• Die Ressourcenarten in Microsoft Project
• MS Project Ressourcen anlegen: Arbeit
• MS Project Ressourcen anlegen: Material
• MS Project Ressourcen definieren: Kosten
• MS Project Ressourcen definieren: Budget
• Zusammenfassung MS Project Ressourcenplanung

Hinweis: Wenn Sie Microsoft Project ohne Verbindung zu Project Server oder Project Online nutzen, können Sie alle Ressourcen direkt im Projekt definieren. In einer Multiprojekt-Umgebung nutzen mehrere Projekte dieselben Ressourcen. Hier müssen Sie die Ressourcen in Project Online / Project Server erst als Enterprise-Ressourcen definieren und in das jeweilige Projektteam aufnehmen. Änderungen an den Definitionen bzw. Stammdaten von Enterprise-Ressourcen können nur in der Project WebApp/Ressource Center oder durch das Öffnen des Ressourcenpools in Microsoft Project Professional vorgenommen werden.

Unser Tipp: Wollen Sie als Teamleiter:in Ihre Ressourcen übersichtlich und gut verwalten können? Dann sehen Sie sich dieses Tool zur Ressourcenplanung an.

Die Ressourcenarten in Microsoft Project

In Microsoft Project planbare Ressourcen sind

• Menschen
• Maschinen
• Material
• Kosten

Zwischen Menschen und Maschinen wird dabei nicht unterschieden. Menschen und Maschinen verfügen nur über eine begrenzte Kapazität und werden in MS Project als Ressourcen der Art Arbeit angelegt. Sie verursachen meist Kosten pro Zeiteinheit.

Material und Kosten sind realistischerweise auch nicht unbegrenzt vorhanden, verfügen aber über keine Kapazität im eigentlichen Sinn. Sie werden in eigenen Ressourcenarten abgebildet. Material und Kosten sind nicht unmittelbar zeitabhängig, doch fallen Kosten und durch Material verursachte Kosten auch zu bestimmten Zeiträumen oder Terminen an.

MS Project unterscheidet somit drei Ressourcenarten:

• Arbeit
• Material
• Kosten

Zudem stellt MS Project für alle Ressourcenarten auch Budgetressourcen zur Verfügung. Mit diesem Ressourcentyp können Sie auf der Projektebene die Rahmenparameter für Ihr Projekt definieren und zum Projektcontrolling einsetzen.

Zusätzlich lässt sich definieren, ob es sich um generische Ressourcen handeln soll. Generische Ressourcen werden meist zu einem Zeitpunkt eingesetzt, zu dem die tatsächlichen Ressourcen noch nicht namentlich bekannt sind.

In MS Project werden generische Ressourcen in der Ansicht Ressource: Tabelle mit einem Doppelkopf in der Indikatorspalte dargestellt.

MS Project Ressourcen anlegen: Arbeit

Wie bereits erwähnt, werden Menschen und Maschinen in Project mit der Ressourcenart Arbeit angelegt. Für Ressourcen der Art Arbeit können Sie Stundensätze, maximale Einheiten oder Kalender definieren. Dies ist unabhängig davon, ob es sich um generische Ressourcen oder bereits namentlich bekannte Ressourcen handelt.

MS Project berechnet die Kosten von Arbeitsressourcen über den Stundensatz und die Arbeit/Zeiteinheit. Der Stundensatz und auch die maximal verfügbaren Einheiten, also die Kapazität, können zeitlich variabel hinterlegt werden. Ressourcen haben einen Basiskalender, z.B. entsprechend den Feiertagen des Arbeitsorts. Dieser kann durch individuelle Arbeitszeiten und Urlaube ergänzt werden.

Lesetipp: Wie Sie in MS Project Kalender-Optionen richtig anpassen

MS Project Ressourcen anlegen: Material

Bei Material ist die Angabe einer Materialbeschriftung möglich, welche die Mengeneinheit (Stk, qm, kg, …) widerspiegelt. Dafür können beim Anlegen von Materialressourcen keine maximalen Einheiten und kein Basiskalender eingeben werden. Bei der Zuweisung von Material ist anstelle der zeitlichen Einheiten pro Tag die Menge des benötigten Materials einzugeben.

