Projekte scheitern selten an fehlendem Einsatz – sondern daran, dass Organisationen ihre eigenen Schwächen im Projektmanagement zu spät erkennen. Genau deshalb lohnt sich ein klarer Blick auf den Reifegrad im Projektmanagement. Er zeigt Ihnen, wie zuverlässig Ihre Prozesse funktionieren und wo Sie gezielt nachbessern sollten.
Dieser Artikel erklärt die Schwächen klassischer Reifegradmodelle für Projektmanagement, Ressourcenplanung und PMOs. Wir empfehlen: Leiten Sie passende Maßnahmen für Ihre Organisation aus diesem Artikel ab, statt sich an starren Reifegradstufen zu orientieren. So steigern Sie Ihre Projektperformance gezielt und schaffen messbaren Mehrwert für Ihre Projekte und Stakeholder.
Das zentrale Problem bei klassischen Reifegradmodellen ist: Sie messen vor allem, wie stark Prozesse und Methoden ausgeprägt sind. Sie zeigen aber nicht automatisch, ob Projekte dadurch erfolgreicher werden.
Mit einer strukturierten Selbsteinschätzung erkennen Sie, wo Verbesserungen den größten Nutzen für Ihre Organisation und Ihre Stakeholder schaffen.
Sie erfahren, wie Sie Ihr Projektmanagement Schritt für Schritt von reaktivem Arbeiten zu einer leistungsfähigeren und strategisch ausgerichteten Organisation entwickeln und wie Sie Projekterfolg sinnvoll messen.
Diese Kapitel warten auf Sie:
Legen wir los!
Die Performance in Projekten ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. Sie gibt Aufschluss darüber, wie gut Ihre Projekte tatsächlich laufen. Um die Performance zu messen, betrachtet man klassischerweise drei Hauptaspekte: Termine, Kosten und Ziele bzw. Qualität.
Die Qualität wird oft durch Abnahmekriterien und den Nutzen definiert. Auch die Zufriedenheit der Stakeholder und das Risikomanagement spielen eine Rolle für die Projektperformance.
Unser Tipp: Definieren Sie für jedes Projekt klare und messbare Ziele sowie Abnahmekriterien.
Die TPG PMO-Studie hat die Performance von Projekten genauer untersucht. Dabei zeigte sich, dass die Einhaltung von Endterminen nicht immer selbstverständlich ist. Nur ein kleiner Teil der befragten PMOs gab an, dass sie bei 80 % ihrer Projekte die Termine einhalten.
Bei den Kosten beziehungsweise dem Budget sah es etwas besser aus. Aber auch hier erreichte nur eine Minderheit diesen hohen Wert.
Bezüglich der Qualität gaben die meisten Befragten an, dass sie bestrebt sind, die geforderte Leistung zu liefern.
Aus den Studienergebnissen haben wir dann unsere Einteilung in Projektmanagement-Leistungsstufen abgeleitet:
Die Studie zeigte, dass nur ein sehr geringer Anteil der Unternehmen zu den Top Performern gehört. Dies verdeutlicht das große Verbesserungspotenzial im Projektmanagement.
Unser Tipp: Die PMO-Studie zeigt, dass es ein riesiges Potenzial für Unternehmen gibt, Top-Performer zu werden. Führen Sie eine Selbsteinschätzung Ihrer Projektperformance durch, um Ihren aktuellen Stand zu ermitteln.
Berücksichtigen Sie dabei Termine, Kosten und Qualität. Und dann arbeiten Sie an der Verbesserung (siehe Tipps am Ende des Artikels).
Ein Reifegradmodell definiert eine standardisierte Umgebung, die eine gute Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung von Projekten ermöglichen soll. Es ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, zu verstehen, wo Ihr Projekt- und Ressourcenmanagement sowie Ihr PMO aktuell stehen.
Damit können Sie den aktuellen Entwicklungsstand Ihres Projektmanagements einstufen und sehen, wo Sie sich ggf. verbessern könnten.
Der Reifegrad ist das, was Sie mit einem Reifegradmodell messen können. Er resultiert aus dem Ausmaß Ihrer Fähigkeit, einen Nutzen für Ihre Stakeholder und Ihr Unternehmen zu erreichen.
Es besteht ein klarer Zusammenhang zwischen dem Reifegrad im Projektmanagement und der Wahrscheinlichkeit für Projekterfolg. Je höher Ihr Reifegrad ist, desto besser sind Ihre Organisation und Ihre Prozesse darauf vorbereitet, Projekte erfolgreich abzuschließen.
Wichtiger Hinweis: Die Erfüllung der Vorgaben eines Reifegradmodells garantiert Ihnen nicht automatisch eine hohe Projektperformance. Ein guter Reifegrad schafft zwar eine bessere Voraussetzung für gute Performance, aber er misst nicht direkt Ihren Projekterfolg in Bezug auf Termine, Kosten und Qualität.
Die tatsächliche Performance müssen Sie weiterhin separat messen.
Lesetipp: Was bedeutet Projekterfolg? Definition, Herausforderungen und Tipps
Reifegradmodelle können aber sehr gute Wegweiser sein, damit Sie an den richtigen Stellen in Ihrer Organisation Verbesserungen vornehmen. Sie helfen Ihnen zu erkennen, wo Ihre größten Schwierigkeiten oder Schwächen liegen, sei es z.B. in der Terminplanung, im Ressourcenmanagement oder im Risikomanagement.
