenbankgestützten PPM-Software.
Bei vielen Projekten im Portfolio ist so eine datenbankgestützte Übersicht deutlich besser als eine Excel-Liste, die ständig manuell nachgeführt werden muss.
Ohne solch eine zentrale Übersicht über alle Ihre Projekte werden im Multiprojektmanagement nicht erfolgreich sein können.
Zusätzlich zu der zentralen Projektliste brauchen Sie als Minimallösung für jedes einzelne Projekt:
Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihre zentrale Projektliste wirklich alle Projekte beinhaltet. Was nicht in der List ist, das darf es im Unternehmen auch nicht geben. Nur so verhindern Sie U-Boot-Projekte.
Lesetipp (PDF): Die Vorteile einer datenbankbasierten PPM-Lösung im Vergleich zu reinen Desktop-Tools (z.B. MS Project)
Das folgende Video zeigt, was Sie beim Einführen von Projektmanagement in Form einer zentralen Projektliste wissen müssen.
Wenn Sie die oben beschriebene Minimalvoraussetzung der zentralen Projektliste erfüllt haben, dann können Sie einen der folgenden drei Wege zur Projektmanagement Einführung gehen.
Sie detaillieren und verbessern es, passend zu dem für Sie richtigen Schwerpunkt: Terminplanung, Ressourcenplanung oder Portfolioplanung.
Starten wir mit dem ersten Weg, der bei der Einführung von Projektmanagement den Schwerpunkt Terminplanung in den Mittelpunkt stellt.
Beim Fokus auf der Terminplanung kennen Sie die Struktur, haben die terminliche Übersicht und können aus dieser Sicht die Projekte gut steuern.
Allerdings brauchen Sie länger, bis Sie Ihre Ressourcenplanung im Projektmanagement etablieren können. Denn diese benötigt erst die Vollständigkeit aller terminlichen Planungen.
Der Ansatz über die Terminplanung ist der richtige Weg für Sie, wenn Sie:
Mögliche weitere Schritte nach dem Einstieg via Terminplanung
Wenn dieser Weg zur Einführung von Projektmanagement nicht für Sie passt, dann ist es vielleicht der folgende mit dem Schwerpunkt auf der Ressourcenplanung.
Lesetipp: 9 Risiken bei der Einführung von PPM-Software zu scheitern (die Sie kennen sollten)
Wenn Sie als ersten Schritt ein Ressourcenmanagement einführen wollen, dann sollten Sie nicht den Umweg über die detaillierte Terminplanung durch die Projektleitenden gehen.
Sie kommen schneller zu einer verwertbaren Ressourcenübersicht, wenn die Teamleitenden alle Aktivitäten und Projekte ihrer Mitarbeitenden zumindest grob, aber dafür wirklich vollständig, planen.
Der Ansatz über die Ressourcenplanung ist der richtige Weg für Sie, wenn:
Lesetipp: Ressourcenplanung im Projektmanagement – Grundlagen und Methoden für Einsteiger
Mögliche Schritte nach dem Einstieg via Ressourcenplanung
Das folgende Video zeigt, wie Sie eine optimale Umgebung zur Abstimmung über Ressourcenbedarf und -zusicherung zwischen Projekt und Linie realisieren können.
Wenn auch der Weg zur Einführung von Projektmanagement über die Ressourcenplanung nicht für Sie passt, dann ist es vermutlich der folgende mit dem Schwerpunkt auf der Portfolioplanung.
Wenn Sie Ihr Projektmanagement einführen wollen über den Ansatz des Projektportfoliomanagements, dann regeln Sie zuerst, welche Projekte tatsächlich begonnen werden sollen. Erst dann beschäftigen Sie sich mit der Optimierung der Durchführung.
Dies ist der richtige Weg, wenn für Sie zuerst Folgendes erreichen möchten: die gewünschten
Anforderungen aus der Unternehmensstrategie zusammenzuführen mit den tatsächlichen Möglichkeiten Ergebnisse zu liefern.
Lesetipp: 7 Schritt zum optimalen Projektportfoliomanagement.
Ihr Nutzen bei der PM-Einführung via Portfoliomanagement
Unabhängig von Ihrem gewählten Lösungsweg sollten Sie für den Erfolg Ihrer PPM-Lösung auf jeden Fall die folgenden drei Punkte beachten:
Unser Tipp: Gehen Sie bei der Projektmanagement Einführung in kleinen Schritten voran. Später können Sie das Umfeld noch immer ausbauen, nachdem es von den Nutzerinnen und Nutzern bereits akzeptiert wurde. Folgen Sie dem Motto: „Besser klein beginnen als groß scheitern!“
In diesem Artikel haben Sie 3 Wege zum Einführen von Projektmanagement und einer PPM-Lösung kennengelernt. Starten sollten Sie auf jeden Fall mit einer zentralen Projektliste, minimaler Terminplanung und einfachen Statusberichten, die regelmäßig zu aktualisieren sind.
Je nach Ihren Schwerpunkten können Sie anschließend aus diesen Herangehensweisen für die weitere Projektmanagement Einführung wählen – aus dem Einstieg über:
Sie wissen nun, worauf Sie bei jedem dieser Einstiegswege achten sollten und welchen Nutzen sie jeweils bringen. Außerdem sind Ihnen anschließende Möglichkeiten zum weiteren Ausbau Ihrer unternehmensweiten PPM-Lösung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement bekannt.
Egal welchen Weg Sie für Ihr Unternehmen wählen, wir empfehlen Ihnen: Beachten Sie auf jedem Fall, dass Sie möglichst einfach einsteigen, die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigen und ein starkes PMO für die Umsetzung nutzen.
Haben Sie noch Fragen zum Thema? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.
Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!
Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.