Da MS Project die Kosten der Materialressourcen immer über das Feld Arbeit berechnet, erscheint in der Spalte Arbeit der Vorgangs- und Ressourcen-Masken auch bei Material ein entsprechender Wert. In diesem Fall für die Menge.

Auch in den Einsatz-Ansichten wird die Materialmenge dargestellt und zwar als Arbeit verteilt über den Vorgang.

Wann das Material genau benötigt wird, kann mit der Verzögerung bzw. dem Anfang und Ende der Zuweisung in den Ansichten Vorgang: Maske, Vorgang: Einsatz oder Ressource: Einsatz festgelegt werden. Alternativ kann dies aber auch durch direkte Eingabe der Menge in den Einsatz-Ansichten erfolgen.

Wenn der Materialbedarf linear über die Dauer des Vorgangs verteilt ist, ist keine Anpassung erforderlich.

MS Project Ressourcen definieren: Kosten

Echte Kosten werden wie Arbeitsressourcen dem Vorgang zugeordnet. Nur ist hier nicht die Eingabe von Arbeit oder Einheiten erforderlich. Die Kosten eines Vorgangs werden direkt eingegeben.

Die Kosten werden im Standard automatisch linear über die Dauer des Vorgangs verteilt.

Sie können den Betrag auch über die Spalte Kosten in den Ansichten Vorgang: Einsatz oder Ressource: Einsatz eintragen. Bei nicht linearer Verteilung der Kosten lässt sich dies auch über die Dauer des Vorgangs direkt in das Zeitraster eintragen.

Für Kostenressourcen können Sie auch eine allgemeine Fälligkeit definieren. Diese wird dann als Standard bei jeder Zuweisung angewendet. Wählen Sie dazu in der Ansicht Ressource: Tabelle die erforderliche Fälligkeit für die Kostenressource aus.

Hinweis: Kostenressourcen können in der Project WebApp nicht verplant werden.

MS Project Ressourcen definieren: Budget

Sie können für alle Ressourcenarten Arbeit, Material und Kosten Ressourcen als Budgetressourcen anlegen, indem die gleichnamige Checkbox aktiviert wird. Die Zuweisung einer Budgetressource kann immer nur am Projektsammelvorgang erfolgen.

Damit der Projektsammelvorgang angezeigt wird, müssen Sie in einer Vorgangstabelle das Kontrollkästchen Projektsammelvorgang auf der Registerkarte Format aktivieren. Wenn es aktiviert ist, wird der Projektsammelvorgang in Zeile 0 angezeigt.

Weisen Sie dem Projektsammelvorgang die Budgetressource zu. Blenden Sie die Spalte Kostenbudget in der Ansicht Vorgang: Einsatz ein, um die budgetierten Kosten einzutragen.

MS Project Ressourcenplanung Beispiel zu Kosten

In der letzten Grafik arbeitet die Ressource Müller zu einem Stundensatz von 95 € von Montag bis Freitag 8 Stunden pro Tag auf dem Vorgang. Zudem ist ein weiterer Kranführer mit dem gleichen Stundensatz für diese Tätigkeit vorgesehen, der noch nicht namentlich bekannt ist.

Beide bedienen dabei den Kran, der Kosten verursacht (35 €/Stunde). Dabei werden 120 qm Schotter verarbeitet, die aber schon bei Lieferung voll mit 35 € Euro/qm berechnet werden.

Zusätzlich entstehen bezogen auf den Vorgang Kosten für Spesen in Höhe von 125 € Euro, die in diesem Beispiel am Ende der Woche fällig sind.

Der Projektsammelvorgang weist Gesamtkosten von 9.949 € auf, die jedoch noch deutlich unter dem eingetragenen Budget von 48.000 € liegen.

Zusammenfassung MS Project Ressourcenplanung

In diesem Tipp haben Sie einen Überblick bekommen, wie Sie in MS Project Ressourcenplanung durchführen. Bei Ressourcen in MS Project kann es sich um Personen-, Material- oder Kostenressourcen handeln, die normal, generisch und oder als Budget eingesetzt werden.

Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG Microsoft Project Seminar (Grundlagen) oder beim Microsoft Project Advanced Seminar.

Haben Sie noch Fragen? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder auf anderem Wege. Wir antworten so schnell wie möglich – garantiert! 

Unsere Tipps zum Schluss: Abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für einen höheren Reifegrad Ihres Projektmanagements!