Wie kann man eine SharePoint Aufgabenliste mit MS Project synchronisieren?

Sie können eine SharePoint Aufgabenliste in MS Project öffnen und anschließend beide Anwendungen miteinander synchronisieren. Wechseln Sie dazu in SharePoint zur Registerkarte „Liste“ und wählen Sie „Mit Project öffnen“. Alternativ verbinden Sie einen bestehenden Projektplan über „Datei > Speichern unter > Mit SharePoint synchronisieren“. Anschließend tauschen beide Anwendungen Änderungen an Aufgaben und Terminen bidirektional aus.

Welche Vorteile bietet die Synchronisation von SharePoint Aufgabenlisten mit MS Project?

Durch die bidirektionale Synchronisation greifen Ihre Teammitglieder auf aktuelle Projektaufgaben zu und können Fortschritte direkt in SharePoint zurückmelden. Sie benötigen dafür keine eigene MS Project Lizenz. Änderungen aus MS Project gelangen beim Speichern in die SharePoint Liste. Rückmeldungen aus SharePoint übernimmt MS Project beim nächsten Öffnen des Projektplans. So reduzieren Sie manuelle Statusabfragen und verbessern die Zusammenarbeit im Projektteam.

Welche Voraussetzungen gelten für die Synchronisation von SharePoint und MS Project Client?

Laut Artikel benötigen Sie eine kompatible Version von MS Project Professional Client sowie SharePoint Server oder SharePoint Online. Zudem brauchen Sie eine SharePoint Website mit entsprechenden Zugriffsrechten für die Projektbeteiligten. MS Project Standard unterstützt diese Synchronisation nicht. Die im Artikel beschriebene Funktion steht außerdem nicht in einer MS Project Server Umgebung zur Verfügung. Prüfen Sie vor der Einrichtung die Kompatibilität Ihrer eingesetzten Versionen.

Welche Einschränkungen gibt es bei der Synchronisation von MS Project Client und SharePoint?

Die Synchronisation unterstützt ausschließlich Ende-Anfang-Verknüpfungen zwischen Vorgängen. In SharePoint planen Sie Aufgaben grundsätzlich manuell, während MS Project auch automatisch geplante Vorgänge unterstützt. Außerdem müssen Ressourcen im Projektplan exakt den entsprechenden SharePoint Benutzern entsprechen. Generische Ressourcen können Sie nicht synchronisieren. Diese Einschränkungen sollten Sie besonders bei komplexen Projektplänen mit vielen Abhängigkeiten berücksichtigen.

Kann man eine bestehende MS Project Datei mit einer SharePoint Aufgabenliste verbinden?

Ja, Sie können einen bereits vorhandenen MS Project Projektplan mit einer SharePoint Aufgabenliste verbinden. Wählen Sie dazu in MS Project unter „Datei > Speichern unter“ die Funktion „Mit SharePoint synchronisieren“. Anschließend können Sie eine vorhandene SharePoint Website und Liste auswählen oder eine neue erstellen. Nach dem Speichern stehen die Projektvorgänge in SharePoint zur Verfügung. Dort kann Ihr Team Aufgaben einsehen und den Fortschritt aktualisieren.

Wie kann man in MS Project eine Meilenstein-Erinnerung einrichten?

In Microsoft Project können Sie eine Meilenstein-Erinnerung über benutzerdefinierte Felder und Formeln einrichten. Eine Ampel markiert anschließend anstehende Meilensteine anhand einer individuell festgelegten Vorlauffrist.

Wie kann man bevorstehende Meilensteine in MS Project automatisch hervorheben?

Sie können mit der Funktion „Grafische Symbole“ eine Ampelanzeige für bevorstehende Meilensteine erstellen. Dafür berechnen Sie über ein benutzerdefiniertes Feld die Zeit bis zum Meilenstein und legen die Bedingungen für die Ampeldarstellung fest.

Kann man die Erinnerungsfrist für Meilensteine in MS Project individuell einstellen?

Ja, über eine Nachschlagetabelle in einem benutzerdefinierten Feld können Sie unterschiedliche Erinnerungszeiträume festlegen. Damit bestimmen Sie selbst, wie viele Tage vor einem Meilenstein die Ampel einen Hinweis anzeigen soll.

Wie kann man in MS Project Meilensteine innerhalb eines bestimmten Zeitraums anzeigen?

Mit benutzerdefinierten Feldern sowie Filter- und Gruppierungsfunktionen können Sie gezielt Meilensteine innerhalb eines definierten Zeitraums anzeigen. So erhalten Sie beispielsweise eine Übersicht aller Meilensteine, die in den nächsten 20 bis 40 Tagen anstehen.

Funktioniert die MS Project Meilenstein Erinnerung auch im Multiprojektmanagement?

Ja, Sie können die Ampelfunktion auch im Multiprojektmanagement nutzen und bevorstehende Meilensteine projektübergreifend erkennen. Voraussetzung ist, dass alle Teilprojekte dieselben benutzerdefinierten Felder enthalten.