Es ist wichtig, dass Sie die Vorgaben eines Reifegradmodells nicht nur um des Modells willen erfüllen, sondern um Ihre echte Projektperformance zu verbessern.
Es gibt verschiedene Projektmanagement-Reifegrad Modelle, darunter
Diese Modelle definieren eine standardisierte Umgebung für erfolgreiche Projekte.
Das grundlegende Prinzip der Stufen von Reifegradmodellen sieht etwa so aus:
Aus den aktuellen Einstufungen und der Zielstufe, die man erreichen möchte, werden die Defizite in den einzelnen Bereichen abgeleitet. Bei dem Vorgehen versucht man also, vorgegebene Maßnahmen umzusetzen, um die nächste Stufe zu erreichen.
Damit hofft man, Projekte besser durchzuführen…
Wir schlagen aber einen anderen Ansatz vor!
Wäre es nicht umgekehrt sinnvoller, wenn Sie den Erfolg von Anfang an messen und daraus früh individuelle Maßnahmen zur Verbesserung ableiten?
PMO-Reifegradmodelle sollen den Entwicklungsstand und die Fähigkeiten eines PMO bewerten. Anders als bei Reifegradmodellen für Projekt- oder Ressourcenmanagement liegt der Fokus hier nicht zwingend auf der Ausweitung hin zu strategischen Aufgaben.
Das Prinzip der Stufen von verschiedenen PMO-Reifegradmodellen lautet: je wichtiger die Aufgaben, desto höher der PMO-Reifegrad.
Wir sind anderer Meinung!
Im Gegensatz dazu schlagen wir vor, dass Sie die PMO-Reife primär daran messen sollten, wie gut Ihr PMO seine definierten Aufgaben erfüllt und wie zufrieden die Stakeholder damit sind.
Die Messung der Zufriedenheit mit Ihrem PMO kann beispielsweise diese Aspekte umfassen:
Sehr einfach können Sie z.B. mit Sterne-Bewertungen arbeiten, die Sie regelmäßig wiederholen, und die Entwicklung der Zufriedenheit mit Ihrem PMO dokumentieren.
Unser Tipp: Messen Sie die Zufriedenheit Ihrer Projektleitenden, Teamleitenden und Ihrer Geschäftsleitung mit den Leistungen Ihres PMO. Das kann ein guter Indikator für die Entwicklung Ihres PMO-Reifegrades sein.
Reifegradmodelle für das Ressourcenmanagement (z.B. von Instantis und Oracle) zielen darauf ab, die Fähigkeiten einer Organisation zur effektiven Ressourcenplanung und -steuerung zu verbessern.
Diese Modelle betrachten typischerweise Aspekte wie die Detailtiefe der Planung, die Berücksichtigung von Prioritäten und die Fähigkeit zur vorausschauenden Konfliktlösung. Wichtig ist dabei die Vollständigkeit und Regelmäßigkeit der Ressourcenplanung sowie die Zusammenarbeit aller Beteiligten.
Der Reifegrad bei den verschiedenen Modellen wird als höher gesehen, wenn:
Das macht unserer Meinung nach nicht alles Sinn.
Wäre es nicht besser, die Vollständigkeit, Regelmäßigkeit und das Zusammenspiel aller Beteiligten zu messen?
Ein ausgereiftes Ressourcenmanagement ist essenziell, um den Projekterfolg zu sichern. Die TPG PMO-Studie zeigt, dass Top-Performer ein besseres Ressourcenmanagement haben.
Nach diesem Einblick in die klassischen Reifegradmodelle und unserer Kritik daran, erfahren Sie jetzt, welche Möglichkeiten wir Ihnen zur Erhöhung Ihres Projektmanagement-Reifegrads vorschlagen.
So gehen Sie beständig den Weg in Richtung Top-Performer.
Praxis-Tipps: Schritte zum Top-Performer mit hohem PM-Reifegrad
In diesem Artikel haben Sie erfahren, warum der Reifegrad im Projektmanagement ein zentraler Erfolgsfaktor ist. Und Sie wissen, warum klassische Reifegradmodelle allein nicht ausreichen, um echte Verbesserungen zu erzielen.
Unsere Empfehlungen:
Orientieren Sie sich nicht blind an Modellstufen! Starten Sie mit gezielten Messungen Ihrer Projektperformance, strukturierten Analysen, konkreten Kennzahlen und qualitativen Bewertungen. Damit können Sie den tatsächlichen Erfolg Ihrer Projekte erfassen.
Sie wissen nun, welche Schritte notwendig sind, um Ihre Organisation vom Low Performer zum Top Performer zu entwickeln.
Wenn Sie diese Aspekte berücksichtigen, schaffen Sie die Grundlage für messbar bessere Projektergebnisse. Zudem werden Sie bald eine höhere Zufriedenheit bei Ihren Stakeholdern feststellen.
Das alles resultiert dann in einem messbar höheren Projektmanagement-Reifegrad.
Sie entwickeln Ihr Projektmanagement gezielt von reaktivem Arbeiten hin zu einer proaktiven, strategisch ausgerichteten Projektorganisation. Herzlichen Glückwunsch und viele erfolgreiche Projekte in der Zukunft!
Haben Sie noch Fragen zum Reifegrad im Projektumfeld? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert.
Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks, Checklisten, Tools etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!
Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.