Ist Multiprojektmanagement mit MS Project auch ohne Project Server möglich?

Ja, mit dem Microsoft Project Desktop Client können Sie in Grenzen mehrere Projekte gemeinsam planen und steuern, ohne Microsoft Project Server einzusetzen. Dazu fassen Sie einzelne Projektdateien in einem übergeordneten Portfolioprojekt zusammen und nutzen einen gemeinsamen Ressourcenpool. So erhalten Sie eine projektübergreifende Übersicht über Termine, Arbeitsaufwände, Ressourcenauslastung und Kosten. Auch Abhängigkeiten zwischen unterschiedlichen Projekten lassen sich darstellen.

Wie erstellt man einen zentralen Ressourcenpool für mehrere Projekte in MS Project?

Legen Sie zunächst ein übergeordnetes Portfolioprojekt an und erfassen Sie dort sämtliche verfügbaren Ressourcen. Anschließend öffnen Sie die Teilprojekte und verknüpfen diese über „Ressource > Gemeinsame Ressourcennutzung“ mit dem zentralen Ressourcenpool. Alle Teilprojekte greifen dadurch auf dieselben Ressourcen zu. Das erleichtert Ihnen die projektübergreifende Kapazitätsplanung und hilft, Doppelbelegungen frühzeitig zu erkennen.

Wie kann man mehrere MS Project Dateien in einem Projektportfolio zusammenfassen?

Öffnen Sie Ihr übergeordnetes Projekt und wählen Sie im Menüband „Projekt > Unterprojekt“ die gewünschten Projektdateien aus. Mit gedrückter STRG-Taste können Sie mehrere Projekte gleichzeitig auswählen und einfügen. MS Project zeigt die eingefügten Teilprojekte anschließend als Sammelvorgänge mit den jeweiligen Dateinamen an. So können Sie einzelne Projekte ein- oder ausklappen und erhalten eine gemeinsame Übersicht über Ihr gesamtes Projektportfolio.

Wie erstellen man projektübergreifende Abhängigkeiten in MS Project?

Fassen Sie die betreffenden Projekte in einem übergeordneten Portfolioprojekt zusammen und verknüpfen Sie die gewünschten Vorgänge projektübergreifend. MS Project stellt diese Beziehungen als externe Vorgänger und Nachfolger dar. Beispielsweise können Sie festlegen, dass ein Vorgang in Projekt B erst nach einem bestimmten Meilenstein in Projekt A beginnen darf. Viel mehr Möglichkeiten bietet aber der MS Project Server in Kombination mit TPG ProjectLink.

1. Wie kann ich das Datumsformat in MS Project ändern?

In MS Project können Sie das Datumsformat über die Programmeinstellungen anpassen. Für eine Darstellung nach ISO 8601 können Sie benutzerdefinierte Felder mit entsprechenden Formeln verwenden.

2. Welches Datumsformat verwendet die Norm ISO 8601?

Die internationale Norm ISO 8601 verwendet das Datumsformat JJJJ-MM-TT, beispielsweise 2026-10-08. Diese Schreibweise verhindert Verwechslungen zwischen Tag und Monat und erleichtert die Zusammenarbeit in internationalen Projekten.

3. Wie kann ich das Datumsformat ISO 8601 in MS Project darstellen?

Mit einem benutzerdefinierten Feld und einer passenden Formel können Sie Datumsangaben in MS Project nach ISO 8601 darstellen. So erhalten Sie eine einheitliche Schreibweise für Ihre Projekttermine.

4. Wie kann ich Vorgänge in MS Project nach Monaten gruppieren?

Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld zur Ermittlung des Monats aus dem jeweiligen Vorgangsdatum. Anschließend können Sie eine Gruppierung einrichten und Ihre Projektvorgänge übersichtlich nach Monaten anzeigen.

5. Warum ist ein einheitliches Datumsformat im Projektmanagement wichtig?

Unterschiedliche Datumsformate können zu Missverständnissen bei Terminen und Meilensteinen führen. Ein einheitliches MS Project Datumsformat verbessert die Verständlichkeit Ihrer Terminpläne und reduziert Fehler bei der internationalen Zusammenarbeit.

Klaus Oberbörsch

Klaus Oberbörsch ist seit 47 Jahren im Projektumfeld aktiv und zertifiziert nach GPM, Prince2 und CPPM. Sein Kerngebiet umfasst u.a. Projektmanagement sowie Einführung und Anpassungen von Microsoft Project und Softwaretesten nach ISTQB Standard. Herr Oberbörsch ist Buchautor von Handbüchern für Microsoft Project und Softwaretests nach ISTQB Standard. Seit über 10 Jahren ist er zudem akkreditierter ISTQB Trainer für die Zertifizierungen im Bereich Certified Tester und Testmanager.

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